Definovanie obchodnej hodnoty vyriešenia problému

Obchodná hodnota spadá do jednej zo štyroch kategórií, ktoré sa dajú ľahko zapamätať pod skratkou REVO:

• Revenue (Príjmy): Toto riešenie prináša príjmy, ktoré by sa inak nedosiahli, prostredníctvom novej obchodnej činnosti alebo služby, ktorá predtým nebola ponúkaná.

• Efficiency (Účinnosť): Účinnosť znamená účinnú úsporu nákladov. Toto riešenie umožňuje účastníkom, ktorí tento proces vykonávajú, konať rýchlejšie.

• Volume (Objem): Úspora nákladov sa dosiahne tým, že súčasní používatelia budú môcť spracovať viac transakcií, v dôsledku čoho usporia náklady na ďalšie zdroje.

• Other (Iné): Toto riešenie pomáha organizácii spĺňať „nevyhnutné“ požiadavky, čo môže mať za následok vyhýbanie sa finančným pokutám.

Po definovaní kategórie musíme definovať hodnotu, ktorú dosiahneme:

• Výnos

  • Stanovte sumu, ktorá sa bude za službu účtovať

  • Stanovte, koľko zákazníkov si službu alebo produkt kúpi

  • Stanovte časový horizont merania (mesačne, štvrťročne, ročne)

  • Príjmy = (cena × počet zákazníkov) pre daný časový horizont

• Účinnosť

  • Stanovte, koľko ľudí dnes vykonáva danú prácu

  • Stanovte množstvo priameho času, ktorý dnes potrebujú na vykonávanie tejto práce („starý čas“)

  • Stanovte počet ľudí, ktorí budú prácu vykonávať po vytvorení riešenia služby Microsoft Power Platform

  • Stanovte množstvo priameho času, ktorý bude potrebný na použitie nového riešenia („nový čas“)

  • Úspora času = starý čas – nový čas (Ak ju chcete previesť na doláre, vynásobte úsporu času plnohodnotnými nákladmi ľudí za časovú jednotku, ktorú meriate (napríklad hodiny).)

• Objem

  • Stanovte objem transakcií, ktorý môže jedna osoba spracovať za určitú časovú jednotku („počet transakcií na osobu“)

  • Stanovte objem transakcií, ktorý bude nové riešenie schopné v danom čase spracovať („počet nových transakcií na osobu“)

  • Stanovte objem transakcií, ktorý je potrebné v danom čase spracovať („objem“)

  • Úspora nákladov = (objem ÷ počet transakcií na osobu) – (objem ÷ počet nových transakcií na osobu)
    Tak sa vypočíta počet ľudí, ktorí nebudú musieť spracúvať transakcie na to, aby dosiahli objem spracovaný riešením.

• Ďalšie

  • Stanovte výšku pokuty, ktorej sa môžete vyhnúť, ak budú informácie zachytené a dostupné v riešení

Ak obchodná hodnota, ktorú získate automatizáciou procesu, nevychádza priaznivo z porovnania s náklady na nečinnosť, musíte sa sami seba opýtať, či ide o obchodný problém, na ktorý sa oplatí zameriavať.

Ak je však obchodná hodnota, ktorú získate vyriešením tohto obchodného problému, vyššia ako náklady na nečinnosť — plus čas potrebný na vývoj a mesačné náklady na všetky softvérové licencie—, má zmysel tento proces automatizovať.

Príklad: Obchodná hodnota automatizácie procesu týkajúceho sa výdavkov

V prípade našej vzorovej aplikácie je hlavnou kategóriou obchodnej hodnoty účinnosť. Nová aplikácia skráti množstvo času potrebné na spracovanie rovnakého počtu výkazov o výdavkoch za každý týždeň, mesiac a rok. Skontrolovali sme nový proces a to, čo by sme chceli, aby aplikácia dosiahla u našich budúcich používateľov. Pýtali sme sa ich, koľko času očakávajú, že vďaka novému procesu ušetria či budú schopní zabudovať niektoré pravidlá do aplikácie na vykazovanie výdavkov.

• Stále budeme mať 140 odoslaných výkazov o výdavkoch týždenne; to sa nezmenilo. Keď sme sa však rozprávali s ľuďmi, ktorí výkazy odoslali, zistili sme, že sa nám podarí skrátiť čas, ktorý touto činnosťou strávili, na 20 minút — tým, že môžu okamžite zadať informácie a vyfotiť potvrdenky, ak sa to od nich vyžaduje. Plnohodnotné náklady taktiež zostávajú rovnaké.

  (140 výkazov o výdavkoch za týždeň × 20 minút) × 90 $/hod. = 4 158 $ týždenne = 216 216 $ ročne

• Nick bude kontrolovať správy o výdavkoch tímu (približne 100 predajcov) a odhaduje, že preskúmanie každej správy o výdavkoch bude trvať približne 5 minút. Nickova recenzia je obmedzená na typ odosielaných výdavkov, pričom uznáva, že potreba účteniek— a potreba zahrnúť mená hostí pri jedle a rozdeliť výdavky na hotel do príslušných kategórií— bude kontrolovaná aplikáciou.

  (140 výkazov o výdavkoch za týždeň × 20 minút) × 90$/hod. = 750$ týždenne = 216 216$ ročne

• Ostatní manažéri budú v budúcnosti kontrolovať a schvaľovať výkazy o výdavkoch zo svojich oddelení, takže zostávajúcich 40 výkazov o nákladoch bude stáť 15 600 $ ročne.

• Práca pre Abhay a ich tím sa teraz presunula na správy o kontrole na mieste. Nemali by potrebovať prepracovanie; Abhayov tím by vlastne mohol byť poverený inými aktivitami v dôsledku menšieho úsilia potrebného na kontrolu výkazov o výdavkoch.

• Optimalizovali sme proces tak, aby sme ku každej z kategórií výdavkov priradili správny účtovný kód hlavnej knihy. Teraz môže Abhay a ich tím extrahovať údaje na vytvorenie platobného denníka, čím sa zníži počet 40,3 (16,5 pre kódovanie + 23,8 pre účtovanie) hodín týždenne na niekoľko minút, čím sa ušetrí $ 188 604 ($ 77 220 za kódovanie a $ 111 384 za vysielanie) ročne. Abhay by mohol byť schopný poveriť niektorých členov svojho tímu inou, dôležitejšou prácou v ich oddelení.

• Vďaka novému procesu môže Abhay a jeho tím zvážiť zverejňovanie správ o výdavkoch každý deň, čo poskytne Charlotte každý deň aktualizovaný pohľad na rozpočet. To tiež umožní Charlotte rýchlejšie reagovať, keď sa blížia rozpočtové obmedzenia.

• Nové náklady pre spoločnosť, ktorá používa automatizovanú aplikáciu, sú zhruba:

  216 216 $ + 39 000 $ + 15 600 $ = 270 816 $ ročne

  Úspora pre spoločnosť 777 738 $ ročne

Ďalší krok: Meranie úspechu

Poznámka

Môžete nás informovať o svojich voľbách jazyka pre dokumentáciu? Absolvujte krátky prieskum. (upozorňujeme, že tento prieskum je v angličtine)

Prieskum bude trvať približne sedem minút. Nezhromažďujú sa žiadne osobné údaje (vyhlásenie o používaní osobných údajov).