Внешние сообщения в Viva Engage — часто задаваемые вопросы
Вы можете включать людей за пределами сети Viva Engage в беседы и личные сообщения, которые публикуются во внешних группах. Вы добавляете людей в качестве внешних участников, и они могут отвечать на сообщения и публикации в сети Viva Engage, не присоединяясь.
В этой статье приведены ответы на часто задаваемые вопросы о внешних участниках.
Примечание.
Внешний обмен сообщениями, включая эксернальные сети, внешние группы и внешних участников, недоступен для сетей Viva Engage Enterprise в регионе ЕС.
Общие вопросы
Вопрос. В чем разница между внешними участниками и внешними сетями?
О. Внешние сети отлично подходят для размещения внешних сообществ и управления долгосрочными проектами. Функция внешних участников предназначена для однократных краткосрочных коммуникаций, которые не требуют подготовки новой сети.
Вопрос. Можно ли пригласить внешних участников в мои группы Viva Engage?
О. Вы можете создавать внешние группы в Viva Engage и приглашать внешних участников в эти группы.
Вопрос. Что происходит при удалении внешнего участника?
О. Когда вы удаляете кого-то из беседы Viva Engage, он удаляет всю беседу из папки "Viva Engage", и он больше не сможет получить к ней доступ.
Пользователь, добавив внешний участник, может удалить его из беседы. Кроме того, администраторы сети и группы могут удалять пользователей из бесед.
Вопрос. Что произойдет, если я случайно добавлю в беседу внешнего участника?
Ответ. Вы можете удалить внешнего участника, выбрав Удалить участника в созданном системой примечании, в который сообщается, что участник был добавлен в поток. Дополнительные сведения см. в статье Добавление внешних участников в беседы Viva Engage.
Вопрос. Что произойдет, если я наберу "Остановить следовать в папке "Входящие" для внешнего сообщения?
О. Сообщение удаляется из папки "Входящие".
Вопрос. Получают ли пользователи Viva Engage, которые отписываются от уведомлений по электронной почте, когда они были добавлены в беседу?
О: Нет.
Вопрос. Что делать, если я добавлю внешнего участника, который не является пользователем Viva Engage?
О. Если вы добавляете пользователя, который не является пользователем Viva Engage, он получает копию сообщения в папке "Входящие". Они также получают приглашение присоединиться к своей сети Viva Engage.
Вопрос. Можно ли добавить пользователя с личным адресом электронной почты (например, Hotmail или Gmail) в беседу Viva Engage с помощью внешних сообщений?
О: Нет. Вы должны приглашать пользователей, используя их корпоративный или рабочий адрес электронной почты.
Вопрос. Получает ли ожидающий пользователя Viva Engage, добавленный в беседу, сообщение электронной почты о присоединении к Viva Engage?
Ответ: Да.
Вопрос. Можно ли видеть внешних участников в поле поиска с опережающей вводом при создании сообщения или ответе на сообщение?
О. После добавления внешнего участника в беседу его имя отображается в поиске с опережением типа. Их имя отображается выше или ниже в рекомендуемом списке в зависимости от того, как часто вы общаетесь с этим человеком в Viva Engage. Из-за ограничений разрешений (которые зависят от параметров конфиденциальности группы и от того, является ли участник внутренним или внешним), интерфейс поиска с опережением типа отличается. В следующей таблице описаны разрешения и интерфейс для поиска с опережением типа с внешними участниками.
| Ситуация | Интерфейс для внутренних членов | Интерфейс для внешних участников |
|---|---|---|
| Внешний участник добавляется в беседу в общедоступной группе. |
Поиск с опережением типа включает внешнего участника для всех участников сети. |
Поиск с опережением типа ограничен участниками беседы. |
| Внешний участник добавляется в беседу в закрытой группе. |
Поиск с опережением типа включает внешнего участника для всех участников, принадлежащих к этой группе. |
Поиск с опережением типа ограничен участниками беседы. |
| Внешний участник добавляется в личное сообщение. |
Поиск с опережением типа ограничен участниками в частном сообщении. |
Поиск с опережением типа ограничен участниками в частном сообщении. |
| Общедоступная группа становится закрытой. |
Поиск с опережением типа включает внешнего участника для всех участников сети. |
Поиск с опережением типа ограничен участниками, которые участвовали в беседе, к которому был приглашен внешний участник. |
| Частная группа становится общедоступной. |
Поиск с опережением типа включает внешнего участника для всех участников сети. |
Поиск с опережением типа ограничен участниками, которые участвовали в беседе, к которому был приглашен внешний участник. |
Разрешения и контрольные вопросы
Вопрос. Как защититься от риска и сохранить нашу конфиденциальность?
О. Конфиденциальность и безопасность также важны для нас. Мы инвестировали в создание инструментов для мониторинга и упреждающей защиты IP-адресов и сотрудников вашей компании. В рамках внешнего обмена сообщениями мы создали следующие функции безопасности:
Очистить предупреждения пользовательского интерфейса: Предупреждения гарантируют, что пользователи осознают, прежде чем добавлять внешнего участника. При добавлении внешнего участника в беседу или ответе на беседу с внешним участником в пользовательском интерфейсе появляется четкое предупреждение. См . раздел Добавление внешнего участника.
Отключить внешние сообщения.Проверенные администраторы могут использовать эти параметры для отключения внешней совместной работы. См . раздел Отключение внешнего обмена сообщениями.
Удаление пользователей: Вы можете удалить внешних участников из беседы. После удаления пользователь больше не сможет просматривать этот диалог. Администраторы сети и группы могут удалять пользователей из бесед. См . статью Удаление внешнего участника из беседы.
Экспорт данных: Проверенные администраторы Viva Engage могут отслеживать все беседы и файлы, включающие внешних участников, и отслеживать беседы, которые их пользователи имеют за пределами вашей сети. См . раздел Поиск внешних участников в сети Viva Engage.
Мониторинг ключевых слов: Проверенные администраторы Viva Engage могут настроить мониторинг ключевых слов, чтобы оповещать администраторов о потенциальных нарушениях. См. раздел Мониторинг ключевых слов
Вопрос. Что он видит при добавлении внешнего участника в беседу?
Внешние участники могут видеть только беседы, в которые они были явно приглашены. Они могут видеть все, что включено в эту беседу, например файл, который был отправлен. Но они никогда не могут найти или присоединиться к другой беседе в вашей сети без явного приглашения.
Вопрос. Могут ли внешние участники передавать файлы в беседу?
Ответ: Да.
Вопрос. Могут ли внешние участники пригласить других участников?
Да, внешние участники могут добавлять других участников в беседу так же, как они могут упоминать людей в этой беседе. Они могут приглашать только людей в беседы, в которые они уже были явно включены.
Вопрос. Какую информацию могут видеть внешние участники обо мне?
О. Внешние участники могут видеть только ограниченное представление вашей карточки наведении курсора. Поля, перечисленные на карточке наведении указателя мыши, включают ваше имя, заголовок, адрес электронной почты и сеть. Изображение профиля, номер телефона и многое другое остается скрытым для внешних участников.
Вопрос. Какие разрешения имеют внешние участники для содержимого, передаваемого в беседу?
О. Внешние участники могут просматривать и скачивать файлы. Внешние участники могут просматривать только заметки.
Вопрос. Может ли внешний участник поделиться этой беседой?
О: Нет. Так как разрешения ограничивают аудиторию привилегированными участниками, внешние участники должны добавляться в беседу по отдельности.
Вопрос. Где живут данные для внешних участников?
Ответ. Данные беседы доступны проверенным администраторам (с помощью экспорта данных) любого участника беседы. Таким образом, если ваш сотрудник участвует в беседе в другой сети, так как эта беседа отображается в папке "Входящие", она доступна в экспорте данных вашей сети. Дополнительные сведения см. в разделе Поиск внешних участников в сети Viva Engage.
Вопрос. При добавлении внешнего участника в беседу он входит в мою сеть?
О: Нет. Внешние участники могут участвовать только в беседах, в которых они были явно приглашены. Они получают доступ к этим беседам через свой почтовый ящик Viva Engage (в своей сети). У них нет доступа к остальной части вашей сети.
Вопрос. Какими правами обладают проверенные администраторы?
Ответ. Проверенные администраторы могут в любое время удалить всех внешних участников из беседы. Они также могут видеть, какие файлы и беседы доступны внешним участникам, используя экспорт данных. Дополнительные сведения см. в разделе Поиск внешних участников в сети Viva Engage.
Вопрос. Если у меня есть мониторинг ключевых слов, применяется ли он к сообщениям, которые внешние участники публикуют в моей сети?
Да. Мониторинг ключевых слов применяется к любым сообщениям в сети, в том числе от внешних участников.
Связанные статьи
Добавление внешних участников в беседы Viva Engage
Создание внешних групп и управление ими в Viva Engage