Использование шаблонов Word для создания стандартизированных документов

После создания и импорта шаблонов Office Word в приложения для взаимодействия с клиентами (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation) пользователи одним щелчком мыши могут создавать стандартизованные документы, автоматически заполняемые данными. Эта функция имеет ряд особенностей, которые следует учитывать для создания шаблонов Word.

Предупреждение

Существует проблема создания шаблонов в Word. В данном разделе содержатся сведения о том, как устранить взаимодействия, которые потенциально могут дестабилизировать работу Word. См. раздел: Важно! Известная проблема и способ ее избежать

Поддерживаются следующие версии Word.

Площадь	Версия Word
Создание шаблона Word	2013, 2016
Использование документа Word, созданного в приложениях для взаимодействия с клиентами	2010, 2013, 2016

Заметка

Документы word с поддержкой макросов (.docm) не поддерживаются.

Следуйте инструкциям, приведенным в этом разделе, для успешного создания и использования шаблонов Word в приложениях для взаимодействия с клиентами.

Шаг 1. Создание шаблона Word

Где можно создать шаблон

Есть три места в приложениях Customer Engagement, где можно создать шаблон Word:

• На странице параметров. Выберите Параметры>Шаблоны>Шаблоны документов>Создать (). Для перехода на страницу параметров потребуются достаточные права такие как, системный администратор или настройщик системы.

• Из записи. Откройте запись, например организации в продажах. Перейдите в раздел Продажи>Client_Accounts>Мои активные организации. Щелкните организацию, чтобы открыть ее, а затем щелкните Дополнительно (…) >Шаблоны Word>Создать шаблон Word. Созданные здесь шаблоны являются личными и доступны только для создавшего их лица.

• Из списка записей. Например, перейдите в раздел Продажи>Client_Accounts>Мои активные организации. Выберите одну организацию, чтобы открыть ее, а затем щелкните Дополнительно (…) >Шаблоны Word>Создать шаблон Word.

  

Совет

Для удаления личных шаблонов документов выполните следующие действия:

1. Щелкните "Расширенный поиск" ()
2. Для Поиск выберите Личные шаблоны документов.
3. Щелкните Результаты (!).
4. Выберите личный шаблон документа для удаления, а затем нажмите Удалить ().

Чтобы обновить шаблоны, удалите шаблон, а затем отправьте обновленную версию этого шаблона.

После нажатия кнопки Создать шаблон Word выберите сущность для фильтрации, а затем щелкните Шаблон Word>Выбрать сущность.

Появится страница выбора отношения.

Каковы отношения 1:N, N:1 и N:N?

Для этого экрана требуется понимание вашей структуры данных приложений Customer Engagement. Ваш администратор или настройщик может предоставить сведения об отношениях сущностей. Сведения для администраторов см. в разделе Обзор отношений сущностей.

Ниже приведено несколько примеров отношений сущности "Организации".

Отношение	Описание:
	Организация может иметь несколько контактов.
	Интерес, организация или контакт могут иметь несколько организаций.
	Организация может иметь несколько маркетинговых списков. Маркетинговый список может иметь несколько организаций.

Отношения, выбираемые на этом экране, определяют, какие сущности и поля будут доступны при определении шаблона Word. Выбирайте только отношения, которые требуются для добавления данных в шаблон Word.

Заметка

Чтобы документы загружались своевременно, количество связанных записей, возвращаемых для каждого отношения, ограничено и составляет 100. Например, если при экспорте шаблон организации может потребоваться включить список контактов, документ вернет не более 100 контактов организации.

Загрузите шаблон

Щелкните Загрузка шаблона на странице Выбрать сущность для создания файла Word на локальном компьютере с экспортированной сущностью, включенной как данные XML.

Внимание

Шаблон документа, загруженный из одной среды, может использоваться только в рамках этой среды. Перенос из одной среды в другую для шаблонов Word или Excel в настоящее время не поддерживается.

Шаг 2. Включение вкладки разработчика

Откройте файл шаблона Word. На этом этапе документ будет пустым.

Для просмотра и добавления данных XML приложений Customer Engagement необходимо включить вкладку разработчика Word.

1. Перейдите в раздел Файл>Параметры>Настройка ленты и включите Разработчик.

   

2. Щелкните OK.

   Вкладка Разработчик теперь присутствует на ленте Word.

   

Важно! Известная проблема и способ ее избежать

Имеется проблема с шаблонами Word, созданными приложениями для взаимодействия с клиентами, и Office Word. В следующем разделе будут добавляться поля элемента управления содержимым XML в шаблон Word.

Предупреждение

Есть ряд причин, которые могут привести к зависанию Word, для чего потребуется использовать Диспетчер задач, чтобы выключить Word:

• Вы вставляете элемент управления содержимым, отличный от Рисунок или Обычный текст.
• Вы вносите изменение в текст, например изменяете регистр букв или добавляете текст в элемент управления содержимым. Эти изменения могут возникнуть в функции автозамены, как и правки пользователя. По умолчанию функция автозамены Microsoft Word записывает предложения прописными буквами. При добавлении поля элемента управления содержимым Word считает его новым предложением и напишет его прописными буквами, когда фокус будет убран с этого поля.

Для предотвращения проблем с полями элемента управления выполните следующие действия:

Добавляйте только поля как обычный текст или изображение

1. Используйте панель XML-сопоставления для добавления полей сущности в свой шаблон Word. Обязательно добавляйте только поля как обычный текст или изображение.

   

Не вносите изменения в текст добавленного элемента управления содержимым

1. Можно изменить форматирование полей элемента управления содержимым, например,сделать полужирным текст, но не другие текстовые изменения, включая изменения регистра букв.

   

   Если Word зависает или медленно работает, попробуйте выключить функцию автозамены

Отключите автозамену

1. С файлом шаблона, открытым в Word, перейдите в раздел Файл>Параметры>Правописание>Параметры автозамены.

   

2. Отмените выбор Делать первые буквы предложений прописными и Автоматически исправлять орфографические ошибки

   

3. Отмените выбор Дефисы на тире на вкладках Автозамена и Автоформат при вводе.

4. Нажмите кнопку ОК.

   Если вы выполнили вышеуказанные рекомендации, все готово для определения шаблона Word.

Шаг 3. Определение шаблона Word

Используйте панель XML-сопоставления для определения шаблона Word с полями сущности.

1. В шаблоне Word щелкните Разработчик>Область сопоставления XML.

   

   Выбрана схема XML по умолчанию.

   

2. Выберите XML-схему. Она начинается с "urn:microsoft-crm/document-template/".

   

   Внимание

   В случае частых случайных правок, вызывающих зависание Word или медленную работу, не забудьте отключить параметры автозамены в соответствии с разделом: "Известная проблема и способ ее избежать".

3. Разверните сущность, щелкните правой кнопкой мыши поле сущности, а затем щелкните Вставить элемент управления содержимым>Обычный текст.

   

   Поле сущности добавляется в шаблон Word.

   

   Добавьте дополнительные поля сущности, добавьте описательные метки и текст и отформатируйте документ.

   Завершенный шаблон может выглядеть так:

   

   Некоторые заполненные поля элемента управления содержимым нередко имеют нескольких строк данных. Например, организации имеют более одного контакта. Для включения всех данных в шаблон Word задайте поле элемента управления содержимым для повторения.

Настройка полей элемента управления содержимым для повторения

1. Поместите полях с повторяющимися данными в строку таблицы.

2. Выберите всю строку таблицы в шаблоне.

   

3. В области сопоставления XML щелкните правой кнопкой мыши отношение, содержащее поля элемента управления содержимым, а затем щелкните Повторение.

   

   При использовании шаблона Word в приложениях для взаимодействия с клиентами для создания документа таблица будет заполнена несколькими строками данных.

   После включения в шаблон требуемых полей и выполнения нужного форматирования, сохраните его и отправьте в приложения Customer Engagement.

Шаг 4. Для администраторов: отправьте шаблон Word обратно в приложения Customer Engagement

После завершения подготовки шаблона Word сохраните его, чтобы можно было отправить шаблон в приложения для взаимодействия с клиентами.

Доступ к созданному шаблону Word зависит от того, как он был загружен, и от доступа согласно роли безопасности. Обязательно ознакомьтесь с разделом Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам.

Администраторы могут использовать страницу параметров, чтобы отправить шаблон Word в приложения для взаимодействия с клиентами. Шаблон, загруженный в параметрах, доступен всем пользователям в организации .

Для администраторов: отправьте шаблон Word в приложения Customer Engagement

1. Выберите Параметры>Шаблоны>Шаблоны документов.

2. Щелкните Загрузить шаблон.

3. Перетащите файл Word в диалоговом окне или найдите файл.

   

4. Нажмите кнопку Отправить.

   Пользователи без прав администратора могут отправить шаблон для собственного использования в списке записей.

Для пользователей без прав администратора, которые хотят создать личный шаблон: отправьте шаблон Word в приложения Customer Engagement

1. Откройте страницу со списком записей, например, список организаций клиентов в продажах.

2. Выберите один элемент, например организацию, затем щелкните Дополнительно (…) >Шаблоны Word>Создать шаблон Word.

3. Щелкните Шаблон Word>Отправить.

   

4. Перетащите файл Word в диалоговом окне или найдите файл.

5. Нажмите кнопку Отправить.

Шаг 5. Создайте документ из шаблона Word

Чтобы использовать созданный шаблон Word, выполните следующие действия:

1. Откройте запись с данными, по которым нужно создать документ. Например, откройте запись организации клиента в продажах.

2. Щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word, а затем в разделе Шаблоны Word выберите шаблон, который был только что создан.

   Если созданный шаблон не отображается, существует две причины:

   1. Отображаются только шаблоны, для выбранного типа записи (сущности). Например, если открыть запись возможной сделки, шаблон, созданный для сущности "Организация" не будет отображаться.

   2. Вам нужно обновить приложения Customer Engagement, чтобы увидеть шаблон. Обновите свой браузер или закройте и снова откройте приложения Customer Engagement.

   После выбора шаблона Word приложения для взаимодействия с клиентами создадут документ Word из выбранной записи.

Опробуйте образцы шаблонов Word

Есть пять шаблонов Word, включенных в приложения для взаимодействия с клиентами.

Образцы шаблонов Word были созданы с определенным типом записи (сущность). Вы сможете только применить шаблон к записями одного и того же типа.

Имя (название)	Сущность
Сводка по возможным сделкам	Возможная сделка (область продаж)
Сводка по кампании	Кампания (область маркетинга)
Сводка обращения	Обращение (область сервиса)
Счет	Счет (область продаж)
Сводка организации	Client_Account (области продаж, сервиса и маркетинга)

Применение образца шаблона Word

1. Откройте запись со сведениями о типе сущности, соответствующем образцу шаблона. Например, откройте запись организации клиента в продажах, чтобы применить шаблона "Сводка по организации".

2. Щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word, а затем в разделе Шаблоны Word выберите образец шаблона.

   Откройте созданный шаблон Word и изучите его.

Заметка

Вы можете просматривать, но не редактировать шаблоны, включенные в приложения Customer Engagement.

Дополнительные рекомендации

Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам

Администраторы могут управлять доступом к шаблонам Word с некоторой детализацией. Например, можно продавцу можно дать права на чтение, но не на запись для шаблона Word.

1. Щелкните Параметры>Безопасность>Роли безопасности.

2. Выберите роль и перейдите на вкладку "Управление бизнесом".

3. Выберите Шаблон документа, чтобы настроить доступ для доступных шаблонов для всей организации. Выберите Личный шаблон документа для шаблонов с общим доступом для отдельных пользователей.

4. Щелкните кружки, чтобы изменить уровень доступа.

   

Списки в созданных документах располагаются в другом порядке по сравнению с записями

Списки записей, созданных из пользовательского шаблона, могут не отображаться в том же порядке в документах Word, что и в приложениях для взаимодействия с клиентами. Записи отображаются в порядке времени и даты создания.

Проблема с языками с письмом справа налево

Содержимое на языках с письмом справа налево (RTL) может иметь некоторые проблемы с форматированием в файле Word после создания документа.

См. также

Анализ данных с помощью шаблонов Excel

Устранение неполадок в шаблонах Word