Поиск знаний и автоматизация рабочих процессов с помощью Syntex и других средств
Теперь, когда вы знаете, как использовать Syntex для понимания и обработки документов, у вас есть более удобный доступ к данным. Далее необходимо воспользоваться преимуществами этой специальных возможностей для более эффективного обнаружения знаний и автоматизации рабочих процессов.
В этом уроке мы рассмотрим следующие понятия с примерами из Contoso Electronics:
- Настройка представлений документов для выделения информации.
- Поиск ключевых сведений с помощью запроса содержимого.
- Создавайте отчеты Power BI непосредственно из библиотеки содержимого на основе извлеченных сведений, чтобы визуализировать данные для получения более глубокой аналитики.
- Используйте Power Automate для оптимизации процессов на основе информации, содержащейся в моделях.
Настройка представлений документов для выделения информации
Когда модель обработки документов добавляет извлеченные данные в виде столбцов в библиотеку документов, представление по умолчанию отображает все извлеченные ключевые сведения в одной строке (представление списка), что может отвлекать на быстрый поиск информации. На следующем рисунке показано, как выглядит библиотека соглашений службы Contoso в представлении списка:
Однако вы сможете настроить представление отображения, чтобы упростить просмотр сведений. В настоящее время вы можете просматривать записи библиотеки в списке, компактном списке и плитках. Вы можете выбрать представление, выбрав библиотеку в правом верхнем углу и выбрав в раскрывающемся меню. На следующем рисунке показано, как выглядит библиотека соглашений об обслуживании Компании Contoso в представлении плиток:
Вы также можете применить условное форматирование к списку или компактному представлению списка, чтобы выделить ключевые факты. В следующем примере, если тип службы соглашения о службе Contoso — "Новый дизайн дома", имя файла выделяется зеленым цветом. Если тип службы в соглашении об обслуживании Contoso — "Ремонт дома и проектирование", имя файла выделяется желтым цветом.
Комментарии и совместная работа с помощью заметок
Лицензированный пользователь Syntex может добавлять заметки к поддерживаемым файлам в библиотеке документов, не изменяя исходные файлы. Вы и другие пользователи можете выделить важную информацию или добавить комментарии к файлу с помощью этого средства. Рецензенты могут отображать или скрывать заметки, а также добавлять собственные примечания. Это отличный способ совместной работы и визуального вызова важной информации в документах.
Использование запроса содержимого для поиска документов
Syntex имеет функцию запросов к содержимому не только для настройки представлений данных, но и для фильтрации документов с помощью столбцов, извлеченных из модели обработки документов.
Вы можете выбрать поиск в текущей библиотеке, на текущем сайте или в организации в целом. По умолчанию можно выполнять поиск по ключевым словам, имени файла, людям и дате изменения. Но на самом деле в дополнение к этим полям поиска по умолчанию можно выполнять поиск по любым извлеченным столбцам, выбрав Добавить дополнительные параметры в нижней части сетки поиска.
Примечание.
Поле поиска находится в верхней части экрана, но значок запроса содержимого не отображается, пока вы не выберете его.
Contoso Electronics находит информацию с помощью запроса содержимого
Давайте рассмотрим пример того, как менеджер по контрактам в Contoso Electronics использует запрос содержимого для поиска информации и знаний из созданных столбцов.
Contoso Electronics часто нанимает поставщиков для различных проектов. Когда Компания Contoso Electronics отправляет запросы на запросы о предложениях, обычно она получает сотни предложений. Менеджер по контрактам использует неструктурированную модель обработки документов для обработки сотен предложений, полученных Компанией Contoso Electronics по rfP для установки солнечных панелей для нескольких спутниковых расположений.
После создания неструктурированной модели обработки документов и ее обучения с предыдущими предложениями из аналогичных проектов диспетчер контрактов извлекает данные с ключевой информацией. Эта ключевая информация необходима команде для оценки и выбора поставщиков. Затем диспетчер контрактов применяет эту модель к библиотеке предложений по проекту, куда отправляются все предложения по этому проекту. Модель извлекает ключевую информацию о предложениях и отображает их в виде столбцов в библиотеке предложений. Теперь команда может использовать запрос содержимого для быстрого поиска информации среди столбцов, чтобы найти предложения, соответствующие их требованиям. Например, они могут фильтровать предложения по именам поставщиков, адресам и предлагаемой дате поставки. Они также могут задать диапазон для предполагаемого бюджета (доступно в начале 2023 года) и найти предложения, которые находятся в этом диапазоне.
Syntex работает не только в SharePoint. Syntex легко интегрируется с такими инструментами, как Power BI, Правила и Power Automate, чтобы получить дополнительные знания и автоматизировать задачи непосредственно из библиотеки документов.
Изучение знаний с помощью Power BI
Power BI — это коллекция служб, приложений и соединителей, которые предоставляют интерактивный способ визуализации данных. С помощью Syntex можно создать отчет Power BI на основе извлеченных данных документов непосредственно из библиотеки документов. В библиотеке документов, содержащей сведения, которые должны отображаться в Power BI, выберите Интегрировать, Power BI, а затем визуализировать библиотеку. Отчет откроется в новой вкладке или окне. Затем можно изменить отчет для оптимизации визуализации.
Contoso Electronics использует Power BI с Syntex для визуализации данных
Давайте посмотрим, как менеджер по контрактам Contoso Electronics использует эту функцию, чтобы показать руководству, как они принимаются решения о поставщике проекта.
Руководство команды менеджера по контрактам хочет знать, как выбирается поставщик для проекта. Руководитель контрактов решает представить визуализированные данные всех предложений руководству с помощью Power BI. Они переходят к библиотеке документов и создают отчет Power BI, не выходя из библиотеки. Затем диспетчер контрактов настраивает отчеты, изменяя типы диаграмм, добавляя поля в фильтры и создавая новые таблицы. Эти визуализированные аналитические сведения позволяют руководителю напрямую просмотреть данные предложения и объяснить, почему поставщик был выбран для проекта.
Использование правил для действий с изменениями файлов
В библиотеке документов можно использовать правила для автоматизации действий на основе изменений файлов. Вы можете настроить правила для действий при изменении, изменении или удалении файлов или столбцов. Эти действия, являются:
- Отправка оповещений по электронной почте
- Перемещение или копирование файлов из одной библиотеки документов в другую
- Создание правила для автоматического задания типа контента
Чтобы использовать правила, выполните следующие действия:
- Выберите Автоматизировать в строке меню.
- Выберите Правила
- Выберите Новые правила.
- Выберите Создать правило.
- Укажите, нужно ли создавать правила на основе изменения столбцов, значений столбцов или файлов.
- Настройка условия и действия для правила
- Нажмите кнопку Создать
Contoso Electronics автоматизирует задачи с помощью правил
Ниже приведены некоторые примеры того, как Contoso Electronics использует правила для автоматизации действий на основе изменений файлов:
- При получении нового запроса отправьте сообщение электронной почты, чтобы предложить торговому представителю сделать дальнейший звонок.
- Когда предложение будет утверждено, отправьте электронное письмо менеджеру по контрактам, чтобы сообщить ему, что контракт должен быть выдан.
- Когда приближается дата продления визы сотрудников, отправьте сотрудникам напоминания и предоставьте людям простой и интуитивно понятный процесс обновления их виз.
- Когда "состояние" файла контракта изменится на "audit", переместите контракт в библиотеку документов "Аудит".
- При добавлении нового файла контракта в библиотеку contract скопируйте файл контракта в библиотеку документов "Архив".
Создание рабочих процессов путем объединения Syntex с Power Automate и Power Apps
Power Automate помогает автоматизировать повторяющиеся ручные задачи, такие как отправка напоминаний по электронной почте, перемещение документов и подключение к источникам данных. Power Apps — это набор приложений, служб и соединителей, а также платформа данных, которая обеспечивает быструю среду разработки для создания пользовательских приложений для ваших бизнес-потребностей. Вы можете использовать Power Apps и Power Automate для автоматизации задач непосредственно из библиотеки документов Syntex.
Contoso Electronics автоматизирует задачи с помощью Power Automate
Давайте посмотрим, как менеджер по контрактам в Contoso Electronics использует Power Automate для создания рабочих процессов для обработки контрактов. Диспетчер контрактов создает рабочие процессы Power Automate для автоматизации следующих задач:
- После того как участник команды отправляет контракты в библиотеку "контракты" SharePoint, поток Power Automate активирует неструктурированную модель обработки документов для классификации контрактов и извлечения ключевой информации.
- После классификации контракта в модели Syntex состояние контракта изменяется на In Review.
- Затем руководитель контракта проверяет контракт и изменяет его состояние на утвержденный или отклоненный.
- Для утвержденных контрактов информация о контракте размещается на вкладке в канале управления контрактами Teams для обработки платежей.
- Для отклоненных контрактов команда получает уведомление для дальнейшего анализа.
В следующем уроке вы узнаете, как Contoso Electronics может создавать содержимое в большом масштабе с помощью информации, обнаруженной из существующих документов.