Управление каталогом в Расширенное управление SharePoint

Управление каталогами в Расширенное управление SharePoint помогает понять, как упорядочено содержимое в среде SharePoint. Он использует существующие метаданные Microsoft 365 для автоматической группировки сайтов по значимым категориям, предоставляя централизованное представление о вашем контентном ландшафте.

Снимок экрана: управление каталогом в Центре администрирования SharePoint.

Группируя сайты по категориям и группам, вы можете анализировать содержимое, применять действия по управлению в большом масштабе и получать аналитические сведения, необходимые для управления содержимым, снижения риска и подготовки к взаимодействию на основе ИИ, таким как Microsoft 365 Copilot.

Принцип работы управления каталогом

Управление каталогами упорядочивает сайты SharePoint по категориям и группам на основе метаданных, уже имеющихся в клиенте Microsoft 365.

  • Категории — это высокоуровневые классификации, такие как отдел, тип пользователя или регион.
  • Группы предоставляют более подробные сведения в каждой категории. Например, в категории Отдел группы могут включать маркетинг, продажи, отдел кадров или финансы.

Эта структура помогает понять, как содержимое распределяется и управляется в организации.

Вы можете использовать встроенные категории или добавлять собственные категории. Каждая категория имеет метку, которая определяет ее тип:

  • BUILT-IN
  • UPLOADED
  • CUSTOM PROPERTIES
  • ENTRA ID

Источники метаданных

Управление каталогами использует метаданные из нескольких источников для определения категорий и групп:

  • Microsoft Entra ID: атрибуты организации, такие как отдел, тип пользователя и атрибуты расширения.
  • Метаданные сайта SharePoint: свойства сайта, такие как значения контейнера свойств, ключевые слова сайта и другие свойства, определяемые SharePoint.

Так как управление каталогом отражает существующие метаданные, обеспечение точности и согласованности метаданных имеет важное значение для получения значимых результатов.

Встроенные категории

Управление каталогом включает встроенные категории, производные от метаданных Microsoft Entra ID и SharePoint. Ниже приведены распространенные примеры.

  • Языковой стандарт: регион, в котором размещается содержимое (например, Северная Америка и Европа).
  • Отдел: подразделения, связанные с сайтом (например, Finance).
  • Тип пользователя: guest или nonguest.
  • Предпочтительное расположение данных (PDL):настройка нескольких регионов для сайтов.
  • Сегмент информационных барьеров. Сегмент, определенный политиками информационных барьеров для организаций, реализующих информационные барьеры.

Эти категории заполняются автоматически, доступны без настройки и обновляются каждый час.

Категории, которые можно добавить

Примечание.

Сейчас развертывается возможность добавления категорий.

Помимо встроенных категорий, можно создавать категории из следующих источников:

Метод Label Обновление данных
Отправьте CSV-файл, содержащий список сайтов, которые вы хотите включить в новую категорию UPLOADED Сразу после отправки файла
Использование настраиваемого свойства сайта CUSTOM PROPERTIES Первое обновление данных происходит в течение 24 часов, а затем каждые две недели.
Использование атрибута расширения Microsoft Entra ID ENTRA ID Первое обновление данных происходит в течение 24 часов, а затем каждые две недели.

Отправка списка сайтов CSV

Примечание.

Каждая категория, добавляемая с помощью этого параметра, служит snapshot. Чтобы обновить список сайтов, необходимо обновить каждую категорию вручную.

  1. В Центре администрирования SharePoint в области навигации перейдите в разделУправление каталогомотчетов>.

  2. Выберите Добавить категорию. В области Добавление категории выберите Списки сайтов CSV.

  3. Укажите имя и описание категории.

  4. Скачайте шаблон CSV и используйте его для создания списков. Создайте по одному CSV-файлу для каждой группы, которую вы хотите создать в своей категории. В категории может быть до 20 групп.

  5. В области Добавление категории отправьте CSV-файл. Если у вас несколько, используйте команду Добавить группу для каждого дополнительного CSV-файла.

  6. Выберите Сохранить.

Использование настраиваемого свойства сайта

Используйте этот параметр, если ваша организация уже хранит сведения о классификации в свойствах сайта SharePoint, таких как отдел, регион, подразделение или обозначение соответствия требованиям. Управление каталогом не создает и не заполняет значения свойств. Вместо этого он считывает существующие значения свойств и использует их для создания категорий и групп. Такой подход позволяет использовать метаданные, которые уже существуют в вашей среде, для организации сайтов без поддержки списков сайтов вручную.

Пример. Использование свойства сайта отдела

Предположим, что ваша организация уже использует пользовательское свойство сайта с именем Department в контейнере свойств сайта SharePoint. Свойство может содержать такие значения, как:

  • Отдел = маркетинг
  • Отдел = Финансы
  • Отдел = кадровые ресурсы

Когда вы создаете категорию каталога и указываете Department в качестве настраиваемого свойства, управление каталогом сканирует выбранные сайты и создает группы на основе значений, которые оно находит. В этом примере управление каталогами создает отдельные группы для отдела маркетинга, финансов и управления персоналом и автоматически помещает сайты в соответствующую группу.

После определения свойств сайта, которые вы хотите использовать, подключите их к управлению каталогом.

Подключение настраиваемых свойств сайта к управлению каталогом

  1. В Центре администрирования SharePoint в области навигации перейдите в разделУправление каталогомотчетов>.

  2. Выберите Добавить категорию. В области Добавление категории выберите Настраиваемые свойства.

  3. В разделе Свойства введите имя свойства, которое вы хотите использовать. Чтобы добавить дополнительные свойства, выберите Добавить свойство. Можно указать до 20 свойств.

  4. В разделе Сайты выберите один из следующих параметров:

    • Наиболее активные сайты (до 20 000 сайтов): данные доступны в течение 24 часов и обновляются автоматически каждые две недели.
    • Загрузите список из 20 000 сайтов: скачайте шаблон CSV и используйте его для создания списка сайтов. Затем отправьте CSV-файл. Помните, что при использовании этого параметра список сайтов в категории служит snapshot, который необходимо обновить вручную.

  5. Выберите Сохранить.

Использование атрибутов расширения Microsoft Entra ID

Если ваша организация использует атрибуты расширения Microsoft Entra ID, вы можете создать категории каталога на основе значений, хранящихся в extensionAttribute1 с помощью extensionAttribute15. Атрибуты расширения — это предопределенные атрибуты в Microsoft Entra ID, которые организации могут использовать для хранения дополнительных метаданных на основе строк для объектов пользователей или устройств.

Управление каталогами использует эти существующие значения атрибутов для группировки сайтов SharePoint по категориям. При выборе одного или нескольких атрибутов расширения Microsoft Entra ID в качестве категорий каталога управление каталогом группируют сайты на основе значений атрибутов расширения, связанных с владельцами сайтов. Эти группы обновляются при изменении значений базовых атрибутов или владельца сайта.

Например, ваша организация может использовать атрибут расширения для идентификации подразделения, операционной модели, границы соответствия требованиям, программы или другой внутренней классификации, которая не представлена встроенной категорией, такой как Отдел или Тип пользователя. Используя этот атрибут расширения в качестве категории каталога, вы можете просматривать связанные сайты и управлять ими вместе, не поддерживая отдельный список сайтов вручную.

Прежде чем использовать атрибуты расширения с управлением каталогом, убедитесь, что атрибуты заполняются согласованно в Microsoft Entra ID. Управление каталогом отражает метаданные, которые уже существуют в клиенте, поэтому неполные или несогласованные значения могут привести к неполным или несогласованным группам сайтов.

Определение или установка атрибутов расширения

Чтобы просмотреть список существующих атрибутов расширения или задать их, следуйте указаниям в разделе Атрибуты расширения. Вы можете определить или задать атрибуты расширения с помощью PowerShell, Python и многого другого.

Определив атрибуты расширения, используйте их для добавления категорий.

Использование атрибутов расширения с управлением каталогом

  1. В Центре администрирования SharePoint в области навигации перейдите в разделУправление каталогомотчетов>.

  2. Выберите Добавить категорию. В области Добавление категории выберите Entra атрибуты расширения идентификатора.

  3. В списке атрибуты расширения идентификатора Entra выберите атрибуты, которые нужно использовать в качестве категорий.

  4. Выберите Сохранить.

Изменение категории или группы

Вы можете изменить отображаемое имя любой категории, а также изменить категории, которые не являются встроенными. В зависимости от типа категории можно изменять отображаемые имена, описания, группы и списки сайтов. Изменение отображаемого имени не изменяет базовые метаданные или группирование сайтов.

  1. В Центре администрирования SharePoint в области навигации перейдите в разделУправление каталогомотчетов>.

  2. Выберите категорию или группу, чтобы открыть область редактирования.

  3. Выполните одно или несколько из следующих действий:

    1. Чтобы изменить имя категории, выберите Изменить отображаемое имя и введите новое имя.

    2. Чтобы изменить категорию, выберите Изменить категорию, а затем измените ее имя и описание при необходимости.

    3. Чтобы изменить, добавить или удалить группу, в разделе Группы выберите Изменить, Удалить или Добавить группу.

  4. Выберите Сохранить.

Интеграция с агентом Администратор SharePoint

Управление каталогами обеспечивает структуру, повышающую эффективность агента Администратор SharePoint. При классификации сайтов агент Администратор SharePoint может предоставлять более целевые аналитические сведения, анализ и рекомендации по управлению в зависимости от того, как содержимое организовано в клиенте. Дополнительные сведения см. в статье SharePoint Администратор Agent.

См. также

  • Last updated on