Prehľad postupov obchodných procesov
Môžete pomôcť tým, že zaistíte, aby používatelia zadávali údaje konzistentne a postupovali rovnako vždy, keď pracujú so zákazníkom pri vytváraní toku obchodného procesu v systéme . Napríklad, môžete chcieť vytvoriť tok obchodného procesu, aby všetky požiadavky na služby pre zákazníkov boli spracovávané rovnako, alebo požadovať, aby používatelia získali schválenie faktúry pred odoslaním objednávky. Toky obchodných procesov používajú rovnakú základnú technológiu ako iné procesy, ale funkcie, ktoré poskytujú, sa líšia od iných funkcií, ktoré využívajú procesy. Ak sa chcete dozvedieť, ako vytvoriť alebo upraviť tok obchodného procesu, prejdite na Vytvorenie tok obchodného procesu.
Pozrite si krátke video o tokoch obchodných procesov.
Prečo sa používajú toky obchodných procesov
Toky obchodného procesu poskytujú ľuďom usmernenie, ako vykonávať prácu. Poskytujú zjednodušenú používateľskú skúsenosť, ktorá vedie ľudí procesmi, ktoré ich organizácia definuje pre interakcie, ktoré je potrebné posunúť k nejakému záveru. Táto používateľská skúsenosť môže byť prispôsobená, aby osoby s rôznymi rolami zabezpečenia mali skúsenosti, ktoré sú najviac vhodné pre nimi vykonávanú prácu.
Toky obchodného procesu použite na definovanie súboru krokov, podľa ktorých majú ľudia postupovať, aby dospeli k želanému výsledku. Tieto kroky poskytujú vizuálnu indikáciu, ktorá oznamuje ľuďom, kde v obchodnom procese sa nachádzajú. Toky obchodného procesu znižujú potrebu školenia, pretože noví používatelia sa nemusia sústrediť na to, ktorú tabuľku by mali používať. Môžu sa nechať viesť procesom. Toky obchodného procesu môžete nakonfigurovať tak, aby podporovali bežné metodiky predaja, ktoré môžu pomôcť vašim predajným skupinám dosahovať lepšie výsledky. V prípade servisných skupín môžu toky obchodného procesu napomôcť novým pracovníkom rýchlejšie dostať do pracovného tempa a vyhnúť sa chybám, ktoré by mohli spôsobiť nespokojnosť zákazníkov.
Čo dokážu toky obchodných procesov
Pomocou tokov obchodných procesov definujete súbor fáz a krokov , ktoré sa potom zobrazia v ovládacom prvku na horná časť formulára.
Každá etapa obsahuje skupinu krokov. Každý krok predstavuje stĺpec, kam je možné zadať údaje. Do ďalšej fázy môžete prejsť pomocou tlačidla Ďalšia fáza . V aplikáciách riadených modelom môžete pracovať s tok obchodného procesu scénou vo vnútri rozbaľovacej ponuky fázy alebo ju môžete pripnúť na bočný panel. Toky obchodných procesov nepodporujú rozšírenie rozbaľovacej ponuky fázy na bočný panel na mobilných zariadeniach.
Môžete nastaviť krok povinné , aby ľudia museli zadať údaje pre príslušný stĺpec, kým budú môcť prejsť do ďalšej fázy. Toto sa bežne nazýva „stage-gating“. Ak do fázy tok obchodného procesu pridávate stĺpec, ktorý vyžaduje podnikanie alebo systém, odporúčame vám pridať tento stĺpec aj do formulára.
Toky obchodných procesov sa zdajú byť relatívne jednoduché v porovnaní s inými typmi procesov, pretože neposkytujú žiadnu podmienenú obchodnú logiku alebo automatizáciu okrem poskytovania zjednodušeného zážitku pri zadávaní údajov a riadení vstupu do fáz. Keď ich však skombinujete s iným procesmi a prispôsobeniami, môžu hrať dôležitú úlohu pri šetrení času ľuďom, znižovaní nákladov na školenie a zvyšovania osvojenia zo strany používateľov.
Poznámka
Ak ktorákoľvek fáza, vrátane aktuálnej fázy, vyžaduje stĺpce (okrem skrytých stĺpcov), musíte vyplniť stĺpce v týchto fázach pred uložením formulára alebo presunom do nová etapa. Zakázané stĺpce budú stále blokovať navigáciu vo fáze, ak sú prázdne a povinné. Požadované kroky viazané na stĺpec Dve možnosti (Áno/Nie) musia mať hodnotu Áno (pravda), inak sa považujú za prázdne a blokujú navigáciu vo fáze. Všimnite si, že toto správanie sa líši od toho, ako sa spracúvajú obchodné požadované polia vo formulári, kde Nie sa nepovažuje za prázdnu hodnotu.
Toky obchodného procesu integrované s inými prispôsobeniami
Keď používateľ zadá údaje pomocou tokov obchodných procesov, použijú sa zmeny údajov taktiež v stĺpcoch formulára, takže je možne okamžite použiť akúkoľvek automatizáciu zabezpečovanú obchodnými pravidlami alebo skriptmi formulára. Je možné pridať kroky, ktoré nastavia hodnoty pre stĺpce, ktoré sa nenachádzajú vo formulári, a tieto stĺpce sa pridajú do Xrm.Page objektového modelu používaného pre skripty formulárov. Všetky pracovné postupy, ktoré sú iniciované zmenami stĺpcov zahrnutých v tok obchodného procesu, sa použijú pri uložení údajov vo formulári. Ak je automatizácia aplikovaná pracovným tokom v reálnom čase, zmeny sú okamžite viditeľné pre používateľa, keď sa údaje vo formulári obnovia po uložení riadka.
Hoci tok obchodného procesu ovládací prvok vo formulári neposkytuje žiadnu priamu programovateľnosť na strane klienta, zmeny aplikované obchodné pravidlá alebo formulárovými skriptami sa automaticky aplikujú na ovládacie prvky tok obchodného procesu. Ak skryjete stĺpec vo formulári, tento stĺpec sa skryje aj v ovládacom prvku tok obchodného procesu. Ak nastavíte hodnotu pomocou obchodné pravidlá alebo formulárových skriptov, táto hodnota sa nastaví v rámci tok obchodného procesu.
Toky procesov konkurencie
Súbežné toky obchodných procesov umožňujú prispôsobovačom nakonfigurovať viaceré obchodné procesy a priradiť im rovnaký počiatočný riadok. Používatelia môžu prepínať medzi viacerými súčasne spustenými obchodnými procesmi a obnoviť svoju prácu vo fáze procesu, v ktorej sa nachádzali.
Systémové toky obchodných procesov
Keď je vo vašom Power Platform prostredí zapnuté Povoliť aplikácie Dynamics 365 , sú zahrnuté nasledujúce obchodné procesy. Aby ste porozumeli, ako toky obchodných procesov fungujú, pozrite si tieto systémové toky obchodných procesov:
- Potenciálny zákazník na príležitosť – proces predaja
- Proces od telefonátu k prípadu
- Proces predaja
Viaceré tabuľky v tokoch obchodných procesov
Tok obchodného procesu môžete použiť pre jedinú tabuľku alebo paletu viacerých tabuliek. Môžete mať napríklad proces, ktorý začína príležitosťou, potom pokračuje k cenovej ponuke, objednávke a následne faktúre, až potom sa nakoniec vrátite a príležitosť uzavrieť.
Môžete navrhnúť toky obchodných procesov, ktoré spájajú riadky až pre päť rôznych tabuliek do jedného procesu, takže ľudia používajúci aplikáciu sa môžu sústrediť na tok svojho procesu a nie na tabuľku, v ktorej pracujú. Môžu jednoduchšie prechádzať medzi príbuznými riadkami tabuľky.
Pre tabuľku sú k dispozícii viaceré toky obchodných procesov
Nie každý používateľ v organizácii sa riadi rovnakým procesom a rôzne podmienky si môžu vyžadovať použitie iného procesu. Môžete mať až 10 aktívnych tokov obchodných procesov na tabuľku, aby ste poskytli vhodné procesy rôzne situácie.
Ovládajte, ktoré tok obchodného procesu sa použije
Toky obchodných procesov môžete priradiť k rolám zabezpečenia, aby ich mohli zobraziť alebo použiť iba ľudia s týmito rolami zabezpečenia. Môžete tiež nastaviť poradie tokov obchodných procesov, aby ste mohli ovládať, ktoré tok obchodného procesu je predvolene nastavené. To funguje rovnakým spôsobom, ako sa definujú viaceré tabuľky pre entitu.
Keď niekto vytvorí nový záznam tabuľky, zoznam dostupných aktívnych definícií obchodných procesov je filtrovaný podľa roly zabezpečenia používateľa. Prvá dostupná aktivovaná definícia obchodného procesu pre rolu zabezpečenia používateľa podľa zoznamu objednávok procesov je tá, ktorá je štandardne predvolená. Ak je k dispozícii viac ako jedna definícia aktívneho obchodného procesu, používatelia môžu načítať ďalšie z dialógového okna Prepnúť proces . Po každom prepnutí procesu sa momentálne vykreslený proces presunie do pozadia a nahradí ho vybraný proces, zostáva však vo svojom stave a dá sa prepnúť späť. Každá tabuľka môže mať priradených viac inštancií procesu (každá pre rôzne definície toku obchodného procesu, celkovo až 10). Pri načítaní formulára sa vykreslí iba jeden tok obchodného procesu. Keď ktorýkoľvek používateľ použije iný proces, tento proces sa môže štandardne načítať iba pre tohto konkrétneho používateľa.
Aby sa zabezpečilo, že sa obchodný proces štandardne načíta pre všetkých používateľov (správanie ekvivalentné „pripnutiu“ procesu), pri načítaní formulára možno pridať vlastný klientsky skript API (webový zdroj), ktorý špecificky načíta existujúcu inštanciu obchodného procesu na základe ID definície obchodného procesu.
Zváženie toku obchodného procesu
Môžete definovať toky obchodných procesov len pre tie tabuľky, ktoré ich podporujú. Taktiež si musíte byť vedomí obmedzení počtu procesov, etáp a krokov, ktoré je možné pridať.
Toky obchodných procesov vyvolávajúce pracovný postup
Pracovné postupy na požiadanie možno volať z postupu podnikového procesu. Nakonfigurujete to z tok obchodného procesu dizajnéra pretiahnutím komponentu pracovného toku do fázy procesu alebo do sekcie Globálne pracovné toky .
Keď zahrniete pracovný tok, ktorý chcete spustiť Výstup z etapy fázy vo vašom tok obchodného procesu a táto fáza je poslednou fázou toku, dizajnér vytvára dojem, že pracovný tok sa spustí po dokončení tejto fázy. Pracovný postup sa však nespustí, pretože sa neuskutoční prechod fázy. Nedostanete varovanie ani chybu, ktorá by vám bránila zahrnúť pracovný tok na scénu. Keď používateľ interaguje s tok obchodného procesu, dokončenie alebo opustenie procesu nevedie k prechodu fázy, a preto sa pracovný postup nespustí. Prezrite si nasledujúce príklady:
Vytvoríte tok obchodného procesu s dvoma stupňami, S1 sa pripojí k S2, s pracovným postupom na stupni S2 a nastavíte spúšť na Výstup z etapy.
Vytvorení pracovného procesu s tromi štádiami, S1 pripojiť k S2, potom S2 sa rozvetvuje na S3. Zahrniete pracovný postup na S2 a nastavíte spúšťač na Výstup z etapy.
Pracovný postup sa nespustí ani v jednom prípade. Ak chcete tento problém obísť, pridajte globálny pracovný tok a pridajte pracovný tok, ktorý chcete spustiť, aby sa pracovný tok spustil pre obchodný proces a nie pre fázu procesu. Spúšťač globálneho pracovného postupu môžete nastaviť na Proces opustený alebo Proces dokončený spôsobí spustenie pracovného toku, keď používateľ opustí alebo dokončí obchodný proces.
Tabuľky, ktoré môžu využívať toky obchodných procesov
Postupy obchodných procesov môžu používať všetky tabuľky. Nasledujúce štandardné tabuľky môžu tiež používať toky obchodných procesov. Niektoré tabuľky vyžadujú aplikáciu Dynamics 365, ako napr Dynamics 365 for Sales alebo Dynamics 365 for Customer Service.
- Account
- Plánovaná činnosť
- Kampaň
- Aktivita kampane
- Odozva na kampaň
- Konkurent
- Kontakt
- E-mailová adresa
- Nárok
- Fax
- Prípad
- Faktúra
- Potenciálny zákazník
- List
- Marketingový zoznam
- Príležitosť
- Telefonický hovor
- Produkt
- Položka v cenníku
- Ponuka
- Opakovaná plánovaná činnosť
- Predajná dokumentácia
- Sociálna aktivita
- Poradie
- Používateľ
- Úloha
- Tím
Ak chcete povoliť vlastnú tabuľku pre toky obchodných procesov, začiarknite políčko Toky obchodných procesov (vytvoria sa stĺpce) v definícii tabuľky. Túto akciu nemôžete vrátiť späť.
Poznámka
Ak prejdete do fázy tok obchodného procesu, ktorá obsahuje tabuľku Social Activity , a vyberiete tlačidlo Ďalšia fáza , zobrazí sa ikona Vytvoriť možnosť. Keď vyberiete možnosť Vytvoriť, načíta sa formulár Sociálna aktivita . Pretože však Social Activity nie je platné pre Create z používateľského rozhrania aplikácie, nebudete môcť formulár uložiť a zobrazí sa chybové hlásenie: „Neočakávaná chyba ."
Maximálny počet procesov, etáp a krokov
Na zabezpečenie prijateľného výkonu a použiteľnosti používateľského rozhrania existujú určité obmedzenia, o ktorých by ste mali vedieť, keď používate toky obchodných procesov:
- Nesmie existovať viac ako 10 aktivovaných procesov tokov obchodného procesu na tabuľku.
- Každý proces nesmie obsahovať viac ako 30 etáp.
- Procesy s viacerými tabuľkami nesmú obsahovať viac ako päť tabuliek.
Podpora úprav tabuľky toku obchodného procesu
Tok obchodného procesu tabuľky sa môžu objaviť v systéme, takže údaje riadkov tabuľky môžu byť dostupné v mriežkach, zobrazeniach, grafoch a dashboardoch.
Použite riadky tabuľky toku obchodného procesu s mriežkami, zobrazeniami, grafmi a tabuľami
S tokmi obchodných procesov, ktoré sú k dispozícii ako tabuľka, môžete pre danú tabuľku, ako je napríklad potenciálny zákazník alebo príležitosť, používať rozšírené nálezy, zobrazenia, grafy a informačné panely pochádzajúce z tok obchodného procesu údajov. Správcovia systému a prispôsobovači môžu vytvárať vlastné mriežky, zobrazenia, grafy a tabule toku obchodného procesu, ktoré sú podobné tým, ktoré sú vytvorené prostredníctvom akejkoľvek inej tabuľky.
Ak chcete získať prístup k predvolenému zobrazeniu tok obchodného procesu, prejdite na Power Apps, vyberte Riešenia, otvorte požadované riešenie, vyberte Objekty >Tabuľky a otvorte požadovanú tabuľku procesov, napr. ako Lead To Opportunity Sales Process tabuľka. Vyberte Zobrazenia a potom vyberte požadované zobrazenie.
K dispozícii je niekoľko predvolených zobrazení, ktoré môžete zobraziť ako graf, napríklad zobrazenie Aktívna príležitosť predajného procesu.
Práca s tabuľkou toku obchodného procesu z pracovného postupu
S tabuľkami toku obchodného procesu môžete pracovať aj z pracovného postupu. Môžete napríklad vytvoriť pracovný postup pre tok obchodného procesu riadok tabuľky, aby ste zmenili Aktívnu fázu keď stĺpec v riadku tabuľky Príležitosť sa aktualizuje. Ďalšie informácie o tom, ako to urobiť, nájdete v časti Automatizácia fáz tok obchodného procesu pomocou pracovných postupov.
Spustenie postupov podnikových procesov offline
Postupy podnikových procesov môžete pustiť offline za týchto podmienok:
- Postup podnikového procesu sa spúšťa z aplikácie Power Apps.
- Aplikácia Power Apps je k dispozícii len na offline použitie.
- Tok obchodného procesu je tvorený jedinou tabuľkou.
Tri príkazy, ktoré sú dostupné pre postup podnikového procesu, ak je aplikácia Power Apps offline, sú:
- Nasledujúca etapa
- Predchádzajúca etapa
- Nastavenie aktívnej etapy
Vyhľadávací stĺpec vo fáze postupu obchodného procesu
Posledné riadky sú viditeľné vo vyhľadávacom stĺpci pre aplikáciu riadenú modelom. Ak chcete zabrániť tomu, aby sa vo vyhľadávaní zobrazili naposledy použité položky, postupujte takto:
Vo formulári návrhár formulárov s tabuľkovým formulárom pre tabuľku použitú v tok obchodného procesu vyberte údaje vyhľadávacieho stĺpca krok z Stromového zobrazenia na ľavej navigačnej table.
Začiarknite políčko Zakázať naposledy použité položky.
Uložiť a potom zverejniť.
Obmedzenia používania tabuliek toku obchodného procesu
Aktuálne môžete vytvárať vlastné tabuľky pre entity na základe toku obchodného procesu.
Ak riešenie zahŕňa tabuľku toku obchodného procesu, pred exportovaním riešenia je danú tabuľku potrebné manuálne pridať do riešenia. V opačnom prípade tabuľka tok obchodného procesu nebude súčasťou balíka riešení. Ak sa chcete dozvedieť viac, prejdite na vytváranie a úprava tabuliek.
Pridanie tabuľky procesov do aplikácie riadenej modelom môže mať za následok obmedzenú funkčnosť. Ak sa chcete dozvedieť viac, prejdite na vytváranie a úprava tokov obchodných procesov.
Toky obchodných procesov zobrazujú názov inštancie tok obchodného procesu, ktorá je nastavená v čase vytvorenia tok obchodného procesu. To znamená, že ak sa zmení názov v definícii tok obchodného procesu, nové inštancie tok obchodného procesu zobrazia aktualizovaný názov, ale staršie inštancie tok obchodného procesu zobrazia pôvodný názov. Okrem toho sa nezobrazujú lokalizované názvy definícií tok obchodného procesu.