Создание стандартных документов с помощью шаблонов Word

После создания и импорта шаблонов Office Word в приложения для взаимодействия с клиентами (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation) пользователи выбирают одну кнопку, чтобы создать стандартные документы, автоматически заполненные данными. Эта функция имеет некоторые особые аспекты, которые необходимо знать, чтобы успешно создавать шаблоны Word.

Предупреждение

Существует известная проблема при создании шаблонов в Word. Чтобы предотвратить взаимодействие, которое может потенциально дестабилизировать Word, просмотрите и следуйте указаниям, приведенным в руководстве по устранению известной проблемы при создании шаблонов в этой статье.

Поддерживаемые версии Word

Area	версия Word
Создание шаблона Word	2013, 2016
Использование документа Word, созданного в приложениях для взаимодействия с клиентами	2010, 2013, 2016

Замечание

Документы Word с поддержкой макросов (DOCM) не поддерживаются.

Выполните действия, описанные в этой статье, чтобы успешно создавать и использовать шаблоны Word в приложениях для взаимодействия с клиентами.

Шаг 1. Создание шаблона Word

Вы можете создать шаблон Word из Центра администрирования Power Platform или из записи в приложениях для взаимодействия с клиентами. Создание шаблона из Центра администрирования делает его доступным для всех пользователей в организации, при создании шаблона из записи создается личный шаблон, доступный только для вас.

Создание шаблона Word из Центра администрирования Power Platform

Для доступа требуется достаточно разрешений, таких как роль системного администратора или настройщика системы. Сведения о проверке роли безопасности см. в разделе Просмотр профиля пользователя. Если у вас нет правильных разрешений, обратитесь к системному администратору.

1. Войдите в центр администрирования Power Platform.
2. В области навигации выберите Управление.
3. На панели Управление выберите Среды.
4. На странице "Среды" выберите среду и выберите "Параметры " на панели команд.
5. Разверните шаблоны и выберите шаблоны документов.
6. На странице "Доступные шаблоны" перейдите на панель команд и выберите "Скачать>шаблон Word".
7. В диалоговом окне 'Загрузка файла для создания шаблона' выберите сущность, для которой вы хотите создать шаблон.
   
8. Укажите связи сущностей, которые необходимо использовать в шаблоне. Например, если выбрать сущность "Учетная запись", можно указать связь 1:N с сущностью Contact, чтобы включить контактные данные в шаблон. Дополнительные сведения о отношениях см. в разделе "Что такое отношения 1:N, N:1 и N:N"?

   Замечание

   • Связи, выбранные на этом экране, определяют, какие сущности и поля доступны позже при определении шаблона Word.
   • Выберите только связи, которые необходимо добавить в шаблон Word.
9. Выберите «Скачать», чтобы загрузить файл Word на локальный компьютер, в который экспортированная сущность включена в виде данных XML.

   Important

   Вы можете использовать только шаблон документа в среде, в которой вы скачали его. Миграция между средами для шаблонов Word или Excel не поддерживается.

Создание личного шаблона Word из записи

В качестве пользователя Dynamics 365 вы можете создать личный шаблон Word, который можно использовать для собственных документов продаж. Эти шаблоны доступны только для вас. Следующие шаги предназначены для Dynamics 365 Sales, но процесс аналогичен другим приложениям для взаимодействия с клиентами.

1. Войдите в приложение Центр продаж.
2. Выберите сущность, для которой нужно создать шаблон. Например, если вы хотите создать шаблон для учетных записей клиентов, выберите "Учетные записи".
3. Откройте любую запись. На панели команд выберите шаблоны Word>Скачать шаблон. Сущность выбирается по умолчанию на основе записи, которую вы открыли.
4. Укажите связи сущностей, которые необходимо использовать в шаблоне. Например, если выбрать сущность account, можно указать связь 1:N с сущностью Contact, чтобы включить контактные данные в шаблон. Дополнительные сведения о отношениях см. в разделе "Что такое отношения 1:N, N:1 и N:N"?

   Замечание

   • Связи, выбранные на этом экране, определяют, какие сущности и поля доступны позже при определении шаблона Word.
   • Выберите только связи, которые необходимо добавить в шаблон Word.
5. Выберите «Скачать», чтобы загрузить файл Word на локальный компьютер, в который экспортированная сущность включена в виде данных XML.

   Important

   Вы можете использовать только шаблон документа в среде, в которой вы скачали его. Миграция между средами для шаблонов Word или Excel не поддерживается.

Каковы отношения 1:N, N:1 и N:N?

Для этого экрана требуется понимание вашей структуры данных приложений Customer Engagement. Администратор или специалист по настройке могут предоставлять сведения о связях сущностей. Сведения для администраторов см. в разделе Обзор отношений сущностей.

Ниже приведено несколько примеров отношений сущности "Организации".

Связь	Description
	Учетная запись может иметь несколько контактов.
	У потенциального клиента, учетной записи или контакта может быть несколько учетных записей.
	Учётная запись может иметь несколько маркетинговых списков. Маркетинговый список может иметь несколько аккаунтов.

Замечание

Чтобы обеспечить быструю загрузку документов, возвращаются только до 100 связанных записей для каждой связи. Например, если вы экспортируете шаблон для учетной записи и хотите включить список контактов, документ возвращает не более 100 контактов учетной записи.

Шаг 2. Включение вкладки разработчика

Откройте файл шаблона Word. На этом этапе документ будет пустым.

Чтобы просмотреть и добавить XML-данные приложений для взаимодействия с клиентами, необходимо включить вкладку "Разработчик Word".

1. Перейдите к Файл>Параметры>Настройка ленты и включите Разработчик.

   

2. Нажмите кнопку "ОК".

   Developer теперь отображается на ленте Word.

   Инструмент разработчика на ленте Word.

Избегайте известной проблемы при создании шаблонов

Существует известная проблема с шаблонами Word, созданными некоторыми приложениями для взаимодействия с клиентами, и Office Word. Следуйте инструкциям в этом разделе, чтобы предотвратить проблемы с полями элементов управления, прежде чем переходить к шагу 3 , где вы добавляете поля управления содержимым XML в шаблон Word.

Предупреждение

Некоторые действия могут привести к заморозке Word, требуя использовать диспетчер задач для остановки Word.

• Вы вставляете элемент управления содержимым, отличный от Рисунок или Обычный текст.
• Вы вносите изменение в текст, например изменяете регистр букв или добавляете текст в элемент управления содержимым. Эти изменения могут возникнуть в функции автозамены, как и правки пользователя. По умолчанию функция автозамены Microsoft Word исправляет первую букву предложений на прописную. При добавлении поля управления содержимым Word видит его как новое предложение и прописывает его при перемещении фокуса в сторону от поля.

Добавляйте только поля как обычный текст или изображение

Область сопоставления XML используется для добавления полей сущностей в шаблон Word. Обязательно добавляйте только поля как обычный текст или изображение.

Не вносите изменения в текст добавленного элемента управления содержимым

Можно отформатировать поля элемента управления содержимым, например сделать их полужирным или изменить цвет шрифта. Однако не вносите текстовые изменения в поля элемента управления содержимым, включая изменения прописи.

Если у вас возникают проблемы с зависанием Word или снижением производительности, попробуйте отключить AutoCorrect.

Отключите автозамену

1. При открытии файла шаблона в Word Перейдите в раздел File>Options>Proofing>AutoCorrect Options.

   >

2. Снимите заглавную букву предложений и автоматически используйте предложения из средства проверки орфографии.

   

3. Замените дефисы (--) на тире (-) на вкладках "Автоформат" и "Автоформат как вы набираете текст".

4. Нажмите кнопку "ОК".

Шаг 3. Определение шаблона

Используйте область сопоставления XML для определения шаблона Word с полями сущностей.

1. В шаблоне Word выберите Developer>XML Mapping Pane, чтобы выбрать схему XML по умолчанию.

   выберите панель сопоставления XML на ленте Word

   

2. Выберите XML-схему. Она начинается с urn:microsoft-crm/document-template/.

   

   Important

   Если у вас часто происходят случайные изменения, которые вызывают зависание Word или ухудшение производительности, обязательно отключите параметры автозамены в соответствии с разделом Избегайте известной проблемы при создании шаблонов.

3. Разверните сущность, щелкните ПКМ поле сущности и выберите Вставить элемент управления содержимым>Простой текст.

   

   Поле сущности добавляется в шаблон Word.

   

   Добавьте дополнительные поля сущности, добавьте описательные метки и текст и отформатируйте документ.

   Завершенный шаблон может выглядеть так:

   

   Некоторые заполненные поля элемента управления содержимым нередко имеют нескольких строк данных. Например, организации имеют более одного контакта. Чтобы включить все данные в шаблон Word, задайте для поля управления содержимым состояние повторения.

Настройка полей элемента управления содержимым для повторения

1. Поместите полях с повторяющимися данными в строку таблицы.

2. Выберите всю строку таблицы в шаблоне.

   

3. В области сопоставления XML щелкните правой кнопкой мыши связь, содержащую поля элемента управления содержимым, и выберите "Повторить".

   

   При использовании шаблона Word в приложениях для взаимодействия с клиентами для создания документа таблица заполняется несколькими строками данных.

   После включения в шаблон требуемых полей и выполнения нужного форматирования, сохраните его и отправьте в приложения Customer Engagement.

Шаг 4. Отправка шаблона Word обратно в приложения для взаимодействия с клиентами

Если вы создали нужный шаблон Word, сохраните его таким образом, чтобы его можно было передать в приложения для взаимодействия с клиентами.

Доступ к недавно созданному шаблону Word зависит от способа его загрузки и прав доступа, предоставленных роли безопасности. Обязательно ознакомьтесь с разделом Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам.

Администраторы могут использовать страницу "Параметры" для отправки шаблона Word в приложения для взаимодействия с клиентами. Все пользователи в вашей организации могут использовать шаблон, загруженный в Параметры.

Отправка шаблона Word из Центра администрирования Power Platform

1. Войдите в центр администрирования Power Platform.

2. В области навигации выберите Управление.

3. На панели Управление выберите Среды.

4. На странице "Среды" выберите среду и выберите "Параметры " на панели команд.

5. Выберите шаблоны документов>.

6. На странице "Представление доступных шаблонов " выберите " Отправить шаблон>Word" на панели команд.

7. Перейдите к файлу шаблона, который требуется отправить.

   

8. Выберите Отправить.

   Пользователи без прав администратора могут загрузить шаблон для собственного использования из списка записей.

Отправка личного шаблона Word из записи

1. Откройте запись для типа сущности, соответствующего созданному шаблону. Например, откройте запись учетной записи клиента в Sales, если вы создали шаблон учетной записи.

2. На панели команд выберите Шаблоны Word>Загрузить шаблон.

3. Перейдите к файлу и нажмите кнопку "Отправить".

Шаг 5. Создание документа из шаблона Word

Чтобы использовать созданный шаблон Word, выполните следующие действия.

1. Откройте запись, соответствующую типу сущности созданного шаблона. Например, откройте запись учетной записи клиента в Sales, если вы создали шаблон учетной записи.

2. На панели команд выберите "Шаблоны Word", а затем в разделе " Шаблоны Word " выберите созданный шаблон.

   Если вы не видите созданный шаблон, существует два варианта:

   • Вы выбрали тип записи (сущность), которая не соответствует шаблону. Система отображает только шаблоны, созданные для выбранного типа записи. Например, если открыть запись о возможности, вы не увидите шаблон, созданный на основе сущности Account.

   • Вам нужно обновить приложения Customer Engagement, чтобы увидеть шаблон. Обновите свой браузер или закройте и снова откройте приложения Customer Engagement.

   Система создает документ Word с данными из открываемой записи и загружает его на компьютер. Откройте документ, чтобы просмотреть данные и шаблон в действии.

Попробуйте примеры шаблонов Word

Приложения для взаимодействия с клиентами включают пять примеров шаблонов Word.

Примеры шаблонов Word предназначены для определенного типа записи (сущности). Шаблон можно применить только к записям одного типа записи.

Имя	Объект
Сводка по возможным сделкам	Возможность (сфера продаж)
Сводка по кампании	Кампания (область маркетинга)
Сводка дела	Обращение (область сервиса)
Invoice	Счет (область продаж)
Сводка организации	Client_Account (области продаж, сервиса и маркетинга)

Применение примера шаблона Word

1. Откройте запись с информацией, которая использует тип сущности, соответствующий образцу шаблона. Например, откройте запись организации клиента в продажах, чтобы применить шаблона "Сводка по организации".

2. На панели команд выберите "Шаблоны Word", а затем в разделе " Шаблоны Word " выберите пример шаблона.
   Система создает документ Word с данными из открываемой записи и загружает его на компьютер. Откройте документ, чтобы просмотреть данные и шаблон в действии.

Замечание

Примеры шаблонов предназначены служить отправной точкой для создания собственных шаблонов. Вы не можете изменить их.

Дополнительные рекомендации

Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам

Администраторы могут управлять доступом к Word шаблонам с некоторой степенью детализации. Например, можно предоставить продавцам доступ на чтение, но не на запись к шаблону Word.

1. Выберите Параметры>Безопасность>Роли безопасности.

2. Выберите роль и перейдите на вкладку "Управление бизнесом ".

3. Выберите Шаблон документа, чтобы настроить доступ для доступных шаблонов для всей организации. Выберите Личный шаблон документа для шаблонов с общим доступом для отдельных пользователей.

4. Выберите круги, чтобы настроить уровень доступа.

   

Списки в созданных документах не совпадают с порядком записей

Списки записей, созданные на основе пользовательского шаблона, могут не отображаться в том же порядке в документах Word, как и в приложениях для взаимодействия с клиентами. Приложение перечисляет записи в порядке их создания.

Проблема с языками с письмом справа налево

Содержимое на языках справа налево (RTL) может иметь некоторые проблемы форматирования в файле Word после создания документа.

См. также

Анализ данных с помощью шаблонов Excel

Устранение неполадок шаблонов Word