Варианты окончания жизненного цикла для групп, команд и Viva Engage
Группы Microsoft 365 и Microsoft Teams работают с несколькими подключенными службами. При удалении группы или команды большинство сведений в подключенных службах также удаляется. В этой статье описаны варианты хранения сведений путем их перемещения из группы или команды перед удалением.
Обычной практикой для групп или команд, которые больше не требуются, является перемещение файлов из команды и их архивация в другом расположении, например в библиотеке документов SharePoint. Эта практика основана на устаревшем стиле работы, когда информация хранится в файлах и папках, а обмен данными осуществляется по электронной почте.
В следующей таблице перечислены службы, связанные с группами и командами, а также ключевые типы содержимого, которые находятся в каждой из них.
| Служба | Типы контента |
|---|---|
| Teams | Беседы в каналах, файлы в каналах |
| Forms | Структура и результаты опроса |
| OneNote | Notebook |
| Outlook | Почта и календарь |
| Планировщик | Сведения о состоянии проекта и задаче |
| Power Automate | Рабочие процессы |
| Power BI | Данные, отчеты и панели мониторинга |
| Проект в Интернете | Планы проекта |
| Стратегия | Схемы |
| SharePoint | Файлы, списки, вики-данные канала Teams |
| Stream | Видео |
| Viva Engage | Беседы |
При удалении группы или команды также удаляется большая часть связанных ресурсов. К исключениям относятся:
- Видео в Stream остаются и принадлежат пользователю, который их загрузил или записал
- Потоки в Power Automate остаются и принадлежат пользователю, создавшему их.
- Данные проекта и дорожной карты в Project в Интернете остаются в CDS и могут быть восстановлены отдельно.
Группы и команды остаются в состоянии обратимого удаления в течение 30 дней и могут быть восстановлены в любое время. Однако через 30 дней они и все связанные с ними ресурсы, такие как службы и содержимое, удаляются из среды Microsoft 365. Любое содержимое, защищенное политикой хранения, остается доступным при поиске обнаружения электронных данных.
Рекомендации по окончании жизненного цикла для служб, подключенных к группам
Существует три ключевые области, которые владельцы команд и групп и ИТ-администраторы должны учитывать при удалении группы или команды.
Контент
Нужно ли сохранять содержимое после того, как команда больше не будет там? Достаточно ли полагаться на возможности хранения Microsoft 365 или некоторые из содержимого в приложениях и службах, которые не предлагают хранение? Требуется ли хранить содержимое для управления записями, архивации или использования в будущем и использования?
Чтобы избежать возможной потери данных, эти вопросы необходимо задать перед архивированием или удалением любой команды.
Службы
Должен ли контент оставаться в текущей рабочей форме? Например, должен ли отчет Power BI по-прежнему быть доступным? Должны ли результаты формы быть доступны в визуальном представлении сводки? Связаны ли списки в SharePoint или внедрены в них?
Эти вопросы необходимо задать перед удалением базовой группы, так как экспорт содержимого может оказаться недостаточным.
Гости
При приглашении гостей в команду создается учетная запись гостя в Microsoft Entra ID принимающей организации перед их добавлением в команду. При удалении команды гости не удаляются из Microsoft Entra ID. Хотя гости не могут получить доступ к группам, сайтам, командам или содержимому, к которому им не предоставлен общий доступ, они по-прежнему могут использовать функции Microsoft Teams, такие как запуск чатов, голосовых и видеозвонков, а также использование приложений.
Владелец команды или группы может пригласить кого-то извне организации, чтобы стать гостем в Microsoft Entra ID, добавив их в команду. Однако владелец команды не может удалить гостя из Microsoft Entra ID. Удаление учетных записей может выполняться только глобальным администратором или администратором пользователей.
Важно выполнять отзывы гостей и понимать, нужно ли удалять гостей из Microsoft Entra ID после удаления команды. Гости могут оставаться в каталоге, например быть участником других команд или использовать другие службы Microsoft 365 или Azure.
Teams
Содержимое, относяное к Teams, в основном состоит из бесед.
Беседы в каналах нельзя копировать или перемещать с помощью собственных функций Microsoft Teams. Однако их можно экспортировать с помощью API Graph.
Кроме того, если политика хранения применяется к Teams, беседы сохраняются и доступны с помощью поиска обнаружения электронных данных. С помощью обнаружения электронных данных (премиум) можно восстановить беседу в чате Teams.
Архивация команды
Преимущество архивации команды заключается в том, что она предоставляет полный доступ к команде, как она была. Пользователи по-прежнему могут просматривать беседы канала и открывать файлы, даже если они не активны. Кроме того, команды могут быть разархивированы, если есть необходимость продолжить работу над ними (например, если проект расширен).
Когда команда архивируется владельцем, она настроена на доступ только для чтения для участников как для содержимого в команде, так и для связанного сайта SharePoint (если выбрано). Цель этого действия — обеспечить сохранение бесед в каналах в существующем состоянии, а также содержимого на основе SharePoint, например файлов и вики-сайтов.
На сайте SharePoint нет видимых изменений. Однако никакие изменения в файлы или списки не могут быть внесены, так как разрешения SharePoint для группы Microsoft 365 имеют значение Посетители сайта. Сюда входит записная книжка OneNote для команды, которая хранится в библиотеке Ресурсов сайта на сайте SharePoint.
Когда команда архивируется, на базовую группу Microsoft 365 по-прежнему распространяется политика окончания срока действия (если она задана), и поэтому владелец должен продолжать продлевать команду.
Хотя диалоги канала команды и содержимое сайта SharePoint настроены только для чтения, то же самое не применяется к другим связанным службам:
- Контейнеры и задачи планировщика по-прежнему можно создавать, изменять и удалять.
- Формы по-прежнему могут получать отправки.
- Почтовый ящик Outlook по-прежнему может получать сообщения электронной почты.
- Панели мониторинга, отчеты и данные Power BI по-прежнему можно изменять.
- Проекты и дорожные карты по-прежнему можно редактировать в Project в Интернете.
- Видео по-прежнему можно отправлять, изменять и удалять в Stream.
- Потоки в Power Automate по-прежнему можно создавать, изменять, удалять и продолжать выполняться. (Однако они завершатся ошибкой, если это необходимо для публикации сообщения в канал архивной команды.)
Forms
Хотя форму можно переместить из отдельной учетной записи в группу, ее нельзя переместить или скопировать из одной группы в другую. При удалении команды для формы доступны три варианта.
Дублирование формы
Формы можно использовать как шаблоны, что позволяет другим пользователям копировать их в свою учетную запись или группу. При этом не сохраняются данные из отправки результатов; только структура формы, например вопросы и параметры.
Экспорт результатов в электронную таблицу
Если необходимо сохранить данные ответов формы, это можно сделать, экспортируя результаты в электронную таблицу Excel. При этом вопросы и ответы на них будут экспортированы только в виде данных— они не включают графы, созданные Forms.
Удаление формы
Хотя удаление группы также приведет к удалению любых связанных форм, члены группы могут напрямую удалить их , не будучи владельцем группы. Однако это ручной шаг, который не предоставляет никаких дополнительных преимуществ.
OneNote
Записная книжка OneNote, включенная в группу, хранится в библиотеке Ресурсов сайта на связанном сайте SharePoint. Хотя файлы записных книжек иногда можно распределить по нескольким отдельным файлам, их нельзя скопировать и открыть независимо друг от друга. Вместо этого содержимое записной книжки OneNote должно быть перемещено или экспортировано с помощью классического клиента OneNote.
Перемещение страниц и разделов в другую записную книжку
Перемещение страниц или разделов в другую записную книжку по отдельности дает владельцам возможность очистить свои данные и принять только то, что необходимо сохранить.
Экспорт всей записной книжки в виде пакета
Если вся записная книжка должна храниться с существующей структурой, ее можно экспортировать в виде файла пакета OneNote , а затем импортировать в новое место. Вместо этого его можно использовать в качестве метода для хранения содержимого в одном файле, а не в существующей многофайловой структуре.
Функция "Сохранить в формате PDF"
В случаях, когда часть содержимого записной книжки необходимо хранить только для справки или в виде записей, отдельные страницы можно распечатать в ФОРМАТЕ PDF и сохранить в другом месте.
Почтовый ящик и календарь
Это не редкость для использования почтового ящика, связанного с группой, даже если многие беседы, возможно, велись в каналах команды. В почтовом ящике хранятся только сообщения электронной почты, отправленные непосредственно в него, и не включаются сообщения, отправленные непосредственно на каналы.
В некоторых случаях сообщения электронной почты, хранящиеся в почтовом ящике, могут быть уведомлениями о собраниях, обновлениях задач Планировщика и другими сообщениями, созданными приложением или системой. Важно проверить содержимое почтового ящика, чтобы определить, следует ли хранить или удалять содержимое.
Если политика хранения применяется в Exchange, сообщения электронной почты и элементы календаря сохраняются и становятся доступными с помощью поиска по обнаружению электронных данных.
Экспорт почты и календаря
Члены команды или группы могут экспортировать содержимое почтового ящика и календаря в файл данных Outlook или личное хранилище (PST). Затем этот файл можно сохранить в другом месте или импортировать содержимое в другой почтовый ящик. Первый не рекомендуется, так как содержимое PST-файла невозможно найти, не открыв его в Outlook, и сам файл может со временем повредиться.
Миграция содержимого, выполняемая ИТ-службами
Администраторы могут использовать сторонние средства для переноса электронной почты и содержимого календаря между почтовыми ящиками без вмешательства пользователя. Одним из потенциальных расположений хранилища может быть общий почтовый ящик, созданный исключительно в качестве "архива" содержимого почтового ящика группы.
Планировщик
У каждой группы или команды может быть несколько планов. В процессе отключения важно обеспечить соблюдение требований к хранению для каждого плана. Как и в других службах, существует несколько подходов к автономному содержимому в Планировщике.
Экспорт плана в электронную таблицу
Если требуется хранить копию плана только для целей хранения записей, самый простой подход — экспортировать план в электронную таблицу Excel. Это односторонняя акция: нет возможности импортировать планы из электронной таблицы.
Важно!
Экспорт плана в Excel займет большую часть информации в плане, но не будет включать комментарии, ссылки или файлы.
Копирование и перемещение задач в другой план
Хотя копирование или перемещение задач в другой план кажется решением, отдельные задачи можно копировать или перемещать между планами в одной группе. Это не приведет к резервному копированию данных, если группа, связанная с планом, удаляется.
Копирование всего плана
Можно также скопировать весь план. Невозможно выполнить копирование в существующую группу. При копировании плана создается новая группа. Кроме того, копирование всего плана не будет включать комментарии, назначения, ссылки, вложения или даты.
Power Automate
Потоки, созданные в Power Automate и связанные с группой или группой, не относятся к группе. Они принадлежат создателю и просто совместно используются с другими пользователями и группами. Поэтому на них не влияет удаление группы или команды.
Изменение владельца потока
Если поток должен продолжать работу, любые владельцы могут добавить других пользователей или группы Microsoft 365 в качестве владельцев.
Экспорт потока
Если потоку не нужно продолжать работу, но его необходимо сохранить для потенциального использования в будущем, его можно экспортировать как файл и импортировать снова позже.
Power BI
Данные и рабочие области Power BI могут работать независимо от групп и команд, и, как и другие рабочие нагрузки, предлагают различные способы отключения. Классические рабочие области в Power BI связаны с группой Microsoft 365, тогда как современные рабочие области — нет и могут просто поделиться своим содержимым с группой (аналогично потоку).
Копирование отчетов в другую рабочую область
Если вам нужен отчет после удаления группы или команды, его можно скопировать из существующей рабочей области в другую рабочую область в Power BI.
Экспорт данных из панели мониторинга или отчета
Вместо этого, если отчет больше не должен быть активным, но данные должны быть сохранены, его можно экспортировать в Excel.
Project
Проекты и дорожные карты, созданные в Project в Интернете, связаны с группами Microsoft 365 и имеют подходы к отключению, аналогичные Power BI.
Назначение проекта другой группе
Если проект требуется сохранить в функциональном состоянии за пределами срока действия группы или команды, его можно назначить другой группе Microsoft 365. Это можно сделать с помощью Центра администрирования Dynamics 365.
Экспорт данных из проекта или стратегии
С помощью Центра администрирования Dynamics 365 можно экспортировать данные пользователей из проекта в электронную таблицу. Данные также можно экспортировать в файл Project (. Форматы MPP) и XML-файлов с помощью PowerShell.
SharePoint
Все файлы в каналах группы хранятся на сайте SharePoint связанной группы. В некоторых случаях содержимое, отличное от документов, может существовать в SharePoint, например списки или страницы.
Файлы обычно хранятся в трех основных расположениях на сайте SharePoint:
- Pages — библиотека страниц сайта
- Изображения, используемые на страницах — библиотека ресурсов сайта
- Файлы в каналах — библиотека документов
- Вики-страницы — библиотека вики-данных Teams
Если сайт имеет один или несколько дочерних сайтов, процесс отключения потребуется повторить для каждого дочернего сайта. Если команда содержит частные или общие каналы, для каждого канала есть отдельный сайт SharePoint.
При удалении файлов из группы или команды важно учитывать, что они могут предоставляться пользователям, которые не являются членами группы или команды. Вы можете сообщить им о надвигающихся изменениях.
Скачать файлы
Файлы, хранящиеся в SharePoint в одной из упомянутых выше библиотек, можно скачать на локальный компьютер.
Перемещение файлов
Кроме того, файлы можно переместить в другое расположение в SharePoint, например в библиотеку на другом сайте.
Экспорт списка
Данные, хранящиеся в списках SharePoint, можно экспортировать в электронную таблицу Excel и снова импортировать в список на другом сайте.
Кроме того, power Automate или стороннее средство можно использовать для переноса списка между сайтами, чтобы сохранить функции, представления списка, форматирование и другие атрибуты.
Экспорт вики-файлов
Вики-содержимое в каналах команды хранится в html-файле в выделенной библиотеке связанного сайта SharePoint. Их невозможно легко экспортировать и импортировать на вики-сайт другого канала, но их можно преобразовать в HTML-файл и открыть как веб-страницу.
Microsoft Stream
Как и в Power Automate, видео в Stream, связанные с группой или командой, на самом деле не принадлежат группе и не удаляются при удалении группы. Видео в Stream принадлежит пользователю, который загрузил или создал видео, даже если он добавляет пользователей или группы в качестве владельцев. Собрания, записанные в канале Teams, принадлежат пользователю, запустившему запись.
Добавление других владельцев
Так как видео сохраняется в Stream при удалении группы, исходный владелец может поделиться видео с другими пользователями и группами, даже добавив их в качестве владельцев.
Скачать видео
В сценариях, когда видео не требуется хранить в Stream или должно храниться в альтернативном расположении, например в системе управления записями, владелец может скачать его локально.
Viva Engage
В отличие от бесед в Microsoft Teams, Viva Engage предлагает пользователям и администраторам варианты перемещения или экспорта бесед.
Перемещение бесед в другую группу или сообщество
Беседы могут быть перемещены в другую Viva Engage группу любым пользователем, а не только владельцами или администраторами. Это возможно как в классических Viva Engage, так и в новых интерфейсах Viva Engage.
Экспорт сетевых данных
Viva Engage администраторы сети экспортируют сетевые данные. Однако это приведет к экспорту всех бесед для всей сети. В результате экспорта отображается идентификатор группы. Беседы можно фильтровать по этому идентификатору.