Správa dokumentov služby SharePoint

Poznámka

S účinnosťou od 12. októbra 2022 sa portály Power Apps nazývajú Power Pages. Ďalšie informácie: Služba Microsoft Power Pages je teraz všeobecne dostupná (blog)
Čoskoro vykonáme migráciu a zlúčenie dokumentácie k portálom Power Apps s dokumentáciou k službe Power Pages.

Microsoft Dataverse podporuje integráciu s SharePoint Online, čo umožňuje využiť možnosti správy dokumentov SharePoint z Dataverse. Portály Power Apps teraz podporujú nahrávanie a zobrazovanie dokumentov do a z SharePoint priamo v základnom formulári alebo viackrokovom formulári na portáli. To umožňuje používateľom portálu prehliadať, sťahovať, pridávať a odstraňovať dokumenty z portálu. Používatelia portálu môžu tiež vytvoriť podpriečinky na triedenie svojich dokumentov.

Poznámka

Dokumenty SharePoint môžete spravovať aj v aplikácii Power Pages. Ďalšie informácie: Čo je to Power Pages

Poznámka

• Správa dokumentov funguje len z SharePoint Online.
• Správa dokumentov je podporovaná so serverovou integráciou.

Aby ste mohli pracovať s možnosťami správy dokumentov SharePoint z Dataverse, musíte:

1. Povolenie funkcie správy dokumentov pre svoje prostredie

2. Nastavenie integrácie SharePoint z centra spravovania portálov Power Apps

3. Povoliť správu dokumentov pre tabuľky

4. Konfigurácia príslušného formulára v dokumentoch Power Apps

5. Vytvoriť vhodné povolenie pre tabuľku a priradiť ho k vhodnej webovej role

Krok 1: Zapnúť funkciu správy dokumentov v modelom riadených aplikáciách

Musíte povoliť funkciu správy dokumentov v modelom riadených aplikáciách pomocou serverovej SharePoint integrácie. Serverová SharePoint integrácia služby umožňuje modelom riadeným aplikáciám a SharePoint Online vykonať pripojenie servera na server. Portál využíva predvolený záznam lokality SharePoint. Informácie o tom, ako povoliť funkciu správy dokumentov v modelom riadených aplikáciách, nájdete v téme Nastavenie modelom riadených aplikácií tak, aby používali online SharePoint.

Krok 2: Nastavenie integrácie SharePoint z centra spravovania portálov Power Apps

Aby ste mohli používať možnosti správy dokumentov SharePoint, musíte povoliť integráciu SharePoint z centra spravovania portálov Power Apps.

Poznámka

Ak chcete vykonať tento úkon, musíte byť globálny správca systému.

1. Otvorte Centrum spravovania portálu Power Apps

2. Prejdite do časti Konfigurovať integráciu lokality SharePoint > Povoliť integráciu lokality SharePoint.

   

3. V okne s potvrdením vyberte možnosť Povoliť. To umožní portálu komunikovať s lokalitou SharePoint. Pri povolení integrácie lokality SharePoint sa portál reštartuje a nebude niekoľko minút dostupný. Keď je povolená integráciu lokality SharePoint, zobrazí sa hlásenie.

Keď je povolená integrácia lokality SharePoint, budú k dispozícii nasledujúce úkony:

• Zakázať integráciu lokality SharePoint: Umožňuje zakázať integráciu lokality SharePoint s vaším portálom. Pri zakázaní integrácie lokality SharePoint sa portál reštartuje a nebude niekoľko minút dostupný. Keď je zakázaná integrácia lokality SharePoint, zobrazí sa hlásenie.

  

Povolenie alebo zakázanie integrácie lokality SharePoint aktualizuje aplikáciu Microsoft Entra ID (Azure AD) pre portál a pridá alebo odoberie požadované povolenia SharePoint. Tiež dôjde k vášmu presmerovaniu, aby ste poskytli svoj súhlas s vykonávanými zmenami v aplikácii Azure.

Ak neposkytnete súhlas:

• Povolenie alebo zakázanie integrácie lokality SharePoint nebude dokončené a zobrazí sa chybové hlásenie.

• Vaše pripravené prihlásenie do Azure na portáli nebude fungovať.

Krok 3: Povoliť správu dokumentov pre tabuľky

Musíte povoliť správu dokumentov pre tabuľky na ukladanie dokumentov týkajúcich sa záznamov tabuľky v SharePoint. Informácie o tom, ako povoliť správu dokumentov pre tabuľky, nájdete v časti Povolenie správy dokumentov SharePoint pre konkrétne tabuľky.

Krok 4: Konfigurovať príslušný formulár na zobrazenie dokumentov

Prispôsobenie lokality Power Apps

Identifikujte formulár, kde chcete využiť možnosti správy dokumentov. Musíte upraviť formulár pomocou editora formulárov v aplikácii s podporou modelov a pridať do neho vedľajšiu mriežku. Vedľajšia mriežka pridá do formulára sekciu, ktorá vám umožní pracovať s dokumentmi v rámci portálu. Aby táto funkcia fungovala, vo vedľajšej mriežke musíte nastaviť nasledovné vlastnosti:

• Pod Zdroj údajov vyberte Umiestnenia dokumentov zo zoznamu Tabuľka.

• Pod Zdroj údajov vyberte Aktívne umiestnenia dokumentov zo zoznamu Predvolené zobrazenie.

Môžete zadať názov a označenie podľa vašej požiadavky. Po pridaní a nakonfigurovaní vedľajšej mriežky uložte a zverejnite formulár.

Poznámka

Správa dokumentov musí byť povolená pre tabuľku, pre ktorú upravujete formulár. Viac informácií: Povolenie spravovania dokumentov pre tabuľky

Konfigurácia portálov Power Apps

Okrem štandardnej konfigurácie potrebnej pre základný alebo viackrokový formulár musíte nastaviť nasledujúce vlastnosti na povolenie správy dokumentov:

• Názov tabuľky a Názov formulára: Zadajte názvy tabuľky a formulára upravené v predchádzajúcom kroku.

• Vyberte začiarkavacie políčko Povoliť povolenia tabuľky vo formulári, aby ste povolili používateľovi čítať dokumenty.

• Nastavte Režim na Upraviť, aby ste povolili nahrávanie dokumentov.

Poznámka

Nahrávanie dokumentov vyžaduje existenciu záznamu nadradenej tabuľky. Ak nastavíte Režim na Vložiť, nahrávanie dokumentov nebude fungovať, pretože záznam nadradenej tabuľky sa nevytvorí, pokiaľ nie je odoslaný formulár.

Krok 5: Vytvoriť vhodné povolenie pre tabuľku a priradiť ho k vhodnej webovej role

Na zabezpečenie potrebného prístupu k prezeraniu a nahrávaniu dokumentov sú potrebné dva záznamy povolení tabuľky.

• Povolenia tabuľky alebo viackrokového formulára:
  • Vytvorte záznam Povolenie tabuľky, ktorý určuje Názov tabuľky ako tabuľku predtým nakonfigurovaného základného alebo viackrokového formulára.
  • Vyberte Typ prístupu a vzťah typu prístupu, ktorý je vhodný pre správanie požadovaného formulára.
  • Povoľte oprávnenia Čítať a Pripojiť k, aby ste povolili možnosť čítania dokumentov a voliteľne povoľte oprávnenie Zapisovať, aby ste povolili nahrávanie dokumentov. V tomto kroku ignorujte sekciu Podradené povolenia tabuľky, pretože bude vyplnená v ďalšom kroku.
• Povolenia týkajúce sa Umiestnenia dokumentu s Typom prístupu nadradenej entity týkajúcim sa predchádzajúceho záznamu povolenia:
  • Vytvorte záznam Povolenia tabuľky, ktorý určuje Názov tabuľky ako tabuľku Umiestnenie dokumentu s položkou Typ prístupu nastavenou na Nadradené.
  • Vyberte povolenie nadradenej tabuľky pre záznam povolenia tabuľky vytvorený v predchádzajúcom kroku.
  • Oprávnenia
    • Minimálne oprávnenia na povolenie prístupu k čítaniu dokumentov sú Čítať, Vytvoriť a Pripojiť.
    • Pre prístup k nahrávaniu dokumentu zahrňte oprávnenie Zapisovať.
    • Ak chcete povoliť odstránenie dokumentu, zahrňte oprávnenie Odstrániť.

Poznámka

Pre každú inštanciu záznamu povolenia nadradenej tabuľky, ktorá existuje v tabuľke tabuľky alebo viackrokového formulára, kde treba prezentovať dokumenty, treba vytvoriť zodpovedajúce povolenie podradenej tabuľky na tabuľke Umiestnenie dokumentu.

Konfigurácia veľkosti nahrávaného súboru

V predvolenom nastavení je hodnota veľkosti súboru nastavená na 10 MB. Pomocou nastavenia lokality SharePoint/MaxUploadSize však môžete nakonfigurovať veľkosť súboru na maximálne 50 MB.

Maximálna veľkosť sťahovania súboru

Odporúčame obmedziť veľkosť jednotlivých súborov dostupných na stiahnutie na 250 MB alebo menej. Ak pomocou portálov sťahujete väčšie súbory z SharePoint, môže operácia vypršať po niekoľkých minútach.

Vzorová konfigurácia na povolenie správy dokumentov v základnom formulári prípadu

Nasledujúci príklad demonštruje konfiguráciu pomocou tabuľky Prípad, ktorá ako nevyhnutnú požiadavku vyžaduje aplikáciu Dynamics 365 Customer Service. Aj keď táto ukážka používa tabuľku prípadov, je to iba ilustrácia krokov uvedených vyššie a je možné ju sledovať v akejkoľvek inej vlastnej tabuľke alebo v ľubovoľnej inej tabuľke Dataverse, ktorá podporuje správu dokumentov v SharePoint.

1. Postupujte podľa pokynov v kroku 1, aby táto serverová konfigurácia bola dokončená pre vaše prostredie a integráciu SharePoint.

2. Postupujte podľa pokynov v kroku 2 aby sa zabezpečilo, že portál má povolenia na integráciu s SharePoint.

3. Postupujte podľa pokynov kroku 3, aby sa zabezpečilo, že správa dokumentov je povolená pre tabuľku prípadu.

4. Postupujte podľa pokynov v kroku 4 s nasledujúcimi konfiguráciami:

   • Prispôsobenie modelom riadených aplikácií

     a. Prejdite do časti Nastavenia > Prispôsobenia > Prispôsobiť systém.

     b. V predvolenom riešení prejdite na tabuľku Prípad > Formuláre.

     c. V editore formulárov otvorte Web - upraviť prípad.

     

     d. Vo formulári vyberte pole Vytvorené dňa a na karte Vložiť vyberte Vedľajšia mriežka.

     

     e. V dialógovom okne Nastaviť vlastnosti nastavte nasledujúce vlastnosti a vyberte OK:

     • Názov (môže to byť ľubovoľný názov): CaseDocuments

     • Štítok (môže to byť ľubovoľný názov štítka): Dokumenty k prípadu

     • Tabuľka: Umiestnenia dokumentov

     • Predvolené zobrazenie: Aktívne umiestnenia dokumentov

     

     f. V editore formulárov vyberte Uložiť a následne Zverejniť.

   • Konfigurácia portálov Power Apps

     a. Otvorte aplikáciu Správa portálu -> Základné formuláre.

     b. Vyhľadajte a otvorte základný formulár Zákaznícky servis – upraviť prípad.

     c. Preskúmajte a zabezpečte nastavenie nasledujúcich vlastností:

     • Názov tabuľky: Prípad (incident)

     • Názov formulára: Web – Upraviť prípad

     • Režim: Úprava

     • Povolenie tabuľky: Povolené

     d. Ak ste vykonali zmeny vo formulári, vyberte Uložiť.

5. Postupujte podľa kroku 5, aby ste pre používateľov zabezpečili povolenia pre tabuľky.

   1. Prejdite na záznam webovej role, ktorý je priradený k používateľovi. Na tejto vzorke budeme predpokladať, že používateľ má webovú rolu správcu.

   2. Zabezpečte existenciu záznamu povolenia tabuľky pod názvom Služby pre zákazníkov – prípady, keď kontakt je zákazníkom.

      Poznámka

      Zabezpečte, aby vaša webová rola mala pridané toto povolenie tabuľky. Ak je váš používateľ už správcom, potom vyššie uvedené povolenie tabuľky nie je potrebné priraďovať explicitne.

   3. Vytvorte nové povolenie tabuľky, zadajte nasledujúce údaje a vyberte Uložiť:

   • Názov (môže to byť ľubovoľný názov): Služby pre zákazníkov – súvisiace dokumenty

   • Názov tabuľky: Umiestnenie dokumentu

   • Typ prístupu: Nadradený

   • Povolenie nadradenej tabuľky: Služby pre zákazníkov – prípady, keď kontakt je zákazníkom

   • Nadradený vzťah: incident_SharePointDocumentLocations

   • Oprávnenia: Čítať, Vytvoriť, Pripojiť, Zapisovať, Odstrániť

   4. Prihláste sa na portál, aby ste zabezpečili povolenie správy dokumentov pre tabuľku prípadu.

      a. Prejdite na stránku Podpora.

      

      b. V zoznam stlačte existujúci záznam prípadu. Prejdite do sekcie Dokumenty prípadu na stránke a zobrazte pridaný zoznam dokumentov.

      

Pozrite si tiež

Správa dokumentov pomocou SharePoint

Poznámka

Môžete nás informovať o svojich voľbách jazyka pre dokumentáciu? Absolvujte krátky prieskum. (upozorňujeme, že tento prieskum je v angličtine)

Prieskum bude trvať približne sedem minút. Nezhromažďujú sa žiadne osobné údaje (vyhlásenie o používaní osobných údajov).