Поделиться через

Проектирование сайта центра записей (Office SharePoint Server)

  • Статья

Содержание

  • Обзор сайта центра записей

  • Планирование библиотек документов для хранения записей

  • Планирование метаданных

  • Планирование таблицы маршрутизации записей

Для управления записями в Microsoft Office SharePoint Server 2007 разработчики сайтов и ответственные за ведение записей должны спланировать и реализовать сайт центра записей. Сайт, основанный на шаблоне сайта центра записей, содержит функции, которые можно использовать для реализации плана файлов и управления записями при их хранении.

Проектирование сайта центра записей охватывает четыре этапа.

  1. Планирование библиотек документов на основе плана файлов, необходимых для хранения записей.

  2. Планирование метаданных для каждого типа записей и определение столбцов в библиотеках документов, в которых будут содержаться и отображаться метаданные.

  3. Планирование политик для каждого типа записей для определения времени хранения и требований к аудиту с целью выполнения законодательных обязательств предприятием.

  4. Планирование таблицы маршрутизации для сопоставления каждого типа записи соответствующей библиотеке на сайте центра записей, исходя из анализа активного контента, которое станет записями. При отправке записи в сайт центра записей программным образом или через пользовательский интерфейс, эта таблица используется для определения способа классификации документа в рамках плана файлов.

Обзор сайта центра записей

Шаблон сайта центра записей Office SharePoint Server 2007 предназначен для реализации управления записями и их хранения.

Совместное использование стандартных функций Office SharePoint Server 2007 со специализированными возможностями управления записями обеспечивает следующие функциональные возможности сайта центра записей:

  • Маршрутизация записей   При отправке документа в сайт центра записей способом по умолчанию, например при помощи команды Отправить в центр записей или через программируемый интерфейс, запись направляется в соответствующую библиотеку документов на основе ее типа. Связь между типами входящих записей и связанными с ними библиотеками документов контролируется таблицей маршрутизации записей. Описание см. далее в этой статье в разделе Планирование таблицы маршрутизации записей.

    При отправке записи в сайт центра записей с самой записью отправляются дополнительные сведения. Такие сведения включают историю аудита записи, хранящуюся в файле XML, а также все другие метаданные записи, хранящиеся как в файле XML, так и в столбцах метаданных на сайте центра записей.

  • Применение политики   Office SharePoint Server 2007 включает следующие возможности политики, призванные помочь при управлении записями:

    • Аудит   Регистрация событий и операций с документами. В контексте управления записями аудит полезен для учета пользователей, просматривающих и обращающихся к данным сайта центра записей.

    • Прекращение действия   Указание срока хранения записи и действия, выполняемого по истечении срока хранения, такого как запуск рабочего процесса утверждения ликвидации. В контексте управления записями период хранения обычно начинается после сохранения записи на сайте центра записей.

    • Штрихкоды   Присвоение уникального штрихкода и числового значения каждой записи. Значение штрихкода хранится и индексируется вместе с электронной версией записи. В контексте управления записями штрихкоды полезны для хранения и отслеживания физических записей. Если для записей в библиотеке имеются бумажные версии, штрихкоды позволяют сопоставлять бумажные версии с их электронными копиями. Описание планирования хранения физических записей см. в разделе Планирование хранения физических записей.

  • Программируемый интерфейс   Комплексное решение управления записями позволяет переносить записи в систему управления записями из всех источников записей в организации. Программируемый интерфейс сайта центра записей обеспечивает способ отправки файла, его связанных метаданных и истории аудита в сайт центра записей в рамках бизнес-процесса. Это позволяет настроить любую систему управления документами для отправки файлов в сайт центра записей. Можно также добавить модули, расширяющие классификацию входящих записей, например, классифицирующие записи на основе значений их метаданных.

    Кроме расширения интерфейса для переноса записей в сайт центра записей, можно также расширить другие возможности сайта центра записей. Например, можно реализовать дополнительные возможности политики, отвечающие уникальным требованиями компании.

  • Удержание   Сайт центра записей Office SharePoint Server 2007 дает возможность приостановки политики истечения срока действия записей. Ответственные за управление записями могут воспользоваться функцией удержания, позволяющей создать "удержания" по именам, предотвращающие истечение срока действия записей и защищающие их от удаления. Например, в случае внутренней аудиторской проверки или расследования, удержание некоторых записей гарантирует их доступность для предоставления до тех пор, пока аудит или расследование не будет завершено.

Планирование библиотек документов для хранения записей

Самым простым подходом к планированию библиотек документов для хранения записей (который также рекомендуется в данном руководстве) является создание библиотеки документов для каждого типа записи в плане файлов (см. раздел Подготовка плана файлов (Office SharePoint Server)). Например, каждую запись в следующем примере плана файлов можно сохранить в отдельной библиотеке:

Записи Описание Носитель Категория записей Хранение Ликвидация Контактное лицо

План 401K

Описание плана льгот для сотрудников.

Веб-страницы

Планы льгот для сотрудников

X лет

Нет

Олег Туманов

План страхования

Описание плана страхования для сотрудников.

Электронные документы

Планы льгот для сотрудников

X лет

Нет

Олег Туманов

Пресс-релизы

Информация о продуктах и услугах.

Электронные документы

Информация о связях с общественностью

X лет

Архивация

Ольга Костерина

Газетные статьи

Новости и продуктах и услугах.

Бумажный

Информация о связях с общественностью

X лет

Архивация

Ольга Костерина
Действие листа

Чтобы помочь планированию библиотек документов для хранения записей, запишите каждый тип записи и присвойте его библиотеке документов. Для записи сведений о библиотеке, таких как сведения о применяемых политиках и столбцах метаданных для добавления, используйте Таблицу "Библиотека документов для хранения записей" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x419) (на английском языке) для каждой библиотеки.

Планирование метаданных

Следующим шагом после планирования библиотек для хранения записей является выбор метаданных для определения каждой библиотеки. Во внимание следует принять две категории метаданных.

  • Метаданные записей

  • Дополнительные метаданные

Планирование метаданных записей

Метаданные записей передаются вместе с записью при ее отправке в сайт центра записей. Определение оптимальности метаданных для типа записи зависит от самого типа записи и может требовать обсуждения между ответственными за управление записями и управляющими контентом на действующих серверах. После того как установлено, что были созданы соответствующие метаданные, и их сохранения для типа записи, можно настроить целевую библиотеку документов для такого типа записи для хранения метаданных вместе с записью. При отправке записи в конечную библиотеку документов происходит следующее.

  • Имена и значения каждого столбца метаданных, связанные с ними, сохраняются вместе с записью в файле XML в скрытой папке "_properties", создаваемой в конечной библиотеке.

  • Значения метаданных копируются в соответствующие столбцы в конечной библиотеке.

Для каждого столбца метаданных для типа записи определите столбец в целевой библиотеке документов, соответствующий имени и типу входящего столбца. Чтобы задать отправку столбца вместе с записью и указать, что он должен иметь связанное с ним значение данных, в пользовательском интерфейсе Office SharePoint Server 2007 настройте столбец образом, чтобы он требовал данные. (Для этого установите параметр Требовать, чтобы этот столбец обязательно содержал данные.) Например, если исходные записи содержат столбец "Отдел" типа "Строка текста", определите столбец с таким именем и типом в целевой библиотеке документов.

Примечание

При отправке записи на хранение без необходимых метаданных (например, если не указано значение или отсутствует весь столбец), отправителю выдается запрос на недостающие метаданные. Если метаданные не будут указаны запись на хранение не принимается. При отправке документа программно (не из пользовательского интерфейса), файл помещается во временную промежуточную область, и сведения направляются обратно в вызывающую программу, которую необходимо обработать программно для предоставления отсутствующего столбца сведений прежде чем запись будет добавлена в целевую библиотеку.

Действие листа

В таблицу Библиотека документов для хранения записей (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x419) (на английском языке) запишите имя и тип каждого столбца метаданных записей, которые необходимо хранить вместе с записью, и укажите является ли столбец обязательным.

Планирование дополнительных метаданных

Наряду с отображением метаданных, связанных с сохраненными записями, может потребоваться добавление других столбцов сведений для отображения в библиотеках документов управления записями. Например, может потребоваться столбец "Ответственный за управление записями" для отображения имени лица в группе, ответственного за управление записями, хранящимися в библиотеке документов. Следует сделать замечание по столбцам, отправляемым вместе с записями: если такие столбцы определены как обязательные, отправителю записей будет выдаваться запрос на недостающие метаданные и запись не будет принята, пока метаданные не будут указаны. Чтобы отключить запрос значений дополнительных метаданных, не настраивайте столбцы как требующие данные.

Примечание

Столбцы можно определить для использования в нескольких библиотеках документов. Для этого их можно создать в галерее шаблонов столбцов, связанной с сайтом центра записей.

Действие листа

В таблицу Библиотека документов для хранения записей (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x419) (на английском языке) запишите имя и тип каждого столбца дополнительных метаданных, которые необходимо хранить вместе с записью, и укажите является ли столбец обязательным.

Планирование политик

Политика управления сведениями — это набор правил для отдельного типа контента. Каждое правило политики представляет собой "возможность политики". Например, возможность политики управления сведениями служит для определения срока хранения записи или действия с контентом, который необходимо проверить. Политики управления сведениями позволяют контролировать доступ к информации организации, управлять ее использованием и определять период хранения. Политики в системе управления записями должны настраиваться ответственными за управление записями для отражения законодательных обязательств компании.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 включает следующие возможности политики, способствующие управлению записями на сайте центра записей:

  • Аудит для подтверждения правильного управления записями.

  • Прекращение действия для управления сроком хранения записей на сайте центра записей.

  • Штрихкоды для отслеживания физических записей.

В зависимости от требуемого управления записями можно также взять или разработать собственные возможности политики, связанные с управлением записями и не включенные в Office SharePoint Server 2007, такие как политики цифровой подписи записей или преобразования записей в заданный формат.

При планировании политик для управления записями рекомендуется два варианта.

  • Если одна политика будет применяться к нескольким типам записей, например если эти записи входят в одну категорию, то для каждого набора типов записей следует создать отдельную политику семейства сайтов. Каждую политику семейства сайтов следует связать с соответствующими библиотеками документов.

    Действие листа

  • Если для типа записей требуются уникальные параметры политики, свяжите соответствующие возможности политики с библиотекой документов для такого типа записей и настройте их для библиотеки.

    Действие листа

    В таблицу Библиотека документов для хранения записей (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x419) (на английском языке) для библиотеки запишите решения о конфигурации политики.

    • Чтобы связать политику семейства сайтов с библиотекой документов исходя из категории записей содержимого библиотеки документов, в разделе политики в таблице запишите имя шаблона политики для такой категории записей.

    • Чтобы связать уникальные возможности политики непосредственно с библиотекой документов, в разделе политики в таблице укажите каждую возможность политики вместе с примечаниями о конфигурации для такой возможности.

Планирование таблицы маршрутизации записей

Таблица маршрутизации записей представляет собой список на сайте центра записей с указанием каждого типа записи, которая может быть отправлена в сайт центра записей, а также библиотеки для хранения записи. При отправке файлов в сайт центра записей при помощи команды Отправить в центр записей или через программируемый интерфейс, этот список используется для направления входящего файла в правильное местоположение.

Каждая запись в списке таблицы записей представляет собой элемент списка набора записей с указанием следующих сведений.

  • Заголовок и описание набора записей. Имя набора записей определяет тип элемента, который можно отправить в сайт центра записей для текущего набора записей. При отправке файлов в сайт центра записей с сервера на базе Office SharePoint Server 2007 или Windows SharePoint Services 3.0 имя должно соответствовать имени типа контента в библиотеке с активной записью. При отправке файлов из другого источника имя должно соответствовать документу, который можно отправить из источника файлов при помощи программируемого интерфейса.

  • Расположение (библиотека документов) для сохранения записей для текущего набора записей.

  • Список типов записей, называемых псевдонимами. Записи, которые можно отправить в сайт центра записей для этого набора записей, могут иметь другие имена. Например, если организация состоит из нескольких отделов, в которых используются разные имена для одного базового типа записей (такие как "контракты" или "соглашения"), для каждого имени, используемого для одного типа записей, можно определить псевдонимы.

    Если записи отправляются в сайт центра записей с сервера на базе Office SharePoint Server 2007 или Windows SharePoint Services 3.0, псевдонимы будут типами контента. Если записи поступают из другого источника файлов, псевдонимы должны соответствовать типам, которые можно указать для такого источника данных в программируемом интерфейсе.

Один набор записей в таблице маршрутизации записей должен определять библиотеку документов по умолчанию. При поступлении файла в сайт центра записей, который не соответствует псевдониму в списке маршрутизации записей, он перемещается в указанное расположение по умолчанию, откуда может быть вручную обработан ответственным за управление записями. Шаблон сайта центра записей содержит библиотеку документов "Неклассифицированные записи" и наборы записей в качестве начального расположения по умолчанию; рекомендуется сохранить этот набор записей по умолчанию.

При планировании таблицы маршрутизации записей рекомендуется придерживаться следующего подхода.

  1. Для каждой библиотеки записей, созданной на сайте центра записей, спланируйте создание записи в таблице маршрутизации записей.

  2. Набору записей присвойте заголовок, соответствующий основному типу записи, хранимой при помощи такого набора записей.

  3. Исходя из оценки активных документов в предприятии, получите список всех типов контента или других типов записей, которые можно отправить для текущего набора записей; они должны быть перечислены в плане файлов и будут псевдонимами для набора записей. Например, если на сайте центра записей отдела кадров принято решение о хранении всех пенсионных планов, страховых планов и планов 401k в библиотеке документов "Планы льгот для сотрудников", все эти типы записей будут указаны в качестве псевдонимов в записи набора записей для библиотеки документов "Планы льгот для сотрудников".

  4. Определите набор записей по умолчанию.

Действие листа

Для записи решений о каждом наборе записей, которые планируется создать в таблице маршрутизации записей, используйте таблицу Таблица маршрутизации записей (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x419) (на английском языке). Следует отметить, что каждая библиотека записей на сайте центра записей должна иметь набор записей.

Таблицы

Следующие таблицы в рамках этой статьи помогут при планировании развертывания

Загрузка данной книги

Для удобства чтения и печати этот раздел включен в следующую книгу, доступную для загрузки:

Полный список доступных книг см. на веб-сайте Загружаемый контент для Office SharePoint Server 2007.

См. также

Понятия

Разработка архитектуры центра записей