Príklad: Výkaz o výdavkoch
Nižšie uvedený príklad vykazovania výdavkov vám ukáže, aké nedostatky má bežný papierový doklad o výdavkoch v rámci organizácie má s viacerými oddeleniami a zamestnancami.
Ako vidíte na tomto príklade, každý má svoje vlastné problémy, ale spoločnou témou je skutočnosť, že proces schvaľovania výdavkov sa vykonáva na papieri, čo je pre Leeho, Shawnu a Rebeccu pri vytváraní výkazov únavné a ťažké. Nick je ohromený prichádzajúcimi papiermi od tímu. Abhay musí potom okrem účtovania do finančného systému všetko prepísať a vložiť do Excelu na vytvorenie týždenného rozpočtového výkazu. Takýmto tempom chvíľu potrvá, kým Charlotte zistí, koľko Lee, Shawna a Rebecca utratili.
Tento problém dokáže ideálne vyriešiť Microsoft Power Platform, pretože papierové formuláre možno znova vytvoriť ako obrazovky v službe Power Apps, schválenie možno nastaviť v službe Power Automate a analýzu údajov možno vykonať v službe Power BI. K tomuto príkladu v rámci tejto skupiny článkov ešte vrátime.
Obchodný problém, ktorý sa členovia tímu rozhodli vyriešiť, je:
Výkazníctvo výdavkov: Vytvorte proces, ktorý je efektívny pre zamestnancov a účtovné oddelenie, umožňuje rýchlejšie sledovanie rozpočtu a znižuje našu angažovanosť v auditoch.
Podľa nás je pomerne očividné, že digitalizácia sa oplatí. Audítorský tím nám po rýchlom prepočte oznámil, že spracúva približne 150 výkazov o výdavkoch týždenne, a že pracujeme s štandardnými nákladmi na zamestnanca vo výške 90 $/hod. Ak dokážeme ušetriť hodinu počas životného cyklu každého výkazu, úspora času bude v prepočte prinajmenšom 500 000 $. Budeme to musieť kompenzovať licenčnými nákladmi a časom potrebným na vývoj aplikácií, ale finančný riaditeľ spomenul, že zlepšenie prehľadnosti rozpočtu a dodržiavania pravidiel pri vykazovaní za tú investíciu stálo.
V priebehu procesu plánovania projektu v službe Power Apps sa ešte k tomuto príkladu vrátime.
Poznámka
Môžete nás informovať o svojich voľbách jazyka pre dokumentáciu? Absolvujte krátky prieskum. (upozorňujeme, že tento prieskum je v angličtine)
Prieskum bude trvať približne sedem minút. Nezhromažďujú sa žiadne osobné údaje (vyhlásenie o používaní osobných údajov).