Общие сведения о Viva Glint SFTP и автоматизации данных

Используйте протокол SFTP (Microsoft Viva Glint Secure File Transfer Protocol) для регулярного импорта данных сотрудников. Автоматизированный канал данных позволяет поддерживать синхронизацию данных информационной системы управления персоналом (HRIS) с Viva Glint и позволяет вашей организации:

• Отправляйте опросы и результаты нужным участникам в любое время.
• Автоматически запускайте опросы для сотрудников в определенных точках жизненного цикла сотрудников.
• Всегда иметь самую актуальную информацию о сотрудниках.

Подготовка данных к импорту

Перед передачей данных в Viva Glint с помощью SFTP проверьте сведения об основах атрибутов Viva Glint и завершите настройку атрибута. Подробнее.

Предостережение

Убедитесь, что все пользователи администратора компании включены в первую отправку файла с идентификаторами сотрудников, которые соответствуют идентификаторам в Viva Glint. В противном случае администраторы компании будут деактивированы и потеряют доступ к платформе.

Управление параметрами SFTP

В общих параметрах Viva Glint можно управлять общедоступными ключами SSH, добавлять общедоступные IP-адреса, указывать пользователей уведомлений, управлять параметрами шифрования и просматривать учетные данные SFTP. Подробнее.

Общие сведения об автоматическом импорте данных

Viva Glint SFTP:

• Позволяет использовать полные и частичные файлы данных.
• Регулярно проверяет наличие и автоматически импортирует новые файлы.
• Наследует атрибуты для создания вычисляемых полей во время импорта.
• Лучше всего подходит для рекомендуемых форматов файлов.

Каталоги SFTP

В учетной записи SFTP есть два (2) каталога, которые Viva Glint отслеживает файлы для автоматического импорта:

• /files/user_full: Используйте для полной отправки файлов — существующие записи сотрудников на платформе, которые не включены в файл, становятся НЕАКТИВными.
• /files/user_delta: Используется для отправки файлов PARTIAL — на платформе обновляются только записи сотрудников в файле; все остальные остаются неизменными.

Примечание.

• Файлы автоматически удаляются из SFTP через 48 часов.
• Файлы, вызывающие предупреждения и ошибки, можно скачать из журнала аудита действий в разделе Общие параметры в течение 28 дней после импорта.

Совет

Для факторов успеха SAP значение /files автоматически добавляется в путь к файлу для передачИ SFTP. Чтобы предотвратить отправку ошибок, используйте "/user_full" или "/user_delta".

Методы передачи

В зависимости от того, как часто ваша организация импортирует данные в Viva Glint, рассмотрите, какой метод передачи данных SFTP лучше всего соответствует вашим потребностям.

• Автоматизированный канал данных HRIS: Обратитесь к группе данных сотрудников, чтобы создать автоматический экспорт, который передается из HRIS в SFTP напрямую.
• Передача файлов SFTP вручную: Подключитесь к приложению FTP, чтобы вручную разместить полный или добавочный файл в SFTP.

Производные атрибуты

Пока данные о сотрудниках отправляются в Viva Glint, производные атрибуты и значения вычисляются для иерархии руководителя, срока пребывания и возрастных групп на основе выбранных во время настройки атрибутов. Подробнее.

Примечание.

Не включайте производные атрибуты в файл данных сотрудников. Viva Glint создает эти поля.

Рекомендации по работе с файлами

Выберите частоту передачи файлов, формат, макет и соглашение об именовании в зависимости от потребностей вашей компании и возможностей HRIS.

Частота:

Обновляйте данные о сотрудниках по крайней мере еженедельно или регулярно, что соответствует графику опроса вашей компании.

Если у вас менее 10 000 сотрудников, ежедневный веб-канал полного файла должен быть хорошей частотой, и добавочные файлы можно отправлять для однократных обновлений. Если у вас большая база сотрудников с несколькими атрибутами (50+), отправка полных файлов 1–2 раза в месяц с ежедневными добавочными файлами может быть более целесообразной для вашей компании. Обсудите с командой HRIS возможности передачи файлов данных.

Формат и макет:

Согласованный формат и макет файла со временем обеспечивают успешный импорт файлов. Сохраните те же метки атрибутов в строке заголовка файла и выберите один формат файла из параметров Viva Glint:

• .csv с разделителем запятых и кодировкой UTF-8. Если значения содержат запятую, заключите в двойные кавычки.
• .xlsx с одной вкладкой без пароля или формул.

Соглашение об именовании:

Viva Glint рекомендует следующие соглашения об именовании файлов, где companyid — это ваш уникальный идентификатор в Viva Glint, но этот метод имени файла не требуется. Убедитесь, что любое выбранное имя файла равно 64 символам или меньше, включая расширение файла.

• Companyid_user_full_yyyymmdd.csv
• Companyid_user_delta_yyyymmdd.csv

Например: contoso_user_delta_20230101.csv

Важно!

Расширения файлов должны отражать шифрование PGP, если используется. Например, зашифрованное расширение файла .csv будет выглядеть следующим образом: contoso_user_full_20230101. csv.pgp