Поделиться через

Руководство по информационной архитектуре для порталов SharePoint Online

  • Статья

Наличие надежной информационной архитектуры — важное предварительное требование для реализации хорошо обслуживаемых и высокопроизводительных порталов. Разработка оптимальной структуры требует подробного планирования. Неправильная разработка может негативно повлиять на адаптацию пользователей или привести к значительным проблемам с производительностью, при этом вероятность и того и другого очень велика. 

Учитывайте следующие факторы.

  • Бизнес-цели и организационная структура.
  • Тип контента, с которым вы работаете. Контент предназначен для совместной работы или публикации?
  • Классификация и конфиденциальность контента.
  • Жизненный цикл контента и возможные стратегии хранения или ликвидации. Это также относится к сайтам. 
  • Пользователи контента, их поведение, основные задачи и ожидания.

После изучения пользователей, контента и предполагаемого использования портала вы получите хорошую основу для начала работы и сможете избежать некоторых распространенных ошибок, связанных с информационной архитектурой.

Разработка информационной архитектуры — это не единовременный, а непрерывный процесс. Хотя оптимальная архитектура может быть неочевидной для конечных пользователей, но плохо разработанная и плохо управляемая информационная архитектура определенно запомнится при негативном опыте взаимодействия. Продолжайте измерять, развиваться, оставаться актуальными и современными.


Схема внедрение-управление-измерение-улучшение


Примечание.

Хотя эти инструкции в основном предназначены для SharePoint Online, большая часть из них также применима к порталам, размещенным в локальной среде SharePoint.

Эта статья не предназначена для подробного изучения каждого аспекта управления и информационной архитектуры. Она предназначена для рассмотрения распространенных проблем, которые влияют на адаптацию пользователей и производительность.

Что не стоит делать

В следующем списке содержатся основные действия, которые не следует выполнять при разработке информационной архитектуры портала.

Не рекомендуется:

  • Использовать слишком много семейств веб-сайтов для родительского портала верхнего уровня. Это приведет к путанице и может негативно повлиять на управление, вопросы безопасности, удобство использования, навигацию и внедрение в целом.
  • Использовать глубокие иерархии в одном семействе веб-сайтов с уникальными разрешениями. Это может привести к проблемам с производительностью.
  • Слишком много дочерних сайтов в одном семействе веб-сайтов. Все сайты в семействе веб-сайтов хранятся вместе в одной базе данных SQL. Это может повлиять на производительность сайта и сервера (локальной среды) в зависимости от структуры семейств веб-сайтов и сайтов, а также от назначения сайтов.
  • Глубоко располагать контент. Контент, расположенный слишком глубоко, влияет на возможность обнаружения, а также внедрение. Если пользователю не удается найти нужный контент на нескольких уровнях, он прекращает свои попытки и оценивает портал как неудобный, что отрицательно сказывается на внедрении. 
  • Сохранять устаревший контент. Никому не нравится устаревшее содержимое, что является причиной, почему пользователи не возвращаются после нескольких просмотров одних и тех же элементов. 
  • Отказываться от стратегий размещения контента. Они необходимы, чтобы избежать устаревшего содержимого и оставаться в определенных границах размеров. 
  • Полагаться на некачественное управление основными корпоративными данными. Это приведет к некачественной разработке таксономии SharePoint Online.   

В следующих разделах рассматриваются некоторые основные области, которые следует учитывать при создании информационной архитектуры.

Шаблоны организации сайта

Рекомендуется свести к минимуму количество узлов семейства веб-сайтов верхнего уровня и количество уровней дочерних сайтов в информационной архитектуре.

Изменился смысл обсуждений при сравнении горизонтальных или плоских семейств веб-сайтов и вертикальных или иерархических сайтов. В прошлом мы рекомендовали применять более плоские иерархии на нескольких возможных отдельных семействах веб-сайтов. Среди причин указывались такие факторы, как рекомендации по информационным архитектурам, структуры меню, управление базой данных контента и размер. Вопрос размера больше не важен благодаря SharePoint Online. Тем не менее, теперь есть другие факторы, например ограничения для URL-адреса.

Дополнительные сведения см. в статье Ограничения SharePoint Online.

Рекомендуемые шаблоны включают группировку семейств веб-сайтов и сайтов по разным логическим группам, например сайты уровня организации и сайты публикации. Они могут включать центры поиска, центры записей и центры обнаружения электронных данных и могут располагаться либо на корневом уровне, либо в управляемом пути "/sites". Сайты публикации или портала в интрасети также могут находиться на корневом уровне или в управляемом пути "/sites". Пример:

Сайты уровня организации могут иметь следующую структуру:

  • /sites/
    • Поиск
    • Центр записей
    • Центр обнаружения электронных данных
    • Мультимедиа
    • Центр политик соответствия требованиям
    • Портал бизнес-аналитики
    • Концентратор типов контента

Сайты порталов публикации могут иметь следующую структуру:

  • /sites/
    • Домашняя страница интрасети
    • Корпоративная функция А
    • Корпоративная функция Б
    • ...
    • Подразделение А
    • Подразделение Б
    • ...

Обычно не все переносится в облако сразу и одновременно, поэтому планируйте гибридную информационную архитектуру и развивайте ее при необходимости. Выполняйте планирование в соответствии с гибридными сценариями.

Дополнительные сведения см. в статье Гибридные сайты и поиск SharePoint.

Разрешения

Создание структуры для разрешений — сложная задача для отдельного рассмотрения, которая требует тщательного планирования. Использование учетных записей пользователей, групп SharePoint и групп Active Directory или групп Azure AD для установки разрешений иногда может быть очень сложной задачей. SharePoint Online позволяет использовать сочетание трех возможностей:

  • Способ разрешений непосредственно для пользователей
  • Способ для групп SharePoint
  • Группы безопасности Active Directory (группы безопасности Azure AD)

Примечание.

Если вы находитесь в SharePoint Online, синхронизируйте группы с AD Connect.

Соблюдайте эти правила при планировании разрешений:

  • Сначала следуйте принципу минимальных привилегий, расширяя их при необходимости.
  • Сначала используйте стандартные группы ("Участники", "Посетители", "Владельцы"). Ограничьте количество пользователей в группе "Владельцы".
  • Используйте наследование разрешений, а при предоставлении разрешений используйте группы вместо отдельных пользователей.
  • Упорядочивайте контент, чтобы воспользоваться наследованием разрешений, или упорядочивайте уникальные разрешения и сегменты по уровням классификации, если это возможно.

Недоступный контент, который не должен присутствовать, вызывает раздражение и в конечном итоге мешает адаптации пользователей, а также приводит к проблемам с результатами поиска.

Существует много аспектов дизайна, связанных с вариантами настроек для поиска в SharePoint Online. Следует разработать подробные спецификации поиска, особенно для расширенных настроек. Интерфейс поиска можно настроить для обеспечения производительности и релевантности, а также допускается его изменение для пользователей.

Это включает:

  • Определение управляемых свойств, поддерживающих поиск.
  • Определение страниц высокого качества для настройки релевантности. 
  • Управление правилами запросов и источниками результатов.

Агрегация контента может существенно влиять на производительность портала и его страниц. Дополнительные сведения об агрегации контента см. в статье Руководство по агрегации контента для порталов SharePoint Online.

Таксономия

Таксономия охватывает как навигацию по сайту, так и данные. Требуется тщательное планирование с точки зрения управления, а также производительности. Сначала подумайте об основных бизнес-функциях, но также учитывайте будущий рост и управляемость.

Типы контента

Надлежащее планирование, настройка и внедрение типов контента и связанных метаданных определяет основу для возможности упорядочивания, управления, классификации и поиска сведений в SharePoint.

Определите небольшой набор глобальных типов контента, которые могут быть основаны на требованиях юридического отдела или отдела управления записями, а также требованиях по созданию тегов и т. д.

Эти типы контента должны по крайней мере содержать некоторые поля, например:

  • InformationClassification
  • BusinessFunction
  • CorporateFunction
  • ...

Создайте их в концентраторе типов контента и примените SharePoint CSOM для создания типов контента с использованием уникальных идентификаторов. Вам по-прежнему потребуется вручную публиковать эти типы контента. Не используйте концентратор типов контента, если считаете, что вам потребуется изменить типы контента в семействе веб-сайтов.

Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о типах контента и их публикации.

Управляемые метаданные

Это другая тема, которая слишком велика для рассмотрения в этой статье. Отправная точка и дополнительные сведения представлены в статье Общие сведения об управляемых метаданных.

Метаданные в SharePoint позволяют организациям использовать преимущества формальных управляемых таксономий наряду с динамичностью социальных тегов, применяя пользовательские настройки для сопоставления разных сценариев применения информации и управления.

Корпоративные иерархии метаданных могут основываться на классификациях информационной безопасности. Управляемые метаданные также можно сопоставлять с документами или элементами списка, используя столбцы сайтов и типы контента. Этими наборами терминов управляемых метаданных могут управлять руководители и участники. Кроме того, можно управлять возможностью добавления терминов в наборы терминов.

Иерархии корпоративного банка терминов обычно управляются руководящим комитетом с процедурой ввода от других отделов организации.

Важно!

Плохое планирование и управление может привести к проблемам, связанным с большими таксономическими иерархиями и чрезмерной сортировкой. Данные должны сортироваться на стороне клиента, поэтому рекомендуется внимательно учитывать глубину иерархии и число возвращаемых терминов. Глубина иерархии и число терминов могут привести к тому, что сортировка клиентской объектной модели документов (DOM) может занимать несколько секунд.

Не удаляйте элементы банка терминов; прекращайте их поддержку. Не допускайте в банке терминов возможности отсутствия объектов или неправильных разрешений, приводящих к задержкам при возврате данных.

Роли безопасности для терминов не учитываются, поэтому следует учитывать конфиденциальность.

Для планирования управляемых метаданных доступны следующие таблицы:

Дополнительные сведения о рекомендациях по навигации см. в статье Решения навигации для порталов SharePoint Online.

Большие файлы мультимедиа

Большие файлы, например видео, изображения и файлы PowerPoint, могут привести к затруднениям для пользователей, так как они должны извлекаться довольно быстро. Для таких файлов, как видео, необходимо выполнять потоковую передачу с определенной скоростью, и некоторые приложения могут не выполнять отображение до получения необходимых файлов. Рассмотрите возможность внешнего хранения больших файлов мультимедиа. Это помогает адаптации пользователей. 

Рассмотрите следующие варианты:

Сведения о сетях доставки содержимого:

См. также