Советы по проектированию отчетов в Power BI построитель отчетов

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: Power BI построитель отчетов Power BI Desktop

Используйте следующие советы, чтобы разработать отчеты с разбивкой на страницы в Power BI построитель отчетов.

Проектирование отчетов

Хорошо спроектированный отчет передает сведения, которые помогают выполнять действия. Определите вопросы, на которые отчет помогает найти ответы. При проектировании отчета эти вопросы следует иметь в виду.

• Чтобы разработать эффективные визуализации данных, подумайте о том, как отображать информацию, которую легко понять пользователь отчета. Выберите область данных, которая подходит для данных, которые вы хотите визуализировать. Например, диаграмма передает сводные и статистические сведения лучше, чем таблица, которая может растянуться на несколько страниц подробной информации. Вы можете визуализировать данные из набора данных в любом регионе данных, включая диаграммы, карты, индикаторы, спарклайны, гистограммы и табличные данные в различных макетах сетки на основе табликса.

• Если планируется доставлять отчет в конкретном формате экспорта, следует протестировать этот формат экспорта на ранних этапах проектирования. Поддержка функций может изменяться в зависимости от выбранного модуля подготовки отчетов.

• Создание сложных макетов на этапах. Можно использовать прямоугольники в качестве контейнеров для организации элементов отчета. Вы можете создавать области данных непосредственно на поверхности конструктора, чтобы максимально увеличить рабочую область. Затем, по завершении каждого из них, перетащите его в прямоугольник. Используя прямоугольник в качестве контейнера, можно разместить все его содержимое на одном шаге. Прямоугольники позволяют управлять способом подготовки элементов отчета к просмотру на каждой странице.

• Чтобы отчет не выглядел слишком громоздким, можно придать определенным элементам отчета условную видимость и позволить пользователю выбирать, желает ли он видеть эти элементы. Видимость можно настроить на основе логического параметра или переключателя текстового поля. Можно добавлять текстовые поля, скрываемые по условию, для отображения промежуточных результатов выражений. Когда в отчете появляются непредвиденные данные, эти промежуточные результаты могут помочь в отладке выражений.

• При работе со вложенными элементами ячеек табликса или прямоугольников можно задавать разные цвета фона для контейнеров и содержащихся в них элементов. По умолчанию цвет фона имеет значение Нет цвета. Элементы с заданным цветом фона видны сквозь элементы с цветом фона со значением Нет цвета. С помощью этой техники можно выбрать правильный элемент для задания свойств отображения, например границы видимости ячеек табликса.

Дополнительные сведения о том, что следует учитывать при разработке отчета, см. в разделе "Планирование отчета" в построитель отчетов.

Соглашения об именовании отчетов, источников данных и наборов данных

Для источников данных и наборов данных используйте соглашения об именовании, которые документирует источник данных.

• Источники данных. Если вы не хотите именовать фактический сервер или базу данных из-за причин безопасности, используйте псевдоним, указывающий источник данных пользователю.

• Наборы данных. Используйте имя, указывающее, какой источник данных он основан.

Работа с данными

На первом шаге получите все данные, с которыми вы хотите работать, в области данных отчета. По мере уточнения вопросов, которые отчет предназначен для ответа, подумайте, как ограничить данные в наборах данных отчета только тем, что необходимо.

• Как правило, включите только данные, которые необходимо отобразить в отчете. Используйте переменные запроса в запросах набора данных, чтобы позволить пользователю выбрать данные, которые они хотят просмотреть в отчете. Если вы создаете общие наборы данных, предоставьте фильтры на основе параметров отчета, чтобы обеспечить те же функциональные возможности.

• Если вы опытный модуль записи запросов, может потребоваться сгруппировать данные в отчете, а не в запросе для промежуточных объемов данных. При выполнении всех видов группирования в запросе отчет в большей степени становится представлением результирующего набора запроса. С другой стороны, чтобы отобразить агрегированные значения для больших объемов данных на диаграмме или матрице, нет необходимости включать подробные данные.

• При необходимости можно отобразить в отчете названия и расположения источников данных отчета, текст команды запроса набора данных и значения параметров. Многие новые пользователи задаются вопросом, откуда приходят данные. Чтобы не перегружать отчет, можно условно скрыть текстовые поля с такими сведениями и позволить пользователям выбирать, следует ли отображать их. Попробуйте добавить эти сведения на последней странице отчета. Видимость текстового поля может быть основана на параметре, который может изменяться пользователем.

Взаимодействие с областью конструктора отчетов

Область конструктора отчета не является WYSIWIG. Взаимное расположение элементов отчета в области конструктора влияет на порядок их отображения на странице отчета, готового к просмотру. Пробелы сохраняются.

• Для выравнивания и упорядочения элементов в области конструктора отчетов используйте линии привязки и кнопки макета. Например, можно выровнять верхние края или границы выбранных элементов, растянуть один элемент до размеров другого или изменить расстояние между элементами.

• Для настройки положения и размера выбранных элементов в области конструктора используйте клавиши со стрелками. Например, очень удобны следующие сочетания клавиш:

  • Клавиши со стрелками: перемещение выбранного элемента отчета.

  • КЛАВИШИ CTRL+СТРЕЛКА: нажми выбранный элемент отчета.

  • КЛАВИШИ CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА: увеличьте или уменьшите размер выбранного элемента отчета.

• Чтобы добавить элемент в прямоугольник, поместите верхний левый указатель мыши на исходное расположение элемента в контейнере прямоугольника. Для позиционирования выбранных объектов используйте сочетания клавиш. Прямоугольник автоматически растягивается до размеров помещенных в него элементов.

• Чтобы добавить в ячейку несколько элементов табликса, сначала необходимо добавить прямоугольник, а затем — элементы.

  По умолчанию в каждой ячейке табликса есть текстовое поле. Прямоугольник при добавлении в ячейку заменяет собой текстовое поле. Например, поместите индикаторы, вложенные в прямоугольники, в ячейку табликса, чтобы было проще контролировать изменение размера диаграммы или индикатора по мере изменения высоты строки, в которой находится ячейка.

• Чтобы настроить отображение области конструктора, используйте параметр Масштаб . Работать можно как с целой страницей, так и с ее частями.

• Чтобы перетащить поля из области данных отчета в область группирования , не перетаскивайте поле между другими элементами отчета в области конструктора, так как это выбирает другие элементы и отменяет выбор области данных табликса. Перетащите поле в нижнюю часть область данных отчета, а затем на панель группировки.

Выбор элементов

Чтобы выбрать объект, который требуется в области конструктора отчета, используйте клавишу ESC, контекстное меню правой кнопкой мыши, область свойств и панель группирования .

• Нажимайте клавишу ESC, чтобы пройти по циклу стек элементов отчета, занимающих одну и ту же область конструктора.

• На некоторых элементах отчета можно щелкать правой кнопкой мыши и использовать контекстное меню, чтобы выбрать нужный элемент отчета или его часть.

• В области "Свойства" отображаются свойства для текущего выбора.

• Чтобы работать с группами строк и группами столбцов в области данных табликса, выберите группу в области группирования .

Работа с определенными типами элементов отчета

Работа с параметрами

• Основной целью параметров отчета является фильтрация данных в источнике данных и получение необходимых сведений в отчете.

• Для параметров отчета найдите баланс между разрешением интерактивности и помочь пользователю получить нужные результаты. Например, можно задать для параметров значения по умолчанию, которые часто используются.

Работа с текстом

• При вставки нескольких строк в текстовое поле текст добавляется в виде одного текстового выполнения. Каждый текстовый фрагмент может быть отформатирован только как отдельный элемент. Чтобы отформатировать каждую строку независимо, вставьте новую строку, нажав клавишу RETURN в текстовом выполнении по мере необходимости. После этого для каждой отдельной строки текста в текстовом поле можно будет менять форматирование и стиль.

• Можно задать свойства формата и действия в текстовом окне или в тексте заполнителя в текстовом поле. Если есть только одна строка текста, то более эффективно задать свойства в текстовом поле, чем в тексте.

Работа с выражениями

• Основные сведения о форматах простых и сложных выражений. Вы можете ввести простой формат выражения непосредственно в текстовые поля, в области свойств или в расположениях в диалоговых окнах, которые принимают выражение.

• При создании выражения бывает удобно создавать каждую часть выражения независимо и проверять, как она работает. Затем можно объединить все части в одно окончательное выражение. Полезным приемом может стать добавление текстового поля в ячейку матрицы, вывод на экран каждой части выражения и задание параметра условной видимости текстового поля. Для управления стилем и цветом границы скрытого текстового поля вначале поместите текстовое поле в прямоугольник, а затем установите стиль и цвет границы прямоугольника, которые соответствовали бы матрице.

Работа с индикаторами

• По умолчанию индикатор отображает по крайней мере три состояния. После добавления к отчету индикатора его можно настроить, добавляя или удаляя состояния. Для облегчения просмотра рекомендуется выбирать индикатор, у которого изменяется как цвет, так и форма.

Управление отрисовкой элементов отчета на странице отчета

Элементы отчета в области конструктора отчета увеличиваются до размеров содержимого из связанных наборов данных, выражений, вложенных отчетов или текстов.

• При расположении элемента на странице отчета расстояние между этим элементом и всеми элементами, начинающимися справа от него, становится минимальным расстоянием, которое должно поддерживаться по мере горизонтального роста элемента отчета. Аналогичным образом, расстояние между определенным элементом и элементом над ним станет равно минимальному расстоянию, соблюдение которого необходимо обеспечивать при расширении верхнего элемента по вертикали.

• Элемент отчета расширяется для совмещения своих данных и раздвигает соседние элементы (элементы из одного с ним родительского контейнера) по следующим правилам.

  • Каждый элемент передвигается вниз для сохранения минимального пространства между ним и элементами, находящимися над ним.

  • Каждый элемент передвигается вправо для сохранения минимального пространства между ним и элементами, находящимися слева от него. Для систем, использующих макеты справа налево, каждый элемент перемещается влево, чтобы сохранить минимальное пространство между собой и элементами, заканчивающимися справа от него.

  • Контейнеры растягиваются, реагируя на рост дочерних элементов. Для выбранного элемента в области "Свойства" свойство Parent определяет контейнер для элемента. Вы также можете использовать область структуры документа для просмотра иерархии элементов отчета.

  • Кнопки на панели инструментов Макет позволяют выровнять границы, центры и промежутки у элементов отчета. Чтобы включить панель инструментов макета, в меню "Вид" наведите указатель на панели инструментов и выберите "Макет".

Если планируется сохранить отчет в виде PDF-файла, ширина отчета должна быть задана явно, чтобы в формате файла экспорта были получены желаемые результаты. Например, задайте ширину страницы отчета ровно 7,9375 дюйма, а левое и правое поля равны 0,5 дюйма.

Чтобы просмотреть отчет в пригодном для печати виде, используйте функции Разметка страницы и Настройки страницы на панели инструментов средства просмотра отчета. Чтобы удалить ненужные пустые страницы, сделайте следующее:

1. Удалите все лишние пробелы между областями данных и на границах отчета.

2. Уменьшите поля страницы в диалоговом окне Свойства отчета .

3. Используйте прямоугольники в качестве контейнеров для управления способом отрисовки элементов отчета.

4. В заголовках столбцов измените свойство text box WritingMode , чтобы использовать вертикальный текст.

Дополнительные сведения см. в статье "Избегайте пустых страниц при печати отчетов с разбивкой на страницы".

Сочетание этого поведения, свойств ширины и высоты элементов отчета, размера текста отчета, определения высоты страницы и ширины страницы, параметров поля родительского отчета и отрисовщика поддерживают все вместе, чтобы определить, какие элементы отчета помещаются вместе на отрисованной странице.

Связанный контент

• Что такое отчеты с разбивкой на страницы в Power BI?