Создание содержимого с помощью Syntex
Syntex позволяет сэкономить время и ресурсы не только при попытке понять и обработать существующие документы, но и при создании новых документов. Syntex выполняет последнее с помощью сборки содержимого. Сборка содержимого позволяет создавать документы в большом масштабе с помощью ранее созданного шаблона.
С помощью сборки содержимого можно:
- Стандартизация структуры содержимого для документов одного типа
- Сокращение числа ошибок, которые возникают при возникновении человеческих ошиб
- Создание документов в большом масштабе
Вы можете настроить современные шаблоны с пустыми полями. Вы сможете заполнить эти пустые поля похожими сведениями для создания новых бизнес-документов вручную или автоматически. Перед началом работы:
- Подготовьте документы, из которого вы хотите создать шаблон. Это могут быть существующие документы, такие как контракты, формы или соглашения об обслуживании.
- Вы должны быть лицензированным пользователем Syntex.
- Для управления списками SharePoint необходимо иметь разрешение.
- Убедитесь, что в документах Word не включена функция "Отслеживание изменений" или "Примечания".
- Удалите все элементы управления содержимым из документов Word; изображения, таблицы и другие объекты не должны быть упакованы в текст.
- Проверьте требования к сборке содержимого и ограничения, так как мы регулярно обновляем ее по мере развития функции.
Чтобы приступить к работе, необходимо сначала отправить документ для создания современного шаблона. Затем можно изменить современный шаблон. Затем вы сможете создать новый документ на основе шаблона, вручную введя сведения или используя Power Automate для импорта информации (в предварительной версии и общедоступной в 2023 г.).
Contoso Electronics автоматизирует создание нового документа с помощью сборки содержимого и Power Automate
Давайте посмотрим, как Contoso Electronics автоматизирует создание нового документа путем объединения сборки содержимого и Power Automate (в предварительной версии и общедоступной в 2023 году).
В Contoso Electronics, когда команда утвердит предложение по проекту, менеджер по контрактам создает серию связанных документов и отправляет их заинтересованным лицам проекта. Документы включают контракт, соглашение об обслуживании и форму выплаты. Эти документы содержат много общих сведений, таких как название компании, стоимость контракта, регион и контакт внутри компании. Раньше руководителю контрактов приходилось вручную создавать все эти документы, связанные с проектом, и помещать в них информацию.
С помощью сборки содержимого диспетчер контрактов создает современные шаблоны для каждого из связанных документов проекта на основе существующих документов. Эти шаблоны можно использовать для новых контрактов, соглашений об обслуживании и форм выплат. После создания этих шаблонов диспетчер контрактов настраивает рабочие процессы Power Automate с помощью шаблонов. Например, утверждение нового предложения по проекту активирует модель обработки документов для извлечения ключевой информации из предложения. Затем активируется второй поток Power Automate для ввода извлеченных атрибутов в соответствующие шаблоны документации по проектам.
Эти шаблоны сокращают время и затраты на создание документов проекта. Они также помогают стандартизировать структуру и форматы документов. Кроме того, повторное использовать данные позволяет избежать ошибок или опечаток и точно отражает любые изменения, внесенные в первоначальное предложение.
В этом модуле вы научились использовать Syntex для обработки документов, обнаружения знаний, автоматизации рабочих процессов и создания содержимого. Двигаясь вперед, подумайте о членах команды, которые будут участвовать в внедрении Syntex. Важно создать стратегию после реализации для оценки эффективности реализации. В следующем уроке рассматриваются общие роли и обязанности команды по внедрению Syntex, а также использование аналитики использования модели для оценки успешности модели обработки документов.