Deli z drugimi prek

Shranjevanje Outlookovih dejavnosti v CRM

  • Članek

Kot prodajalec lahko vso odhodno in dohodno komunikacijo s strankami shranite v sistem za upravljanje odnosov s strankami (CRM). Na ta način si lahko vsi v vašem podjetju ogledajo ustrezne dejavnosti in jih uporabijo za izgradnjo naprednih storitev, ki vam pomagajo prodati več.

Posodabljanje CRM-ja z vsemi vašimi aktivnostmi po vseh komunikacijskih kanalih, ki jih uporabljate, pa je dolgočasno in dolgotrajno. Na srečo lahko uporabite Copilot za prodajo, da shranite svoje Outlookove interakcije (e-pošto in sestanke) v CRM z enim dotikom ali klikom.

opomba,

  • Če kot CRM uporabljate Dynamics 365, upoštevajte naslednje točke:

    • Ko shranite e-pošto v Dynamics 365, se odgovori na to e-pošto samodejno shranijo v CRM, če je omogočena strežniška sinhronizacija in če je katera koli možnost razen Brez e-poštnih sporočil je izbrano na zavihku E-pošta v nastavitvah prilagajanja Dynamics 365.
    • Osnutke e-poštnih sporočil in osnutke sestankov lahko shranite v Dynamics 365. E-poštna sporočila se ne shranijo takoj v CRM. Shranijo se šele po pošiljanju. Sestanki se takoj shranijo v CRM. Če posodobite sestanek, potem ko je shranjen v CRM, se spremembe samodejno shranijo v CRM.
    • Sestanek lahko shranite v Dynamics 365 le, če je čas sestanka znotraj delovnega časa vseh udeležencev. Če je čas sestanka izven delovnega časa katerega koli udeleženca, sestanka ni mogoče shraniti v Dynamics 365. Za informacije o tem, kako nastaviti delovni čas za uporabnika v Dynamics 365, pojdite na Nastavitev delovnega časa za uporabnika.

  • Če kot CRM uporabljate Salesforce, upoštevajte naslednje točke:

    • Osnutkov e-poštnih sporočil in osnutkov sestankov ne morete shraniti v Salesforce.
    • Odgovori na shranjena e-poštna sporočila in posodobitve shranjenih dogodkov se ne shranijo samodejno.

  • Shranjevanje Outlookovih dejavnosti iz skupnih nabiralnikov ni podprto.

  • Shranjevanje ponavljajočih se sestankov v CRM ni podprto.

  • Če shranite Outlookovo dejavnost (e-pošto ali sestanek) z Dynamics 365 App for Outlook, ni prikazana kot shranjena v Copilot za prodajo. Outlookovo dejavnost morate shraniti z Copilot za prodajo. Če znova shranite Outlookovo dejavnost z Copilot za prodajo, se v vašem CRM ustvari podvojen zapis.

Shranite Outlookove dejavnosti iz osvetlitve kartica

Če želite sinhronizirati e-pošto ali sestanek iz Outlooka s svojim CRM-jem, sledite tem korakom:

  1. Odprite e-pošto ali sestanek, ki ga želite shraniti v CRM, in nato odprite Copilot za prodajo.

  2. Na Shrani e-pošto v <vrsto sistema CRM> kartica izberite Shrani.

    Posnetek zaslona, ​​ki prikazuje gumb Shrani v e-pošti Shrani v Dynamics 365 kartica.

    Če povežete Copilot za prodajo z okoljem Dynamics 365 in strežniška sinhronizacija ni omogočena, boste pozvani, da omogočite strežniško sinhronizacijo za svoj nabiralnik, ko prvič shranite Outlookovo dejavnost. Za več informacij pojdite na Uporaba strežniške sinhronizacije z Copilot za prodajo.

    Lahko pa shranite Outlookovo dejavnost v CRM iz povezanega zapisa kartica.

  3. V razdelku Poveži z zapisom lahko izberete zapis, s katerim želite povezati dejavnost.

    • Copilot za prodajo privzeto prikazuje predloge, ki jih poganja AI, za račune in priložnosti, ki so povezani s stiki v dejavnosti. Izberite enega od predlaganih zapisov, da se povežete z njim.

      opomba,

      Nekateri predlogi za priložnosti, ki jih poganja AI, so na voljo le, če sta e-pošta in vsebina sestanka v angleščini.

    • Druga možnost je, da uporabite iskalno polje, da poiščete in se povežete z drugim zapisom katerega koli vrsta zapisa, ki ga je vaš skrbnik dodal v Copilot za prodajo.

    • Če želite shraniti e-pošto ali sestanek v CRM brez povezave z zapisom, izberite Shrani brez povezave. E-pošta ali sestanek je še vedno povezan s stiki v Za, Cc in Skp polja.

    opomba,

    Sorodni stiki kartica prikazuje stike v dejavnosti, ker je dejavnost prikazana na njihovi časovnici.

    Posnetek zaslona, ​​ki prikazuje predloge, ki jih poganja AI, in povezane stike pod možnostjo Poveži se z zapisom.

  4. V razdelku Dodaj kategorije e-pošte vnesite podatke za kategorizacijo e-pošte ali srečanja v CRM. Polja so prikazana le, če je vaš skrbnik konfiguriral polja za kategorizacijo.

  5. (Izbirno) Izberite in shranite priloge, ki jih želite shraniti v CRM.

  6. V Shranite priloge izberite in shranite priloge, ki jih želite shraniti v CRM. Ta razdelek se prikaže le, če ga ima vaš skrbnik omogočila možnost shranjevanja prilog.

    Posnetek zaslona možnosti shranjevanja prilog v stranskem podoknu Copilot za prodajo.

    Priloge se shranijo v zapis dejavnosti, ki je povezan z e-pošto ali sestankom v CRM. Ne morete shraniti priloge? Naučite se zakaj.

  7. Izberite možnost Shrani.

    E-pošta ali sestanek je povezan z izbranim zapisom in shranjen v CRM.

    • The Povezan z kartica prikazuje povezani zapis in njegovo vrsto.
    • Ikona priloge prikazuje število prilog, ki so bile shranjene v CRM.
    • Ikona oznake prikazuje število polj za kategorizacijo, če ste jih izbrali.

    Posnetek zaslona, ​​ki prikazuje e-pošto, ki je bila shranjena v CRM.

opomba,

Če kot CRM uporabljate Salesforce, upoštevajte naslednje točke:

  • Če je izboljšana e-pošta izklopljen, boste morda prejeli sporočilo o napaki, ko boste shranili Outlookove dejavnosti. Za informacije o tem, kako odpraviti napako, pojdite na izboljšana e-pošta izklopljen. Če ste se obrnili na Microsoftovo podporo, da bi shranili Outlookove dejavnosti, ne da bi vklopili izboljšana e-pošta, se dejavnost shrani kot zapis opravila v Salesforce. Če je izboljšana e-pošta vklopljen, se dejavnost shrani kot zapis e-poštnega sporočila.

  • Če shranite e-pošto v Salesforce CRM in število znakov v telesu Outlookove e-pošte (vključno z oznako HTML) presega največje število znakov, ki jih je mogoče shraniti v e-poštne zapise Salesforce, je e-poštno sporočilo okrnjeno in nato shranjeno. Sporočilo o obrezovanju je prikazano na Povezan z kartica.

    Posnetek zaslona, ​​ki prikazuje sporočilo o obrezovanju e-pošte na strani Connected to kartica.

Copilot za prodajo prikazuje zapise, ki so povezani s shranjenimi stiki v e-pošti. Vsi zapisi istega vrsta zapisa se pojavijo na kartica za ta vrsta zapisa. Iz Kartice lahko e-pošto shranite v svoj CRM.

opomba,

Če ste e-pošto ali sestanek že shranili v CRM iz osvetlitve kartica, ga ne morete znova shraniti iz povezanega zapisa kartica.

  1. Odprite e-pošto ali sestanek, ki ga želite shraniti v CRM, in nato odprite Copilot za prodajo.

  2. Na <vrsta zapisa> kartica premaknite miškin kazalec nad zapis, v katerega želite shraniti e-pošto ali sestanek, izberite Več dejanj gumb (…) in nato izberite Shrani e-pošto v <vrsto sistema CRM>. Če želite na primer shraniti e-poštno sporočilo v račun v Dynamics 365, premaknite miškin kazalec nad račun v Računi kartica, izberite Več dejanj (…) in nato izberite Shrani e-pošto v Dynamics 365.

  3. V (vrsta zapisa) kartica, premaknite miškin kazalec nad zapis, v katerega želite shraniti e-pošto ali sestanek, izberite Več dejanj (...), nato pa izberite Shrani in poveži e-pošto. Na primer, če želite shraniti e-poštno sporočilo v račun, premaknite miškin kazalec nad račun v Računi kartica, izberite Več dejanj (...) in nato izberite Shrani in poveži e-pošto.

    Lahko pa izberete zapis, da odprete njegove podrobnosti. Med podrobnostmi izberite Več dejanj (...) >Shrani in poveži e-pošta.

    E-pošta ali sestanek je povezan z izbranim zapisom in shranjen v CRM. The Povezan z kartica prikazuje povezani zapis in njegovo vrsto.

opomba,

  • Če je vaš skrbnik privzeto omogočil shranjevanje vseh prilog, se primerne priloge samodejno shranijo v CRM.
  • Če je vaš skrbnik onemogočil možnost shranjevanja prilog ali privzeto izklopil možnost shranjevanja vseh prilog, se priloge ne shranijo v CRM.

Shranjujte Outlookove dejavnosti s hitrimi dejanji CRM v e-poštnih pasicah

Ko preberete e-poštno sporočilo stranke od zunanjih stikov, če e-poštnega sporočila niste shranili v svoj CRM, sporočilo v obliki pasice na vrhu e-poštnega sporočila vključuje hitro dejanje CRM, ki ga lahko uporabite za shranjevanje e-poštnega sporočila.

  1. Odprite e-pošto z vsaj enim zunanjim stikom.

  2. V sporočilu pasice izberite Shrani to e-pošto.

  3. V podoknu Copilot za prodajo pod Poveži z zapisom izberite zapis, s katerim želite povezati sestanek do.

    Posnetek zaslona, ​​ki prikazuje sporočilo pasice s hitrim dejanjem za shranjevanje e-pošte.

  4. (Izbirno) Izberite in shranite priloge, ki jih želite shraniti v CRM.

    Priloge se shranijo v zapis dejavnosti, ki je povezan z e-pošto ali sestankom v CRM. Ne morete shraniti priloge? Naučite se zakaj.

  5. Izberite možnost Shrani.

opomba,

  • Trenutno so pasice, ki vključujejo hitra dejanja CRM, na voljo na največ dveh zunanjih e-poštnih sporočilih na uporabnika na dan. Če ne želite, da se te pasice prikažejo, prosite skrbnika, da jih onemogoči.

Upoštevanje prilog

Ko shranite e-pošto ali sestanek v svoj CRM, lahko shranite tudi vse priloge, ki so del e-pošte ali sestanka. Vendar upoštevajte naslednje omejitve, ki so povezane s prilogami:

  • Prilog, ki so prevelike ali nedovoljene vrste datoteke, ni mogoče shraniti v CRM. Vaš skrbnik CRM konfigurira omejitve vrste in velikosti datotek. Vse spremembe te konfiguracije lahko trajajo do eno uro, preden stopijo v veljavo v Copilot za prodajo. Za več informacij o tem, kako konfigurirati omejitve vrste in velikosti datoteke, pojdite na:

  • Vgrajenih prilog ni mogoče shraniti v CRM. Vgrajene priloge so slike ali datoteke, ki so prikazane v telesu e-poštnega sporočila. Primeri vključujejo e-poštne podpise, slike ali datoteke, ki so prilepljene v telo e-pošte.

  • V Salesforce so priloge shranjene kot datoteke v zapisih dejavnosti.

  • Če je v storitvi Dynamics 365 shranjevanje prilog za sestanke izklopljeno v sinhronizaciji na strani strežnika, prilog za sestanke ni mogoče shraniti v CRM iz Copilot za prodajo. Več o sinhronizaciji prilog sestankov.

opomba,

Razdelek Shrani priloge se prikaže le, če je vaš skrbnik omogočil možnost shranjevanja prilog.

Urejanje dejavnosti v Outlooku

Če želite posodobiti podrobnosti dejavnosti v Outlooku, potem ko ste dejavnost shranili v svoj CRM, jih lahko uredite in nato znova shranite spremembe v CRM.

V dejavnosti lahko posodobite naslednja polja:

  • Povezani zapis
  • E-poštne kategorije
  • Sorodni stiki

opomba,

Urejanje je na voljo samo za dejavnosti, ki so bile shranjene v Dynamics 365.

Če želite urediti dejavnost, izberite gumb Več dejanj (…) na Vzpostavite povezavo z kartica v stranskem podoknu Copilot za prodajo izberite Urejanje shranjenih podrobnosti e-pošte in naredite potrebne spremembe.

Posnetek zaslona, ​​ki prikazuje možnost Uredi shranjene podrobnosti o e-pošti v meniju Več dejanj na strani Povezano z kartica.

Odstranite shranjena e-poštna sporočila iz vašega CRM

Če povežete Copilot za prodajo z okoljem Dynamics 365 in omogočite strežniško sinhronizacijo, lahko uporabite Copilot za prodajo za odstranitev shranjenih e-poštnih sporočil in sestankov, ki niso več pomembni, iz vašega CRM. Na ta način pomagate ohranjati CRM čist in posodobljen.

opomba,

Odstranitev je na voljo samo za dejavnosti, ki so bile shranjene v Dynamics 365.

  1. Odprite e-pošto ali sestanek, ki ste ga shranili v CRM, in nato odprite Copilot za prodajo.

  2. Izberite zavihek Dynamics 365 .

  3. Na Povezan z kartica izberite Več dejanj gumb (…), nato pa izberite Odstrani e-pošto iz Dynamics 365.

    Posnetek zaslona, ​​ki prikazuje možnost Odstrani e-pošto iz storitve Dynamics 365 v meniju Več dejanj na strani Povezano z kartica.

    E-poštno sporočilo je izbrisano iz Dynamics 365 in prejeli boste potrditveno sporočilo.

Glejte tudi

Konfigurirajte, kako se Outlookova e-pošta in dogodki shranjujejo v CRM