Как оптимальнее всего использовать Outlook и приложения Customer Engagement совместно?
Есть три способа использования приложений на основе моделей в приложениях для взаимодействия с клиентами (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation) и Outlook:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Отслеживание папок Microsoft Exchange
Используйте Dynamics 365 App for Outlook вместе с синхронизацией на стороне сервера для просмотра данных приложений для взаимодействия с клиентами в Outlook и отслеживания записей Outlook в приложениях для взаимодействия с клиентами. Вы можете использовать Dynamics 365 App for Outlook вместе с Microsoft Outlook в Интернете, классическим приложением Outlook или с Outlook Mobile. В Dynamics 365 App for Outlook сведения приложений для взаимодействия с клиентами отображаются рядом с сообщениями электронной почты пользователя или встречами Outlook. Например, пользователи могут просматривать сведения о контактах и интересах, хранящихся в приложениях Customer Engagement, и добавить контакты приложений непосредственно из сообщения электронной почты. Они могут также связывать записи сообщений электронной почты, встреч и контактов с новыми или существующими записями, такими как записи возможных сделок, организаций или обращений. Чтобы использовать Dynamics 365 App for Outlook, необходима синхронизация электронной почты с помощью синхронизации на стороне сервера. Дополнительная информация: Интеграция системы электронной почты
Как часто записи синхронизируются с помощью синхронизации на стороне сервера?
При синхронизации записей с помощью синхронизации на стороне сервера процесс является динамическим и уникальным для почтового ящика каждого пользователя. Алгоритм синхронизации гарантирует, что почтовые ящики синхронизируются в соответствии с динамическими параметрами, такими как сообщения электронной почты и действия в почтовом ящике. Как правило, синхронизация электронной почты выполняется каждые 5 минут. Когда в почтовом ящике имеется большое количество сообщений электронной почты, интервал может динамически уменьшиться до 2 минут. Если почтовый ящик используется не слишком активно, интервал можно увеличить до 12 минут. Проще говоря, можно считать, что почтовый ящик будет синхронизировать по меньшей мере раз в 12 минут.
Однако если вы используете приложение Dynamics 365 App for Outlook для отслеживания или задания записи "В отношении" для сообщений электронной почты или встреч, синхронизация выполняется сразу в большинстве случаев для полученных сообщений электронной почты и отправленных встреч. Если немедленная синхронизация приложения Dynamics 365 App for Outlook заканчивается сбоем, мы используем синхронизацию на стороне сервера для создания или обновления записи действия.
Где можно найти сведения об устранении неполадок при синхронизации на стороне сервера?
Дополнительные сведения об устранении неполадок и известных проблемах см. здесь: Устранение неполадок и некоторые моменты, которые необходимо знать о синхронизации на стороне сервера.
Влияют ли разрешения безопасности на синхронизацию?
Да. Если системный администратор реализовал ограничения безопасности для указанных полей или записей, это может повлиять на данные.
Уведомления о конфиденциальности
Если используется Dynamics 365, при синхронизации на стороне сервера контакты и действия Dynamics 365 (включая сообщения электронной почты, встречи, контакты и задачи) синхронизируются с указанной системой электронной почты (например, Exchange).
Администратор может настроить функцию синхронизации на стороне сервера, чтобы указать, какие пользователи будут иметь возможность отправлять сообщения электронной почты или встречи из Dynamics 365 или синхронизировать действия и контакты между Dynamics 365 и почтовым ящиком пользователя. И администратор, и конечный пользователь могут настроить критерии фильтра, а администраторы могут даже определить, какие поля сущности синхронизировать.
Если используется Dynamics 365 (online), при использовании функции синхронизации с Outlook, синхронизируемые данные Dynamics 365 экспортируются в Outlook. Для гарантии актуальности сведений сохраняется связь между сведениями в Outlook и сведениями в Dynamics 365 (online). При синхронизации с Outlook загружаются только соответствующие коды записей Dynamics 365 для использования при попытке пользователя отследить и настроить элемент Outlook. Данные компании не хранятся на устройстве.
Администратор определяет, обладают ли пользователи вашей организации разрешениями на синхронизацию данных Dynamics 365 с Outlook, с помощью ролей безопасности.
Для использования Microsoft Dynamics 365 for Outlook вам необходимо войти в систему, используя свои учетные данные (адрес электронной почты и пароль). Вы можете сохранить эти сведения на локальном компьютере, чтобы не вводить учетные данные при каждом запуске Outlook. Если вы сохраните эти данные локально, Dynamics 365 for Outlook будет автоматически подключаться к Microsoft Dynamics 365 (online) при каждом запуске Outlook.
После того как вы впервые выполните вход и начнете использовать Dynamics 365 for Outlook, соединение между вашим компьютером и Dynamics 365 (online) всегда будет оставаться открытым при наличии подключения к Интернету. Вы можете отключить свой компьютер от Dynamics 365 с помощью параметра конфигурации, но при этом скорость работы Dynamics 365 for Outlook может снизиться.
Если Dynamics 365 for Outlook используется для отслеживания электронной почты, ветвь дискуссии по электронной почте будет видна сотрудникам вашей организации с соответствующими разрешениями.
Для каждого полученного вами письма Dynamics 365 for Outlook отправит в Dynamics 365 (online) адрес электронной почты отправителя, адрес электронной почты получателя и строку темы письма. Это позволит Dynamics 365 (online) проверять, следует ли сохранять то или иное письмо в службе Dynamics 365 (online). После того как началось отслеживание элемента, служба Dynamics 365 сохраняет копию этого элемента, которая будет отображаться для всех пользователей вашей организации с соответствующими разрешениями. Копия элемента, отслеживание которого прекращено, автоматически удаляется из Dynamics 365 (online) только в том случае, если данный элемент принадлежал вам.