Používateľská príručka pre systém Dynamics 365 for Outlook

Dôležité

S platnosťou od 1. októbra 2020 bola staršia verzia Dynamics 365 for Outlook (označovaná tiež ako doplnok Outlook COM) vyradená. Spoločnosť Microsoft nebude poskytovať podporu ani ďalšie aktualizácie (vrátane bezpečnostných a kritických aktualizácií) doplnku Outlook COM pre aplikácie na interakciu so zákazníkmi (Dynamics 365 Sales, služby pre zákazníkov, Marketing a Field Service).

• S platnosťou od 4. decembra 2020 staršia aplikácia Dynamics 365 for Outlook nie je k dispozícii pre aplikácie na interakciu so zákazníkom (Dynamics 365 Sales, služby pre zákazníkov, Marketing a Field Service). Namiesto toho použite moderné Dynamics 365 App for Outlook .
• Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) používatelia môžu naďalej používať staršiu verziu Dynamics 365 for Outlook a budú aj naďalej dostávať dôležité aktualizácie zabezpečenia. Odporúčame vám však prejsť na modernú aplikáciu Dynamics 365 App for Outlook čo najskôr.

Ďalšie informácie a kroky na zabezpečenie plynulého prechodu si stiahnite tu: Manuál Dynamics 365 for Outlook (doplnok COM).

• Pre aktualizáciu z decembra 2016 pre Dynamics 365 (online a lokálny) a novšie vydania je preferovaným spôsobom používania Microsoft Dynamics 365 spolu s Outlookom použiť Dynamics 365 App for Outlook, a Microsoft Office doplnok. Ďalšie informácie: Dynamics 365 App for Outlook Príručka používateľa.
• Konfigurácia Dynamics 365 App for Outlook a Dynamics 365 for Outlook pre toho istého používateľa Dynamics 365 nie je podporovaná.
• Ak používate Dynamics 365 online pre aplikáciu Outlook verzie 9.0 v režime offline, prílohy k synchronizovaným záznamom nebudú v režime offline k dispozícii. Ak k záznamu existuje príloha, príloha bude k dispozícii iba vtedy, keď ste späť online. Ak ste k záznamu pridali prílohu v režime offline, pri návrate online sa príloha zosynchronizuje so serverom. Ak chcete používať prílohy v režime offline, zvážte uloženie prílohy do svojho zariadenia.
• Možnosť offline vo Dynamics 365 for Outlook verzii 9.0 nie je dostupná v Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

Dynamics 365 for Outlook je zastaraný a odstránený

Od 4. decembra 2020 je odstránený starší doplnok Dynamics 365 for Outlook (označuje sa aj ako doplnok Outlook COM) a používatelia viac nemôžu doplnok Outlook COM používať. K odstráneniu dôjde podľa geografickej polohy a podľa týždenného harmonogramu vydávania.

Po odstránení služby musia používatelia doplnok manuálne odinštalovať. Používatelia budú môcť spustiť doplnok Outlook COM, avšak žiadna z jeho funkcií nebude fungovať.

Existujúci používatelia doplnku Outlook COM sa stretnú s týmto správaním:

• Pás s nástrojmi Dynamics 365 je zakázaný.

  

• Priečinky organizácie Dynamics 365 zobrazujú prázdne stránky.

  

• V doplnku Outlook COM v Outlooku nebudete môcť konfigurovať nové poštové schránky. Po pridaní organizácie Dynamics 365 sa zobrazí nasledujúca správa:

  

Prehlásenia o používaní osobných údajov

Ak chcete používať doplnok Microsoft Dynamics 365 for Outlook, musíte sa prihlásiť pomocou svojich poverení (e-mailovej adresy a hesla). Tieto informácie môžete uložiť lokálne, aby sa výzva na zadanie poverení nezobrazovala pri každom otvorení programu Outlook. Ak sa rozhodnete uložiť tieto informácie lokálne, doplnok Dynamics 365 for Outlook sa automaticky pripojí k systému Microsoft Dynamics 365 (online) po každom otvorení programu Outlook.

Po prvom prihlásení a použití doplnku Dynamics 365 for Outlook sa pripojenie medzi počítačom a systémom Dynamics 365 (online) vytvorí vždy, keď budete mať prístup na internet. Môžete si zvoliť vypnutie pripojenia medzi počítačom a systémom Dynamics 365 iba pomocou nastavenia konfigurácie, ale ak toto pripojenie vypnete, v doplnku Dynamics 365 for Outlook sa môže prejaviť znížený výkon.

Ak používate doplnok Dynamics 365 for Outlook na sledovanie e-mailov, postupnosť e-mailov sa zobrazí používateľom vo vašej organizácii, ktorí majú povolenie na ich zobrazenie.

Pre každý prijatý e-mail sa prostredníctvom doplnku Dynamics 365 for Outlook odošle do systému Dynamics 365 (online) e-mailová adresa odosielateľa, e-mailová adresa príjemcu a riadok predmetu správy. To umožňuje systému Dynamics 365 (online) overiť, či sa určitý e-mail má uchovať v službe Dynamics 365 (online). Pri sledovaní určitej položky sa bude v službe systému Dynamics 365 uchovávať kópia tejto položky. Táto kópia sa bude zobrazovať aj ďalším používateľom so zodpovedajúcimi povoleniami vo vašej organizácii. Keď zrušíte sledovanie položky, jej kópia sa automaticky odstráni zo systému Dynamics 365 (online) iba za predpokladu, že položku vlastníte.

Ak používate doplnok Microsoft Dynamics 365 for Outlook, po prechode do režimu offline sa v lokálnom počítači vytvorí a uloží kópia údajov, s ktorými pracujete. Údaje sa prenášajú zo systému Dynamics 365 (online) do počítača prostredníctvom zabezpečeného pripojenia, pričom sa medzi lokálnou kópiou a systémom Dynamics 365 Online udržiava prepojenie. Pri ďalšom prihlásení do systému Dynamics 365 (online) sa budú lokálne údaje synchronizovať so systémom Dynamics 365 (online).

Správca môže pomocou rol zabezpečenia určiť, či budú mať používatelia v organizácii povolené prejsť do režimu offline v rámci doplnku Microsoft Dynamics 365 for Outlook.

Používatelia a správcovia môžu konfigurovať, ktoré entity sa budú sťahovať cez offline synchronizáciu, a to pomocou nastavenia Filtre synchronizácie v dialógovom okne Možnosti. Okrem toho môžu používatelia a správcovia konfigurovať, ktoré polia sa budú sťahovať (a nahrávať), a to pomocou nastavania Rozšírené možnosti v dialógovom okne Filtre synchronizácie.

Ak používate službu Dynamics 365 (online), pri použití funkcie Synchronizácia s programom Outlook sa údaje zo systému Dynamics 365, ktoré synchronizujete, exportujú do programu Outlook. Medzi informáciami v programe Outlook a informáciami v službe Dynamics 365 (online) sa udržiava prepojenie, aby sa zabezpečilo, že informácie medzi nimi zostanú aktuálne. Synchronizácia programu Outlook prevezme len relevantné identifikátory záznamov systému Dynamics 365, ktoré sa použijú pri pokuse používateľa o sledovanie a nastavenie súvisiacej položky programu Outlook. Údaje spoločnosti sa neukladajú v zariadení.

Správca môže pomocou rol zabezpečenia určiť, či používatelia v organizácii budú mať povolené synchronizovať údaje systému Dynamics 365 do programu Outlook.