Шаг 3. Определение размера аудитории
Узнайте о потребностях и предпочтениях аудитории, прежде чем приступить к планированию стратегии коммуникации. Подумайте, кому нужна информация, которую вы общаетесь, и лучший способ связаться с ними. Определите размер аудитории, а затем определите правильные каналы для связи.
-
Оценка размера аудитории
Узнайте общий размер целевой аудитории, чтобы выбрать подходящие инструменты и методы для их охвата. Например, некоторые варианты трансляций имеют максимальную емкость 25 000 человек. -
Понять, где ваша аудитория обычно получает информацию
Лучше всего встретиться с пользователями в приложениях, которые они уже используют для выполнения работы. Например, если ваша аудитория — это сотрудники первой линии, которые обычно используют Microsoft Teams, вы хотите убедиться, что ваше общение будет предоставлено и можно будет просматривать в Teams. -
Узнайте больше о том, как ваша целевая аудитория обычно общается
Некоторые аудитории не могут присутствовать на трансляции или watch записи события, поэтому потребуются альтернативные методы коммуникации. Например, если ваша аудитория — это удаленные сотрудники, которые в основном получают новости в SharePoint, вы можете публиковать новости только в SharePoint, а затем продвигать новости в Viva Engage и Teams для остальной части организации. -
Целевая аудитория с помощью групп Microsoft 365
Упорядочение аудитории по Группы Microsoft 365. Пользователи, скорее всего, находятся в нескольких группах. Это значительно упрощает отправку сообщений электронной почты и использование таких средств, как целевая аудитория в SharePoint.
Размер аудитории помогает сузить потенциальные решения для общения в сочетании с рекомендациями о том, как, когда и где ваша аудитория выполняет работу. Корпоративные коммуникации должны быть направлены на то, чтобы встретить сотрудников там, где они есть, и упростить их взаимодействие и участие. Помните, что конкретный сотрудник в вашей организации может находиться в нескольких группах.
Сотрудники первой линии — это члены команды, которые не сидят за столом или перед настольным компьютером большую часть своей работы. В эту аудиторию входят работники здравоохранения, работники фабрики, сотрудники розничной торговли, отделы продаж и группы поддержки.
- Эта аудитория, скорее всего, использует свое мобильное устройство большую часть времени для выполнения работы
- Коммуникации должны быть краткими, простыми в доступе и визуально привлекательными
- Маловероятно, что эта аудитория сможет присутствовать на мероприятии сразу, поэтому вы должны запланировать запись и поделиться событием в новостной записи или электронной почте.
- Рассмотрите возможность использования Viva Connections для создания привлекательной коммуникации, которая помогает организациям оставаться на связи
Рабочие в офисе обычно сидят за столом и используют компьютер для большей части своей работы в традиционной офисной среде. Сотрудники, работающие в офисе, не могут работать в офисе каждый день и даже могут работать в нескольких офисах.
- Эта аудитория, скорее всего, будет использовать классическое устройство большую часть времени, но может проводить определенные собрания на мобильном устройстве.
- Это единственная аудитория, которая может присутствовать на очном мероприятии, но расписания различаются
Удаленные аудитории не работают в централизованном офисе и даже могут работать из дома. Эта аудитория включает штатных сотрудников и поставщиков и контрактников, таких как концертные работники, агентства, консультанты и другие роли, где большая часть работы выполняется за столом или перед компьютером.
- Эта аудитория использует сочетание устройств, но основная — классическое устройство.
- Удаленные аудитории являются хорошими кандидатами для трансляций, модерированных Q&A и динамических чатов в Viva Engage или Microsoft Teams, так как большинство людей могут участвовать вместе
- Удаленные зрители, скорее всего, страдают от усталости собраний и просмотра экрана большую часть дня, поэтому разнообразные коммуникации, которые не требуют камеры или экрана рабочего стола является идеальным решением
Большинство организаций состоят из различных аудиторий и планируют общение для гибридной аудитории. Гибридная аудитория — это сочетание аудиторий. Распространенным сочетанием являются удаленные работники и рабочие в офисе, рабочие в офисе и сотрудники первой линии. В некоторых организациях могут быть сотрудники первой линии, сотрудники в офисе и удаленные сотрудники. В некоторых сценариях вы можете попытаться охватить аналогичную аудиторию, но они работают в разных часовых поясах или расположениях, что также делает их гибридной аудиторией.
- Гибридная коммуникация должна быть особенно инклюзивной для размещения других рабочих расписаний, доступа к Интернету, языков и часовых поясов
- Рассмотрите возможность использования нескольких каналов или методов коммуникации для охвата участников команды с разными стилями работы
- Создание каналов обратной связи, которые позволяют пользователям участвовать в беседах, делиться своим мнением и общаться с другими пользователями
Понимание размера аудитории помогает сузить, какие приложения Microsoft 365 помогают достичь ваших целей. Определив аудиторию, вы можете использовать один или сочетание методов для обмена новостями, объявлениями и т. д.
Пример аудитории | Размер | Потенциальные приложения и метод |
---|---|---|
Конкретные команды, роли, регионы, отделы и проекты | от 300 до 20 000 | Отправка сообщения Публикация новостей SharePoint Публикация в канале Teams Планирование собрания Teams Публикация в сообществе Viva Engage Размещение трансляции Teams Размещение трансляции Viva Engage |
Целые отделы или регионы | от 5 000 до 20 000 |
Все перечисленные выше, в дополнение к: Stream канал или трансляция в Stream |
Все сотрудники | До 25 000 |
Все перечисленные выше, в дополнение к: Использование Viva Connections для создания новостей, событий и инструментов в одном месте |
от 25 000 до 100 000 | Трансляции Microsoft 365* Публикация новостей SharePoint Отправка сообщения *Трансляции с до 100 000 участников можно спланировать с помощью программы поддержки трансляций Microsoft 365 |
Узнайте больше о рекомендациях по мере область размера аудитории. Небольшая аудитория имеет прямой и относительно низкий риск, когда речь идет о защите данных и устойчивости содержимого. По мере увеличения размера аудитории также растут риски и рекомендации, такие как специальные возможности, многоязычные параметры и безопасность данных.
Специальные возможности важны для всех организаций, и особенно для корпоративных коммуникаций. Обеспечение доступности содержимого приносит пользу всем. Специальные возможности включают в себя обеспечение удобства использования содержимого в SharePoint, ограничение фонового шума на собраниях Teams, включение субтитров на экране для трансляций и многое другое. Узнайте больше о специальных возможностях и применяйте учебные курсы в соответствии с потребностями аудитории:
- 10 привычек для создания содержимого со специальными возможностями
- Используйте живые субтитры в прямом эфире
- Советы по специальным возможностям для инклюзивных собраний и трансляций Microsoft Teams
- Обзор специальных возможностей Microsoft Teams
- Подготовка к созданию сайта SharePoint со специальными возможностями
Часть обеспечения доступности содержимого — знать, когда содержимое должно быть доступно на нескольких языках. Это особенно важно для сообщений, охватывающих несколько регионов и стран.
- Дополнительные сведения о создании информационных сайтов, страниц и новостных публикаций SharePoint на нескольких языках
- Создание формы Майкрософт на нескольких языках
- Использование приложения "Переводчик" для перевода бесед в чате и собраниях Microsoft Teams
Обмен конфиденциальной информацией и документами с большой аудиторией всегда сопряжен с рисками для данных. Корпорация Майкрософт имеет множество средств, которые помогают защитить данные, предотвратить потерю данных и обеспечить правильный доступ к информации нужным людям. Узнайте, как классифицировать сайты и документы SharePoint, совместное использование гостевых пользователей, а также как настроить команды и каналы в Корпорации Майкрософт для бесед, включающих конфиденциальные или конфиденциальные данные.
- Классификация конфиденциальной информации с помощью меток конфиденциальности
- Управление безопасностью SharePoint: командная работа
- Настройка Microsoft Teams с защитой для высоко конфиденциальных данных
- Настройка безопасного внешнего общего доступа в SharePoint
- Использование потоков утверждения для обновления содержимого на страницах SharePoint с высоким уровнем трафика
Независимо от приложения, которое вы выбираете для общения, существует больше служб Microsoft 365, которые можно использовать для обеспечения правильного содержимого до нужной аудитории.
Планирование и организация Группы Microsoft 365 в разных аудиториях в зависимости от роли, региона, отдела и подразделения будет полезно при создании и запуске корпоративных коммуникаций. Большинство приложений используют Группы Microsoft 365 для целевого содержимого, например электронная почта в Outlook, виртуальные собрания в Teams, разрешения на сайты SharePoint и многое другое.
Узнайте больше об управлении Группы Microsoft 365 и создании Группы Microsoft 365.
Для обмена данными, которые происходят в SharePoint, у вас есть доступ к функции, называемой целевой аудиторией. Целевая аудитория помогает наиболее релевантный контент добраться до нужной аудитории. Благодаря включению целевой аудитории определенное содержимое становится приоритетным для определенной аудитории с помощью Группы Microsoft 365 через веб-части SharePoint, библиотеки страниц и навигационные ссылки.
Целевая аудитория может применяться ко многим компонентам SharePoint и может быть особенно полезна:
- Нацеливать новостные публикации SharePoint с помощью веб-части "Новости" для конкретных аудиторий, которым будет полезна информация
- Убедитесь, что правильная аудитория знает о предстоящем событии, применяя целевую аудиторию к веб-части "События"
- Помогите аудиториям находить релевантный контент, применяя целевые аудитории к навигационных ссылок на центральный сайт или навигацию по сайту
- Содержимое, относяноеся к Surface, в веб-части "Быстрые ссылки" с соответствующей аудиторией