Подготовка файла данных организации

  • Статья

Приложение расширенной аналитики может получать организационные данные одним из двух способов: с помощью Microsoft Entra ID, который является параметром по умолчанию, или через файл данных организации, который вы отправляете как администратор. В этой статье мы обсудим второй вариант, файл данных организации. Прочитайте дальше, чтобы узнать, что необходимо сделать администратору для идентификации, сбора и структурирования данных перед отправкой данных организации.

Сведения об организационных данных в целом, сведения о том, какие данные Microsoft Entra ID автоматически синхронизируются с Viva Insights, а также общие сведения о странице "Данные организации" в интерфейсе администрирования расширенной аналитики см. в статье Организационные данные в Viva Insights.

Важно!

После отправки файла .csv с данными организации вы не сможете вернуться к использованию Microsoft Entra ID. Вам потребуется регулярно отправлять .csv файлы, чтобы обеспечить актуальность данных организации.

Подготовка данных организации

Когда вы будете готовы начать работу с файлом данных организации, следующие разделы проведут вас через процесс подготовки данных:

  1. Определение тенденций, которые требуется проанализировать . Определите, какие тенденции необходимо узнать, чтобы повысить эффективность работы. Определив эти тенденции, вы сможете точнее определить, какие организационные данные использовать.
  2. Узнайте, какие данные следует включить . Требуется несколько атрибутов данных, а многие из них являются необязательными. Среди необязательных выберите те, которые лучше всего служат вашим аналитическим целям.
  3. Получение экспорта данных организации — администратор должен экспортировать данные отдела кадров из системы управления персоналом вашей организации. При необходимости включите бизнес-данные, если это требуется для анализа.
  4. Структурирование данных организации . Для успешной проверки данных сначала необходимо правильно структурировать их в отправляемом .csv файле.
  5. Отправка файла данных организации . После того как файл .csv будет готов, вы отправляете его в приложение расширенной аналитики, где после проверки и обработки он становится доступным для анализа.

Шаг 1. Определение тенденций, которые требуется проанализировать

Чтобы узнать, какие организационные данные следует извлечь, сначала необходимо решить, о каких тенденциях на рабочем месте вы хотите узнать. Например, в предстоящем анализе вы можете изучить сотрудничество между различными сегментами или группами сотрудников. Сначала необходимо определить эти группы, что можно сделать различными способами:

  • По данным организации
  • По уровням иерархии организации
  • По производительности, вовлеченности или другим бизнес-данным

Определенные группы можно использовать в следующих примерах анализа:

Совместная работа между группами

Распространенный сценарий анализа заключается в поиске шаблонов совместной работы между различными группами сотрудников. Например, вы можете узнать, сколько ваша команда по маркетингу продуктов общается с вашей командой продаж.

Атрибуты для сегментирования групп могут быть полезны при определении шаблонов совместной работы, например:

  • Атрибуты семьи или роли задания, такие как профессия, функция, дисциплина и код работы
  • Организация, бизнес-центр или центр затрат, например отдел кадров, финансы, продажи и маркетинг
  • Атрибуты расположения, такие как город, штат, страна и регионы, как определено вашей организацией
  • Атрибуты, описывающие их работу, такие как удаленный сотрудник или поставщик с полной рабочий день, неполный рабочий день или полный рабочий день, их срок пребывания в организации или срок их текущей роли

Большинство из этих атрибутов доступны в информационных системах отдела кадров.

Иерархическая совместная работа

Кроме того, часто используются шаблоны поведения для совместной работы в связи с иерархией организации, а также для количественной оценки совместной работы между руководителями и отдельными участниками, а также между более высокими и низкими уровнями и уровнями в организации.

В этом анализе полезны следующие понятия:

  • IC или менеджер — является ли сотрудник отдельным участник или руководителем.
  • Иерархия организации — например, имена всех руководителей над сотрудником в структуре отчетности этого сотрудника; каждый диспетчер может храниться как отдельный атрибут.
  • Слой — например, позиция сотрудника в иерархии организации, где уровень 0 = верхний лидер в компании.
  • Span — например, количество прямых отчетов, назначенных сотруднику.
  • Level — например, старший менеджер, VP, директор, CVP.

Большинство из этих атрибутов также находятся в информационных системах отдела кадров.

Данные о совместной работе, взаимодействии и результатах

Наконец, вы можете рассмотреть возможность привязки шаблонов поведения совместной работы с оценками вовлеченности сотрудников или другими данными о результатах производительности, такими как достижение квоты на продажу или высокие или низкие оценки производительности. Эти данные часто находятся за пределами традиционных информационных систем отдела кадров, либо в отдельных репозиториях кадровых данных, либо в бизнес-системах.

Шаг 2. Сведения о том, какие данные следует включить

Для доступа к полной функциональности приложения для расширенной аналитики необходимо указать несколько обязательных атрибутов, как описано в разделе Справочник по атрибутам. Кроме того, вы можете указать до 100 дополнительных атрибутов для группировки и фильтрации данных интересными и индивидуальными способами.

Примеры организационных данных включают семью рабочих мест, роль, организацию, направление деятельности, центр затрат, расположение, регион, уровень, уровень, количество прямых отчетов и руководителя. Эти данные предоставляются в приложение расширенной аналитики на индивидуальном уровне, что означает, что эти атрибуты предоставляют контекст каждому пользователю в наборе данных.

Сотрудники для включения

Как минимум, включите организационные данные для всех сотрудников, имеющих лицензии на Viva Insights. Еще лучше включить всех пользователей в вашу компанию в качестве части отправки данных, даже если вы планируете собирать данные о совместной работе только для подгруппы, то есть для определенной целевой группы в компании.

Например, если сотрудники отдела маркетинга часто общаются с сотрудниками службы "Разработка продуктов", но у приложения есть только данные отдела кадров о маркетинговой организации, вы не сможете создавать отчеты, чтобы показать, сколько времени маркетинг тратит на разработку продукта.

Если вы не можете включить всех сотрудников в организацию, минимальное значение — это все люди, для которых собираются данные о совместной работе. Этот минимум позволяет анализировать шаблоны совместной работы между группами в этой совокупности, но не между группами за пределами этой совокупности.

Включение всех лицензированных сотрудников

Администратор несет ответственность за хранение актуальных и полных данных организации. В этой задаче "завершить" означает две вещи: данные, которые включают нужных людей и содержат правильные атрибуты для этих людей.

Причина включения всех лицензированных сотрудников в организацию заключается в том, что если их организационные данные отсутствуют, аналитики не могут фильтровать по этим данным при создании запроса на странице Анализ . Таким образом, сотрудники, данные которых отсутствуют, будут исключены из анализа, выполняемого аналитиками.

Важно!

Убедитесь, что администратор Microsoft 365 назначил лицензии всем сотрудникам, которые вы хотите включить в отчеты. Даже если вы включаете сотрудника в файл данных организации, ей потребуется лицензия для отображения в отчетах. Дополнительные сведения о лицензировании и отчетах см. в статье При появлении пользователей в результатах запроса.

Уведомление об отсутствующих данных

Если приложение обнаруживает, что данные отсутствуют для одного или нескольких лицензированных сотрудников, оно оповещает администраторов через всплывающее уведомление в правом верхнем углу вкладки Подключения к данным .

Отправка отсутствующих данных организации

Чтобы отправить эти отсутствующие данные, администратор может выполнить следующие действия:

  1. Во всплывающем уведомлении выберите Скачать , чтобы скачать .csv файл, содержащий имена лицензированных сотрудников, у которых отсутствуют данные организации.
  2. Откройте файл .csv.
  3. Добавьте отсутствующие данные для этих сотрудников. Это означает добавление атрибутов (столбцов), описывающих сотрудников в соответствии с предыдущими отправками.
  4. Отправьте файл. Дополнительные сведения см. в статье Отправка организационных данных (последующая передача).

В дополнение к включению всех лицензированных сотрудников в отправку корпоративных данных рекомендуется также включать нелицензированных сотрудников, как мы уже объясняли ранее.

Шаг 3. Получение экспорта организационных данных

Перед форматированием и отправкой данных организации необходимо получить их из одного или нескольких источников. Ваш основной источник — это команда, которая управляет информационными системами управления персоналом организации. Эта команда должна предоставить вам экспорт данных атрибутов отдела кадров для отдельных сотрудников.

Кроме того, аналитикам могут потребоваться данные о бизнес-результатах. В этом случае вам потребуется связаться с владельцами бизнеса, которые имеют доступ к хранилищам данных, содержащим эту информацию. Например, эти данные могут включать:

  • Данные проверки производительности для определенных рабочих групп.
  • Оценки вовлеченности сотрудников, фиксируемые отделом кадров за пределами информационных систем управления персоналом.
  • Продажи или другие данные о достижении квот, которые предоставляют дополнительные представления о производительности.
  • Данные опроса сотрудников.

После получения этих данных необходимо структурировать их для успешной обработки после отправки в приложение.

Шаг 4. Структурирование организационных данных

Получив экспортированные данные, структурируйте их в правильном формате.

Добавление обязательных, зарезервированных необязательных и настраиваемых атрибутов

Существует три типа атрибутов, которые можно добавить в файл данных организации: обязательный, зарезервированный необязательный и пользовательский.

Обязательный

Укажите следующие атрибуты в виде заголовков столбцов, как написано ниже, в .csv отправки.

  • EffectiveDate
    • Убедитесь, что столбец EffectiveDate содержит значения во всех строках. Если при отправке не указать столбец EffectiveDate , дата отправки данных станет элементом EffectiveDate по умолчанию.
  • PersonId
  • ManagerId
  • Организация (с учетом регистра)
Зарезервировано необязательно

Следующие атрибуты являются зарезервированными заголовками столбцов для атрибутов, которые в настоящее время используются для вычисления, фильтрации и группирования данных. В зависимости от конкретного шаблона Power BI могут потребоваться различные атрибуты из приведенного ниже списка.

  • LevelDesignation
  • FunctionType
  • HireDate
  • HourlyRate
  • Layer
  • SupervisorIndicator
  • OnsiteDays
  • Location

Примечание.

Атрибуты могут располагаться в файле в любом порядке. Однако имена этих обязательных и зарезервированных атрибутов нельзя использовать в качестве имен новых настраиваемых атрибутов.

Настраиваемые атрибуты

Пользовательские атрибуты — это любые дополнительные атрибуты, которые необходимо определить для фильтрации и группировки данных. При отправке этих атрибутов аналитики могут использовать их при построении запросов. Сведения о том, как отправлять настраиваемые атрибуты, см. в статье Отправка данных организации (первая передача).

Примечание.

  • Максимальное число разрешенных в системе атрибутов — 105, включая пять обязательных атрибутов.
  • Все даты должны быть в формате ММ/ДД/ГГГГ.
  • Все числовые поля (например, обязательный атрибут HourlyRate) должны иметь формат number и не должны содержать запятую или знак доллара.

Совет

Дополнительные сведения о форматировании файла см. в статье Правила файлов и ошибки проверки .

Пример файла экспорта .csv

Ниже приведен пример фрагмента допустимого файла экспорта .csv:

PersonId,EffectiveDate,HireDate,ManagerId,LevelDesignation,Organization,Layer,Area Emp1@contoso.com,12/1/2020,1/3/2014,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Southeast Emp2@contoso.com,11/1/2020,1/3/2014,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Southeast Emp3@contoso.com,12/1/2020,1/3/2014,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Northeast Emp4@contoso.com,10/1/2020,8/15/2015,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,Midwest Emp5@contoso.com,11/1/2020,8/15/2015,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,Midwest Emp6@contoso.com,12/1/2020,8/15/2015,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,Midwest

Дополнительные сведения об атрибутах см. в разделе Справочник по атрибутам .

Шаг 5. Отправка файла данных организации

После создания исходного файла .csv его можно отправить в приложение расширенной аналитики с помощью страницы > "Данные организации" или на вкладке Подключения к данным .

Если вы отправляете данные организации впервые, см. раздел Отправка организационных данных (первая отправка). Если это не первый раз, см. раздел Отправка данных организации (последующие отправки).

После успешной отправки данных приложение выполняет дополнительную проверку и обработку для завершения подготовки.

Частота отправки данных организации .csv файла

Рекомендуется отправлять данные о сотрудниках не реже одного раза в месяц, чтобы данные были свежими и актуальными для анализа. Вскоре после успешной отправки данных сотрудников обновленные данные становятся доступными для пользователей, чтобы увидеть их как аналитические сведения в приложении.

Предоставление данных за период времени

По умолчанию Viva Insights включает данные о собраниях и электронной почте для измеряемых сотрудников за один год. Данные организации предоставляются Viva Insights с датой вступления в силу, связанной с каждой строкой файла отправки.

Если вы выполняете экспорт организационных данных из информационной системы управления персоналом на определенный момент времени, вы получите картину численности сотрудников за этот момент времени. Для наибольшей точности данных во время подготовки следует предоставлять экспорт данных организации за каждый из последних 13 месяцев. Эти данные могут быть предоставлены в одном файле или в последовательности файлов.

Вот как это будет выглядеть на практике. Для каждого измеряемого сотрудника у вас будет 13 отдельных строк. Каждая из этих строк будет содержать дату вступления в силу для каждого месяца, за который были извлечены данные. Если дата вступления в силу для каждого месяца невозможна, можно указать один момент времени. В этом случае задайте для даты вступления в силу первый день текущего месяца( на один год назад). Например, если подготовка выполнялась в октябре 2020 г., датой вступления в силу для всех строк должно быть 10/1/2019.

Действия по совместной работе с сотрудниками будут сопоставлены с последними данными организации snapshot (на основе EffectiveDate), которые предшествуют дате действия совместной работы.

Ссылка на атрибут

В этом разделе содержатся сведения об атрибутах, используемых в файлах данных организации, отправленных в приложение расширенной аналитики.

Примечание.

Если вы предоставляете общий доступ к данным из Viva Insights с помощью функции Организационные данные в Microsoft 365, некоторые из перечисленных ниже атрибутов будут общими. Однако любой атрибут, содержащий Microsoft_, не будет доступен в Viva Insights. Дополнительные сведения об организационных данных в Microsoft 365.

Атрибут (заголовок столбца) Описание Тип данных Пример значения Обязательный или зарезервированный
PersonId Уникальный идентификатор записи сотрудника. Это может быть основной SMTP-адрес сотрудника или псевдоним электронной почты. Email joe@contoso.com Обязательный1
ManagerId Уникальный идентификатор руководителя сотрудника. Это может быть основной SMTP-адрес руководителя или псевдоним электронной почты. Для руководителей это значение можно оставить пустым. Email sally@contoso.com Обязательный
Организация Внутренняя организация, к которой принадлежит сотрудник. Для получения более полезных сведений избегайте использования слишком мало или слишком много уникальных организаций. String Financial Planning and Analysis Обязательный
EffectiveDate Дата применения заданного значения атрибута для сотрудника. Атрибут применяется до тех пор, пока не будет указана другая запись для того же атрибута с другим элементом EffectiveDate. Если служба EffectiveDate не отправлена, по умолчанию используется дата отправки. DateTime 12/31/2021 Обязательный2
LevelDesignation Уровень, представляющий опыт сотрудника, уровень управления или стаж работы в организации. Для получения более полезных сведений избегайте использования слишком мало или слишком много уникальных значений LevelDesignation. String Director Зарезервировано3
FunctionType Функция задания, выполняемая сотрудником. Для получения более полезных сведений избегайте использования слишком мало или слишком много уникальных типов FunctionType String Finance Management Reserved
HireDate Дата начала работы сотрудника. Если у сотрудника несколько дат найма, лучше всего использовать самую последнюю дату найма. DateTime 12/31/2021 Reserved
HourlyRate Заработная плата сотрудника, представленная в виде почасовой ставки в долларах США. Двойное с плавающей точкой 25.25 Reserved
Layer Положение сотрудника в иерархии организации, выраженное как его расстояние от высшего руководителя организации. Например, исполнительный директор находится на уровне 0. Для получения более полезных сведений избегайте использования слишком мало или слишком много уникальных слоев. Integer 2 Reserved
SupervisorIndicator Состояние руководителя сотрудника как IC (отдельный участник), Mngr (менеджер) или Mngr+ (менеджер менеджеров). String IC Reserved
OnsiteDays Среднее количество дней в неделю, в течение которых сотрудник работает с main компании. OnsiteDays можно использовать на основе данных эмблемы или других источников, например тегов в системе управления персоналом, показывающих количество дней, в течение которых сотрудник планирует работать на месте. String 4 Reserved
Location Расположение офиса сотрудника. String Burbank Reserved
My_Custom_attribute
(пример: Campus)		 Создаваемый атрибут String West Н/Д (пользовательский)4

1. Необходимо включить обязательные поля. Каждое обязательное поле требует непустых значений для каждой строки.

2. Если не включить столбец EffectiveDate при отправке, дата отправки станет датой по умолчанию EffectiveDate.

3. Вам не нужно включать какие-либо из этих зарезервированных полей. Однако если вы используете их, сохраните эти имена столбцов.

4. Включать настраиваемые атрибуты не требуется. Однако если вы добавите их, они не могут иметь то же имя, что и любой из обязательных или зарезервированных атрибутов.

Заметки и рекомендации по атрибутам

Некоторые атрибуты существуют только для подмножества совокупности

При выборе атрибутов для включения некоторые значения атрибутов могут быть заполнены для одной организации, но не для других. Например, если отправка содержит данные о достижении квот на продажу, которые применяются только к вашей организации продаж, эти данные нельзя использовать для фильтрации и группировки сотрудников за пределами продаж.

Слишком много уникальных значений

Иногда атрибут имеет слишком много уникальных значений для группирования и фильтрации. Например, если функция задания или код слишком узко определены, это может не дать вам полезного представления общей группы. Если атрибут содержит сотни уникальных значений, что приводит к небольшой группе населения на значение, атрибут может оказаться не полезен.

Слишком мало уникальных значений

И наоборот, иногда атрибут слишком широко определен для полезной фильтрации. Например, если ваша организация полностью находится в США, а ваши записи отдела кадров для каждого сотрудника содержат код страны, который всегда равен США, этот атрибут не будет полезен.

Избыточные атрибуты

Некоторые атрибуты могут представлять одни и те же данные и предоставлять ненужные избыточные данные для анализа. Например, данные отдела кадров могут содержать как идентификатор центра затрат, так и имя центра затрат для сотрудника. Так как оба представляют одну и ту же информацию в немного другом формате, вам потребуется включить только один из них с более понятным для пользователя именем.

Бизнес-данные

В отличие от данных отдела кадров, для бизнес-данных может не потребоваться включать всех сотрудников вашей компании в состав отправки данных. Знание сценариев, которые вы хотите проанализировать, поможет вам решить. Например, предположим, что вы хотите сравнить шаблоны совместной работы между сотрудниками в организации продаж, которые имеют высокую вовлеченность по сравнению с теми, кто имеет низкую вовлеченность. Хотя вам потребуются данные о персонале для всех сотрудников, чтобы можно было характеризовать более широкие шаблоны совместной работы, вам потребуются только данные оценки вовлеченности для сотрудников в организации продаж, так как вы используете значения оценки для группирования и фильтрации конкретных выходных данных отчета.