Shranjevanje Outlookovih dejavnosti v CRM

Prodajalci morajo pogosto zajeti e-pošto in sestanke, ki so povezani z njihovimi prodajnimi dejavnostmi. V preteklosti ste morda zapisovali podrobnosti v papirnati zvezek. Danes je bolj verjetno, da boste uporabljali sistem za upravljanje odnosov s strankami (CRM), kot sta Dynamics 365 ali Salesforce. Vendar pa je še vedno dolgočasno in dolgotrajno ročno posodabljanje CRM-ja s podrobnostmi vaših Outlookovih interakcij s potencialnimi strankami in strankami. Na srečo lahko Copilot for Sales to stori namesto vas, da se lahko osredotočite na prodajo.

Ko je e-pošta ali sestanek shranjen v CRM, stransko podokno Copilot for Sales prikaže naslednje informacije:

• Kartica Povezano z prikazuje povezani zapis in njegovo vrsto.
• Ikona priloge prikazuje število prilog, ki so bile shranjene v CRM.
• Ikona oznake prikazuje število polj za kategorizacijo, če obstajajo, ki ste jih izbrali.

Copilot for Sales lahko shrani e-poštna sporočila in sestanke v vaš CRM s kartice poudarkov, s povezane evidenčne kartice ali prek hitrih dejanj CRM v e-poštnih pasicah. Vendar pa ne morete shraniti dejavnosti iz nabiralnikov v skupni rabi in ne morete shraniti ponavljajočih se sestankov. Če uporabljate Dynamics 365 kot svoj CRM, lahko urejate shranjene dejavnosti in odstranite shranjena e-poštna sporočila iz CRM.

Shrani s kartice poudarkov

1. Odprite e-pošto ali sestanek in nato odprite Copilot for Sales.

2. V stranskem podoknu Copilot for Sales izberite Shrani.

   

3. V razdelku Poveži se z zapisom izberite zapis, s katerim želite povezati e-pošto ali sestanek.

   • Izberite predlagani zapis: Copilot for Sales uporablja AI za predlaganje računov in priložnosti, ki so povezani s stiki v dejavnosti. Nekateri predlogi za priložnosti so na voljo le, če je vsebina e-pošte ali sestanka v angleščini.

   • Poiščite zapis, ki ga želite izbrati: uporabite iskalno polje, da poiščete in se povežete z zapisom katere koli vrste, ki ga je vaš skrbnik dodal v Copilot for Sales.

   • Shrani brez izbire zapisa: izberite Shrani brez povezave , da shranite e-pošto ali sestanek v CRM, ne da bi ga povezali z zapisom. Še vedno je povezan s stiki v poljih Za, Kp in Skp .

   opomba,

   • Ko iščete zapis za povezavo, rezultati iskanja prikažejo ime zapisa in ključna polja, ki jih je izbral vaš skrbnik.
   • Lahko se povežete z vsemi vrstami zapisov, ki jih je vaš skrbnik omogočil za dejavnosti in dodal v Copilot for Sales.

   Kartica Sorodni stiki prikazuje stike, ki so v e-pošti ali sestanku, ker je dejavnost prikazana na njihovi časovnici.

   

4. Če ima vaš CRM polja za kategorizacijo shranjenih e-poštnih sporočil in sestankov, lahko izberete eno ali več pod Dodaj kategorije e-poštnih sporočil.

5. Če vaš CRM omogoča shranjevanje datotek, ki so priložene e-pošti ali sestanku, lahko izberete tiste, ki jih želite shraniti z dejavnostjo. Ne morete shraniti priloge?

   

6. Izberite možnost Shrani.

Shrani iz povezane evidenčne kartice

Copilot for Sales prikazuje zapise, ki so povezani s stiki, ki so shranjeni v CRM. Vsi zapisi iste vrste, kot so računi ali priložnosti, se prikažejo na kartici za to vrsto. S teh kartic lahko e-pošto ali sestanek shranite v svoj CRM. Če ste ga že shranili v CRM s kartice poudarkov, ga ne morete znova shraniti s povezane evidenčne kartice.

1. Odprite e-pošto ali sestanek in nato odprite Copilot for Sales.

2. Premaknite miškin kazalec nad zapis in izberite Več dejanj (…) >Shrani in poveži e-pošto.

   Lahko pa izberete zapis, da odprete njegove podrobnosti. Med podrobnostmi izberite Več dejanj (…) >Shrani in poveži e-pošto.

E-pošta ali sestanek je povezan z izbranim zapisom in shranjen v CRM. Kartica Povezano z prikazuje povezani zapis in njegovo vrsto.

Priponke se obravnavajo drugače, ko shranite dejavnost iz povezane evidenčne kartice:

• Če je vaš CRM nastavljen tako, da privzeto shranjuje vse priloge, se vse priloge, ki jih je mogoče shraniti v CRM, samodejno shranijo.

• Če vaš CRM ni nastavljen tako, da bi privzeto shranil vse priloge ali da bi sploh shranil priloge, se v CRM ne shrani nobena priloga.

Prihranite od hitrih dejanj CRM v e-poštnem sporočilu pasice

Ko preberete e-pošto zunanjega stika in je še niste shranili, sporočilo v obliki pasice na vrhu vključuje hitro dejanje, s katerim lahko e-pošto shranite v svoj CRM.

1. Odprite e-poštno sporočilo, ki ga niste shranili v svoj CRM in ima vsaj en zunanji stik.

2. V sporočilu pasice izberite Shrani to e-pošto.

3. V stranskem podoknu Copilot for Sales pod Poveži se z zapisom izberite zapis.

   

4. Če vaš CRM omogoča shranjevanje datotek, ki so priložene e-poštnemu sporočilu, lahko izberete tiste, ki jih želite shraniti z dejavnostjo. Ne morete shraniti priloge?

5. Izberite možnost Shrani.

Copilot for Sales lahko v največ dveh vaših zunanjih e-poštnih sporočilih na dan prikaže sporočilo s pasico, ki vključuje hitra dejanja CRM. Če ne želite, da se te pasice prikažejo, prosite skrbnika, da jih izklopi za vaš nabiralnik.

Urejanje dejavnosti, shranjenih v Dynamics 365

Če uporabljate Dynamics 365 kot svoj CRM, lahko spremenite nekatere podrobnosti shranjenega e-poštnega sporočila ali sestanka v Copilot for Sales in nato shranite spremembe v CRM. Spremenite lahko zapis, s katerim je povezana dejavnost, njegove e-poštne kategorije in povezane stike. Če uporabljate Salesforce kot CRM, ne morete urejati shranjenih dejavnosti v Copilot for Sales.

1. Odprite e-pošto ali sestanek in nato odprite Copilot for Sales.

2. Na Povezan z kartico, izberite Več dejanj ( …) > Uredite shranjene podrobnosti e-pošte.

   

Odstranite e-pošto, shranjeno v Dynamics 365

Če uporabljate Dynamics 365 kot svoj CRM, lahko uporabite Copilot for Sales, da odstranite shranjena e-poštna sporočila in sestanke, ki niso več pomembni, s čimer ohranjate CRM čist in posodobljen. Če uporabljate Salesforce kot CRM, ne morete odstraniti shranjenih dejavnosti v Copilot for Sales.

1. Odprite e-pošto ali sestanek in nato odprite Copilot for Sales.

2. Na kartici Povezan z izberite Več dejanj (…) >Odstrani e-pošto iz Dynamics 365.

   

Omejitve pri shranjevanju prilog

Če je vaš skrbnik CRM vklopil možnost shranjevanja prilog, potem lahko, ko shranite e-pošto ali sestanek v svoj CRM, shranite tudi njegove priloge. Vendar ne pozabite na naslednje omejitve:

• Vaš skrbnik CRM določi vrste datotek in največjo dovoljeno velikost prilog, ki jih je mogoče shraniti v CRM. Prilog, ki so nedovoljene vrste datoteke ali so prevelike, ni mogoče shraniti.

• Vgrajenih prilog ni mogoče shraniti v CRM. Vgrajene priloge so slike ali datoteke, ki so prikazane ali prilepljene v telo e-poštnega sporočila.

Razlike med Dynamics 365 in Salesforce

Copilot for Sales deluje nekoliko drugače, odvisno od tega, kateri CRM uporabljate. Razlike so opisane v naslednjih razdelkih.

Ko shranite dejavnosti v Dynamics 365

• Če se prikaže obvestilo o sinhronizaciji na strani strežnika, ko poskušate shraniti e-pošto ali sestanek, to pomeni, da vaš nabiralnik ni nastavljen za shranjevanje Outlookovih dejavnosti v Dynamics 365. Izberite Vklopi , da vklopite strežniško sinhronizacijo za svoj nabiralnik. Več o tem v Uporabite strežniško sinhronizacijo s Copilot for Sales.

  

• Tudi odgovori na shranjeno e-pošto se samodejno shranijo če izpolnita oba naslednja pogoja:

  • Sinhronizacija na strani strežnika je vklopljena za vaš nabiralnik.
  • Brez e-poštnih sporočil ni ni izbrano na zavihku E-pošta v vaših nastavitvah personalizacije Dynamics 365.

• Sestanek lahko shranite v Dynamics 365 samo, če je čas sestanka znotraj delovnega časa vseh udeležencev. Naučite se nastaviti svoj delovni čas v Personailze pospeševalniku prodaje. Vodje prodaje lahko nastavijo razpoložljivost prodajalcev, ki jim poročajo.

• Če je shranjevanje prilog k sestankom izklopljeno v nastavitvah sinhronizacije na strani strežnika, prilog sestankov ni mogoče shraniti v CRM iz Copilot for Sales.

• Osnutke e-poštnih sporočil lahko shranite v Dynamics 365; vendar se osnutek e-pošte shrani šele, ko je poslan.

• Osnutke sestankov lahko shranite v Dynamics 365. Osnutki sestankov se takoj shranijo. Če posodobite sestanek, potem ko je shranjen, se spremembe samodejno shranijo v CRM.

• Samo dejavnosti, ki jih shranite z uporabo Copilot for Sales, so prikazane v stranskem podoknu Copilot for Sales. Če ste uporabili Dynamics 365 App for Outlook za povezavo e-pošte ali sestanka z zapisom v vašem CRM, ni prikazan kot shranjen v Copilot for Sales. Če za shranjevanje dejavnosti uporabite Copilot for Sales, se v CRM ustvari podvojen zapis.

• Lahko uredite shranjene dejavnosti v Outlooku in shranite svoje spremembe v Dynamics 365.

Ko shranite dejavnosti v Salesforce

• Osnutkov e-poštnih sporočil ali osnutkov sestankov ne morete shraniti v Salesforce.

• Odgovori na shranjena e-poštna sporočila in posodobitve shranjenih sestankov se ne shranijo samodejno.

• Ko shranite e-pošto ali sestanek v Salesforce, je prikazano kot shranjeno samo za vas. Drugi udeleženci morajo e-pošto ali sestanek shraniti v Salesforce ločeno.

• Shranjenih dejavnosti ne morete urejati.

• Priloge so shranjene kot datoteke v zapisih dejavnosti.

• Če se ob poskusu shranjevanja Outlookove dejavnosti prikaže obvestilo za posodobitev nastavitev v Salesforce, to pomeni, da je izboljšana e-pošta v Salesforce izklopljena. Več o tem v E-pošte ni mogoče shraniti v CRM, če v Salesforce CRM ni omogočena izboljšana e-pošta.

  Če je izboljšana e-pošta vklopljena, se dejavnost shrani kot e-poštni zapis v Salesforce. Če se je vaš skrbnik obrnil na Microsoftovo podporo, da bi omogočil shranjevanje Outlookovih dejavnosti brez vklopa izboljšane e-pošte, se dejavnost shrani kot zapis opravila.

• Če ima e-poštno sporočilo, ki ga shranite, več znakov v telesu sporočila, kot je največje število znakov, ki jih je mogoče shraniti v e-poštnih zapisih Salesforce, se e-poštno sporočilo skrajša in nato shrani. Kartica Povezano z vključuje obvestilo o tem.