Отчеты об управлении доступом к данным для сайтов SharePoint

Для некоторых функций этой статьи требуется Microsoft Syntex — Расширенное управление SharePoint

По мере роста и чрезмерного использования сайтов SharePoint с увеличением экспоненциального роста данных организации нуждаются в помощи в управлении своими данными. Отчеты об управлении доступом к данным содержат сведения, помогающие управлять доступом к данным SharePoint. Отчеты позволяют обнаруживать сайты, содержащие потенциально избыточное или конфиденциальное содержимое. Эти отчеты можно использовать для оценки и применения соответствующих политик безопасности и соответствия требованиям.

Требования

Для этой функции требуется Microsoft 365 E5 или Microsoft Syntex — Расширенное управление SharePoint.

Хотя администраторы с лицензированием Microsoft 365 E5 могут получать доступ к отчетам по управлению доступом к данным, они не могут просматривать или использовать другие функции расширенного управления SharePoint.

Доступ к отчетам в Центре администрирования SharePoint

1. Перейдите в Центр администрирования SharePoint и войдите с учетной записью, которая имеет разрешения администратора для вашей организации.

2. В левой области выберите Отчеты>Управление доступом к данным. В настоящее время доступны следующие отчеты:

   • Предоставление ссылок
   • Метки конфиденциальности

Отчеты о ссылках для общего доступа

Отчеты о ссылках для общего доступа помогают определить потенциальный общий доступ, просматривая сайты, на которых пользователи создали больше всего новых ссылок общего доступа. Отчет доступен по следующим ссылкам:

• Ссылки "Любой пользователь". Этот отчет содержит список сайтов, на которых было создано наибольшее количество ссылок на любой пользователь. Эти ссылки позволяют всем пользователям получать доступ к файлам и папкам без входа.
• Ссылки "Люди в организации". Этот отчет содержит список сайтов, на которых было создано наибольшее количество ссылок "Люди в организации". Эти ссылки можно пересылать внутри организации, чтобы любой пользователь в организации мог получить доступ к файлам и папкам.
• Ссылки "Конкретные люди", к которым предоставлен доступ извне. В этом отчете приведен список сайтов, на которых было создано наибольшее количество ссылок на "конкретных людей" для людей за пределами организации.

Запуск отчетов

Чтобы получить последние данные для отчета, запустите отчет. Вы можете запустить все отчеты или выбрать отдельные отчеты для запуска. Запуск отчетов может занять несколько часов. Чтобы проверка, готов ли отчет или когда он был обновлен в последний раз, см. столбец Состояние.

Примечание.

Каждый отчет можно запустить только один раз в 24 часа.

Просмотр отчетов

Когда отчет будет готов, выберите его для просмотра данных. Каждый отчет по ссылке для общего доступа включает в себя:

• До 100 сайтов с наибольшим количеством ссылок для общего доступа , созданных за последние 30 дней.
• Политики, применяемые к этим сайтам: конфиденциальность сайта, политика неуправляемых устройств сайта и политика внешнего общего доступа к сайту.
• Основной администратор для каждого сайта.

Обратите внимание, что отчеты не содержат данные OneDrive.

Скачивание отчетов

Вы можете скачать файл .csv, чтобы получить те же сведения для до 10 000 сайтов.

Метки конфиденциальности для отчетов о файлах

Отчеты "Метки конфиденциальности для файлов" помогают управлять доступом к конфиденциальному содержимому путем поиска сайтов, в которых хранятся файлы Office с примененными метками конфиденциальности. Вы можете просмотреть эти сайты, чтобы убедиться, что применяются правильные политики.

Добавление отчетов

Вы можете добавить отчет для каждой метки конфиденциальности, которую вы хотите отслеживать. Добавление отчета запускает его в первый раз.

Примечание.

Отчеты можно добавлять только для меток конфиденциальности с область, включающей "Файл".

Запуск отчетов

Чтобы получить последние данные для отчета, запустите отчет. Вы можете запустить все отчеты или выбрать отдельные отчеты для запуска. Запуск отчетов может занять несколько часов. Чтобы проверка, готов ли отчет или когда он был обновлен в последний раз, см. столбец Состояние.

Примечание.

Каждый отчет можно запустить только один раз в 24 часа.

Скачивание отчетов

После запуска отчета выберите его, чтобы скачать данные. Отчет включает в себя:

• До 10 000 сайтов с наибольшим количеством файлов Office, на которых применены метки конфиденциальности.
• Политики, применяемые на этих сайтах: конфиденциальность сайта, политика неуправляемых устройств сайта и политика внешнего общего доступа к сайту.

Ограничения или известные проблемы

• Эти отчеты работают только в том случае, если для вашей организации выбраны данные отчета без псевдонимов. Чтобы изменить этот параметр, необходимо быть глобальным администратором. Перейдите к параметру Отчеты в Центр администрирования Microsoft 365 и снимите флажок Отображать скрытые имена пользователей, групп и сайтов во всех отчетах.
• Данные в этих отчетах могут задерживаться до 48 часов. В новых клиентах может потребоваться несколько дней для доступности данных и успешного создания этих отчетов.