Общие сведения о Viva Glint SFTP и автоматизации данных

Используйте протокол SFTP Microsoft Viva Glint для регулярного импорта данных сотрудников. Автоматизированный канал данных позволяет поддерживать синхронизацию данных информационной системы управления персоналом (HRIS) с Viva Glint и позволяет вашей организации:

• Отправляйте опросы и результаты нужным участникам в любое время.
• Автоматически запускайте опросы для сотрудников в определенных точках жизненного цикла сотрудников.
• Всегда иметь самую актуальную информацию о сотрудниках.

Подготовка данных к импорту

Перед передачей данных в Viva Glint с помощью SFTP проверьте сведения об основах Viva Glint атрибутов и завершите настройку атрибута.

Предостережение

Убедитесь, что все пользователи Компании Администратор включены в первую отправку файла с идентификаторами сотрудников, которые соответствуют идентификаторам в Viva Glint. В противном случае пользователи компании Администратор деактивируются и теряют доступ к платформе.

Управление параметрами SFTP

В Viva Glint общих параметров можно управлять общедоступными ключами SSH, добавлять общедоступные IP-адреса, указывать пользователей уведомлений, управлять параметрами шифрования и просматривать учетные данные SFTP. Настройте Viva Glint SFTP.

Общие сведения об автоматическом импорте данных

Viva Glint SFTP:

• Позволяет использовать полные и частичные файлы данных.
• Регулярно проверяет наличие и автоматически импортирует новые файлы.
• Наследует атрибуты для создания вычисляемых полей во время импорта.
• Лучше всего подходит для рекомендуемых форматов файлов.

Каталоги SFTP

В учетной записи SFTP есть два (2) каталога, которые Viva Glint мониторы для автоматического импорта файлов:

• /files/user_full: Используйте для полной отправки файлов — существующие записи сотрудников на платформе, которые не включены в файл, становятся НЕАКТИВными.
• /files/user_delta: Используется для отправки файлов PARTIAL — на платформе обновляются только записи сотрудников в файле; все остальные остаются неизменными.

Примечание.

• Файлы автоматически удаляются из SFTP через 48 часов.
• Файлы, отправленные в Viva Glint SFTP, не имеют ограничений на размер.
• Файлы, вызывающие предупреждения и ошибки, можно скачать из журнала аудита действий в разделе Общие параметры в течение 28 дней после импорта.

Совет

В некоторых версиях SAP Success Factors и Workday "/files" может автоматически применяться к пути к файлу для передачИ SFTP. Чтобы предотвратить отправку ошибок, если версия HRIS автоматически применяет "/files", удалите "/files" из пути к файлу ("/user_full" или "/user_delta").

Методы передачи

В зависимости от того, как часто ваша организация импортирует данные в Viva Glint, рассмотрите, какой метод передачи данных SFTP лучше всего соответствует вашим потребностям.

• Автоматизированный канал данных HRIS: Обратитесь к группе данных сотрудников, чтобы создать автоматический экспорт, который передается из HRIS в SFTP напрямую.
• Передача файлов SFTP вручную: Подключитесь к приложению FTP, чтобы вручную разместить полный или добавочный файл в SFTP.

Передача нескольких файлов

Если в вашей организации есть несколько источников данных о сотрудниках, можно настроить несколько передач файлов в учетную запись SFTP Viva Glint. Имейте в виду, что:

• Viva Glint поддерживает не более трех открытых ключей SSH для подключений к учетной записи SFTP.
• Время передачи файлов должно быть удалено, чтобы несколько файлов не импортировались одновременно.
• Все файлы должны передаваться в каталог /files/user_delta. Частичные файлы, отправленные /files/user_full деактивировать всех пользователей, не включенных в файлы.
• Чтобы деактивировать свои учетные записи в Viva Glint, необходимо включить пользователей с состоянием "НЕАКТИВНО".

Производные атрибуты

В то время как данные о сотрудниках отправляются в Viva Glint, производные атрибуты и значения вычисляются для иерархии руководителей, должностей и возрастных групп на основе выбранных во время настройки атрибутов.

Примечание.

• Не включайте производные атрибуты в файл данных сотрудника. Viva Glint создает эти поля.
• Производные от возрастных групп могут быть основаны на годе рождения, но не на полной дате рождения. Включите год рождения в данные сотрудников, чтобы создать группирование по возрасту.

Рекомендации по работе с файлами

Выберите частоту передачи файлов, формат, макет и соглашение об именовании в зависимости от потребностей вашей компании и возможностей HRIS.

Частота:

Обновляйте данные о сотрудниках по крайней мере еженедельно или регулярно, что соответствует графику опроса вашей компании.

Если у вас менее 10 000 сотрудников, ежедневный веб-канал полного файла должен быть хорошей частотой, и добавочные файлы можно отправлять для однократных обновлений. Если у вас большая база сотрудников с несколькими атрибутами (50+), отправка полных файлов 1–2 раза в месяц с ежедневными добавочными файлами может быть более целесообразной для вашей компании. Обсудите с командой HRIS возможности передачи файлов данных.

Формат и макет:

Согласованный формат и макет файла со временем обеспечивают успешный импорт файлов. Сохраните те же метки атрибутов в строке заголовка файла и выберите один формат файла из параметров Viva Glint:

• .csv с разделителем запятых и кодировкой UTF-8. Если значения содержат запятую, заключите в двойные кавычки.
  • Viva Glint принимает UTF-8 и UTF-8 с кодировкой спецификации.
• .xlsx с одной вкладкой без пароля или формул.

Соглашение об именовании:

Viva Glint рекомендует следующие соглашения об именовании файлов, где "идентификатор компании" — это уникальный идентификатор в Viva Glint, но этот метод имени файла не является обязательным. Убедитесь, что любое выбранное имя файла равно 50 символам или меньше, включая расширение файла.

• Company-id_user_full_yyyymmdd.csv
• Company-id_user_delta_yyyymmdd.csv

Например: contoso_user_delta_20230101.csv

Важно!

Расширения файлов должны отражать шифрование PGP, если используется. Например, зашифрованное расширение файла .csv будет выглядеть следующим образом: contoso_user_full_20230101. csv.pgp