Поделиться через

Создание руководств по использованию сайтов

  • Статья

Выполнив следующие действия в качестве шаблона, создайте собственное пользовательское руководство для владельцев сайтов SharePoint по настройке сайтов и управлении ими в вашей организации. В каждом разделе содержатся рекомендации по включению, пример текста, который поможет вам приступить к работе, а также ссылки на ресурсы, чтобы узнать больше о каждой области.

Скачать PDF-файл

Введение — карта Знакомство

Руководство:

  • Предоставьте краткое введение, чтобы сформулировать свои рекомендации. Если у вас есть более широкая политика использования бизнес-ресурсов или цифровых ресурсов, свяжите с ней ссылку, если она относится и к сайтам SharePoint.

Пример текста:
Сайт SharePoint — это мощный инструмент для совместной работы и общения в команде. [Введите свою организацию ИТ/повышения производительности] управляет службой Microsoft 365, на основе сайта. Цель состоит в том, чтобы упростить выполнение бизнес-целей.

Рекомендации Общие рекомендации

Руководство:

  • Предоставьте общие инструкции политики, которым должны следовать пользователи. К ним могут относиться ключевые бизнес-варианты использования, определенные для сайтов, внутренние политики коммуникации или правила безопасности и конфиденциальности.

Ресурсы:

Пример текста:
Ниже приведены некоторые моменты, которые следует учитывать при работе с сайтами SharePoint. См. [вставьте название организации] политику использования бизнес-ресурсов. Эти политики применяются ко всем использованию сайтов SharePoint.

Рекомендации по созданию дочернего сайта Рекомендации по созданию сайта

Руководство:

  • Предоставьте основные инструкции. Как кто-то получает сайт SharePoint? Это может быть ссылка "Создать сайт" на начальной странице SharePoint или у вас может быть уникальный процесс подготовки для вашей организации.
  • Если у вас есть определенные шаблоны сайтов, которые владельцы сайтов должны выбирать при создании собственных сайтов, укажите эти сведения в этом разделе.
  • Включите сведения о пользовательских решениях подготовки.
  • Существуют ли какие-либо требования к собственности или классификации сайтов, которые реализует ваша организация?
  • При настройке сайта важно выбрать соответствующий уровень классификации сайтов. Включите ссылки или ссылки на рекомендации по классификации данных вашей организации.

Ресурсы:

Пример текста:
Сайты можно создать, перейдя по ссылке "Создать сайт" по адресу [вставьте ссылку SharePoint].

У вас должны быть два владельца сайта, которые являются сотрудниками вашей организации на полный рабочий день.

При настройке сайта важно выбрать соответствующий уровень классификации сайтов. [Вставьте ссылку на рекомендации по классификации данных вашей организации].

Навигация по макетам и настройкам Макеты и настройки сайтов

Руководство:

  • Предоставьте сведения о рекомендациях по проектированию. У вашей организации есть или разрешены пользовательские темы? Или вы придерживаетесь не по коробке вариантов?
  • У вас есть определенные шаблоны или веб-части, которые вы хотите использовать владельцам сайтов? Объясните их, чтобы они понимали, почему и как.
  • Разрешает ли ваша организация пользовательские скрипты и надстройки?
  • Мы рекомендуем создать способ взаимодействия владельцев сайтов с командой, когда они хотят настроить сайт. Настройте категорию или форму запроса на обслуживание, чтобы с вами было проще связаться.

Ресурсы:

Пример текста:
Важно, чтобы ваш сайт соответствовал вашим бизнес-потребностям. Если вам нужно создать пользовательскую надстройку или развернуть ресурсоемкое приложение, обратитесь к нашей внутренней команде. Дополнительные сведения см. в [вставке сведений о том, как связаться с ИТ-командой].

Общий доступ к рекомендациям Общий Рекомендации по совместному использованию

Руководство:

  • Предоставьте сведения о том, как ваша организация настроила общий доступ. Если вы изменили параметры по умолчанию, вы можете сообщить владельцам сайтов, какие параметры общего доступа предназначены для вашей организации, в том числе для внешнего общего доступа.

Ресурсы:

Пример текста:
Ваш сайт и его содержимое могут предоставляться внутри нашей организации или за ее пределами с вашими клиентами или партнерами.

Как владелец сайта вы получаете запросы на доступ, когда кто-то предоставляет общий доступ к вашему сайту. Вы можете утвердить или отклонить все отправленные вам запросы.

Рекомендации по емкости хранилища Рекомендации по емкости

Руководство:

  • Укажите сведения о рекомендациях по хранилищу сайта или ограничениях (если вы управляете ими вручную). Сообщите владельцам сайтов, если у вас есть процесс и политика для запроса дополнительных данных.

Ресурсы:

Пример текста:
Сайт позволяет использовать _____ МБ/ГБ хранилища. Вам рекомендуется удалить файлы и содержимое, которые вам больше не нужны.

Защита доступа Управление доступом

Руководство:

  • Предоставьте подробные сведения о доступе к сайту. Каковы ваши процессы и политики для управления доступом к сайту? Какой уровень контроля есть у владельцев сайтов? Если вы управляете доступом от имени владельцев сайтов, сообщите им, что вы регулярно просматриваете разрешения сайта, чтобы обеспечить их соответствие политикам вашей организации. Объяснить, как сообщить им об изменениях в разрешениях.

Ресурсы:

Пример текста:
Запланируйте регулярно проверять разрешения сайта и устанавливать соответствующий уровень доступа.

Политика жизненного цикла сайта Политика жизненного цикла сайта

Руководство:

  • Укажите политику жизненного цикла организации для сайтов. Устанавливает ли ваша организация срок действия сайта автоматически или с помощью управляемого процесса? Настраиваете ли вы политики срока действия групп Microsoft 365, влияющие на сайты групп SharePoint? Сообщите владельцам сайтов, когда истечет срок действия их сайта, как они будут уведомлены, что произойдет и что им нужно сделать, чтобы расширить свой сайт.
  • Для настройки этой политики требуются разрешения глобального администратора Microsoft 365.
  • Принимает ли ваша организация дополнительные меры, связанные с резервным копированием и восстановлением сайта? Сообщите владельцам сайтов, как долго доступна резервная копия, и при необходимости, как восстановить сайт.

Ресурсы: