Oplatí sa tento proces automatizovať?

Teraz je čas zvážiť úsilie, ktoré bude potrebné na vytvorenie riešenia, a rozhodnúť sa, či je to opodstatnené. Zahŕňa to váženie obchodnej hodnoty oproti nákladom na automatizáciu procesu. Obchodná hodnota je trvalý prínos, ktorý podnik získa z projektu.

Náklady na nič nerobenie

Ak chcete zistiť, či to stojí za automatizáciu procesu, musíte najprv pochopiť náklady na neriešenie problému.

Ako súčasť definovania obchodnej hodnoty, ktorú chcete dosiahnuť z riešenia Microsoft Power Platform, mali by ste lepšie porozumieť tomu, čo to stojí vašu organizáciu riešiť problém súčasným spôsobom. Inými slovami, zmerajte náklady na nič.

Ak chcete vypočítať súčasné náklady, identifikujte čas strávený vykonaním aktuálneho procesu a vynásobte ho nákladmi ľudí, ktorí ho vykonávajú. Ročné náklady môžete zmerať tak, že raz určíte náklady na spustenie procesu a potom vynásobíte počet opakovaní procesu za rok. Pridajte ďalšie náklady, ako sú softvérové licencie, papier, poštovné atď.

Príklad: Náklady na súčasný proces výdavkov

Prvá vec, ktorú musíme pochopiť, je to, čo stojí organizáciu, aby pokračovala v manuálnom spracovávaní výkazov výdavkov? Toto sme zistili, keď sme hovorili s našimi kolegami:

• Zistili sme, že každý týždeň trvá približne hodinu, kým zhromaždia všetky svoje príjmy a vyplnia manuálne správu o výdavkoch. Abhay uviedol, že existuje asi 140 správ o výdavkoch za týždeň. Dozvedeli sme sa tiež, že plne naložené náklady každého člena tímu sú zhruba $90/h.

  (140 správ o výdavkoch ×1 hodina/týždeň) ×$90 = $12600/týždeň

  52 týždňov ×$12 600 = $655 200 ročne

• Nick nekontroluje ani neschvaľuje výkazy výdavkov; to všetko musí dokončiť Abhay a tím. Keďže Nick pravidelne nemonitoruje výdavky tímu, prichádza o dôležitú príležitosť na dôkladnú kontrolu výdavkov, sledovanie podvodov a optimalizáciu výdavkových návykov tímu.

• Abhay sa s nami podelil, že tím strávi približne 15 minút na správu o výdavkoch, dostane v priemere 140 správ týždenne a 25  percent z nich pošle späť kvôli chýbajúcim informáciám.

  Počiatočné preskúmanie: 140 správ o výdavkoch ×15-minútové hodnotenie = 35 hodín

  Počiatočné preskúmanie: 35 hodín ×$90 = $3 150 týždenne = $163800/rok

  Preskúmanie prerobenia: 35 správ o výdavkoch ×15-minútové hodnotenie = 8,75 hodín

  Preskúmanie prerobenia: 8,75 hodín ×$90/h = $787,50/týždeň = $40950/rok

  Celkové týždenné náklady: $ 3 9357,50

  Celkové ročné náklady: $204 750

• Po overení správnosti výdavkov je potrebné skontrolovať kódy hlavnej knihy pre každú kategóriu výdavkov približne 7 minút na každú správu výdavkov a zapísať ich do každého riadku výdavkov správy.

  140 správ o výdavkoch × 7 minút kódovania = 16,5 hodiny/týždeň $1 485/týždeň = $77220/rok

• Vytvorenie platobného denníka vo finančnom systéme trvá približne 10 minút na správu o výdavkoch, ktorá sa spracuje pri platbe a zobrazí sa vo finančnej správe pre Charlotte.

  140 správ o výdavkoch × 10 minút = 23,8 hodiny/týždeň $2 142/týždeň = $111 384/rok

• Charlotte by chcela skontrolovať rozpočet každý týždeň, ale nemôže získať správu až do štvrtka, keď Abhay dokončí kontrolu a dostane späť správy, v ktorých chýbajú informácie. (Aj keď nejde o peňažné náklady, má to dopad na podnikanie.)

Celý proces stojí spoločnosť:

$655 200 + $204 750 + $77 220 + $111 384 = $1 048 554

Ďalší krok: Definovanie obchodnej hodnoty

Poznámka

Môžete nás informovať o svojich voľbách jazyka pre dokumentáciu? Absolvujte krátky prieskum. (upozorňujeme, že tento prieskum je v angličtine)

Prieskum bude trvať približne sedem minút. Nezhromažďujú sa žiadne osobné údaje (vyhlásenie o používaní osobných údajov).