Проведение пилотного развертывания для пользователей

Важно!

Мы приостановили отправку сообщений электронной почты брифинга, чтобы внести некоторые улучшения. Пользователи по-прежнему могут получить доступ к надстройке Outlook Viva Insights или приложению Viva Insights в Teams для ключевых функций, пока эта служба не возобновится. Дополнительные сведения об этом изменении см. в статье Приостановка брифинга.

Если вы решили отключить сообщение электронной почты о брифинге для своей организации, сначала можно запустить пилотный проект с подмножеством пользователей. В первую очередь для крупных организаций небольшой пилотный проект — это естественный первый шаг для проверки готовности пользователей, выявления и устранения проблем, а также обеспечения успешного развертывания в масштабах всей организации.

Чтобы достичь наиболее реалистичных результатов, в пилотном проекте должна быть задействована группа фактических пользователей, имитировать их регулярное общение и совместную работу, а также проверять технические и пользовательские возможности. 

Схема пилотной логистики

Успешный пилотный проект включает в себя следующее:

  • Определены даты начала и окончания, а также четко определены цели для измерения успеха. Эти цели помогут вам спланировать развертывание после завершения пилотного проекта.
  • Упустите достаточно времени для запуска пилотного проекта и оценки его воздействия, которое рекомендуется не менее 30 дней.
  • Включите нужных заинтересованных лиц и участников, зная, что вы можете добавить больше пользователей на протяжении пилотного проекта, если это необходимо.
  • Начните с малого и уделите время паузе, оценке результатов и настройке пилотного проекта.

Набор участников пилотного проекта

Наиболее важной задачей при планировании пилотного проекта является вдумчивый выбор участников. Сегодня в сообщении о брифинге отображаются аналитические сведения, например задачи, определенные в электронной почте, и документы, связанные с предстоящими собраниями. Лучшие участники для пилотного проекта — это люди, которые имеют последовательную электронную почту и календарь активности, потому что они будут регулярно получать сообщение электронной почты о брифинге и могут извлечь максимальную пользу, используя его для повседневной работы.

Отличное место для начала — спросить заинтересованных лиц и руководителей отделов, какие команды, по их мнению, выиграют от помощи, предлагаемой в электронном письме для брифинга. Пилотный проект также должен охватывать ключевых специалистов в области ИТ, обучения, корпоративных коммуникаций и службы технической поддержки. Это позволяет тем, кто имеет ключевые роли в вашей организации, иметь возможность ознакомиться с возможностями электронной почты брифинга.

Совет

При выборе группы людей для пилотного проекта брифинга обязательно включите тех, кто проверка сообщения электронной почты на адаптивных клиентах. Адаптивная версия гарантирует, что пользователи получают оптимальный интерфейс со ссылками на открытые задачи, предстоящие собрания, связанные документы и рекомендуемое время фокусировки в сообщении электронной почты.

Вы можете контролировать, кто получает сообщение о брифинге в пилотном проекте, одним из следующих способов:

  • Используйте Центр администрирования, чтобы задать состояние по умолчанию для всех пользователей в вашей организации, отказались. Затем посоветуйте участникам пилотного проекта согласиться на получение сообщения о брифинге в приложении Viva Insights в Teams или в Интернете.

  • Используйте PowerShell, чтобы отключить брифинг для пользователей, не являющихся пилотными, и оставить пилотных пользователей включенными. В Центре администрирования по умолчанию все пользователи согласились на это.

    • Пользователи, которые включены и согласились на это, получат сообщение электронной почты о брифинге.
    • Пользователи, которые отключены и согласились на участие, не будут получать сообщение электронной почты о брифинге. Обратите внимание, что при подключении новых пользователей к клиенту вам потребуется использовать PowerShell, чтобы отключить для них брифинг, если вы не хотите, чтобы они были частью пилотного проекта.

Разработка плана тестирования и опроса отзывов

Для успешного пилотного проекта предоставьте участникам четко определенные задачи, а также способ поделиться своими отзывами. Ниже приведены примеры того, что пользователи могут делать в сообщении о брифинге:

  • Организуйте или примите приглашение на собрание с помощью облачного документа (это может быть ссылка в самом приглашении, ответ на исходное приглашение или отправка в связанном потоке электронной почты).
  • Когда документы отображаются в сообщении о брифинге, они могут открыть их непосредственно из сообщения электронной почты и пометить как выполненные или не связанные.
  • Проверьте задачи, выявленные, открыв связанное исходное сообщение электронной почты и помечая задачи как выполненные или не как задачи.
  • Зарезервируйте время фокусировки, если доступно в календаре.

Убедитесь, что у вас есть открытый канал обратной связи для отслеживания хода выполнения и оценки результатов, таких как:

  • Используйте предопределенное обследование как простой способ сбора и оценки результатов пилотного проекта. Для начала можно использовать примеры опросов отзывов .
  • Создайте команду или канал, чтобы участники пилотного проекта присоединялись и делились своим опытом.
  • Создайте группу безопасности, в которой пилотные пользователи могут задавать вопросы и отправлять отзывы.

Создание плана коммуникации

Для успеха пилота очень важно, чтобы участники пилота обучались тому, что происходит, когда и почему, и что от них ожидается. Чтобы стимулировать ажиотаж и максимальное участие, убедитесь, что вы включаете ценные сообщения и ссылки на обучение и поддержку, где пользователи могут получить дополнительную информацию на протяжении всего пилотного проекта. Чтобы приступить к работе с пилотным планом коммуникации, доступны следующие ресурсы:

Советы по планированию пилотного проекта

Следующие советы помогут обеспечить успешное выполнение пилотного проекта.

  • Помните, что электронная почта брифинга включена по умолчанию для всех пользователей с Exchange Online почтовым ящиком на поддерживаемом языке. Вы можете использовать PowerShell , чтобы выбрать, кто первым получит сообщение о брифинге.
  • Перед началом пилотного проекта убедитесь, что все участники пилотного проекта имеют активные лицензии на Exchange Online.
  • На протяжении всего пилотного проекта обратитесь к заинтересованным лицам проекта, чтобы просмотреть отзывы пользователей и запросы в службу поддержки, чтобы обеспечить бесперебойную работу пилотного проекта. Внесите необходимые изменения.

Ниже приведен пример временная шкала для 30-дневного пилотного проекта:

  • За неделю до запуска пилотного проекта — отправка первоначальных сообщений пользователям пилотных проектов о том, чего ожидать и когда. Это также хорошая возможность провести обучение или поделиться учебными материалами о том, как использовать электронную почту брифинга. Вы также можете отправить опрос, чтобы сравнить тональность пользователей до и после пилотного проекта.
  • День 1 . Отправка информации о начале для пилотных пользователей.
  • День 14 . Отправка сообщений в середине даты для пилотных пользователей и при необходимости отправка опроса.
  • День 30 . Отправка окончательного сообщения пользователям пилотного проекта. Проведите итоговое обследование на основе их опыта.
  • Дни 31–45 . Оценка результатов пилотного проекта и планирование дальнейших действий.

Оценка обучения и создание плана

После завершения пилотного проекта соберите все опросы отзывов, запросы в службу поддержки и другие метрики для анализа целей и определения плана развертывания. Анализ должен помочь вам решить, готова ли ваша организация к широкому развертыванию брифинга, или вам нужно расширить пилотный проект для большего числа пользователей, или вернуться к пилотной версии после выявления и устранения любых проблем.

Когда результаты указывают:

  • Цели пилотного проекта были достигнуты (например, удовлетворенность пользователей). Вы готовы приступить к этапу развертывания. В зависимости от целей можно выполнить одно из следующих действий.

    • Расширьте пилотный проект для дополнительных участников, возможно, в разных ролях или с другими шаблонами совместной работы, чем в первоначальной пилотной группе.
    • Включите брифинг для других групп в вашей организации.
    • Включите сводку для всех других пользователей в вашей организации.
  • Пилот не достиг поставленных целей . Уделите некоторое время, чтобы внести корректировки в план и вернуться к пилоту.

Совет

Закажите участников пилотного проекта в качестве одноранговых лидеров, чтобы помочь евангелизации и подключению новых пользователей к брифингу. Одноранговые лидеры могут легко взаимодействовать с другими пользователями, делиться своим опытом и обучением, а также предлагать поддержку и рекомендации своим коллегам.