Návrh procesu
Pri návrhu automatizácie procesov je prvým krokom rozhodnutie, kedy a čo automatizovať. Pri pohľade na obchodný proces, ktorý momentálne máte, by ste mali najskôr určiť, ktorá časť procesu sa má automatizovať.
Identifikácia oblastí automatizácie
Typy výhod, ktoré môžete potenciálne získať automatizáciou, spadajú do týchto kategórií:
Dôsledné uplatňovanie štandardizovaných obchodných pravidiel
Zníženie objemu ručnej práce na opakujúcich sa procesoch
Znížte objemu ľudských chýb
Zjednodušiť schvaľovanie
Zvýšenie efektivity pri veľkoobjemových transakciách
Efektívny presun údajov medzi systémami (obmedzenie manuálneho zadávania údajov)
Maximálne využitie dostupných zdrojov
Zvýšenie priepustnosti
Uplatňovanie štandardizovaných obchodných pravidiel
Obchodné pravidlá predstavujú logiku ak/potom, ktorá uplatňuje vaše obchodné zásady. Ich automatizácia zaručuje, že budú vždy dôsledne dodržané.
V našom vzorovom scenári vykazovania výdavkov obchodné pravidlo vyžaduje, že ak suma na vykazovaní výdavkov presiahne $10,000, musí byť schválená aj finančným riaditeľom. Automatizáciou procesu Abhay zaisťuje, že žiadna správa o vysokých výdavkoch nezostane nepovšimnutá.
Automatizácia opakujúcich sa procesov
Automatizácia opakujúcich sa procesov môže vašim zamestnancom pomôcť vyhnúť sa psychickému a fyzickému vyhoreniu. Procesy, ktoré sa vykonávajú vždy rovnakým spôsobom, by mali byť na prvom mieste v zozname procesov, ktoré treba zvážiť pri automatizácii.
Napríklad účtovník Abhay musí od všetkých zhromažďovať formuláre výdavkov a potvrdenky. Môže ísť o papierové účtenky z reštaurácie alebo papierové faktúry od dodávateľov. Abhay musí tieto dokumenty ručne naskenovať do súboru PDF a uložiť ich. Abhay tiež musí zadať, čo je napísané na papieri, a zaúčtovať to do finančného systému pre každú predloženú správu o výdavkoch.
Znížte objemu ľudských chýb
Úlohy ako kopírovanie a vkladanie hodnôt z jedného systému do druhého alebo zadávanie údajov z papierových formulárov sú procesy, pri ktorých môže dôjsť k ľudským chybám.
Príkladom scenára vykazovania výdavkov je situácia, keď Abhay musí zamestnancovi uhradiť výdavky vyhľadaním bankových údajov zamestnanca a následným prístupom do bankového systému.
Schéma ukazujúca tok obchodného procesu pre účtovníka Abhay. Dva kroky procesu („Vyhľadanie bankových údajov zamestnancov“ a „Uhradenie výdavkov žiadateľovi“) sú označené červenou farbou, aby naznačili potenciálne oblasti, v ktorých od všetkých Power Automate znížiť ľudské chyby automatizáciou týchto krokov.
Zjednodušiť schvaľovanie
Iný typ chyby nastane, keď ľudia zabudnú plniť svoje úlohy. Môžete nastaviť automatizáciu, ktorá im pripomenie, že majú pracovať na úlohe alebo procese, ktorý im bol pridelený.
Napríklad Lee predložil správu o výdavkoch, ale Nick už nejaký čas nereagoval na žiadosť o schválenie. Dá sa nastaviť automatika, ktorá Nickovi pripomenie, aby sa rozhodol, a dokonca poskytne tlačidlo na odpoveď priamo z pripomienky.
Schéma ukazujúca tok obchodného procesu pre účtovníka Abhay. Proces schvaľovania sa mení tak, že pripomienka schválenia sa automatizuje nastavením automatizácie spúšťača na kontrolu stavu. Ak je schválenie dokončené, automatizácia sa ukončí. Ak schválenie nie je dokončené, schvaľovateľovi sa odošle pripomienka a automatizácia pripomienky sa bude spúšťa na kontorlu dovtedy, kým sa schválenie nedokončí.
Zvýšenie efektivity pri veľkoobjemových procesoch
Ďalšou oblasťou, ktorú môžete chcieť automatizovať, sú veľkoobjemové procesy. Veľkoobjemové procesy sú procesy, ktoré sa vyskytujú veľmi často a každý deň. Je úzko spätý s opakujúcimi sa procesmi, ale je mierne odlišný. Môžete mať proces, u ktorého sa dá automatizovať iba jeden krok alebo dva. Ak sa však proces musí robiť viackrát, aj malé vylepšenia môžu mať veľké dopady.
Napríklad ak scenár vykazovania výdavkov obsahuje 1000 predajcov, každá minúta vylepšenia by sa rovnala ušetreným dvom pracovným dňom. Analýzu skutočného vplyvu je možné vykonať pomocou analytických funkcií.
Automatizácia zadávania údajov
Možno zadávate údaje ručne, pretože máte dva systémy, ktoré spolu nekomunikujú. V našom scenári vykazovania výdavkov ide o miesto, kde Abhay zadáva údaje do účtovného systému opätovným zadaním hodnôt z predloženého výkazu výdavkov.
Maximálne využitie dostupných zdrojov
Ďalším dobrým kandidátom na automatizáciu sú procesy, ktoré je možné spustiť nezávisle od ľudskej interakcie. Tento typ procesu nie je také ľahké identifikovať, takže najlepším spôsobom je predstaviť si, či existujú procesy, ktoré je možné dokončiť mimo vašej bežnej pracovnej doby. Takáto automatizácia funguje ako „multiplikátor“ vašich zamestnancov a plne využíva vaše ďalšie zdroje (napríklad PC).
Môžete tiež použiť automatizáciu pre procesy, ktoré zaberajú príliš veľa času v porovnaní s ľudskou interakciou, ale dá sa tolerovať, ak sa vykonávajú v nočných hodinách, pretože ich dokončenie neponáhľa. Napríklad, ak osoba začína svoj deň spracovaním objednávok, ktoré prišli cez noc, môžete vytvoriť automatizáciu, ktorá spracuje objednávky hneď po ich príchode, aby váš tím mohol začať plniť objednávky hneď ráno.
Zvýšenie priepustnosti
Podobne ako maximalizácia využitia dostupných zdrojov, automatizácia vám tiež pomôže zvýšiť priepustnosť konkrétneho procesu. S týmto typom automatizácie môžu váš súčasný proces vykonať ľudia súčasne s automatizáciou.
Napríklad účtovníčka Abhay môže byť jedinou osobou spracúvajúcou výkazy výdavkov a jej štandardná pracovná doba môže byť medzi 9:00 a 18:00. Nastavením automatizácie môžete tiež nechať Power Automate spracovávať aj výkazy výdavkov, a mať tak k dispozícii na ich spravovanie Abhaya aj automatizáciu, čo má za následok vyššiu priepustnosť.
Príklad scenára
Keď sa použijú všetky automatizačné oblasti, nižšie uvedený príklad ukazuje, ako je možné pokryť obchodný proces vykazovania výdavkov pomocou Power Automate so zlepšením priepustnosti, maximalizáciou dostupných zdrojov, automatizáciou zadávania údajov a zjednodušením schvaľovania.
