Zdieľať cez

Príručka správcu Dynamics 365 for Outlook

  • Článok

Dôležité

S platnosťou od 1. októbra 2020 bola staršia verzia Dynamics 365 for Outlook (označovaná tiež ako doplnok Outlook COM) vyradená. Spoločnosť Microsoft nebude poskytovať podporu ani ďalšie aktualizácie (vrátane bezpečnostných a kritických aktualizácií) doplnku Outlook COM pre aplikácie na interakciu so zákazníkmi (Dynamics 365 Sales, služby pre zákazníkov, Marketing a Field Service).

  • S platnosťou od 4. decembra 2020 staršia aplikácia Dynamics 365 for Outlook nie je k dispozícii pre aplikácie na interakciu so zákazníkom (Dynamics 365 Sales, služby pre zákazníkov, Marketing a Field Service). Namiesto toho použite moderné Dynamics 365 App for Outlook .
  • Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) používatelia môžu naďalej používať staršiu verziu Dynamics 365 for Outlook a budú aj naďalej dostávať dôležité aktualizácie zabezpečenia. Odporúčame vám však prejsť na modernú aplikáciu Dynamics 365 App for Outlook čo najskôr.

Ďalšie informácie a kroky na zabezpečenie plynulého prechodu si stiahnite tu: Manuál Dynamics 365 for Outlook (doplnok COM).

Dynamics 365 for Outlook môžete synchronizovať e-mailové správy, kontakty, úlohy a plánované činnosti medzi Office Outlook a Dynamics 365 (synchronizácia medzi klientmi a servermi). Podobne ako pri synchronizácii na strane servera sa synchronizačné filtre používajú na synchronizáciu údajov správ z Dynamics 365 do Outlooku alebo Exchange. Manuálne sledované alebo sledovanie založené na pravidlách doručenej pošty sa používa na synchronizáciu údajov správ z Exchange alebo Outlooku do Dynamics 365.

Dynamics 365 for Outlook synchronizácia.

Keď používate Dynamics 365 for Outlook, existuje niekoľko konceptov synchronizácie, ktoré je užitočné pochopiť. Všimnite si, že ak chcete mať ktorúkoľvek z týchto Dynamics 365 for Outlook funkcií, každý používateľ Dynamics 365 for Customer Engagement musí spustiť doplnok Dynamics 365 for Outlook a záznam poštovej schránky používateľa Dynamics 365 musí byť správne nakonfigurovaný.

Keď vyberiete Dynamics 365 for Outlook ako metódu synchronizácie údajov správ v zázname poštovej schránky používateľa, e-maily, kontakty, plánované činnosti a úlohy vytvorené v programe Outlook sa synchronizujú s aplikáciami Dynamics 365 alebo Customer Engagement (on-premises).

Dôležité

  • Musíte mať najnovšiu verziu Dynamics 365 for Outlook (verzia 8.2.3) na pripojenie k verzii aplikácií Dynamics 365. Verzia 8.2.3 poskytuje podporu pre Transport vrstva Security (TLS) 1.2 potrebné na pripojenie Dynamics 365 for Outlook a aplikácie Dynamics 365. Ďalšie informácie nájdete v časti Aktualizácia pre Dynamics 365 for Outlook.
  • Pri použití Dynamics 365 for Outlook vo verzii 9.0 v režime offline nebudú prílohy k synchronizovaným záznamom k dispozícii v režime offline. Ak k záznamu existuje príloha, príloha bude k dispozícii iba vtedy, keď ste späť online. Ak ste k záznamu pridali prílohu v režime offline, pri návrate online sa príloha zosynchronizuje so serverom. Ak chcete používať prílohy v režime offline, zvážte uloženie prílohy do svojho zariadenia.
  • Možnosť offline vo verzii Dynamics 365 for Outlook verzie 9.0 nie je dostupná v Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
  • Prispôsobenia, ktoré majú závislosť na databázovom stroji SQL a lokálnej offline inštancii Dynamics 365 for Outlook, nie sú podporované.
  • Microsoft Dynamics 365 for Outlook nie je povolený na Dataverse.

Koncepty synchronizácie Dynamics 365 for Outlook.

Keď používate Dynamics 365 for Outlook ako synchronizačného agenta, všimnite si nasledujúce pojmy:

  1. Synchronizuje sa organizácia. Iba jedna organizácia môže byť označená ako synchronizujúca organizácia. Ak máte nakonfigurovaných viac ako jednu organizáciu Dynamics 365, organizáciu synchronizácie môžete zobraziť v Sprievodcovi konfiguráciou Dynamics 365. Sprievodca konfiguráciou je aplikácia, ktorá je súčasťou Dynamics 365 for Outlook. Všimnite si, že sa stále môžete pripojiť k ďalším organizáciám pomocou Dynamics 365 for Outlook. Ak však organizácia nie je definovaná ako synchronizujúca sa organizácia v Dynamics 365 for Outlook, údaje správ v programe Outlook sa s touto organizáciou nesynchronizujú.

  2. Synchronizácia poštovej schránky. Pre jedného používateľa Dynamics 365 for Customer Engagement možno určiť iba jednu poštovú schránku Exchange alebo POP3. Nemôžete určiť viacero poštových schránok a nemôžete priradiť viac ako jedného používateľa Dynamics 365 for Customer Engagement k jednej poštovej schránke Exchange alebo POP3. Táto poštová schránka je označovaná ako primárna poštová schránka.

  3. Synchronizuje sa Dynamics 365 for Outlook inštancia. Len jedna Dynamics 365 for Outlook inštancia môže byť označená ako synchronizačná Dynamics 365 for Outlook inštancia. Keď sa prihlásite do organizácie z iného počítača, ktorý je spustený Dynamics 365 for Outlook ktorý nie je synchronizačnou Dynamics 365 for Outlook inštanciou, zobrazí sa dialógové hlásenie s otázkou, či chcete určiť aktuálnu Dynamics 365 for Outlook inštanciu ako synchronizačnú Dynamics 365 for Outlook inštanciu. Všimnite si, že keď sa rozhodnete nenastaviť inštanciu Dynamics 365 for Outlook ako inštanciu synchronizácie, stále sa môžete pripojiť k organizácii Dynamics 365 for Customer Engagement a vykonávať úlohy, ale údaje odosielania správ v programe Outlook sa nebudú synchronizovať s Dynamics 365 pre organizáciu Customer Engagement.

  4. Synchronizácia údajov v režime offline. Funkcia prechodu do režimu offline využíva SQL Server Express ako lokálny ukladací priestor údajov. Keď prejdete do režimu offline alebo sa vrátite do režimu online, Dynamics 365 for Outlook synchronizuje záznamy pre typy entít, ktoré si vyberiete, s Dynamics 365 for Customer Engagement alebo Customer Engagement (on-premises). Keď prejdete do režimu offline alebo naspäť do režimu online, dôjde k samostatnému synchronizačnému procesu, ktorý nie je súčasťou synchronizácie údajov správ popísanej tu. Možnosť prechodu do režimu offline umožňuje používateľom vytvárať, upravovať alebo odstraňovať záznamy offline, ktoré možno neskôr synchronizovať s Dynamics 365 for Customer Engagement alebo Customer Engagement (on-premises) keď Dynamics 365 for Outlook bude opäť online.

Prehlásenia o používaní osobných údajov

Ak chcete používať doplnok Microsoft Dynamics 365 for Outlook, musíte sa prihlásiť pomocou svojich poverení (e-mailovej adresy a hesla). Tieto informácie môžete uložiť lokálne, aby sa výzva na zadanie poverení nezobrazovala pri každom otvorení programu Outlook. Ak sa rozhodnete uložiť tieto informácie lokálne, doplnok Dynamics 365 for Outlook sa automaticky pripojí k systému Microsoft Dynamics 365 (online) po každom otvorení programu Outlook.

Po prvom prihlásení a použití doplnku Dynamics 365 for Outlook sa pripojenie medzi počítačom a systémom Dynamics 365 (online) vytvorí vždy, keď budete mať prístup na internet. Môžete si zvoliť vypnutie pripojenia medzi počítačom a systémom Dynamics 365 iba pomocou nastavenia konfigurácie, ale ak toto pripojenie vypnete, v doplnku Dynamics 365 for Outlook sa môže prejaviť znížený výkon.

Ak používate doplnok Dynamics 365 for Outlook na sledovanie e-mailov, postupnosť e-mailov sa zobrazí používateľom vo vašej organizácii, ktorí majú povolenie na ich zobrazenie.

Pre každý prijatý e-mail sa prostredníctvom doplnku Dynamics 365 for Outlook odošle do systému Dynamics 365 (online) e-mailová adresa odosielateľa, e-mailová adresa príjemcu a riadok predmetu správy. To umožňuje systému Dynamics 365 (online) overiť, či sa určitý e-mail má uchovať v službe Dynamics 365 (online). Pri sledovaní určitej položky sa bude v službe systému Dynamics 365 uchovávať kópia tejto položky. Táto kópia sa bude zobrazovať aj ďalším používateľom so zodpovedajúcimi povoleniami vo vašej organizácii. Keď zrušíte sledovanie položky, jej kópia sa automaticky odstráni zo systému Dynamics 365 (online) iba za predpokladu, že položku vlastníte.

Ak používate doplnok Microsoft Dynamics 365 for Outlook, po prechode do režimu offline sa v lokálnom počítači vytvorí a uloží kópia údajov, s ktorými pracujete. Údaje sa prenášajú zo systému Dynamics 365 (online) do počítača prostredníctvom zabezpečeného pripojenia, pričom sa medzi lokálnou kópiou a systémom Dynamics 365 Online udržiava prepojenie. Pri ďalšom prihlásení do systému Dynamics 365 (online) sa budú lokálne údaje synchronizovať so systémom Dynamics 365 (online).

Správca môže pomocou rol zabezpečenia určiť, či budú mať používatelia v organizácii povolené prejsť do režimu offline v rámci doplnku Microsoft Dynamics 365 for Outlook.

Používatelia a správcovia môžu konfigurovať, ktoré entity sa budú sťahovať cez offline synchronizáciu, a to pomocou nastavenia Filtre synchronizácie v dialógovom okne Možnosti. Okrem toho môžu používatelia a správcovia konfigurovať, ktoré polia sa budú sťahovať (a nahrávať), a to pomocou nastavania Rozšírené možnosti v dialógovom okne Filtre synchronizácie.

Ak používate službu Dynamics 365 (online), pri použití funkcie Synchronizácia s programom Outlook sa údaje zo systému Dynamics 365, ktoré synchronizujete, exportujú do programu Outlook. Medzi informáciami v programe Outlook a informáciami v službe Dynamics 365 (online) sa udržiava prepojenie, aby sa zabezpečilo, že informácie medzi nimi zostanú aktuálne. Synchronizácia programu Outlook prevezme len relevantné identifikátory záznamov systému Dynamics 365, ktoré sa použijú pri pokuse používateľa o sledovanie a nastavenie súvisiacej položky programu Outlook. Údaje spoločnosti sa neukladajú v zariadení.

Správca môže pomocou rol zabezpečenia určiť, či používatelia v organizácii budú mať povolené synchronizovať údaje systému Dynamics 365 do programu Outlook.