Общие сведения о Viva Glint SFTP и автоматизации данных

Используйте протокол SFTP Microsoft Viva Glint для регулярного импорта данных сотрудников. Автоматизированный веб-канал данных позволяет поддерживать синхронизацию данных HRIS с Viva Glint и позволяет вашей организации:

  • Отправляйте опросы и результаты нужным участникам в любое время.
  • Автоматически запускайте опросы для сотрудников в определенных точках жизненного цикла сотрудников.
  • Всегда иметь самую актуальную информацию о сотрудниках.

Подготовка данных к импорту

Перед передачей данных в Viva Glint с помощью SFTP проверьте сведения об основах Viva Glint атрибутов и завершите настройку атрибутов. Подробнее.

Предостережение

Убедитесь, что все пользователи Компании Администратор включены в первую отправку файла с идентификаторами сотрудников, которые соответствуют идентификаторам в Viva Glint. В противном случае пользователи компании Администратор будут деактивированы и потеряют доступ к платформе.

Управление параметрами SFTP

В Viva Glint общих параметров можно управлять общедоступными ключами SSH, добавлять общедоступные IP-адреса, указывать пользователей уведомлений, управлять параметрами шифрования и просматривать учетные данные SFTP. Подробнее.

Общие сведения об автоматическом импорте данных

Viva Glint SFTP позволяет создавать полные и добавочные файлы данных, регулярно проверяет и автоматически импортирует новые файлы, использует производную обработку для создания вычисляемых атрибутов во время импорта и лучше всего работает с рекомендуемыми форматами файлов.

Каталоги SFTP

В учетной записи SFTP есть 2 каталога, которые Viva Glint мониторы для автоматического импорта файлов:

  • /files/user_full: Используйте для полной отправки файлов — существующие записи сотрудников на платформе, которые не включены в файл, становятся НЕАКТИВными.
  • /files/user_delta: Используйте для отправки файлов INCREMENTAL — на платформе будут обновлены только записи сотрудников в файле, а все остальные — без изменений.

Примечание.

Файлы автоматически удаляются из SFTP через 48 часов.

Методы передачи

В зависимости от того, как часто ваша организация импортирует данные в Viva Glint, рассмотрите, какой метод передачи данных SFTP лучше всего соответствует вашим потребностям.

  • Автоматизированный канал данных HRIS: Обратитесь к группе данных сотрудников, чтобы создать автоматический экспорт, который передается из HRIS в SFTP напрямую.
  • Передача файлов SFTP вручную: Подключитесь к приложению FTP, чтобы вручную разместить полный или добавочный файл в SFTP.

Производные атрибуты

В то время как данные сотрудников отправляются в Viva Glint, производные атрибуты и значения вычисляются для иерархии руководителей, должностей и групп Agre на основе выбранных во время настройки атрибутов. Подробнее.

Примечание.

Не включайте производные атрибуты в файл данных сотрудников, Viva Glint создает эти поля.

Рекомендации по работе с файлами

Выберите частоту передачи файлов, формат, макет и соглашение об именовании в зависимости от потребностей вашей компании и возможностей HRIS.

Частота:

Обновляйте данные о сотрудниках по крайней мере еженедельно или регулярно, что соответствует графику опроса вашей компании.

Если у вас менее 10 000 сотрудников, ежедневный веб-канал полного файла должен быть хорошей частотой, и добавочные файлы можно отправлять для однократных обновлений. Если у вас большая база сотрудников с несколькими атрибутами (50+), отправка полных файлов 1–2 раза в месяц с ежедневными добавочными файлами может быть более целесообразной для вашей компании. Обсудите с командой HRIS возможности передачи файлов данных.

Формат и макет:

Согласованный формат и макет файла со временем обеспечивают успешный импорт файлов. Сохраните те же метки атрибутов в строке заголовка файла и выберите один формат файла из параметров Viva Glint:

  • .csv с разделителем запятых и кодировкой UTF-8. Если значения содержат запятую, заключите в двойные кавычки.
  • .xlsx с одной вкладкой без пароля или формул.

Соглашение об именовании:

Viva Glint рекомендуется использовать следующие соглашения об именовании файлов, где companyid — это ваш уникальный идентификатор в Viva Glint. Убедитесь, что любое выбранное имя равно 64 символам или меньше, включая расширение файла.

  • Companyid_user_full_yyyymmdd.csv
  • Companyid_user_delta_yyyymmdd.csv

Например: contoso_user_delta_20230101.csv

Важно!

Расширения файлов должны отражать шифрование PGP, если используется. Например, зашифрованный файл .csv должен выглядеть следующим образом: contoso_user_full_20230101. csv.pgp