Использование приложения "Виртуальные встречи" в Microsoft Teams
сведений. Для некоторых функций, описанных в этой статье, требуется Teams Premium.
Подготовка к работе
Эта статья предназначена в первую очередь для пользователей в вашей организации, которые настроят приложение "Виртуальные встречи" для сотрудников своей команды. К ним могут относиться руководители, руководители, планировщики или другие сотрудники. Пользователям, которые изначально создают общий календарь встреч, автоматически назначается роль администратора виртуальных встреч для этого календаря и они могут выполнять большинство задач, описанных в этой статье.
Если вы являетесь ИТ-администратором, см. статью Управление приложением виртуальных встреч , чтобы узнать, как управлять доступом к приложению в организации.
Участники команды могут найти приложение в магазине приложений Teams, или вы можете поделиться ссылкой на установку , чтобы помочь им найти его. ИТ-администраторы могут использовать политику настройки приложения , чтобы закрепить приложение для вашей организации, или члены команды могут закрепить приложение самостоятельно.
Обзор приложения
Используйте приложение Виртуальные встречи в Microsoft Teams для всех ваших виртуальных встреч. Приложение обеспечивает простой комплексный интерфейс для взаимодействия между клиентами, интегрируя расписания, аналитику и параметры управления в одном месте.
Вы можете планировать, просматривать виртуальные встречи и управлять ими, получать обновления состояния в режиме реального времени в представлении очереди, отправлять напоминания о встречах, просматривать аналитику и отчеты о действиях виртуальных встреч, а также настраивать параметры календаря, сотрудников и страницы бронирования.
Используйте его для планирования встреч и управления ими, таких как финансовые консультации, визиты в медицинские учреждения, виртуальные фитинги, собеседования, поддержка клиентов, часы работы образовательных учреждений и многое другое. Вы также можете опубликовать страницу онлайн-бронирования для клиентов, клиентов и пациентов, чтобы забронировать встречи с вашим персоналом.
Приложение упрощает управление сложными требованиями к планированию любой организации. Планировщики могут управлять календарями нескольких отделов и сотрудников, а также связываться с внутренними и внешними посетителями из единого интерфейса.
Виртуальные встречи проводятся через собрания Teams, которые предлагают надежные возможности видеоконференций. Например, врач может поделиться своим экраном и проверить результаты теста вместе с пациентом. Или банковский консультант может запрашивать электронные подписи для документов, что позволяет удаленно завершать транзакции.
Вы получаете опыт, адаптированный для вашей отрасли. Ниже приведены некоторые примеры того, как его можно использовать в организации.
| Здравоохранение | Финансовые услуги | Розничная торговля | Отдел продаж | HR |
|---|---|---|---|---|
|
|
|
|
|
С лицензией Teams можно использовать базовые возможности виртуальных встреч, которые упрощают планирование и присоединение к собраниям между клиентами. Например, вы можете запланировать встречи в календаре, а внешние участники могут присоединиться через браузер без необходимости скачивать Teams. Teams Premium предоставляет расширенные возможности виртуальных встреч для управления и персонализации взаимодействия. К ним относятся представление очередей запланированных встреч и встреч по запросу, SMS-уведомлений, пользовательских комнат ожидания и аналитики.
Настройка календаря встреч
Чтобы запланировать встречи в приложении и управлять ими, необходимо сначала настроить календарь встреч. Для настройки большинства параметров календаря встреч и управления ими необходима роль администратора виртуальных встреч.
Шаг 1. Создание нового календаря встреч или подключение существующего календаря
Чтобы приступить к работе, создайте новый календарь встреч или подключите существующий календарь, созданный ранее.
Создание нового календаря встреч
На вкладках Главная или Расписание приложения выберите Создать календарь встреч.
Заполните форму и выберите соответствующую категорию услуг для вашей организации. Если вы являетесь частью более крупной организации, рассмотрите возможность создания отдельных календарей для определенных отделов организации.
Дополнительные сведения см. в статье Создание календаря в разделе Виртуальные встречи.
Работа с существующим календарем встреч
- На вкладках Главная или Расписание приложения выберите Подключить существующий календарь.
- Найдите нужный календарь, выберите его и нажмите кнопку Готово.
Шаг 2. Добавление сотрудников
В календарь встреч можно добавить до 100 сотрудников. Каждый добавленный вами календарь будет отображаться на вкладке Расписание . Затем планировщики могут просматривать свою доступность в приложении и планировать встречи для них.
- На вкладке Управление выберите Персонал.
- Добавьте сотрудников и назначьте роль каждому добавляемому пользователю.
Дополнительные сведения см. в статье Добавление сотрудников и управление ими, чтобы сделать планирование более легким.
Шаг 3. Добавление служб с помощью типов встреч
Затем добавьте службы в календарь с помощью соответствующего типа встречи. Прежде чем это сделать, важно понять два разных типа встреч, чтобы можно было выбрать тип встречи, который лучше всего представляет услуги, предлагаемые вашей организацией:
- Тип запланированной встречи: используется планировщиками для бронирования запланированных встреч для сотрудников и участников. Эти встречи запланированы для определенной даты, времени и длительности.
- Тип встречи по запросу: используется клиентами, клиентами и пациентами для встреч по запросу. Встречи по запросу предназначены для услуг, которые предоставляются по запросу, как в комнате ожидания. Для этой функции требуется Teams Premium.
- Чтобы добавить службу, на вкладке Управление выберите Службы, а затем в разделе Запланировано или По запросу выберите Добавить службу.
- Выполните одно из следующих действий.
- Если вы выбрали расписание, выполните действия, описанные в разделе Запланированные встречи.
- Если вы выбрали вариант По запросу, выполните действия, описанные в разделе Встречи по запросу.
Запланированные встречи
Введите имя службы. Например, открытие счета, продление рецепта, консультация по кредиту или Подготовка к налогообложению.
Укажите другие сведения и параметры. Планировщики могут использовать тип встречи для планирования встречи. Добавляемые сведения включаются в письмо с подтверждением, которое отправляется участникам при каждом резервировании этого типа встречи.
Вы можете настроить такие параметры, как возможность присоединения участников из классического или мобильного браузера без необходимости скачивать Teams, добавлять напоминания по электронной почте, настраивать текстовые sms-уведомления и формы ссылок.
Настройка текстовых sms-уведомлений
Эта функция теперь входит в состав Teams Premium.
Участникам потребуется действительный номер телефона в США, Канаде или Соединенном Королевстве, прежде чем они смогут получать SMS-уведомления.
Чтобы отправлять sms-уведомления участникам по умолчанию, включите параметр Отправлять текстовые сообщения. Участники получают текстовые сообщения с подтверждением и напоминанием, которые содержат ссылку на собрание Teams и сведения о запланированной встрече. Они могут отказаться от получения сообщений, ответив STOP, или возобновить их получение, ответив START.
Помните, что позже планировщики могут отключить параметр по мере необходимости, если они используют тип встречи для планирования встречи.
Дополнительные сведения см. в статье Использование текстовых сообщений для напоминания клиентам о встрече.
Примечание.
Администраторы могут использовать отчет об использовании SMS-уведомлений , чтобы узнать, как ваши сотрудники используют SMS-уведомления при виртуальных встречах.
Формы ссылок
Вы можете связать до четырех форм для участников, чтобы заполнить каждый раз при заказе запланированного типа встречи. Например, вы можете потребовать от участников заполнить регистрационную форму, прежде чем присоединиться к встрече.
Чтобы привязать форму, выберите Привязать форму.
Введите URL-адрес формы и нажмите Ссылка.
Если вы связываете форму впервые, вам будет предложено создать группу Microsoft 365 для хранения форм. Выберите Создать группу для создания группы. Вам нужно сделать это только один раз для календаря бронирования.
При работе с формами учитывайте следующее.
- Чтобы внести изменения в форму, которая уже связана с типом встречи, выберите форму в типе встречи или в группе Microsoft 365 по адресу https://forms.office.com.
- Отправка файлов в формы, содержащие вопрос об отправке файлов, поддерживается, если все участники находятся в одной организации.
Когда планировщик использует тип встречи для планирования встречи, он может включить форму, удалить ее или добавить другие формы, которые вы связали с типом встречи. Участники должны заполнить форму перед присоединением ко встрече.
Примечание.
Если вы являетесь поставщиком медицинских услуг, любая информация, предоставляемая вами или пациентами в Teams (включая приложение "Формы", приложение "Виртуальные встречи", записи собраний, если они включены вами, или любые другие службы виртуальных встреч Teams), необходимые для непрерывности медицинских записей или хранения медицинских записей, должны быть скачаны, скопированы и /или нотированы непосредственно в таких записях. Эта служба не ведет юридические медицинские записи или специальный набор записей.
Встречи по запросу
Для этой функции требуется Teams Premium.
Введите имя службы. Например, "Запись на прием", "Открытие счета", "Продление рецепта", "Консультация по кредиту" или "Подготовка к уплате налогов".
Затем ваши клиенты, клиенты и пациенты могут выбрать тип встречи на странице бронирования , чтобы запросить встречу по запросу с вашим персоналом.
Публикация страницы резервирования
Если вы являетесь администратором виртуальных встреч, вы можете опубликовать страницу онлайн-бронирования, на которой пользователи могут забронировать запланированные встречи и встречи по запросу с вашими сотрудниками.
На вкладке Управление выберите Опубликовать страницу резервирования.
Включите страницу публикации резервирования.
Чтобы разрешить пользователям запрашивать встречи по запросу на странице бронирования, включите параметр Разрешить запросы для служб по запросу.
Для этой функции требуется Teams Premium.
Ниже приведен пример того, как выглядит опубликованная страница резервирования.
Вы можете настроить параметры страницы резервирования и управлять ими в веб-приложении Bookings. Дополнительные сведения см. в разделах Настройка и публикация страницы резервирования для клиентов для планирования встреч и Настройка и публикация страницы резервирования.
Мониторинг встреч и получение обновлений состояния в режиме реального времени в представлении очереди
Для этой функции требуется Teams Premium.
Представление очереди на вкладке Очередь предоставляет сотрудникам панель мониторинга для мониторинга всех запланированных и виртуальных встреч по запросу в течение дня с обновлениями в режиме реального времени.
Из очереди планировщики могут добавлять новое резервирование, просматривать соответствующие сведения о встрече и видеть состояния встреч в течение дня. Они также могут отправлять напоминания по электронной почте назначенным сотрудникам и участникам, а также sms-уведомления участникам о запланированных встречах. Сотрудники могут присоединяться к встречам и управлять ими непосредственно из очереди.
Когда участник присоединяется к комнате ожидания, состояние изменяется, а время ожидания отображается и отслеживается. Представление автоматически обновляется с помощью цветовых обновлений, чтобы легко идентифицировать изменения.
Просмотр аналитики
Отчет об использовании виртуальных встреч на вкладке Аналитика содержит общие сведения о действиях виртуальных встреч в вашей организации. Отчет содержит ключевые метрики, такие как общее количество встреч, продолжительность встречи, время ожидания в лобби и отсутствие показов. Вы можете просмотреть подробные действия для виртуальных встреч, запланированных и проведенных с помощью нескольких точек входа в планирование, и детализировать данные отдельных встреч.
Интерфейс аналитики зависит от роли пользователя:
- Администраторы виртуальных встреч получают организационную аналитику. Если вы являетесь администратором, вы увидите отчет на уровне организации, показывающий агрегированную аналитику во всех отделах вашей организации. Дополнительные сведения см. в статье Отчет об использовании виртуальных встреч.
- Пользователи, не являющиеся администраторами, получают аналитику отделов или отдельных пользователей. Сотрудники, связанные с отделом, видят отчет с данными для данного отдела. Если человек не связан с отделом, в отчете отображаются данные о проведенных им встречах. Дополнительные сведения см. в статье Анализ использования виртуальных встреч.
Статьи по теме
- Что такое виртуальные встречи? Справочная документация для пользователей
- Виртуальные встречи с Teams
- Управление интерфейсом присоединения для виртуальных встреч Teams в браузерах
- Лицензирование Teams Premium