Создание рабочих процессов параллельного утверждения с помощью Power Automate
В параллельном рабочем процессе утверждения несколько человек должны утверждать такие элементы, как счета-фактуры, заказы на покупку, запросы на отпуск и т. д. Утверждение каждого лица не зависит от всех других утверждающих.
В этом пошаговом руководстве показано, как с помощью Power Automate создать облачный поток, который автоматизирует рабочий процесс параллельного утверждения. Этот поток автоматизирует процесс обработки заявления сотрудника на отпуск. Данный запрос должны утвердить все пользователи (или группы), которых этот сотрудник регулярно обслуживает. Для подачи заявления на отпуск сотрудники используют список SharePoint. Утвердить отпуск должны непосредственный руководитель сотрудника, группа продаж и отдел кадров. Каждое заявление на отпуск направляется каждому утверждающему для принятия решения. Поток отправляет по электронной почте сообщение с изменениями состояния, а затем обновляет решения в SharePoint.
Совет
Подробные сведения об использовании SharePoint с Power Automate см. в разделе Документация по SharePoint.
Предварительные условия
- Power Automate.
- Список SharePoint Online.
- Учетная запись пользователя Office 365 Outlook и Office 365.
Заметка
В этом пошаговом руководстве используются SharePoint Online и Office 365 Outlook, однако вы можете выбрать другие службы, например Zendesk, Salesforce или Gmail. При использовании SharePoint 2010 см. раздел Вывод из обращения рабочего процесса SharePoint 2010
Прежде чем создавать поток, создайте список SharePoint Online. Позже мы будем использовать этот список, чтобы запрашивать утверждение отпуска.
Создаваемый список SharePoint Online должен включать следующие столбцы:
| Заголовок | Одна строка текста |
|---|---|
| Комментарии сотрудников | Одна строка текста |
| Комментарии непосредственного руководителя | Несколько строк текста |
| Комментарии отдела продаж | Несколько строк текста |
| Комментарии отдела кадров | Несколько строк текста |
| Утвержден непосредственным руководителем | Да/нет |
| Утвержден отделом продаж | Да/нет |
| Утвержден отделом кадров | Да/нет |
| Дата начала отпуска | Дата и время |
| Дата окончания отпуска | Дата и время |
Запишите имя и URL-адрес списка SharePoint Online. Эти данные понадобятся нам позже для настройки триггера SharePoint — при создании элемента.
Создание потока из пустого шаблона
Выполните вход в Power Automate.
Выберите Мои потоки на левой панели навигации.
В левом верхнем меню выберите Создать поток>Автоматизированный облачный поток.
Добавление триггера
Присвойте потоку имя.
В разделе Выберите триггер потока выберите При создании элемента — SharePoint, затем выберите Создать.
На карточке При создании элемента выберите Адрес сайта и Имя списка для списка SharePoint, созданного ранее.
Получение руководителя для пользователя, создавшего заявление на отпуск
Щелкните +Создать шаг, затем введите получить руководителя в поле поиска Выберите действие.
Найдите и выберите действие Получить руководителя (V2) — Office 365 Users.
В карточке Получить руководителя в поле Пользователь (имя участника-пользователя) вставьте токен Созданные по адресу электронной почты.
Это действие получает руководителя для пользователя, создавшего заявление на отпуск в SharePoint.
Присвоение имени и сохранение потока
Введите имя потока, затем выберите Сохранить, чтобы сохранить полученный результат.
Заметка
Периодически выбирайте значок Сохранить, чтобы сохранять изменения, внесенные в поток.
Добавление действия утверждения для непосредственного руководителя
Выберите Создать шаг.
Введите утверждение в поле поиска Выберите действие.
Выберите действие Начать и ожидать утверждения.
Настройте карточку Начать и ожидать утверждения в соответствии с вашими требованиями.
Заметка
Поля Тип утверждения, Заголовок и Кому назначено обязательны для заполнения. Для форматирования данных в поле Сведения можно использовать разметку Markdown.
Внимание
Это действие отправляет заявление на отпуск по адресу электронной почты, указанному в поле Кому назначено, поэтому необходимо вставить маркер Электронная почта из списка Получить руководителя (версия 2).
Вставка действия утверждения в параллельной ветви для группы продаж
Щелкните стрелку вниз, которая расположена между карточками Получить руководителя (версия 2) и Запустить и ожидать утверждения.
Выберите знак "плюс", который отобразится на стрелке вниз после того, как вы ее выберите.
Выберите Добавить параллельную ветвь.
Найдите, выберите, а затем настройте действие Запустить и ожидать утверждения, которое отправляет заявление на отпуск группе продаж. Воспользуйтесь действиями по добавлению действия утверждения для непосредственного руководителя, если вы не знаете, как добавить действие Запустить и ожидать утверждения.
Внимание
Используйте адрес электронной почты группы продаж, указанный в поле Кому назначено действия Начать утверждение 2.
Вставка действия утверждения в параллельной ветви для отдела кадров
Повторите действия по вставке параллельной ветви для группы продаж, чтобы добавить и настроить действие Начать утверждение для отправки заявлений на отпуск в отдел кадров.
Внимание
Используйте адрес электронной почты отдела кадров, указанный в поле Кому назначено действия Начать утверждение 3.
Если вы выполнили все описанные действия, ваш поток должен выглядеть, как показано в этом примере:
Параметры после добавления параллельных ветвей
После того как вы добавили действия в параллельные ветви, есть два способа добавить шаги в ваш поток:
Вставьте шаг в ветвь: используйте кнопку Вставить новый шаг (+) над или под карточкой. Эта кнопка появляется при выборе ветви или наведении указателя мыши на стрелку соединителя). Эта кнопка добавляет действие в определенную ветвь. Эта кнопка показана здесь:
Добавление шага в поток: используйте более крупную кнопку +Создать шаг внизу всего рабочего процесса. Действия, добавляемые с помощью этой кнопки, выполняются по завершении всех предыдущих ветвей. Эта кнопка показана здесь:
В следующих разделах мы добавляем шаги в каждую ветвь:
- добавление условия, которое проверяет, утверждено или отклонено заявление на отпуск;
- отправка сообщения электронной почты, которое информирует сотрудника о решении;
- обновление заявления на отпуск в SharePoint с указанием принятого решения об утверждении.
Затем мы используем более крупную кнопку +Создать шаг для отправки сообщения электронной почты, которое обобщает все решения, принятые по поводу заявления на отпуск.
Давайте продолжим.
Добавление условия в каждую ветвь
Выберите первую ветвь Запуск и ожидание утверждения.
Выберите маленькую кнопку Вставить новый шаг (+) под карточкой (круглая кнопка с плюсом, которая появляется при наведении курсора на стрелку соединителя).
Выберите Добавить действие в появившемся меню, затем выберите Условие в списке действий.
Выберите первое поле в карточке Условие, а затем в списке динамического содержимого выберите маркер Ответ из категории Начать утверждение.
Убедитесь, что для списка (в середине карточки Условие) задано значение равняется.
В последнем поле введите Утвердить (в этом тексте учитывается регистр).
Ваша карточка "Условие" теперь должна выглядеть следующим образом:
Заметка
Это условие проверяет ответ от действия Начать утверждение, который направляется руководителю сотрудника.
Повторите описанные выше действия для ветвей Начать утверждение 2 (запрос на утверждение группе продаж) и Начать утверждение 3 (запрос на утверждение отделу кадров).
Добавление действий по отправке электронного письма в каждую ветвь
Выполните описанные ниже действия на стороне ЕСЛИ ДА ветви Условие.
Примечание. Поток использует эти действия, чтобы отправить сообщение электронной почты при утверждении запроса:
В карточке условия в ветви Если "Да" выберите Добавить действие.
Введите отправить сообщение электронной почты в поле поиска на карточке Выберите действие.
Выберите действие Отправить сообщение электронной почты (V2).
При необходимости настройте карточку электронной почты.
Заметка
Поля Кому, Тема и Текст обязательны для заполнения.
Эта карточка является шаблоном сообщения электронной почты, которое отправляется при изменении состояния заявления на отпуск.
В поле Текст на карточке Отправить сообщение электронной почты (V2) используйте токен Комментарии для действия Утверждения — Начать утверждение.
Чтобы отправить сообщение электронной почты в случае отклонения запроса, используйте сторону ЕСЛИ НЕТ ветви Условие. Затем повторите предыдущие действия для добавления шаблона сообщения об отклонении запроса.
Повторите описанные выше действия для ветвей Запустить и ожидать утверждения 2 (запрос на утверждение группе продаж) и Запустить и ожидать утверждения 3 (запрос на утверждение отделу кадров).
Обновление заявления на отпуск с указанием решения
Когда решения приняты, выполните описанные ниже действия для обновления SharePoint.
Примечание. Убедитесь, что эти действия выполнены на обоих сторонах ветви — ЕСЛИ ДА и ЕСЛИ НЕТ.
В ветви Если "да" выберите Добавить действие.
Введите SharePoint в поле поиска на карточке Выберите действие, выберите фильтр SharePoint, а затем выберите действие Обновить элемент.
Настройте карточку Обновить элемент в соответствии с вашими требованиями.
Повторите описанные выше действия для ветвей Начать утверждение 2 и Начать утверждение 3.
Завершение потока
Выберите +Создать шаг.
Используйте описанные выше действия для отправки сообщения электронной почты, которое обобщает все результаты утверждений. Отправьте это сообщение сотруднику, подавшему заявление на отпуск. Ваша карточка может выглядеть следующим образом:
