Планирование хранения физических записей

Статья
06/12/2012

Содержание:

Использование Office SharePoint Server для управления физическими записями
Планирование хранения физических записей
Таблица

В этой статье освещаются задачи по планированию, касающиеся хранения физических записей с помощью служб Microsoft Office SharePoint Server 2007. Как и в случае с цифровыми элементами, например, электронными документами и сообщениями электронной почты, физический элемент может быть записью, которой требуется управление. Используя службы Office SharePoint Server 2007 в качестве системы хранения и извлечения физических записей можно внедрить решение по управлению как электронными, так и физическими записями.

Физические записи, управляемые с помощью служб Office SharePoint Server 2007, могут включать любые нецифровые элементы, например, печатные документы, DVD, видеопленки, другие носители и даже оборудование, например, образцы продукции. Можно управлять отдельными физическими элементами или наборами элементов, например, ящиком связанных документов.

Примечание

Правильно разработанная система управления записями обеспечивает юридическую защиту организации, помогает ей выполнять нормативные требования и увеличивать эффективность путем удаления устаревших электронных и физических элементов, которые не являются записями. Определением, какие электронные и физические элементы в организации являются записями, занимаются управляющие корпоративными записями, контролеры соответствия требованиям и юристы. Тщательно классифицируя все корпоративное содержимое в организации, они обеспечивают хранение записей в течение надлежащего периода времени.

Использование Office SharePoint Server для управления физическими записями

В этом разделе представлены компоненты служб Office SharePoint Server 2007, которые необходимо учесть при планировании решения по управлению записями, позволяющего хранить и удалять физические записи.

Физические записи и сайт центра записей

Центр записей Office SharePoint Server 2007 — это шаблон сайта, предназначенный для реализации управления и хранения записей. Он предусматривает функции управления записями, например, применение политик, блокировка и маршрутизация записей и имеет полностью программируемый интерфейс. Полный обзор сайта центра записей см. Проектирование сайта центра записей (Office SharePoint Server).

Сайт центра записей предназначен для управления электронными и физическими записями. Это позволяет работать с обоими типами записей, включая их в один и тот же план файлов, применять одни и те же типы метаданных как к электронным, так и физическим записям и связывать при необходимости одни и те же политики с ними. Можно либо управлять электронными и физическими записями в одном сайте центра записей, либо использовать один сайт центра записей для электронных записей, а другой — для физических записей.

При планировании управления физическими записями в сайте центра записей следует принимать во внимание ряд рекомендаций:

Используйте списки вместо библиотек документов для отслеживания физических записей. Дополнительные сведения см. в разделе Списки и физические записи.
Поскольку фактическое хранение физического элемента происходит отдельно, пользователи не "отправляют" физический элемент в сайт центра записей через пользовательский интерфейс (или с помощью настройки на основе программируемого интерфейса). Вместо этого управляющие записями добавляют новые физические записи в сайт, создавая новые элементы в списках, служащих для управления записями, и создавая связанные компоненты (см. следующий пункт) для управления физическими записями с помощью списков Office SharePoint Server 2007. Обычно новые элементы списков добавляются в списки программным способом, например, с помощью специального рабочего процесса.

Примечание

Нет необходимости добавлять физические записи в таблицу маршрутизации записей в сайте центра записей, которая отправляет электронные записи в соответствующие библиотеки документов, но не маршрутизирует физические записи.

В списки рекомендуется добавлять дополнительные возможности, например, специальные рабочие процессы, чтобы обеспечить специальные процессы для физических записей, например контроль запасов, управление хранилищем, передачу владения и удаление физических записей.

Списки и физические записи

В отличие от электронных записей, например, документов, и хранение, и управление которых происходит в библиотеках документов Office SharePoint Server 2007, физические записи хранятся в соответствующем физическом месте в зависимости от типа элемента. Для отслеживания размещений, владельцев, состояния и других сведений о физических записях, а также для ведения их жизненных циклов вместо библиотек документов в сайте центра записей следует использовать списки Office SharePoint Server 2007. После добавления в список элемента, представляющего физическую запись, им можно управлять с помощью тех же компонентов управления записями, которые доступны в библиотеках документов для цифровых записей:

Метаданные Метаданные в службах Office SharePoint Server 2007 реализуются в форме столбцов со сведениями, которые отображаются в списках или библиотеках документов. Управляющие записями используют метаданные для записи сведений о записях, например, их описаний, типов носителей, категории записи, размещения каждого элемента, значения для штрих-кода и владельца записи. С помощью коллекции столбцов сайта из сайта центра записей можно определять столбцы метаданных, которые используются как для электронных, так и для физических записей. Это позволяет хранить одни и те же сведения о записях независимо от их носителей, а также упрощает поиск и извлечение электронных и физических записей с помощью свойств элементов списка и библиотеки. Дополнительные сведения о столбцах и метаданных сайтов см. в разделе Планирование типов содержимого (Office SharePoint Server).
Рабочие процессы Можно связать рабочий процесс со списком. Физические элементы, представленные в списке, в дальнейшем можно отслеживать с помощью рабочего процесса. Например, при добавлении нового элемента в список можно запустить специальный рабочий процесс, который назначить задачи для надлежащего физического хранения элемента. В список можно добавить другие рабочие процессы, например, для извлечения физического элемента. Дополнительные сведения о создании специальных рабочих процессов см. в разделе Office SharePoint Server 2007Пакет SDK(на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x419).
Формы Можно использовать интеграцию InfoPath Forms Services со службами Office SharePoint Server 2007 для связи форм со списками и применять их для выполнения команд, связанных с управлением физическими записями. Например, можно использовать формы с поддержкой веб-браузера для получения доступа к запасам физических записей или для упрощения запросов на обслуживание, связанных с физическими записями. Дополнительные сведения о планировании форм см. в разделе Планирование служб InfoPath Forms Services.
Политики управления сведениями Политика управления сведениями — это набор правил для типа контента. Каждое правило в политике управления сведениями представляет собой компонент политики. Политики и компоненты политик можно применять к элементам списка и использовать в контексте управления физическими записями:
- Истечение срока действия Компонент политики "Истечение срока действия" позволяет последовательно удалять элементы с возможностью отслеживания и управления процедурой. Можно назначить истечение срока действия элементов списка на определенную дату или через рассчитанный промежуток времени. Можно связать рабочий процесс с политикой истечения срока действия списка так, чтобы при истечение срока действия элемента рабочий процесс назначал задачи для уничтожения или удаления этого элемента. Дополнительные сведения о компоненте политики "Истечение срока действия" см. в разделе Планирование политик управления сведениями.
- Штрих-коды Компонент политики штрих-кодов позволяет отслеживать физический элемент путем создания для него уникального значения кода и присоединения к нему изображения штрих-кода. По умолчанию штрих-коды Office SharePoint Server 2007 соответствуют общему стандарту "Код 39" (ANSI/AIM BC1-1995, Код 39), при этом можно подключить других поставщиков штрих-кодов с помощью объектной модели политик. Связь значения штрих-кода с элементом списка, представляющим физическую запись, обеспечивает возможность поиска физического элемента на основе элемента списка и наоборот. Дополнительные сведения о компоненте политики штрих-кодов см. в разделе Планирование политик управления сведениями.
- Метки Компонент политики меток определяет метки, которые могут создаваться службами Office SharePoint Server 2007 на основе набора метаданных списка или библиотеки документов. Формат меток можно настраивать, а сами метки можно вставлять в электронные документы или распечатывать их. При управлении физическими записями включение печатных меток в физические элементы для обозначения физических записей и соотнесения их с соответствующими элементами списка. Дополнительные сведения о компоненте политики меток см. в разделе Планирование политик управления сведениями.
- Аудит Компонент политики аудита позволяет заносить в журнал события и операции, происходящие с документом или элементом списка, например, изменение, просмотр или удаление элемента. Действия, подлежащие аудиту, расширяемы. В контексте управления записями аудит является важной операцией, которая обеспечивает запись всех действий, связанных с элементом. Дополнительные сведения о компоненте политики аудита см. в разделе Планирование политик управления сведениями.
Типы контента Тип контента определяет сведения и функции, доступные элементу списка, документу или папке, в том числе их метаданные, рабочие процессы и политики управления сведениями. Поскольку типы контента можно организовать иерархически, набор типов контента может включать как общие функции, например, общие метаданные, так и уникальные.

Типы контента необходимы для управления записями, поскольку они позволяют легко группировать функции для записей определенного типа, причем эту группировку потом можно изменить. Можно создавать типы контента для электронных и физических записей, имеющих общие сведения, например, метаданные, для классификации таких сведений, при этом они будут иметь уникальные функции в зависимости от своих носителей. Например, можно назначить общий тип контента "запись документа", а затем создать типы контента для электронных и физических документов, которые наследуют свои метаданные от общего типа контента. Затем можно добавить уникальные функции для типа контента физического документа, которые не связаны с типом контента электронного документа, например, компонент политики штрих-кодов или рабочий процесс физических записей. Дополнительные сведения о типах контента см. в разделе Планирование типов содержимого (Office SharePoint Server).
Папки Можно назначить типы контента "Специальные папки". При управлении физическими записями можно использовать папки для представления расположений физических хранилищ, например, ящиков и полок на складе. Элементы списка в папках также при этом представляют элементы в расположениях физических хранилищ. Например, если набор печатных документов хранится в ящике, записи каждого документа можно хранить в папке, представляющей ящик и снабженной метаданными, которые определяют значение штрих-кода ящика, физическое расположение и другие пользовательские сведения. Дополнительные сведения о папках и типах контента см. в разделе Планирование типов содержимого (Office SharePoint Server).
Вложения Можно прикрепить электронные элементы, например, отсканированные изображения, к элементам списка. В контексте управления физическими записями это позволяет обозначить физическую запись и соотнести ее с соответствующим элементом списка.