Предоставление общего доступа коллегам и другим пользователям к отчетам и панелям мониторинга Power BI

ПРИМЕНИМО К:❌ ✔️ Power BI Desktop служба Power BI

Общий доступ — это самый простой способ представления пользователям доступа к отчетам и панелям мониторинга в службе Power BI. Вы можете предоставлять общий доступ пользователям в своей организации или за ее пределами.

Когда вы предоставляете общий доступ к отчету или панели мониторинга, пользователи, которым вы предоставляете общий доступ, могут просматривать его и взаимодействовать с ним, но не могут редактировать его. Получатели видят те же данные, что и в отчетах и панелях мониторинга. Они также получают доступ ко всему базовому набору данных, если к нему не применяется безопасность на уровне строк (RLS). Коллеги, которым вы предоставляете общий доступ, могут повторно обмениваться своими коллегами, если вы разрешаете им.

Значок

В службе Power BI доступны и другие способы для совместной работы и обмена данными из отчетов и панелей мониторинга. Чтобы определить оптимальный для вас способ, см. статью Способы совместной работы и обмена данными в Power BI.

Видео

Sujata демонстрирует, как поделиться в служба Power BI.

Предварительные требования

  • Вам нужна лицензия Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU), независимо от того, совместно ли вы делитесь содержимым внутри организации или за ее пределами.
  • Получателям содержимого также требуются лицензии Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU), если только содержимое не находится в емкости Premium.
  • Если вы хотите разрешить получателям редактировать общий отчет, необходимо назначить пользователю роль рабочей области, которая разрешает редактирование. Дополнительные сведения о разрешениях на уровне ролей и назначении ролей см. в статье "Роли в рабочих областях".

Где можно поделиться

В списке отчетов или в открытом отчете выберите "Поделиться ".

Затем в диалоговом окне "Отправить ссылку" вы увидите возможность скопировать ссылку для общего доступа или предоставить к ней общий доступ через Outlook, PowerPoint и Teams для Люди в вашей организации:

Диалоговое окно ссылки для общего доступа.

Вы также можете изменить способ совместного использования этого отчета. Выберите Люди в организации со ссылкой, чтобы просмотреть и поделиться ими, а затем выбрать подходящий вариант. Дополнительные сведения см. в разделе "Параметры ссылки" ниже.

Диалоговое окно

Примечание

Ваша организация может запрещать вам создавать ссылки для общего доступа для пользователей в организации. Дополнительные сведения об этом параметре клиента см. в документации по порталу администрирования.

При выборе пункта Копировать ссылку ссылка для общего доступа автоматически создается и копируется в буфер обмена:

Ссылка скопирована.

Вы также можете напрямую отправить ссылку отдельным пользователям или группам (группам рассылки или группам безопасности). Просто введите имя или адрес электронной почты (а при необходимости и сообщение) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка ссылки определенным пользователям

После нажатия кнопки Отправить служба Power BI отправляет ссылку получателям по электронной почте.

Снимок экрана: ссылка отправлена.

При получении сообщения электронной почты получатели могут выбрать пункт Открыть этот отчет и автоматически получить доступ к отчету через ссылку для общего доступа.

Сообщение электронной почты со ссылкой для общего доступа

Вы можете выбрать, кто может воспользоваться вашей ссылкой для общего доступа и что эти пользователи могут делать с отчетом и связанными данными:

Снимок экрана: параметры ссылки.

Пользователи в вашей организации

Этот тип ссылки позволяет пользователям в организации получать доступ к отчету. Эта ссылка не будет работать для внешних пользователей и гостевых пользователей. Используйте этот тип ссылки, если:

  • Вы хотите поделиться с кем-то в вашей организации,
  • Вы можете делиться ссылкой с другими людьми в вашей организации.
  • И вы хотите убедиться, что ссылка не будет работать для внешних или гостевых пользователей.

Люди, у которых уже есть доступ

Этот тип ссылки создает URL-адрес отчета, но не предоставляет доступ к отчету. Используйте этот тип ссылки, если вы просто хотите отправить ссылку кому-то, у кого уже есть доступ.

Отдельные пользователи

Этот тип ссылки позволяет отдельным пользователям или группам получить доступ к отчету. При выборе этого варианта введите имена или адреса электронной почты пользователей, с которыми хотите поделиться. Этот тип ссылки позволяет предоставлять общий доступ гостевым пользователям в Azure Active Directory вашей организации (Azure AD). Вы не можете предоставлять общий доступ внешним пользователям, которые не являются гостями в вашей организации.

Параметры

Ссылки, предоставляющие доступ пользователям в вашей организации или отдельным пользователям, всегда будут разрешать по меньшей мере доступ на чтение. Однако можно также указать, должна ли ссылка включать или исключать следующие разрешения.

  • Разрешения на повторное предоставление общего доступа (включены по умолчанию) — позволяют получателям предоставлять общий доступ к отчету другим пользователям.
  • Разрешения сборки (исключены по умолчанию) — позволяют получателям создавать собственные отчеты в других рабочих областях на основе данных, связанных с этим отчетом. См. дополнительные сведения о создании отчетов на основе наборов данных из разных рабочих областей.

Ссылки для Люди с существующим доступом не имеют других параметров, так как эти ссылки не предоставляют доступ к отчету.

Дополнительные сведения

  • Пользователи не могут использовать ссылку, не предоставленную им напрямую, для доступа к отчету. Однако отчет может быть предоставлен пользователю по другой ссылке или у него может быть прямой доступ к отчету через роль рабочей области.
  • Если администратор Power BI отключил ссылки на Люди в вашей организации, вы можете копировать и делиться ссылками только на определенных пользователей или Люди с существующим доступом.
  • Если у вас есть разрешения на общий доступ к отчету, но у вас нет разрешений на общий доступ к базовым данным отчета, ссылки, доступные для общего доступа, не будут предоставлять доступ к базовым данным.
  • Если у вас нет разрешений на общий доступ к отчету, вы можете копировать и делиться ссылками только на Люди с существующим доступом.
  • Кроме того, если у вас нет лицензии на Power BI Pro, вы можете копировать и делиться ссылками только на Люди с существующим доступом.

Управление разрешениями для отчета

Чтобы управлять разрешениями и управлять ссылками, которые предоставляют доступ к отчету, выберите дополнительные параметры (...) в правом верхнем углу диалогового окна общего доступа, а затем выберите "Управление разрешениями".

Снимок экрана: управление разрешениями.

Откроется панель "Управление разрешениями" , где можно скопировать или изменить существующие ссылки или предоставить пользователям прямой доступ. Чтобы изменить заданную ссылку, выберите Дополнительные параметры (...) .

Снимок экрана: панель

Чтобы предоставить пользователям прямой доступ к отчету, выберите знак "плюс" (+), введите имя или адрес электронной почты (а при необходимости и сообщение) и нажмите кнопку Предоставить доступ.

Снимок экрана: диалоговое окно предоставления пользователям доступа к отчету.

Для получения дополнительных возможностей управления доступом выберите параметр "Дополнительно " в нижнем колонтитуле области "Управление разрешениями ". На открывающейся странице управления можно:

  • просматривать, создавать ссылки и управлять ими;
  • просматривать пользователей, имеющих прямой доступ, и управлять ими, а также предоставлять пользователям прямой доступ;
  • просматривать ожидающие приглашения и запросы на доступ и управлять ими;
  • просматривать связанное содержимое и управлять им;
  • применять функцию Фильтры или Поиск для конкретных ссылок или людей.

Снимок экрана: страница

Примечание

У каждого отчета может быть не более 1000 ссылок для общего доступа. В том маловероятном случае, когда для отчета будет достигнут этот максимальный предел, мы рекомендуем удалить ссылки, предоставляющие доступ отдельным пользователям, и предоставить таким пользователям прямой доступ.

Общий доступ к панели мониторинга

В списке панелей мониторинга или на открытой панели мониторинга выберите "Поделиться ".

Затем в диалоговом окне Общий доступ к панели мониторинга вы увидите параметр для предоставления пользователям или группам прямого доступа к панели мониторинга:

Снимок экрана: диалоговое окно

Введите имя или адрес электронной почты пользователя или группы, при необходимости введите сообщение и выберите "Предоставить доступ".

Предоставление пользователю доступа к панели мониторинга

Как и в случае с предоставлением общего доступа к отчету, вы можете указать, следует ли также предоставлять пользователям следующие разрешения.

  • Разрешения на повторное предоставление общего доступа (включены по умолчанию) — позволяют получателям предоставлять общий доступ к панели мониторинга другим пользователям.
  • Разрешения сборки (включены по умолчанию) — позволяют получателям создавать содержимое с использованием данных, связанных с этой панелью мониторинга.

Вы можете предоставить общий доступ к панели мониторинга гостевым пользователям, адреса которых находятся за пределами вашей организации, но гостевые пользователи не могут повторно предоставлять общий доступ к панелям мониторинга. См. дополнительные сведения о предоставлении совместного доступа за пределами организации в этой статье.

Примечание

Поле ввода поддерживает не более 100 отдельных пользователей или групп. Если вам требуется больше пользователей, см. раздел Предоставление общего доступа более чем 100 отдельным пользователям в этой статье.

Управление разрешениями для панели мониторинга

Чтобы управлять разрешением на панель мониторинга, выберите меню "Дополнительные параметры" (.) в правом верхнем углу диалогового окна панели мониторинга "Общий доступ", а затем выберите "Управление разрешениями".

Снимок экрана: панель мониторинга

Откроется панель "Управление разрешениями" , где можно увидеть, кто имеет прямой доступ. Щелкните значок плюса (+), чтобы предоставить дополнительным пользователям прямой доступ к панели мониторинга.

Снимок экрана: панель управления разрешениями для панели мониторинга.

Для получения дополнительных возможностей управления доступом выберите параметр "Дополнительно " в нижнем колонтитуле области "Управление разрешениями ". На открывающейся странице управления можно:

  • просматривать пользователей, имеющих прямой доступ, и управлять ими, а также предоставлять пользователям прямой доступ;
  • просматривать ожидающие приглашения и запросы на доступ и управлять ими;
  • просматривать связанное содержимое и управлять им;
  • применять функцию Фильтры или Поиск для конкретных людей.

Снимок экрана: расширенная страница управления разрешениями для панели мониторинга.

Чтобы запретить пользователю доступ к панели мониторинга, нажмите кнопку с многоточием ( ... ) рядом с разрешениями этого пользователя и выберите пункт Удалить доступ:

Снимок экрана: команды

В диалоговом окне Удаление доступа укажите, хотите ли вы также удалить доступ к связанному содержимому, например к отчетам и наборам данных. Лучше удалить доступ и к связанному содержимому, в противном случае оно может отображаться неправильно.

Снимок экрана: диалоговое окно

Предоставление общего доступа за пределами организации

Когда вы предоставляете общий доступ пользователям не из вашей организации, они получают сообщение электронной почты со ссылкой на отчет или панель мониторинга. Получатель должен войти в Power BI, чтобы узнать, что вы предоставили. Если у них нет лицензии Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU), они могут зарегистрироваться для получения лицензии при выборе ссылки.

После входа пользователи видят общий отчет или панель мониторинга в собственном окне браузера, а не на обычном портале Power BI. Внешние получатели должны добавить ссылку, чтобы вернуться к этому отчету или панели мониторинга позже.

Люди за пределами вашей организации не может изменять содержимое в общем отчете или панели мониторинга. Они могут взаимодействовать с диаграммами и изменять фильтры или срезы, но изменения не сохраняются.

Просматривать отчет или панель мониторинга, предоставленные для общего доступа, могут только непосредственные получатели. Например, если вы отправили сообщение электронной почты по адресу Vicki@contoso.com, панель мониторинга будет отображаться только для пользователя Vicki. Никто другой не сможет просмотреть эту панель мониторинга, даже если пользователь Vicki перенаправит им ссылку. Для доступа к панели мониторинга пользователю Vicki нужно будет использовать тот же самый адрес электронной почты. Доступ с какого-либо другого адреса не предоставляется.

Пользователи за пределами организации не смогут просматривать никакие данные, если для локальных табличных моделей Analysis Services реализована безопасность на уровне ролей или строк.

Чтобы предоставить доступ группе, в которой есть пользователи с внешними адресами электронной почты, используйте группу безопасности, а не группу рассылки. Люди с внешними электронными письмами в группе рассылки не могут видеть содержимое, к которым вы предоставляете доступ, если только они не является гостевыми пользователями Azure Active Directory (Azure AD) B2B. Дополнительные сведения о пользователях-гостях Azure AD B2B.

Если отправить ссылку из мобильного приложения Power BI пользователям за пределами организации, при переходе по ссылке панель мониторинга открывается в браузере, а не в мобильном приложении Power BI.

Разрешение изменять содержимое внешним пользователям

Администратор Power BI может разрешить внешним гостевым пользователям изменять и контролировать содержимое в вашей организации. В этом случае доступ для внешних пользователей не будет ограничен только использованием данных. Они смогут изменять содержимое в организации и управлять им. См. дополнительные сведения о предоставлении содержимого Power BI внешним гостевым пользователям с помощью Azure AD B2B.

Предоставление общего доступа более чем 100 отдельным пользователям

Действие предоставления общего доступа выполняется не более чем для 100 пользователей или групп за раз. При этом к одному элементу можно предоставить доступ более чем 500 пользователям. Примеры, как это сделать:

  • Предоставьте общий доступ несколько раз, указывая пользователей по отдельности.
  • Предоставьте общий доступ группе, которая включает всех нужных пользователей.
  • Создайте отчет или панель мониторинга в рабочей области, а затем создайте из нее приложение. Вы можете предоставить общий доступ к приложению многим другим пользователям. См. дополнительные сведения о публикации приложений в Power BI.

Рекомендации и ограничения

Ниже приведены важные замечания об общем доступе к отчетам и панелям мониторинга.

  • Отчеты и панели мониторинга можно предоставить пользователям для общего доступа посредством прямого доступа; однако только для отчетов возможен общий доступ по ссылкам, которые предоставляют доступ к отчету и базовым данным.
  • Если у вас есть разрешения на повторное предоставление общего доступа к базовому набору данных, при предоставлении общего доступа к отчету или панели мониторинга коллегам вы также предоставляете общий доступ к базовому набору данных. Ваши коллеги получают доступ ко всему набору данных, если только их доступ не ограничивает защита на уровне строк (RLS). Авторы отчетов могут настраивать пользовательские возможности при просмотре или взаимодействии с отчетами. Например, авторы могут скрывать столбцы или ограничивать действия визуальных элементов. Эти возможности настройки не ограничивают данные, которые могут быть доступны пользователям. Используйте безопасность на уровне строк (RLS) в наборе данных, чтобы учетные данные каждого пользователя могли определять, к каким данным они имеют доступ.
  • Все пользователи, которым предоставлен общий доступ к панели мониторинга, могут просматривать ее и взаимодействовать со связанными отчетами в режиме чтения. В общем случае они не могут создавать отчеты или сохранять изменения в существующих отчетах. Однако если выбрать параметр Разрешить получателям создавать содержимое с использованием данных, связанных с этой панелью мониторинга, они смогут создавать в других рабочих областях собственные отчеты на основе набора данных, используемого для этой панели мониторинга.
  • Они не смогут просматривать или скачивать этот набор данных, но смогут получить прямой доступ к нему с помощью функции "Анализ в Excel". Администратор может ограничить возможность использовать функцию "Анализ в Excel" для всех пользователей в группе. Тем не менее это ограничение будет действовать для всех членов группы и для всех рабочих областей, к которым принадлежит группа.
  • Любой пользователь может обновить данные вручную.
  • Вы не можете предоставлять общий доступ к отчетам, распространяемым для вас в приложении. Попросите владельца приложения добавить пользователя, с которым вы хотите поделиться отчетом, и повторно опубликовать приложение.
  • Если вы используете Microsoft Exchange Online для электронной почты, вы можете ввести адрес электронной почты группы рассылки, чтобы поделиться с ее участниками.
  • Нельзя использовать единые группы Microsoft 365 для предоставления общего доступа напрямую. Если вы не хотите указывать отдельных пользователей, можно использовать группу безопасности для предоставления общего доступа нескольким пользователям.
  • Сотрудники с тем же доменом электронной почты, что и у вас, и сотрудники, домен которых отличается, но зарегистрирован в том же клиенте, могут предоставлять общий доступ к панели мониторинга. Например, предположим, что домены contoso.com и contoso2.com зарегистрированы в одном клиенте, а ваш адрес электронной почты — konrads@contoso.com. И ravali@contoso.com, и gustav@contoso2.com могут предоставлять общий доступ к вашей панели мониторинга при условии, что вы дали им на это разрешение.
  • Если у сотрудников уже есть доступ к определенному отчету или определенной панели мониторинга, вы можете отправить им прямую ссылку, скопировав URL-адрес на панели мониторинга или в отчете. Например: https://app.powerbi.com/reports/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx.

Дальнейшие действия