Планирование реализации Power BI: прекращение использования и архивирование содержимого

Примечание.

Эта статья входит в серию статей по планированию реализации Power BI. В этой серии основное внимание уделяется интерфейсу Power BI в Microsoft Fabric. Общие сведения о серии см. в статье о планировании реализации Power BI.

Эта статья поможет вам выйти из эксплуатации и архивировать содержимое в конце жизненного цикла. Эта статья предназначена в первую очередь для следующих целей:

• Администраторы Структуры: администраторы, ответственные за надзор за Структурой в организации. Администраторам Структуры может потребоваться совместная работа с другими администраторами, такими как те, кто контролирует Microsoft 365 или Azure DevOps.
• Центр превосходства (COE) и группы бизнес-аналитики: команды, ответственные за надзор за Power BI в организации. К этим командам относятся лица, принимающие решения, которые решают, как управлять жизненным циклом содержимого Power BI.
• Команды по операциям с данными: команды, ответственные за управление жизненным циклом корпоративных решений данных. Эти команды могут включать диспетчеров выпусков, которые обрабатывают жизненный цикл выпусков содержимого, а также инженеры, которые создают и управляют компонентами, необходимыми для эффективного использования и поддержки управления жизненным циклом.
• Создатели контента и владельцы контента: пользователи, которые создают содержимое, которое они хотят опубликовать на портале Fabric, чтобы поделиться с другими пользователями. Эти лица отвечают за управление жизненным циклом создаваемого содержимого Power BI.

Управление жизненным циклом состоит из процессов и методик, используемых для обработки содержимого от его создания до его окончательного выхода на пенсию. На пятом этапе управления жизненным циклом вы поддерживаете и отслеживаете содержимое, которое включает в себя поддержку пользователей и опубликованное содержимое для упрощения внедрения и решения проблем. В конечном итоге вы перейдете на шестой и заключительный этап жизненного цикла контента, где можно определить содержимое, которое больше не используется или не требуется. На этом последнем этапе вы удаляете и архивируйте содержимое.

Выход на пенсию и архивация содержимого важно после выполнения его цели. Это гарантирует, что ресурсы не используются для поддержки содержимого, которое не требуется, и это упрощает для создателей и администраторов содержимого контролировать необходимое содержимое. При выходе на пенсию и архивирование содержимого в конце жизненного цикла оно помогает повысить эффективность управления и эффективности, так как вы уделяете внимание соответствующим содержимому и активным областям вашего клиента.

На следующем рисунке показан жизненный цикл содержимого Power BI, выделение этапа шесть, в котором вы удаляете и архивируете содержимое.

Примечание.

Общие сведения об управлении жизненным циклом контента см . в первой статье этой серии.

В конечном итоге потребители могут больше не нуждаться или использовать содержимое. Может быть много причин, таких как развертывание содержимого замены, различные бизнес-цели или изменение приоритетов.

Выход из эксплуатации содержимого помогает управлять Power BI различными способами.

• Меньше элементов снижает загромождению и обеспечивает более управляемую среду. Меньше элементов также помогает пользователям перемещаться по активному содержимому и проще поддерживать его.
• Удаление неиспользуемых элементов снижает путаницу для потребителей о том, какое содержимое они должны использовать.
• Аудит становится проще, когда он ориентирован на активное содержимое. Это особенно верно при аудите ролей безопасности и разрешений.
• Наличие меньшего количества элементов может потенциально оптимизировать использование емкости, так как ресурсы не будут использоваться случайно.

Определите, когда и как вы будете отставлять содержимое

Вы должны регулярно оценивать шаблоны использования в вашей организации при выполнении действий аудита и мониторинга, чтобы определить содержимое кандидата, вы можете уйти в отставку. Действия по очистке содержимого называются действиями очистки содержимого. Действия по очистке содержимого — это регулярно запланированные действия, которые вы принимаете для опроса содержимого, в то время как выход на пенсию контента происходит, когда вы решите вывести содержимое в конце жизненного цикла. В зависимости от объема опубликованных в клиенте элементов эти действия могут выполняться чаще, например квартально или ежемесячно.

Совет

Аудит на уровне клиента и мониторинг на уровне клиента являются ключевыми действиями, которые помогут вам решить, когда содержимое должно быть прекращено.

Планирование действий по очистке содержимого

При анализе содержимого необходимо учитывать следующие ключевые аспекты и решения, чтобы определить, что может быть снято и архивировано.

• Выберите область анализа: действия очистки содержимого можно выполнить на уровне клиента. Однако также обычно выполняется анализ на уровне рабочей области, емкости или домена. Таким образом, вы можете принимать решения и принимать меры на основе конкретных потребностей или групп пользователей. Например, администраторы рабочих областей могут отвечать за регулярные действия очистки содержимого рабочих областей, которыми они управляют.
• Определите временное окно для определенного содержимого: рассмотрите, какое окно времени относится к содержимому, который вы анализируете. Хотя у вас может быть стандартное время (например, не используется в течение трех месяцев), в каждой ситуации может быть трудно использовать одни и те же рекомендации. Рассмотрим следующие примеры.
  • Стандартное 3-месячное время: рабочая область для команды продаж существует для отслеживания квартальных бонусов. Если в течение последних трех месяцев не было использования, вся рабочая область является кандидатом на выход на пенсию.
  • Короче 1-месячного периода времени: операционный отчет с ежедневными данными о продажах предназначен для частого ежедневного или еженедельного использования. Если он не использовался в течение последнего месяца, отчет является кандидатом на пенсию.
  • Более длинное 1-летнее время: семантическая модель создается ИТ-службой один раз в год для предоставления отчетов внешним аудиторам. Хотя в последние несколько месяцев он не имеет никакого использования, важно сохранить семантику модели. В этой ситуации период времени более одного года оправдан, прежде чем сделать его кандидатом на пенсию.
  • Исключение без периода времени: оценка карта содержащая ключевые ключевые показатели эффективности организации (КПЭ) используется периодически руководителями. Несмотря на то, что использование не согласовано и имеет несколько зрителей, это конкретное содержимое не будет рассматриваться для выхода на пенсию исключительно на низком уровне использования.
• Создание классификаций. Определите, какую терминологию вы будете использовать последовательно. Создание распространенных определений для классификации таких терминов , как часто используемые, активно используемые, иногда используемые и неиспользуемые. Рассмотрим, как применять эти условия для анализа уровней использования контента и действий пользователей. Дополнительные сведения см. в разделе "Создание классификаций".
• Выберите соответствующие метрики использования: в большинстве случаев необходимо рассмотреть несколько метрик, включая общее фактическое представление содержимого и общее количество фактических пользователей (зрителей) содержимого. Рассмотрим следующие примеры.
  • Большое количество представлений: один отчет может постоянно иметь большое количество представлений от небольшого количества пользователей. Это действие может отражать личные сценарии использования бизнес-аналитики и группы бизнес-аналитики .
  • Большое количество пользователей: в отчете может быть много зрителей из различных областей организации. Хотя содержимое широко используется, фактические представления могут быть спорадическими и несогласованными. Это действие может отражать сценарий использования корпоративной бизнес-аналитики .
  • Потенциальные и фактические зрители: приложение Power BI или отчет могут иметь разрешения, назначаемые таким образом, чтобы было много потенциальных зрителей. Однако фактическое использование может отображаться только в небольшом проценте потенциальных зрителей.
• Определите, кто будет проводить анализ использования и очистку. На основе того, как управляется владение контентом и управление в вашей организации, рассмотрите, кто должен отвечать за действия по очистке содержимого.

После планирования выполнения анализа очистки содержимого необходимо определить, какое содержимое вы будете отставать.

Определение содержимого, отставаемого

На этом этапе вы планировали регулярные действия по очистке содержимого и приняли некоторые ключевые решения о том, как анализировать содержимое в клиенте. Теперь пришло время проанализировать шаблоны использования и определить содержимое кандидата для выхода из эксплуатации. Как правило, вы хотите найти содержимое с низким потреблением и обслуживанием для изучения.

Рассмотрим следующие действия, чтобы найти содержимое, которое разреженно используется и больше не поддерживается.

• Анализ представлений. Необходимо сосредоточиться на количестве представлений для визуальных элементов, таких как отчеты и приложения.
  • Сортируйте элементы по общим представлениям в окне времени (описано в предыдущем разделе). Сосредоточьтесь на поиске неиспользуемых или только иногда используемых элементов.
  • Анализ недавнего использования на основе периода времени.
  • Проверьте тенденцию вниз по сравнению с прошлыми периодами времени.
• Анализ запросов: следует сосредоточиться на запросах, отправленных для элементов данных, таких как семантические модели.
  • Сортируйте элементы по общим запросам в окне времени. Сосредоточьтесь на поиске контента, неиспользуемого или только иногда используемого.
  • Анализ недавнего использования на основе периода времени.
  • Проверьте тенденцию вниз по сравнению с прошлыми периодами времени.
• Анализ средств просмотра. Иногда общее количество зрителей содержимого в окне времени может быть релевантно, если оно также по сравнению с представлениями и запросами.
  • Сортируйте элементы по общему количеству зрителей в окне времени.
  • Отфильтруйте зрителей, которые являются создателями контента, владельцами или участниками группы поддержки, чтобы сосредоточиться на потребителях с действиями только для просмотра.
  • Отфильтруйте зрителей, которые использовали отчет только один или два раза, чтобы увидеть влияние на тенденцию использования. Возможно, эти пользователи случайно открыли отчет.
• Анализ дат обновления: для элементов данных (таких как семантические модели или потоки данных), проверка время последнего обновления содержимого. Если он не был обновлен недавно, он, вероятно, поддерживает вывод о том, что элементы данных больше не используются.
• Проверьте даты обновления содержимого: может быть полезно проверка время последнего обновления или повторной публикации содержимого. Содержимое, которое не было обновлено недавно, поддерживает возможность того, что она может быть готова к выходу на пенсию.
• Проверка документации. Прежде чем полагаться исключительно на данные статистики использования, просмотрите любую документацию или метаданные, доступные.
  • Найдите документацию, которая существует для содержимого. В идеале отчет будет включать в себя страницу введение для документирования целевого использования и целевой аудитории. Этот тип информации помогает зрителям, и это особенно полезно, когда содержимое используется нерегулярно.
  • Просмотрите доступные метаданные. Описание рабочей области может содержать соответствующие сведения о его предполагаемых шаблонах использования. Имя рабочей области может включать суффиксы [Dev] или [Test], которые будут уточнять, почему использование значительно изменяется.
• Общаться с владельцем содержимого: когда вы найдете элемент кандидата для выхода на пенсию, укажите содержимое с контактом или его владельцем. Они могут иметь другие сведения о ожидаемых шаблонах использования, которые не легко видно из данных статистики использования. Иногда может потребоваться поговорить с экспертами по теме или потребителями содержимого, чтобы понять свои будущие потребности.

Совет

Get Unused Artifacts as Администратор REST API — один из способов поиска неиспользуемых элементов. Однако помните, что API выполняет поиск за последние 30 дней истории. В большинстве случаев требуется большее время, чтобы с течением времени можно анализировать тенденции. Дополнительные сведения см. в разделе "Данные о действиях пользователей" и инвентаризация клиента.

Подготовка к отмене неиспользуемого содержимого

На этом этапе вы определили содержимое, которое является хорошим кандидатом на пенсию. Затем необходимо выполнить некоторые подготовительные действия перед архивацией и удалением.

• Убедитесь, что область элементов, которые нужно удалить. Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы четко знаете, что следует удалить. Как правило, это рабочая область или отдельные элементы (например, семантическая модель и отчеты, использующие их).
• Проверка зависимостей. Анализ происхождения данных и анализ влияния, чтобы убедиться, что вы выполнили все зависимости. Например, если семантическая модель будет прекращена, все отчеты, зависящие от нее, также будут сняты.
• Определите, где будет архивировано содержимое: крайне важно иметь резервную копию или архив содержимого перед его удалением. Таким образом, его можно восстановить позже, если возникнет необходимость. Архивное хранилище должно быть безопасным расположением с минимальным уровнем разрешений, чтобы гарантировать, что пользователи случайно не находят и используют архивное содержимое. Существует несколько вариантов создания архива. Возможно, у вас есть система управления версиями (например , интеграция с Git). Или вы можете скачать последний файл из служба Power BI перед его удалением. Вы также можете создать резервную копию семантической модели. Как правило, следует рассмотреть возможность архивации содержимого в центральном репозитории , где он хранится во время жизненного цикла (например, библиотеки документов OneDrive или SharePoint или репозитория Git).
• Убедитесь, что план восстановления: когда вы определили, где будет архивировано содержимое (описано в предыдущем пункте), рассмотрите, что будет происходить при обнаружении необходимости восстановления содержимого или отката. Например, администратор Fabric может попросить администратора восстановить удаленную рабочую область, предоставив ее в течение срока хранения. Или вы можете повторно опубликовать определенный элемент из созданного архива. Провести тест плана восстановления, чтобы вы уверены, что вы можете полагаться на процесс.
• Уточните, требуется ли утверждение: в зависимости от содержимого и процессов может потребоваться получить утверждение перед удалением содержимого.
• Создайте журнал изменений: если возникли вопросы позже, полезно обратиться к документации, которая включает в себя удаление, когда, почему и кем.
• Убедитесь, кто будет обрабатывать удаления: иногда пользователь, который решил выйти из эксплуатации содержимого, не тот же человек, который будет делать удаления. Убедитесь, что предоставлены все необходимые разрешения.
  • Удаление рабочей области. Существует два способа удаления всей рабочей области. Для каждого способа требуются разные разрешения.
    • Роль администратора рабочей области подходит, если пользователь, обрабатывая удаление, может получить доступ ко всему содержимому в рабочей области.
    • Роль администратора Fabric хорошо подходит для администраторов клиентов, которым не требуется прямой доступ к содержимому. В этом случае они будут выполнять удаление с портала администрирования.
  • Удаление одного элемента: роль рабочей области участник или более поздней версии требуется для удаления отдельного элемента из рабочей области.
• Убедитесь, что при выполнении удаления: поскольку содержимое не используется активно, дата и время удаления не должно иметь значения. Однако для минимизации рисков некоторые организации имеют утвержденное окно изменений.
• Общаться с владельцем содержимого: сообщите контактам или владельцу, что содержимое будет архивировано и удалено. Как правило, потребители содержимого не должны получать уведомления о неактивном содержимом. Хотя взаимодействие с пользователем иногда может быть подходящим, следите за ситуациями, когда пользователи будут очень устойчивы к потере неиспользуемого содержимого, потому что они не уверены, будут ли они нуждаться в нем в будущем.

Примечание.

Срок хранения для восстановления рабочей области совместной работы может отличаться от личной рабочей области. Параметр клиента "Определение периода хранения рабочей области" определяет, сколько времени можно восстановить после удаления содержимого. Дополнительные сведения см. в разделе "Хранение рабочей области".

Архивирование и удаление неиспользуемого содержимого

На этом этапе вы определили содержимое, которое может быть прекращено, и выполните соответствующие подготовительные действия для удаления и архивирования. На этом последнем шаге вы удалите содержимое. Это предполагает выполнение решений и планов, описанных в предыдущем разделе.

• Архивируйте содержимое в безопасном расположении: существует несколько способов резервного копирования содержимого и их восстановление при необходимости (описано далее в предыдущем разделе).
• Удаление содержимого: последним шагом является удаление всей рабочей области или отдельных элементов, как это необходимо (описано далее в предыдущем разделе).

Контрольный список . При планировании выхода на пенсию и архивного содержимого ключевые решения и действия включают:

• Планирование действий по очистке содержимого. Определите, будет ли область анализа находиться на уровне клиента, уровне домена или рабочей области. Также рассмотрите возможность выполнения анализа использования.
• Определите период времени: на основе характеристик определенного содержимого определите оптимальное время для определения кандидатов на выход на пенсию.
• Выберите метрики использования. Рассмотрим, какие метрики использования, связанные с представлениями контента и средствами просмотра, наиболее важны для содержимого.
• Создание классификаций. Определите, какие классификации следует использовать для последовательной маркировки содержимого при анализе шаблонов использования.
• Анализ статистики использования: проверьте представления, запросы, средства просмотра, обновление и обновление действий. Сортировка, фильтрация и анализ данных для обнаружения элементов, которые являются кандидатами на выход на пенсию.
• Общаться с владельцем: обратитесь к владельцу содержимого, чтобы подтвердить ваши выводы или получить дополнительные сведения о ожидаемых шаблонах использования. Не забудьте координировать действия архивации и удаления с ними.
• Анализ происхождения данных и анализ влияния: исследование зависимостей. Подтвердите удаление область содержимого.
• Определите, как и где архивировать содержимое: определите, какой метод будет использоваться для резервного копирования содержимого.
• Проверьте период хранения рабочей области. Просмотрите параметр клиента периода хранения рабочей области, чтобы понять, какой период хранения для удаленных рабочих областей задан в вашей организации.
• Подтвердите и проверьте план восстановления. Планирование восстановления содержимого из архива должно потребоваться. Проверьте план восстановления, чтобы обеспечить надежность.
• Проверка разрешений. Убедитесь, что необходимые разрешения назначены пользователю или администратору, которые будут удаляться.
• Архивируйте содержимое: сохраните резервную копию содержимого в безопасном расположении, недоступном для потребителей.
• Удалите содержимое: удалите всю рабочую область или отдельные элементы в соответствии с соответствующими параметрами.

Связанный контент

Дополнительные сведения, действия, критерии принятия решений и рекомендации, которые помогут вам в реализации Power BI, см . в статье о планировании реализации Power BI.