Варианты окончания жизненного цикла для групп, команд и Yammer

Группы Microsoft 365 и Microsoft Teams работают с несколькими подключенными службами. При удалении группы или команды большинство сведений в подключенных службах также удаляется. В этой статье описаны варианты сохранения информации путем ее перемещения из группы или команды перед удалением.

Распространенным методом для групп или команд, которые больше не требуются, является перемещение файлов из команды и их архивация в другом расположении, например в библиотеке документов SharePoint. Эта методика основана на устаревшем стиле работы, в котором информация хранится в файлах и папках, а обмен данными осуществляется по электронной почте.

В следующей таблице описаны службы, связанные с группами и командами, а также ключевые типы контента, найденные в каждой из них:

Служба Типы контента
Teams Беседы каналов, файлы в каналах
Forms Структура и результаты опроса
OneNote Notebook
Outlook Почта и календарь
Планировщик Состояние проекта и сведения о задаче
Power Automate Рабочие процессы
Power BI Данные, отчеты и панели мониторинга
Проект в Интернете Планы проектов
Стратегия Схемы
SharePoint Файлы, списки, вики-данные канала Teams
Stream Видео
Yammer Беседы

При удалении группы или команды большая часть связанных ресурсов также удаляется. К исключениям относятся:

  • Видео в Stream остаются и принадлежат пользователю, который их отправил или записал
  • Потоки в Power Automate остаются и принадлежат пользователю, который их создал.
  • Данные проекта и дорожной карты в Project в Интернете остаются в CDS и могут быть восстановлены отдельно.

Группы и команды остаются в состоянии обратимого удаления в течение 30 дней и могут быть восстановлены в любое время. Однако по истечении 30 дней они и все связанные ресурсы, такие как службы и содержимое, удаляются из среды Microsoft 365. Любое содержимое, защищенное политикой хранения, остается доступным при поиске обнаружения электронных данных.

Рекомендации по концу жизненного цикла для подключенных к группе служб

Существует три ключевых области, которые владельцы групп и групп и ИТ-администраторы должны учитывать при удалении группы или команды.

Контент

Нужно ли сохранять содержимое после того, как команда больше не будет там? Достаточно ли полагаться на возможности хранения Microsoft 365 или часть содержимого в приложениях и службах, которые не предлагают хранение? Нужно ли хранить содержимое для управления записями, архивации или использования в будущем и для справочных целей?

Чтобы избежать возможной потери данных, перед архивированием или удалением любой команды необходимо задать эти вопросы.

Службы

Нужно ли сохранять содержимое в текущей рабочей форме? Например, должен ли отчет Power BI по-прежнему быть доступным? Должны ли результаты формы быть доступны в визуальном представлении сводки? Списки в SharePoint связаны или внедрены где угодно?

Эти вопросы необходимо задать перед удалением базовой группы, так как экспорта содержимого может быть недостаточно.

Гости

При приглашении гостей в команду в Azure Active Directory хост-организации создается гостевая учетная запись, прежде чем добавлять их в команду. При удалении команды гости не удаляются из Azure Active Directory. Хотя гости не могут получить доступ к группам, сайтам, командам или содержимому, к которому им не предоставлен общий доступ, они по-прежнему могут использовать такие функции Microsoft Teams, как чаты, голосовые и видеозвонки, а также приложения.

Владелец группы или группы может пригласить кого-либо из-за пределов организации в качестве гостя в Azure Active Directory, добавив их в команду. Однако владелец команды не может удалить гостя из Azure Active Directory. Удаление учетных записей может выполнять только глобальный администратор или администратор пользователя.

Важно выполнять гостевые проверки и понимать, нужно ли удалять гостей из Azure Active Directory после удаления команды. Возможно, есть допустимый случай, когда гости остаются в каталоге, например быть участником других команд или использовать другие службы Microsoft 365 или Azure.

Teams

Содержимое, относящееся к Teams, в основном в форме бесед.

Беседы в каналах нельзя копировать или перемещать с помощью собственных функций Microsoft Teams. Однако их можно экспортировать с помощью API Graph.

Кроме того, если политика хранения применяется к Teams, беседы сохраняются и доступны при поиске электронных данных. С помощью eDiscovery (Premium) можно воссоздать беседу в чате Teams.

Архивация команды

Преимущество архивации команды заключается в том, что она предоставляет полный доступ к команде в том виде, в котором она была. Пользователи по-прежнему могут просматривать беседы каналов и открывать файлы, даже если они не активны. Кроме того, команды можно отменить, если необходимо продолжить работу над ними (например, если проект расширен).

Если команда архивирована владельцем, она будет доступна только для чтения для участников как для содержимого в команде, так и для связанного сайта SharePoint, если он выбран. Цель этого действия — убедиться, что беседы в каналах сохраняются в существующем состоянии, а также контент на основе SharePoint, например файлы и вики-сайты.

На сайте SharePoint видимых изменений нет. Однако никакие изменения не могут быть внесены ни в какие файлы или списки, так как для разрешений SharePoint для группы Microsoft 365 задано значение "Посетители сайта". К ним относится записная книжка OneNote для команды, которая хранится в библиотеке site Assets на сайте SharePoint.

При архивации команды на базовую группу Microsoft 365 по-прежнему распространяется политика истечения срока действия (если она установлена), поэтому владелец должен продолжать продлевать команду.

Хотя беседы канала команды и содержимое сайта SharePoint настроены только для чтения, то же самое не применяется к другим связанным службам:

  • Контейнеры и задачи планировщика по-прежнему можно создавать, изменять и удалять.
  • Формы по-прежнему могут получать отправки.
  • Почтовый ящик Outlook по-прежнему может получать сообщения электронной почты.
  • Панели мониторинга, отчеты и данные Power BI по-прежнему можно изменять.
  • Проекты и стратегии по-прежнему можно редактировать в Project в Интернете.
  • Видео по-прежнему можно отправлять, изменять и удалять в Stream.
  • Потоки в Power Automate по-прежнему можно создавать, изменять, удалять и продолжать выполнять. (Однако они завершались сбоем, если потребуется опубликовать сообщение в канале архивной команды.)

Forms

Хотя форму можно переместить из отдельной учетной записи в группу, ее нельзя переместить или скопировать из одной группы в другую. Существует три варианта, доступных для формы при удалении команды.

Дублирование формы

Формы можно использовать в качестве шаблонов, что позволяет другим пользователям копировать их в свою учетную запись или группу. При этом данные из отправок результатов не сохраняются. только структура формы, например вопросы и параметры.

Экспорт результатов в электронную таблицу

Если данные ответов формы необходимо сохранить, это можно сделать, экспортив результаты в электронную таблицу Excel. При этом будут экспортированы только вопросы и ответы на них в виде данных. В них не содержатся графы, созданные с помощью Форм.

Удаление формы

Хотя удаление группы также приведет к удалению связанных форм, участники группы могут удалить их напрямую, не ясь владельцем группы. Однако это ручной шаг, который не предоставляет никаких дополнительных преимуществ.

OneNote

Записная книжка OneNote, включенная в группу, хранится в библиотеке ресурсов сайта на связанном сайте SharePoint. Хотя файлы записных книжек иногда можно распределить между несколькими отдельными файлами, их нельзя копировать и открывать независимо друг от друга. Вместо этого содержимое записной книжки OneNote необходимо переместить или экспортировать с помощью настольного клиента OneNote.

Перемещение страниц и разделов в другую записную книжку

Перемещение страниц или разделов по отдельности в другую записную книжку предоставляет владельцам возможность очистить свои данные и использовать только то, что необходимо сохранить.

Экспорт всей записной книжки в виде пакета

Если всю записную книжку необходимо сохранить с существующей структурой, ее можно экспортировать в виде файла пакета OneNote , а затем импортировать в новое расположение. Вместо этого его можно использовать в качестве метода для хранения содержимого в одном файле, а не в существующей многофайловой структуре.

Функция "Сохранить в формате PDF"

В сценариях, когда часть содержимого записной книжки должна храниться только для справки или записей, отдельные страницы можно распечатать в ФОРМАТ PDF и сохранить в другом месте.

Почтовый ящик и календарь

Часто используется почтовый ящик, связанный с группой, несмотря на то, что многие беседы могли проводиться в каналах группы. В почтовом ящике хранятся только сообщения электронной почты, отправленные непосредственно в него и не включаемые в сообщения электронной почты, отправленные непосредственно в каналы.

В некоторых случаях сообщения электронной почты, хранящиеся в почтовом ящике, могут быть уведомлениями о собраниях, обновлениями задач Планировщика и другими сообщениями, созданными приложением или системой. Важно проверить содержимое почтового ящика, чтобы определить, следует ли хранить или удалять содержимое.

Если политика хранения применяется в Exchange, сообщения электронной почты и элементы календаря сохраняются и доступны при поиске электронных данных.

Экспорт почты и календаря

Участники группы или группы могут экспортировать содержимое почтового ящика и календаря в PST-файл Outlook Data/Personal Storage (PST). Затем этот файл можно сохранить в другом месте или импортировать содержимое в другой почтовый ящик. Первый из них не рекомендуется, так как содержимое PST-файла невозможно найти, не открывая его в Outlook, а сам файл со временем может быть поврежден.

Перенос содержимого, выполняемого ИТ-службой

Администраторы могут использовать сторонние средства для переноса содержимого электронной почты и календаря между почтовыми ящиками без вмешательства пользователя. Одним из потенциальных расположений хранилища может быть общий почтовый ящик, созданный исключительно для использования в качестве "архива" содержимого почтового ящика группы.

Планировщик

У каждой группы или команды может быть несколько планов. В процессе отключения важно обеспечить соответствие требованиям к хранении для каждого плана. Как и другие службы, в Планировщике существует несколько подходов к отключению содержимого.

Экспорт плана в электронную таблицу

Если требуется сохранить только копию плана для хранения записей, самый простой подход заключается в экспорте плана в электронную таблицу Excel. Это одностороннее действие— нет возможности импортировать планы из электронной таблицы.

Важно!

Экспорт плана в Excel займет большую часть сведений в рамках плана, но не будет включать комментарии, ссылки или файлы.

Копирование и перемещение задач в другой план

Хотя копирование или перемещение задач в другой план похоже на решение, отдельные задачи можно копировать или перемещать только между планами в одной группе. При удалении группы, связанной с планом, резервное копирование данных не выполняется.

Копирование всего плана

Кроме того, можно скопировать весь план. Копирование в существующую группу невозможно. При копировании плана будет создаваться новая группа. Кроме того, копирование всего плана не будет включать комментарии, назначения, ссылки, вложения или даты.

Power Automate

Потоки, созданные в Power Automate и связанные с группой или командой, не принадлежат группе. Они принадлежат создателю и просто совместно используются с другими пользователями и группами. Поэтому на них не влияет удаление группы или команды.

Изменение владельца потока

Если поток должен продолжать работу, любой владелец может добавить других пользователей или группы Microsoft 365 в качестве владельцев.

Экспорт потока

Если поток не требуется продолжать работу, но его необходимо сохранить для потенциального использования в будущем, его можно экспортировать как файл и импортировать позже.

Power BI

Данные и рабочие области Power BI могут работать независимо от групп и команд и, как и другие рабочие нагрузки, предлагают различные способы отключения. Классические рабочие области в Power BI связаны с группой Microsoft 365, тогда как современные рабочие области — нет, и могут просто предоставлять общий доступ к их содержимому группе (аналогично потоку).

Копирование отчетов в другую рабочую область

Если вам нужен отчет после удаления группы или команды, его можно скопировать из существующей рабочей области в другую рабочую область в Power BI.

Экспорт данных с панели мониторинга или отчета

Вместо этого, если отчет больше не должен быть активным, но данные необходимо сохранить, его можно экспортировать в Excel.

Project

Проекты и стратегии, созданные в Project для Интернета, связаны с группами Microsoft 365 и имеют подходы к отключению, как в Power BI.

Назначение проекта другой группе

Если проект необходимо сохранить в функциональном состоянии за пределами жизненного цикла группы или команды, его можно назначить другой группе Microsoft 365. Это можно сделать с помощью Центра администрирования Dynamics 365.

Экспорт данных из проекта или стратегии

С помощью Центра администрирования Dynamics 365 можно экспортировать данные пользователя из проекта в электронную таблицу. Данные также можно экспортировать в файл Project (. Форматы MPP и XML-файлов с помощью PowerShell.

SharePoint

Все файлы в каналах группы хранятся на сайте SharePoint связанной группы. В некоторых случаях содержимое, отличное от документов, может существовать в SharePoint, например списки или страницы.

Файлы обычно хранятся в трех основных расположениях на сайте SharePoint:

  • Страницы — библиотека страниц сайта
  • Изображения, используемые на страницах — библиотека ресурсов сайта
  • Файлы в каналах — библиотека документов
  • Вики-страницы — библиотека вики-данных Teams

Если сайт содержит один или несколько дочерних сайтов, процесс отключения потребуется повторить для каждого дочернего сайта. Если команда содержит частные или общие каналы, для каждого канала существует отдельный сайт SharePoint.

При удалении файлов из группы или команды важно учитывать, что к ним могут быть предоставлены общий доступ пользователям, которые не являются членами группы или команды. Вам может потребоваться сообщить им о вносящихся изменениях.

Скачать файлы

Файлы, хранящиеся в SharePoint в одной из упомянутых выше библиотек, можно скачать на локальный компьютер.

Перемещение файлов

Кроме того, файлы можно переместить в другое расположение в SharePoint, например в библиотеку на другом сайте.

Экспорт списка

Данные, хранящиеся в списках SharePoint, можно экспортировать в электронную таблицу Excel и снова импортировать в список на другом сайте.

Кроме того, Power Automate или стороннее средство можно использовать для переноса списка между сайтами для сохранения функций, представлений списков, форматирования и других атрибутов.

"Экспорт" вики-файлов

Содержимое вики-сайта в каналах группы хранится в HTML-файле в выделенной библиотеке связанного сайта SharePoint. Их нельзя легко экспортировать и импортировать на другой вики-сайт канала, но их можно преобразовать в HTML-файл и открыть как веб-страницу.

Microsoft Stream

Как и в Power Automate, видео в Stream, связанные с группой или командой, фактически не принадлежат группе и не удаляются при удалении группы. Видео в Stream принадлежат пользователю, который отправил или создал видео, даже если он добавляет пользователей или группы в качестве владельцев. Собрания, записанные в канале Teams, принадлежат пользователю, который начал запись.

Добавление других владельцев

Так как видео сохраняется в Stream при удалении группы, исходный владелец может поделиться видео с другими пользователями и группами, даже добавив их в качестве владельцев.

Скачивание видео

В сценариях, когда видео не нужно хранить в Stream или хранить в альтернативном расположении, например в системе управления записями, владелец может скачать его локально.

Yammer

В отличие от бесед в Microsoft Teams, Yammer предлагает пользователям и администраторам варианты перемещения или экспорта бесед.

Перемещение бесед в другую группу или сообщество

Беседы могут быть перемещены в другую группу Yammer любым пользователем, а не только владельцами или администраторами. Это возможно как в классической версии Yammer , так и в новых интерфейсах Yammer .

Экспорт сетевых данных

Сетевые администраторы Yammer экспортируются сетевые данные. Однако при этом будут экспортированы все беседы для всей сети. Результирующий экспорт содержит идентификатор группы. Можно фильтровать беседы по этому идентификатору.

Удаление бывшего сотрудника и защита данных