Настройка политики архивации и удаления для почтовых ящиков в организации

Статья
08/11/2023

Для хранения и удаления сообщений электронной почты рекомендуется использовать политики хранения Microsoft 365 и метки хранения, а не старые средства управления записями сообщений (MRM) из Exchange Online. Тем не менее, веская причина, по-прежнему использовать эту старую функцию, заключается в автоматическом перемещении сообщений электронной почты из основного почтового ящика пользователя в архивный почтовый ящик. Вам также может потребоваться использовать MRM для применения параметров хранения и удаления к определенным папкам в почтовом ящике, а не ко всему почтовому ящику.

Используйте эту статью в качестве примера сценария, чтобы лучше понять эти две веские причины использования политик хранения MRM и тегов хранения. Для всех других сценариев хранения и удаления используйте политики хранения и метки хранения Microsoft 365.

Действия по настройке в нашем примере сценария требуют создания политики хранения MRM, которая затем назначается почтовым ящикам. Эта политика перемещает элементы в архивный почтовый ящик пользователя по истечении указанного периода времени, а также удаляет элементы из папки Удаленные после достижения определенного предельного возраста.

Примечание.

Инструкции в этой статье используют портал Microsoft Purview или Портал соответствия требованиям Microsoft Purview, а также Центр администрирования Exchange.

Фактические правила, определяющие, какие элементы перемещаются или удаляются, и когда это происходит, называются тегами хранения. Теги хранения связаны с политикой хранения MRM, которая, в свою очередь, назначается почтовому ящику пользователя. Тег хранения применяет параметры хранения к отдельным сообщениям и папкам в почтовом ящике пользователя. Он определяет, как долго сообщение остается в почтовом ящике и какие действия будут предприняты, когда сообщение достигает указанного срока хранения. Когда сообщение достигает срока хранения, оно либо перемещается в архивный почтовый ящик пользователя, либо удаляется.

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Пример сценария для инструкций

Действия, описанные в этой статье, по настройке политики архивации и хранения для вымышленной организации Alpine House. В этом примере развертывания требуются следующие задачи:

Шаг 1. Включение архивного почтового ящика для каждого пользователя в организации. Эта процедура предоставляет пользователям больше хранилища почтовых ящиков и требуется, чтобы политика хранения могла автоматически перемещать элементы в архивный почтовый ящик. Пользователь также может вручную перемещать элементы в архивный почтовый ящик для архивного хранения.
Шаг 2. Создайте два настраиваемых тега хранения для выполнения следующих действий:
- Автоматическое перемещение элементов 3-летнего возраста в архивный почтовый ящик пользователя. Перемещение элементов в архивный почтовый ящик освобождает место в основном почтовом ящике пользователя.
- Автоматическое удаление элементов 5-летней давности из папки "Удаленные". Это также освобождает место в основном почтовом ящике пользователя. При необходимости пользователи смогут восстановить эти элементы. Дополнительные сведения см. в последнем маркере в разделе Дополнительные сведения .
Шаг 3. Создайте новую политику хранения и добавьте в нее новые настраиваемые теги хранения. Кроме того, вы добавите встроенный тег хранения, который не может быть достигнут с рекомендуемой меткой хранения Microsoft 365, так как он также перемещает элементы в архивный почтовый ящик. Это личный тег для архивации через 1 год, который пользователи могут назначить элементам в своем почтовом ящике, если им нужен более короткий архивный период, чем по умолчанию — 3 года.
Шаг 4. Замените политику MRM по умолчанию новой политикой хранения, которую вы создали.

При необходимости можно также запустить помощник по управляемым папкам , чтобы применить новые параметры и сделать новую политику хранения по умолчанию для вашей организации.

Вы можете выполнить некоторые или все действия, описанные в этой статье, чтобы настроить собственную политику архивации и удаления для почтовых ящиков в вашей организации. Рекомендуется протестировать этот процесс на нескольких почтовых ящиках, прежде чем реализовать его во всех почтовых ящиках в организации.

Перед настройкой политики архивации и удаления

Используйте учетную запись глобального администратора для вашей организации, чтобы выполнить все действия в этом примере сценария.
При создании учетной записи пользователя и назначении пользователю лицензии на Exchange Online почтовый ящик автоматически создается для пользователя. При создании почтового ящика ему автоматически назначается политика хранения по умолчанию с именем Политика MRM по умолчанию. В этом примере развертывания вы создадите новую политику хранения MRM, а затем назначите ее почтовым ящикам пользователей, заменив политику MRM по умолчанию. В любой момент времени почтовому ящику может быть назначена только одна политика хранения MRM.
Дополнительные сведения о тегах хранения и политиках хранения MRM в Exchange Online см. в статье Теги хранения и политики хранения и соответствующие инструкции. Например:
- Создание политики хранения для Exchange Online
- Добавление тегов хранения в политику хранения в Exchange Online

Шаг 1. Включение архивных почтовых ящиков для пользователей

Сначала необходимо убедиться, что у каждого пользователя в организации есть архивный почтовый ящик. Необходимо включить архивный почтовый ящик пользователя, чтобы в нашем примере тег хранения с действием хранения "Переместить в архив" можно было переместить элемент по истечении срока хранения.

Инструкции по включению архивных почтовых ящиков см . в статье Включение архивных почтовых ящиков в Microsoft 365.

Примечание.

Вы можете включить архивные почтовые ящики в любое время во время этого процесса, если они будут включены в какой-то момент, прежде чем вы завершите процесс. Если архивный почтовый ящик не включен, никаких действий с элементами, которым назначена политика архивирования или удаления, не выполняется.

Шаг 2. Создание новых тегов хранения для политик архивирования и удаления

На этом шаге вы создадите два настраиваемых тега хранения, которые ранее были описаны в нашем примере сценария.

Настраиваемый тег политики архива по умолчанию, который будет называться "Alpine House 3 Year Move to Archive".
Настраиваемый тег политики хранения, настроенный для папки "Удаленные элементы", который будет называться "Alpine House Deleted Items 5 years Delete and Allow Recovery".

Для этой конфигурации можно использовать портал Microsoft Purview или Портал соответствия требованиям Microsoft Purview.

В зависимости от используемого портала перейдите в одно из следующих расположений:
- Вход на портал> Microsoft PurviewУправление жизненным циклом данных карта >exchange (устаревшая версия)>теги хранения MRM.
  
  Если карта решения для управления жизненным циклом данных не отображается, выберите Просмотреть все решения, а затем выберите Управление жизненным циклом данных в разделе Управление данными.
- Войдите в теги хранения Портал соответствия требованиям Microsoft Purview >Solutions>Data Management>Exchange (устаревшая версия)>MRM
Отобразится список тегов хранения для вашей организации.

Следуйте пошаговые инструкции по созданию примеров тегов хранения для нашего сценария.

Создание тега политики по умолчанию для пользовательского архива

Сначала в нашем примере сценария вы создадите настраиваемый тег политики архива по умолчанию (DPT), который будет перемещать элементы в архивный почтовый ящик через 3 года.

На странице Теги хранения MRM выберите + Создать тег, а затем на странице Имя тега введите имя нового тега и необязательное описание, в которое объясняется назначение пользовательского тега хранения.

В нашем примере мы назовем этот тег "Alpine House 3 Year Move to Archive".
На странице Определение способа применения тега выберите Автоматически ко всему почтовому ящику (по умолчанию).
На странице Определение параметров хранения заполните следующие поля:
1. Когда элементы достигают следующего возраста (в днях) Введите длительность периода хранения. В этом сценарии элементы будут перемещены в архивный почтовый ящик через 1095 дней (3 года).
2. Для действия хранения выберите переместить элемент в архив , чтобы переместить элементы в архивный почтовый ящик по истечении срока хранения.
Нажмите кнопку Далее, а затем просмотрите и отправьте, чтобы создать пользовательский архив DPT.

Новый архив DPT отображается в списке тегов хранения.

Создание пользовательского тега политики хранения для папки "Удаленные"

Второй тег хранения, создаваемый для нашего примера сценария, — это настраиваемый тег политики хранения (RPT) для папки "Удаленные". Этот тег хранения удаляет элементы в папке "Удаленные" через 5 лет и предоставляет период восстановления, когда пользователи могут использовать средство восстановления удаленных элементов для восстановления элемента.

На странице Теги хранения MRM выберите + Создать тег и на странице Имя тега введите имя нового тега и необязательное описание, в которое объясняется назначение пользовательского тега хранения.

В нашем примере сценария мы назовем этот тег "Alpine House Deleted Items 5 years Delete and Allow Recovery".
На странице Определение способа применения тега выберите Автоматически в папку по умолчанию , а затем для параметра Применить тег к этой папке выберите Удаленные элементы.
На странице Определение параметров хранения заполните следующие поля:
1. Когда элементы достигают следующего возраста (в днях) Введите длительность периода хранения. В этом сценарии элементы будут удалены через 1825 дней (5 лет).
2. Для действия хранения выберите Удалить и разрешите восстановлению удалять элементы по истечении срока хранения, но разрешить пользователям восстанавливать удаленный элемент в течение срока хранения удаленного элемента (который по умолчанию составляет 14 дней).
Нажмите кнопку Далее, а затем проверьте и отправьте, чтобы создать настраиваемый DPT-файл удаления.

Новый RPT отображается в списке тегов хранения.

Шаг 3. Создание политики хранения

После создания пользовательских тегов хранения следующим шагом в нашем примере сценария является создание новой политики хранения и добавление тегов хранения. Вы добавите два настраиваемых тега хранения, созданные на шаге 2, и встроенный тег, предварительно настроенный для вас. На шаге 4 вы назначите эту новую политику хранения почтовым ящикам пользователей.

В зависимости от используемого портала перейдите в одно из следующих расположений:
- Вход на портал> Microsoft PurviewУправление жизненным циклом данных карта >exchange (устаревшие)>политики хранения MRM.
  
  Если карта решения для управления жизненным циклом данных не отображается, выберите Просмотреть все решения, а затем выберите Управление жизненным циклом данных в разделе Управление данными.
- Войдите в политики хранения Портал соответствия требованиям Microsoft Purview >Solutions>Data Management>Exchange (устаревшая версия)>MRM.
На странице Политики хранения MRM выберите Новая политика.
В поле Имя введите имя новой политики хранения. например, Альпийский дом архива и политики удаления.
Выберите + Добавить тег.

Отобразится список тегов хранения в организации, который включает пользовательские теги, созданные на шаге 2.
Добавьте три тега хранения, которые более подробно описаны в разделе Дополнительные сведения :
- Alpine House 3 Year Move to Archive — настраиваемый тег политики по умолчанию архива, созданный на шаге 2 этих инструкций
- Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery — настраиваемый тег для папки "Удаленные", созданной на шаге 2 этих инструкций
- Личное перемещение на 1 год в архив — встроенный тег, предварительно настроенный
Чтобы добавить эти теги хранения, выберите их и нажмите кнопку Добавить.
На странице Настройка политики нажмите кнопку Далее , чтобы просмотреть и отправить новую политику.

Новая политика хранения отображается в списке. Выберите его, чтобы отобразить связанные с ним теги хранения в области сведений.

Шаг 4. Назначение новой политики хранения почтовым ящикам пользователей

При создании нового почтового ящика ему по умолчанию назначается политика хранения с именем Политика MRM по умолчанию. На этом шаге для нашего примера сценария вы замените эту политику хранения, назначив новую политику хранения, созданную на шаге 3, почтовым ящикам пользователей в организации.

Замена требуется, так как почтовому ящику одновременно может быть назначена только одна политика хранения MRM. На этом шаге предполагается, что вы назначите новую политику всем почтовым ящикам в организации.

Чтобы выполнить эти действия, убедитесь, что вы используете новый Центр администрирования Exchange, а не классическую версию.

Войдите в Центр администрирования Exchange (EAC) и перейдите в раздел Почтовые ящики получателей>.

Отобразится список всех почтовых ящиков пользователей в организации.
Выберите все почтовые ящики, выбрав поле Отображаемое имя.
Выберите параметр Политики почтовых ящиков .
Во всплывающей области Политики почтовых ящиков в разделе Политика хранения выберите политику хранения, созданную на шаге 3. например, Альпийский архив и политика хранения.
Нажмите кнопку Сохранить , чтобы сохранить новое назначение политики хранения.
Чтобы убедиться, что новая политика хранения назначена почтовым ящикам, выполните следующие действия:
1. Выберите почтовый ящик на странице Почтовые ящики .
2. На странице свойств почтового ящика выбранного пользователя выберите Почтовый ящик.
Имя новой политики, назначенной почтовому ящику, отображается для политики хранения.

(Необязательно) Шаг 5. Запуск помощника по управляемым папкам для применения новых параметров

После применения новой политики хранения к почтовым ящикам на шаге 4 для применения новых параметров хранения к почтовым ящикам может потребоваться до 7 дней в Exchange Online. Это связано с тем, что процесс, называемый помощником по управляемым папкам , обрабатывает почтовые ящики не реже одного раза в 7 дней. Вместо того чтобы ждать запуска помощника по управляемым папкам, вы можете принудительно выполнить это, выполнив командлет Start-ManagedFolderAssistant в Exchange Online PowerShell.

Что происходит при запуске помощника по управляемым папкам? Он применяет параметры в политике хранения, проверяя элементы в почтовом ящике и определяя, подлежат ли они хранению. Затем он помечает элементы, подлежащие хранению, соответствующим тегом хранения, а затем принимает указанное действие хранения для элементов после их срока хранения.

Ниже описано, как подключиться к Exchange Online PowerShell, а затем запустить помощник по управляемым папкам во всех почтовых ящиках в организации.

Подключение к Exchange Online PowerShell.
Выполните следующие две команды, чтобы запустить помощник по управляемым папкам для всех почтовых ящиков пользователей в организации.
```
$Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
```
```
$Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant
```

Вот и все! Вы настроили политику архивирования и удаления для организации Alpine House.

Дополнительные сведения о помощнике по управляемым папкам

Как упоминалось ранее, помощник по управляемым папкам обрабатывает почтовые ящики не реже одного раза в 7 дней. Таким образом, возможно, что почтовый ящик может обрабатываться помощником по управляемым папкам чаще. Кроме того, администраторы не могут предсказать, когда почтовый ящик будет обрабатываться помощником по управляемым папкам. Это одна из причин, по которой вы можете запустить его вручную.

Однако если вы хотите временно запретить помощнику по управляемым папкам применить новые параметры хранения к почтовому ящику, можно выполнить Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true команду, чтобы временно отключить обработку почтового ящика помощником по управляемым папкам.

Чтобы повторно включить помощник по управляемым папкам для почтового ящика Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false , выполните команду .

Наконец, если у пользователя почтового ящика отключена учетная запись, элементы не перемещаются в архивный почтовый ящик для этого почтового ящика.

(Необязательно) Шаг 6. Создание новой политики хранения по умолчанию для вашей организации

На шаге 4 необходимо назначить новую политику хранения существующим почтовым ящикам. Но вы можете настроить Exchange Online таким образом, чтобы новая политика хранения была назначена новым почтовым ящикам, которые будут созданы в будущем.

Это можно сделать с помощью Exchange Online PowerShell, чтобы обновить план почтового ящика организации по умолчанию. План почтового ящика — это шаблон, который автоматически настраивает свойства в новых почтовых ящиках. На этом необязательном шаге можно заменить текущую политику хранения, назначенную плану почтового ящика (по умолчанию политика MRM по умолчанию), политикой хранения MRM, созданной на шаге 3. После обновления плана почтового ящика новая политика хранения MRM будет назначена новым почтовым ящикам.

Подключение к Exchange Online PowerShell.
Выполните следующую команду, чтобы отобразить сведения о планах почтовых ящиков в организации.
```
Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
```
Обратите внимание на план почтового ящика, заданный по умолчанию.
Выполните следующую команду, чтобы назначить новую политику хранения MRM, созданную на шаге 3 (например, Alpine House Archive and Retention Policy), плану почтового ящика по умолчанию. В этом примере предполагается, что имя плана почтового ящика по умолчанию — ExchangeOnlineEnterprise.
```
Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"
```
Вы можете повторно выполнить команду на шаге 2, чтобы убедиться, что политика хранения MRM, назначенная плану почтового ящика по умолчанию, была изменена.

Дополнительная информация

Срок хранения элементов почтового ящика вычисляется с даты доставки. Или с даты создания для таких элементов, как черновики сообщений, которые не отправляются, но создаются пользователем. Когда помощник для управляемых папок обрабатывает элементы в почтовом ящике, он помечает дату начала и дату окончания срока хранения для всех элементов, которые имеют теги хранения с действием хранения Удалить и разрешить восстановление или Удалить навсегда. Элементы с архивным тегом помечены датой перемещения.

В следующей таблице приведены дополнительные сведения о каждом теге хранения для настраиваемой политики хранения MRM в этой статье.

Тег хранения	Что делает этот тег	Встроенные или настраиваемые?	Тип
Альпийский дом 3 года переместить в архив	Перемещает элементы 1095 дней (3 года) в архивный почтовый ящик.	Пользовательский (см. шаг 2. Создание новых тегов хранения для политик архивирования и удаления)	Тег политики по умолчанию (архив); этот тег автоматически применяется ко всему почтовому ящику.
Alpine House Deleted Items 5 лет Удалить и разрешить восстановление	Удаляет элементы из папки "Удаленные", которым 5 лет. Пользователи могут восстанавливать эти элементы в течение 14 дней после удаления. Дополнительные сведения см. в следующей записи списка.	Пользовательский (см. шаг 2. Создание новых тегов хранения для политик архивирования и удаления)	Тег политики хранения (удаленные элементы); этот тег автоматически применяется к элементам в папке Удаленные.
Личный тег. Перемещать элементы в архив через 1 год	Перемещает элементы в архивный почтовый ящик через 1 год.	Встроенные	Личные; этот тег может применяться пользователями.

Пользователи могут использовать средство "Восстановить удаленные элементы" в Outlook и Outlook в Интернете для восстановления удаленного элемента в течение срока хранения удаленного элемента, который по умолчанию составляет 14 дней в Exchange Online. Администратор может использовать Exchange Online PowerShell, чтобы увеличить срок хранения удаленных элементов до 30 дней. Дополнительные сведения см. в разделах Восстановление удаленных элементов в Outlook для Windows и Изменение срока хранения удаленных элементов для почтового ящика в Exchange Online.