Виртуальные встречи с Teams — интеграция с Epic EHR

• Применяется к:

  Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Соединитель Microsoft Teams Electronic Health Record (EHR) позволяет врачам легко запускать виртуальную встречу с пациентом или консультироваться с другим поставщиком в Microsoft Teams непосредственно из системы Epic EHR. Построенный на базе облака Microsoft 365, Teams обеспечивает простую и безопасную совместную работу и общение с помощью чата, видео, голоса и медицинских инструментов в едином центре, который поддерживает соответствие HIPAA, сертификации HITECH и т. д.

Платформа Teams для общения и совместной работы позволяет врачам легко избавиться от беспорядка фрагментированных систем, чтобы они могли сосредоточиться на предоставлении наилучшего медицинского обслуживания. Соединитель Teams EHR позволяет:

• Запустите Teams Виртуальные встречи из системы Epic EHR с помощью интегрированного клинического рабочего процесса.
• Разрешить пациентам присоединяться к Teams Виртуальные встречи на портале пациента или через SMS.
• обеспечить поддержку других сценариев, включая встречи несколькими участниками, посещения групп и службы перевода;
• Записывайте метаданные обратно в систему EHR о Виртуальные встречи Teams, чтобы записывать, когда участники подключаются, отключают и включают автоматический аудит и ведение записей.
• Просматривать отчеты с данными о потреблении и настраиваемую информацию о качестве звонков для встреч, подключенных к EHR.

В этой статье описывается, как установить и настроить соединитель Teams EHR для интеграции с платформой Epic в медицинской организации. В нем также представлен обзор возможностей Teams Виртуальные встречи из системы Epic EHR.

Прежде чем начать

Перед началом работы следует принять несколько мер для подготовки к интеграции.

Знакомство с процессом интеграции

Ознакомьтесь приведенными ниже сведениями, чтобы получить общее представление о процессе интеграции.

	Запрос доступа к приложению	Включение приложения	Настройка соединителя	Настройка Epic	Тестирование
Duration	Приблизительно 12–24 часа	Приблизительно 24 часа	Приблизительно 1–3 дня	Приблизительно 1–3 дня
Действие	Вы запрашиваете доступ к приложению Teams.	Мы создаем сертификаты открытого и закрытого ключей и передаем их в Epic.	Вы выполняете настройку на портале конфигурации соединителя EHR.	Совместно с техническим специалистом Epic вы настраиваете записи FDI в Epic.	Вы завершаете тестирование в тестовой среде.
Результат	Мы авторизуем тестирование для вашей организации.	Epic синхронизирует сертификат открытого ключа.	Вы получаете записи FDI для конфигурации Epic.	Настройка завершена. Приложение готово к тестированию.	Полная проверка потоков и решение о переходе в рабочую среду.

Запрос доступа к приложению Teams

Вам потребуется запросить доступ к приложению Teams.

1. Запрос на скачивание приложения Teams в Epic Connection Hub. При этом отправляется запрос от Epic к рабочей группе соединителя Microsoft EHR.
2. После выполнения запроса отправьте электронное письмо TeamsForHealthcare@service.microsoft.com с именем организации, идентификатором клиента и адресом электронной почты технического контакта Epic.
3. Рабочая группа соединителя Microsoft EHR в ответ на ваше сообщение пришлет подтверждение включения.

Ознакомьтесь с руководством по интеграции Epic и Microsoft Teams Telehealth.

Просмотрите руководство по интеграции Epic и Microsoft Teams Telehealth со своим техническим специалистом Epic. Убедитесь, что соблюдаются все предварительные требования.

Предварительные требования

• Активная подписка на Microsoft Cloud для здравоохранения или подписка на отдельное предложение соединителя электронной медицинской карты Microsoft Teams (применяется только во время тестирования в рабочей среде EHR).
• Epic версии от ноября 2018 г. или более поздней.
• У пользователей есть соответствующая лицензия Microsoft 365 или Office 365, которая включает собрания Teams.
• Teams внедряется и используется в вашей медицинской организации.
• Определили человека в вашей организации, который является глобальным администратором Microsoft 365 с доступом к Центру администрирования Teams.
• Ваши системы соответствуют всем требованиям к программному обеспечению и браузеру для Teams.

Важно!

Прежде чем переходить к интеграции, убедитесь, что выполнены действия для подготовки к интеграции и соблюдаются все предварительные требования.

Действия по интеграции выполняются следующими сотрудниками организации:

• Глобальный администратор Microsoft 365: главный сотрудник, ответственный за интеграцию. Администратор настраивает соединитель, включает SMS (при необходимости) и добавляет аналитика клиента Epic, который будет утверждать конфигурацию.
• Аналитик клиента Epic: сотрудник организации, у которого есть учетные данные для входа в Epic. Он утверждает параметры конфигурации, введенные администратором, и предоставляет записи конфигурации в Epic.

Администратор Microsoft 365 и аналитик клиента Epic могут быть одним и тем же пользователем.

Настройка соединителя Teams EHR

Для настройки соединителя необходимо:

• Запуск портала конфигурации соединителя EHR
• Ввод сведений о конфигурации
• Включение SMS-уведомлений (необязательно)
• Утверждение или просмотр конфигурации
• Просмотр и завершение конфигурации

Запуск портала конфигурации соединителя EHR

Чтобы приступить к работе, ваш администратор Microsoft 365 запускает портал конфигурации соединителя EHR и входит в систему, используя свои учетные данные Microsoft 365.

Ваш администратор Microsoft 365 может настроить одну или несколько организаций для тестирования интеграции. Настройте тестовый и рабочий URL-адреса на портале конфигурации. Обязательно протестируйте интеграцию из тестовой среды Epic перед переходом в рабочую среду.

Примечание.

Администратор Microsoft 365 и аналитик клиента Epic должны выполнить действия по интеграции на портале конфигурации. Для настройки Epic обратитесь к техническому специалисту Epic, назначенному вашей организации.

Ввод сведений о конфигурации

Затем, чтобы настроить интеграцию, администратор Microsoft 365 выполняет следующие действия:

1. Добавляет базовый URL-адрес ресурсов быстрого взаимодействия в сфере здравоохранения (FHIR) от технического специалиста Epic и задает среду. Настройте столько базовых URL-адресов FHIR, сколько необходимо, в зависимости от потребностей вашей организации и сред, которые вы хотите протестировать.

   • Базовый URL-адрес FHIR — это статический адрес, соответствующий конечной точке FHIR API вашего сервера. Пример URL: https://lamnahealthcare.com/fhir/auth/connect-ocurprd-oauth/api/FHDST.

   • Интеграцию можно настроить для тестовых и рабочих сред. Для начальной настройки рекомендуется настроить соединитель из тестовой среды перед переходом в рабочую среду.

2. Добавляет имя пользователя и аналитика клиента Epic, который будет утверждать конфигурацию на последующем этапе.

   

Включение SMS-уведомлений (необязательно)

Примечание.

SMS-уведомления в настоящее время доступны только в США. Мы работаем над тем, чтобы сделать эту функцию доступной в других регионах в будущих выпусках Teams, и обновим эту статью, когда она будет доступна.

Выполните этот шаг, если ваша организация хочет, чтобы Microsoft управляла SMS-уведомлениями для ваших пациентов. Когда вы включите SMS-уведомления, ваши пациенты будут получать сообщения с подтверждением и напоминанием о запланированных встречах.

Чтобы включить SMS-уведомления, администратор Microsoft 365 выполняет следующие действия:

1. На странице SMS-уведомлений установите оба флажка согласия, чтобы:

   • Разрешить Майкрософт отправлять SMS-уведомления пациентам от имени вашей организации.
   • Подтвердить, что вы убедитесь, что посетители дали согласие на отправку и получение SMS-сообщений.

   

2. В разделе Ваши номера телефонов выберите Создать новый номер телефона, чтобы создать номер телефона для вашей организации. Это запускает процесс запроса и создания нового номера телефона. Этот процесс может занять до 2 минут.

   После создания номера телефона он отображается на экране. Этот номер будет использоваться для отправки sms-подтверждений и напоминаний вашим пациентам. Номер подготовлен, но еще не связан с базовым URL-адресом FHIR. Как это сделать, описано ниже.

   

   Нажмите кнопку Готово, а затем нажмите кнопку Далее.

3. Некоторые телефонные операторы в настоящее время требуют проверки непроверенных платных номеров. Это требование вступило в силу 1 октября 2022 г. Некоторые перевозчики следуют этому более строго, чем другие.

В этой форме необходимо зарегистрировать созданный номер телефона. Это гарантирует, что ни одно из ваших SMS-сообщений не будет заблокировано при отправке на номера телефонов США.

4. Чтобы связать номер телефона с базовым URL-адресом FHIR, в разделе Номер телефона в разделе конфигурации SMS выберите номер. Сделайте это для каждого базового URL-адреса FHIR, для которого вы хотите включить SMS-уведомления.

   

   Если вы настраиваете соединитель в первый раз, вы увидите базовый URL-адрес FHIR, который был введен на предыдущем шаге. Один и тот же номер телефона может быть связан с несколькими базовыми URL-адресами FHIR, что означает, что пациенты будут получать SMS-уведомления с одного и того же номера телефона для разных организаций и/или отделений.

5. Выберите пункт Настройка SMS рядом с каждым базовым URL-адресом FHIR, чтобы настроить типы SMS-уведомлений для отправки пациентам.

   

   • SMS для подтверждения: пациентам отправляются уведомления при планировании, обновлении или отмене встречи в системе EHR.
   • SMS для напоминания: пациентам отправляются уведомления в соответствии с указанным интервалом времени и запланированным временем встречи.

   Выберите Сохранить.

6. Выберите Отправить сертификат, чтобы отправить сертификат открытого ключа. Для каждой среды необходимо отправить CER-сертификат в кодировке Base64 (только открытый ключ).

   Для получения сведений о встрече для отправки SMS-уведомлений требуется сертификат открытого ключа. Сертификат необходим, чтобы убедиться, что входящие сведения поступили из допустимого источника.

   Когда соединитель используется для отправки SMS-напоминаний, номер телефона пациента отправляется службой Epic в полезных данных HL7v2 при создании встреч в Epic. Эти номера хранятся для каждой встречи в географическом регионе вашей организации и сохраняются до ее проведения. Дополнительные сведения о настройке сообщений HL7v2 см. в руководстве по интеграции Epic и Microsoft Teams Telehealth.

   Нажмите кнопку Далее.

Примечание.

Администратор Microsoft 365 может в любой момент обновить любые параметры SMS. Помните, что изменение параметров может привести к остановке службы SMS. Дополнительные сведения о просмотре SMS-отчетов см. в отчете о виртуальных встречах Teams EHR.

Утверждение или просмотр конфигурации

Аналитик клиента Epic в организации, добавленный в качестве утверждающего, запускает портал конфигурации соединителя EHR и входит с использованием учетных данных Microsoft 365. После успешной проверки утверждающему предлагается выполнить вход с использованием учетных данных Epic для проверки организации Epic.

Примечание.

Если администратором Microsoft 365 и аналитиком клиента Epic является один пользователь, вам по-прежнему потребуется войти в Epic, чтобы проверить доступ. Вход в Epic используется только для проверки базового URL-адреса FHIR. При этом корпорация Майкрософт не будет хранить учетные данные или получать доступ к данным EHR.

После успешного входа в Epic аналитик клиента Epic должен утвердить конфигурацию. Если конфигурация неправильная, администратор Microsoft 365 может войти на портал конфигурации и изменить параметры.

Проверка и завершение настройки

После утверждения сведений о конфигурации администратором Epic вам будут представлены записи интеграции для запуска пациентов и поставщиков. Записи об интеграции включают:

• записи пациентов и поставщиков;
• прямую запись SMS;
• запись конфигурации SMS;
• запись конфигурации тестирования устройства.

Маркер контекста для тестирования устройства можно найти в записи интеграции пациентов. Аналитик клиента Epic должен предоставить эти записи в Epic, чтобы завершить настройку виртуальных встреч в Epic. Дополнительные сведения см. в руководстве по интеграции Epic и Microsoft Teams Telehealth.

Примечание.

Администратор Microsoft 365 может в любое время войти на портал конфигурации, чтобы просмотреть записи интеграции и при необходимости изменить параметры конфигурации.

Примечание.

Аналитик клиента Epic должен завершить процесс утверждения для каждого базового URL-адреса FHIR, настроенного администратором Microsoft 365.

Запуск Teams Виртуальные встречи

После выполнения действий с соединителем EHR и настройки Epic ваша организация готова поддерживать видеовстречи с Teams.

предварительные требования для Виртуальные встречи

• Ваши системы должны соответствовать всем требованиям к программному обеспечению и браузеру для Teams.

• Вы завершили настройку интеграции между организацией Epic и вашей организацией Microsoft 365.

Взаимодействие с поставщиком

Поставщики медицинских услуг из вашей организации могут присоединяться к встречам с помощью Teams из приложений поставщиков Epic (Hyperspace, Haiku, Canto). Кнопка Начать виртуальное посещение внедрена в поток поставщика.

Основные функции взаимодействия с поставщиком:

• Поставщики могут присоединяться к встречам с помощью поддерживаемых браузеров или приложения Teams.

• Поставщики должны выполнить единый вход со своей учетной записью Microsoft 365 при первом присоединении к встрече.

• После однократного входа поставщик переходит непосредственно к виртуальной встрече в Teams. (Поставщик должен войти в Teams).

• Поставщик может видеть в режиме реального времени обновления участников, подключающихся к встрече и отключающихся от нее. Поставщики могут видеть, когда пациент подключен к встрече.

Примечание.

Любая информация, введенная в чате собрания, которая необходима для непрерывности или хранения медицинских записей, должна быть загружена, скопирована и записана поставщиком медицинских услуг. Чат не является официальной медицинской картой или установленным набором записей. Сообщения из чата сохраняются на основе настроек, созданных администратором Microsoft Teams.

Взаимодействие с пациентом

Соединитель поддерживает присоединение пациентов к встречам по ссылке в текстовом SMS-сообщении, на сайте MyChart и в мобильном приложении. В назначенное время пациенты могут начать встречу из MyChart с помощью кнопки Начать виртуальный визит или нажав ссылку в текстовом сообщении SMS.

Основные функции взаимодействия с пациентом:

• Пациенты могут присоединяться к встречам из современных веб-браузеров на настольных компьютерах и мобильных устройствах без установки приложения Teams.

• Перед присоединением к встрече пациенты могут протестировать оборудование и подключение устройства.

  

  Возможности тестирования устройств:

  • Пациенты могут тестировать динамик, микрофон, камеру и подключение.
  • Пациенты могут выполнить тестовый вызов, чтобы полностью проверить свою конфигурацию.
  • Результаты тестирования устройства можно отправить обратно в систему EHR.

• Пациенты могут присоединяться к приемам одним щелчком мыши, и никакой другой учетной записи или входа в систему не требуется.

• Пациентам не требуется создавать учетную запись Майкрософт или входить в систему, чтобы начать встречу.

• Пациенты размещаются в зале ожидания до тех пор, пока поставщик не присоединится и не примет их.

• Перед присоединением к встрече пациенты могут протестировать видео и микрофон в зале ожидания.

Примечание.

Epic, MyChart, Haiku и Canto являются товарными знаками корпорации Epic Systems.

Устранение неполадок с настройкой и интеграцией соединителя Teams EHR

Если при настройке интеграции возникают проблемы, инструкции по устранению распространенных проблем с настройкой и настройкой соединителя Teams EHR см. в статье Устранение неполадок с настройкой и настройкой.

Получение аналитических сведений об использовании Виртуальные встречи

Отчет соединителя EHR Виртуальные встречи в Центре администрирования Teams содержит общие сведения о действиях виртуальных встреч, интегрированных с EHR, в вашей организации. Вы можете просмотреть разбивку данных для каждой встречи, которая состоялась для заданного диапазона дат. Данные включают сотрудника, который провел встречу, продолжительность, количество участников, отдел и было ли назначение в пределах предельного размера.

Конфиденциальность и местонахождение данных

Интеграция Teams в системы EHR оптимизирует объем данных, которые используются и хранятся во время потоков интеграции и виртуальных встреч. Решение соответствует общим принципам и рекомендациям по обеспечению конфиденциальности и управлению данными Teams, изложенным в статье о конфиденциальности Teams.

Соединитель Teams EHR не хранит и не передает какие-либо идентифицируемые личные данные или медицинские записи пациентов или поставщиков медицинских услуг из системы EHR. Единственные данные, которые хранятся в соединителе электронной медицинской карты, — это уникальный идентификатор пользователя электронной медицинской карты, который используется во время настройки собрания Teams.

Уникальный идентификатор пользователя EHR хранится в одном из трех географических регионов, описанных в разделе Где хранятся ваши данные клиентов Microsoft 365. Все чаты, записи и другие данные, совместно используемые в Teams участниками собрания, хранятся в соответствии с существующими политиками хранения. Дополнительные сведения о расположении данных в Teams см. в разделе Расположение данных в Teams.

Статьи по теме

• Отчет об использовании Виртуальные встречи Teams
• Отчет о виртуальных встречах соединителя EHR Teams
• Начало работы с Teams для сферы здравоохранения