Краткие советы и операционные различия в отслеживании задач с помощью Microsoft Project и Team Foundation

Статья
08/11/2011

С помощью функций, доступных в Microsoft Project, можно составлять графики проектов; данные при этом сохраняются и становятся доступными в Team Foundation Server в качестве задач рабочих элементов. С помощью Microsoft Project можно управлять подробными сведениями, касающимися составления расписания задач, зависимостей задач и доступности ресурсов. Члены команды могут управлять рабочими элементами с помощью Team Foundation, а руководители проектов могут обновлять графики проектов и отслеживать работу по командам и проектам с помощью Microsoft Project.

Для синхронизации данных между планом проекта и Team Foundation важно регулярно выполнять публикацию и обновление задач. Публикация предполагает передачу в базу данных рабочих элементов изменений, внесенных к рабочие элементы в документе Microsoft Project или Microsoft Excel. Обновление предполагает обновление всех рабочих элементов в документе Microsoft Project или Microsoft Excel в соответствии с текущими значениями, хранящимися в базе данных рабочих элементов.

Важно!

Всегда сохраняйте локальную копию плана Microsoft Project, поскольку в ней содержатся данные, которые не сохраняются в Team Foundation Server.

В этом разделе

В следующих разделах описаны процедуры выполнения задач и даны советы.

Краткие советы по работе в Office Project, связанном с Team Foundation Server
Операционные различия между Office Project и Team Foundation Server

В следующих разделах представлены основные сведения о каждом шаге процесса составления расписания проектов и управления ими с помощью Microsoft Project; описаны задачи рабочих элементов в Team Foundation Server.

Шаг 1. Подключение к Team Foundation Server из Office Project
(Необязательно) Шаг 2. Настройка сопоставления данных между Office Project и Team Foundation Server
Шаг 3. Построение расписания.
Шаг 4. Назначение ресурсов.
Шаг 5. Публикация и обновление.

Краткие советы по работе в Office Project, связанном с Team Foundation Server

Чтобы достичь лучших результатов и избежать проблем, работая в Microsoft Project, выполните следующие действия.

Сохраните план Microsoft Project, поскольку в нем хранятся данные, которые не сохраняются в Team Foundation Server.
Обновите план проекта сразу после его открытия и продолжайте обновлять его периодически в процессе работы. В противном случае у вас могут возникнуть конфликты из-за несоответствия данных плана с данными в Team Foundation Server.
Составьте расписание задач в Microsoft Project, указав продолжительность задач, зависимости и прочие данные, которые могут быть использованы в Microsoft Project для вычисления начальных и конечных дат. Когда Microsoft Project публикует рабочие элементы в Team Foundation Server, по умолчанию начальные и конечные даты задач в Team Foundation доступны только для чтения. Microsoft Project не загружает данные о времени начала и завершения задач при обновлении плана.
Чтобы просмотреть поля Team Foundation, составьте расписание командного проекта с помощью представления диаграмм Ганта в Team System. В комбинированном режиме в представление диаграмм Ганта в Microsoft Project добавляются некоторые поля Team Foundation, а также изменяются имена некоторых полей Microsoft Project на имена полей, используемые в Team Foundation. Это представление используется в качестве представления по умолчанию при первом открытии рабочих элементов в Microsoft Project.
С помощью представления листа задач Team System можно упростить задачи по вводу данных и публикации рабочих элементов в Team Foundation Server. Это представление содержит набор всех полей Team Foundation, доступных для просмотра и изменения в Microsoft Project.
Каждой задаче можно назначить только один ресурс. Microsoft Project поддерживает выделение нескольких ресурсов на одну задачу, однако Team Foundation Server — нет. Если необходимо назначить задаче несколько ресурсов, разделите задачу на подзадачи и назначьте каждой из них по одному ресурсу. Публикуемым задачам присваивайте только ресурсы, являющиеся участниками команды Team Foundation.
Задайте в поле Публикация и обновление значение Да только для тех задач и элементов плана Microsoft Project, которые необходимо отслеживать в Team Foundation Server.
Опубликуйте изменения в Team Foundation Server после внесения изменений в задачи, для которых задано Публикация и обновление, чтобы свести к минимуму конфликты данных.

Операционные различия между управление работой в Office Project и Team Foundation Server

В следующей таблице содержится сводная информации об операционных различиях между Microsoft Project и Team Foundation Server.

Компонент	Office Project	Team Foundation Server	Рекомендуемые действия
Календарь командного проекта	Сохраняет неделю календаря командного проекта, в которой указана продолжительность рабочих дней, выходных и праздников.	Не отслеживается в неделе календаря, поэтому дни, когда работа не выполняется, не отслеживаются.	Для управления расписаниями проектов и функциями календаря командного проекта используется Microsoft Project.
Ограничения и зависимости задач	Позволяет задавать зависимости задач, типы зависимостей и время опережения и отставания, указывающее отношения между задачами в пределах расписания.	Отслеживает зависимости "предшественник-последователь" как связи между рабочими элементами в контексте, но не отслеживает типы зависимостей, время опережения и отставания, а также ограничения рабочих элементов.	Microsoft Project позволяет управлять и обновлять изменения в зависимостях и ограничениях.
Даты начала и окончания и количество часов работы	Применяемые к задачам ограничения определяют время, когда выполнение задач может быть начато и когда задачи должны быть выполнены. При изменении количества рабочих часов выполняется автоматический пересчет оставшегося объема работы и даты завершения задачи.	Хранит предполагаемые, выполненные и оставшиеся объемы работ, даты начала и завершения, но не выполняет пересчет значений полей при обновлении данных. Например, при использовании Сред. Командный обозреватель для увеличения срока выполнения задачи Team Foundation Server не обновляет дату завершения.	Microsoft Project используется для изменения дат начала и завершения работ, управления ими, а также для обновления вычисляемых значений полей оставшегося и выполненного объемов работ. Дополнительные сведения см. в разделе Ядро планирования Office Project.
Присвоение ресурсов	Поддерживает выделение нескольких ресурсов одной задаче.	Позволяет присваивать задаче только один ресурс.	В Microsoft Project каждой задаче можно назначить только один ресурс. Разделяет задачи на подзадачи для возможности присвоения им нескольких ресурсов. Дополнительные сведения см. в разделе Присвоение ресурсов.
Публикация и обновление	Изменения, внесенные в задачи в Microsoft Project, должны быть опубликованы, чтобы их можно было просмотреть в Team Foundation Server.	Необходимо обновить изменения, внесенные в рабочие элементы в Team Foundation Server, чтобы их можно было просмотреть в Microsoft Project.	В Microsoft Project достаточно опубликовать задачи, которые необходимо также отслеживать в Team Foundation Server. Это можно сделать, включив поле Публикация и обновление. Во избежание конфликтов не забывайте периодически обновлять план проекта. Дополнительные сведения см. в разделах Хранение и обработка данных и Шаг 5. Публикация и обновление.
Область и пути итерации	Максимальная длина пути — 256 символов.		Дополнительные сведения см. в разделе Создание и изменение областей и итераций.

Ядро планирования Office Project и публикация только полей с вычисляемой датой

Microsoft Project использует ядро планирования для определения дат начала и окончания задач. Следующие функции влияют на то, как ядро планирования вычисляет даты начала и окончания выполнения задач в Microsoft Project:

Неделя календаря командного проекта указывает продолжительность рабочих дней, выходные и праздники.
Зависимости задач, типы зависимостей и время опережения и отставания, указывающее отношения между задачами в пределах расписания.
Применяемые к задачам ограничения определяют время, когда выполнение задач может быть начато и когда задачи должны быть выполнены.
Доступность ресурсов для выполнения задач может приводить к увеличению или сокращению срока выполнения задач.

При определении дат начала и окончания сроков выполнения задач ядро планирования проверяет выполнение всех требований. Если нет явной причины ограничивать сроки начала или окончания выполнения задач, лучше позволить Microsoft Project вычислить даты самостоятельно на основании прочих данных, введенных другими участниками команды.

Чтобы защитить вычисляемые поля дат от перезаписи, Team Foundation присваивает полям даты начала и окончания работ доступ только для публикации. Это делает с помощью параметра PublishOnly="true" для определенных полей файла сопоставления проекта.

Эти параметры позволяют членам группы обновлять поля оставшихся трудозатрат и выполненных работ в Team Foundation, обновлять план проекта с использованием собственных значений, и дают возможность Microsoft Project вычислять дату окончания по мере необходимости.

Дополнительные сведения см. в разделе Файл сопоставления полей Microsoft Project.

Дополнительную информацию об ограничениях в отношении даты начала и окончания см. в справке по Microsoft Project.

Хранение и обработка данных

Если для управления графиком проекта, содержащего рабочие элементы Team Foundation, используется Microsoft Project, обработка данных выполняется в двух местах.

С помощью Team Foundation Server можно сохранять и отслеживать гораздо больше данных, чем с помощью Microsoft Project. В базе данных рабочих элементов Team Foundation можно хранить подробные описания всех рабочих элементов, журнал вносимых в них изменений, сведения для воспроизведения дефектов кода, документы, файлы и ссылки на наборы изменений, тестовые случаи и прочие связанные рабочие элементы. Team Foundation Server можно использовать для предоставления всем участникам команды доступа к тем рабочим элементам, которые они должны отслеживать, давая возможность управлять подробными сведениями, относящимися к выполняемой ими работе.

С помощью Microsoft Project можно обрабатывать только подмножество данных поля рабочего элемента и данные, не используемые и не хранимые в Team Foundation Server. Microsoft Project обрабатывает подробные данные о планировании, включая время опережения и отставания.

Шаг 1. Подключение к Team Foundation Server из Office Project

План Microsoft Project можно подключить к конкретному проекту Team Foundation и получить доступ к рабочим элементам этого проекта. Чтобы подключиться к проекту Team Foundation, необходимо наличие подключения к сети. Подключение к проекту также требуется для выполнения следующих действий:

Импорт рабочих элементов из Team Foundation Server в Microsoft Project
Добавление новых задач в Microsoft Project с последующей их публикацией как рабочих элементов в Team Foundation Server
Публикация обновлений в Team Foundation Server — действие необходимое для отслеживания хода выполнения работ и пересмотра расписания
Извлечение данных о рабочих элементах, перечисленных в Microsoft Project, которые были обновлены, в частности, если обновлены предполагаемые объемы работ, выполненные работы и оставшиеся трудозатраты.
Публикация обновлений в Team Foundation Server после работы в автономном режиме.

Дополнительные сведения о подключении к Team Foundation Server см. в разделе Работа в приложениях Microsoft Excel и Microsoft Project, подключенных к серверу Team Foundation Server. Дополнительные сведения о работе в автономном режиме см. в разделе Работа вне сети и повторное подключение к Team Foundation Server.

(Необязательно) Шаг 2. Настройка сопоставления данных между Office Project и Team Foundation Server

При публикации или обновлении задач в Microsoft Project данные задач обновляются на основании сведений, содержащихся в файле сопоставления. Файл сопоставлений определяет порядок сопоставления полей задач с полями в Team Foundation.

Можно настроить поведение Microsoft Project при публикации или обновлении задач. Можно указать, какие поля Microsoft Project соответствуют полям Microsoft Project. Можно настроить так, чтобы поля только публиковались или же публиковались и обновлялись. Можно указать дополнительные поля для ссылок и вложений, а также поля синхронизации.

Дополнительные сведения см. в разделе Настройка сопоставления полей Microsoft Project.

Сопоставление полей и шаблонов процессов MSF

при создании рабочего элемента задачи с помощью шаблона процесса Microsoft Solutions Framework (MSF), нельзя изменить даты начала и окончания с помощью Сред. Командный обозреватель. В форме рабочего элемента задачи поля даты начала и даты окончания доступны только для чтения.

Кроме того, шаблоны процессов MSF обеспечивают настройку файла сопоставления полей Microsoft Project таким образом, что значения полей даты начала и даты окончания доступны только для публикации. В результате этого участники команды могут изменять даты начала и окончания только в Microsoft Project, а обновленные даты расписания публикуются в Team Foundation Server, но не обновляются в плане Microsoft Project.

Кроме того, поля Исходная оценка, Оставшаяся работа и Завершенная работа сводки или родительских задач сохраняются в Microsoft Project, но не публикуются в Team Foundation. При использовании Microsoft Project для создания родительских и дочерних задач Microsoft Project присваивает родительским задачам сумму часов, определенных для всех соответствующих дочерних задач. Однако часы, отслеживаемые по суммарным и дочерним задачам, отображаются в отчетах Team Foundation как учтенные дважды. Для решения этой проблемы суммарные часы при объединении данных Microsoft Project и Team Foundation Server подавляются. Атрибут IfSummaryRefreshOnly файла сопоставления Microsoft Project подавляет при обновлении данных часы, присвоенные суммарным задачам. Сводку часов для суммарных задач можно просмотреть в Microsoft Project, но не в Team Foundation.

Файл сопоставления можно изменить таким образом, чтобы поля дат начала и окончания обновлялись из Team Foundation Server. Также можно изменить определение типа рабочего элемента, чтобы поля дат начала и окончания были доступны для чтения и записи были доступны. Однако это не рекомендуется по причинам, указанным выше. Дополнительные сведения см. в разделе Файл сопоставления полей Microsoft Project.

Шаг 3. Построение расписания.

Построение расписания выполняется один из следующих двух способов:

Создание расписание с помощью Microsoft Project с последующей публикацией выбранных рабочих элементов в Team Foundation Server. Дополнительные сведения см. в разделе Создание рабочих элементов из задач Microsoft Project.
Импорт задач рабочих элементов из Team Foundation Server, добавление новых задач, установка дат начала, составление последовательностей задач, оценка продолжительности задач, создание отношений между задачами, назначение ресурсов и публикация обновлений в Team Foundation Server. Дополнительные сведения см. в разделе Создание плана Microsoft Project из рабочих элементов Team Foundation.

Создание суммарных задач и подзадач

Расписание задач можно составлять в виде последовательности или набора подзадач, используя средства Microsoft Project, и сохранять отношения между ними в Team Foundation. Также можно создавать дополнительные отношения между рабочими элементами, чтобы обеспечить поддержку отслеживания хода выполнения проекта. Эту задачу можно выполнить, используя следующие средства:

С помощью встроенных средств Microsoft Project можно задать последовательность задач, задачи и отношения между подзадачами. При публикации плана Team Foundation создает между рабочими элементами связи "предшественники-последователи" и "родители-потомки". Эти связи хранятся как в плане проекта, так и в Team Foundation.
Для создания других типов связей между задачами используется пункт Ссылки и вложения меню "Группа". Например, можно создать связанную ссылку между двумя и более задачами и сохранить это отношение в Team Foundation.

Примечание

Все рабочие элементы, которые связаны с задачами, выбранными для импорта в Microsoft Project, и тип связи которых соответствует "предшественник-последователь" или "родитель-потомок", отображаются в плане проекта.

Дополнительные сведения о создании суммарных задач и подзадач см. в разделе Последовательность или подчиненные задачи в Office Project.

Просмотр и изменение полей задач Team Foundation

Представления Microsoft Project содержат данные, организованные таким образом, чтобы это позволило отслеживать ход выполнения проекта. Представления формируются из компонентов, в состав которых входят таблицы, фильтры и группы. Помимо представлений, присущих Microsoft Project, каждый план Microsoft Project, связанный с Team Foundation Server, имеет два дополнительных представления:

С помощью представления диаграмм Ганта в Team Foundation можно составлять расписание работ в командном проекте. В комбинированном режиме в представление диаграмм Ганта в Microsoft Project добавляются некоторые поля Team Foundation, а также изменяются имена некоторых полей Microsoft Project на имена полей, используемые в Team Foundation. Это представление используется в качестве представления по умолчанию при первом открытии рабочих элементов в Microsoft Project.
С помощью представления листа задач Team Foundation можно упростить задачи по вводу данных и публикации рабочих элементов в Team Foundation Server. Это представление Team Foundation содержит набор всех полей Team Foundation, доступных для просмотра и изменения в Microsoft Project.

Также можно создавать представления. Например, можно создать представление, которое помогает контролировать ход выполнения проекта, или другое представление, в котором отражается степень загрузки ресурсов. После создания представления его можно использовать, копировать или предоставлять к нему общий доступ.

Одним из компонентов, который можно использовать в представлениях, являются таблицы. План Microsoft Project, связанный с Team Foundation Server, предоставляет следующие таблицы.

Командный обозреватель. Отслеживание. Эта таблица используется для отображения столбцов, которые выводятся в представлении Диаграмма Ганта Team Foundation.
Командный обозреватель. Полная. Эта таблица используется для отображения столбцов, которые выводятся в представлении Лист задач Team Foundation. В таблице представлены все поля, которые передаются между ofprproject и Team Foundation Server.

Также можно определять новые таблицы и копировать имеющиеся. Дополнительные сведения представлениях Microsoft Project и таблицах см. в разделах справки по Microsoft Project.

Шаг 4. Назначение ресурсов.

Microsoft Project может присваивать ресурсы задачам так, что они остаются крайне гибкими, но созданные данные не могут быть сохранены в Team Foundation Server. Если воспользоваться этими преимуществами в Microsoft Project, то можно опубликовать задачи в Team Foundation Server. Во избежание проблем при присвоении ресурсов в Microsoft Project выполняйте следующие рекомендации:

Каждой задаче назначайте только один ресурс. Это ограничение можно обойти, разделив задачу на подзадачи и присвоив каждой из них отдельный ресурс.
Назначайте каждый ресурс на весь рабочий день, а не часть дня.

Если задаче присвоено более одного ресурса в Microsoft Project и предпринимается попытка публикации изменений в Team Foundation Server, рабочий элемент создаст ошибку публикации.

Важно!

Программа Microsoft Project не заполняет список полей Названия ресурсов именами участников команды.Поэтому необходимо вручную добавить имена в список.При назначении рабочего элемента ресурсу в программе Microsoft Project, необходимо указать ресурс с помощью отображения имени из доменных служб Active Directory (AD DS) или адресной книги.Если выполнить назначение рабочего элемента для ресурса по псевдониму и другой сокращенной форме имени, то это может ввести несогласованность, которая приведет к ошибкам проверки.

Шаг 5. Публикация и обновление.

Чтобы получить последние изменения, внесенные участниками команды, необходимо измененные в Microsoft Project задачи опубликовать в Team Foundation Server и обновить рабочие элементы, обновленные после последнего открытия плана Microsoft Project.

При работе в Microsoft Project учитывайте следующие рекомендации и замечания.

Всегда обновляйте план проекта непосредственно после открытия документа, чтобы в нем отображались актуальные данные. Изменения, вносимые в Team Foundation Server, не будут отображены в документе Microsoft Project, пока он не будет обновлен.

Примечание

Документ не выполняет автоматическое обновление при открытии.
Задайте в поле Публикация и обновление значение Да только для тех задач и элементов, которые необходимо отслеживать в Team Foundation Server. Вы сами определяете, какие рабочие элементы в плане Microsoft Project должны публиковаться и обновляться. Дополнительные сведения см. в разделе Публикация или обновление рабочих элементов в Office Project.
Всегда выполняйте публикацию до обновления документа. Если вначале выполнить обновление, внесенные в план изменения могут быть переписаны новыми данными из базы данных.
Если ведется работа с рабочими элементами суммарных задач и обнаруживается, что в отчетах часы засчитываются дважды, необходимо вручную исправить сведения. Дополнительные сведения см. в разделе Устранение неточностей опубликованных сводных значений.

См. также

Поделиться через