Оптимизовање пословног процеса

Сада када сте прегледали целокупни пословни процес, прави изазов представља оптимизовање. Рационализацијом процеса избегава се толико корака да су запослени одушевљени или збуњени.

Неколико корисних начина да се приступи оптимизацији процеса:

• Започните са циљем. Идентификујте циљеве које желите да постигнете својим пословним процесом. Ови циљеви треба да пруже општу визију ваших нада у будући процес.

• Размислите да ли се нешто може довршити ефикасније, јефтиније или квалитетније.

• Потражите индикаторе кључних перформанси да бисте идентификовали шта функционише добро а шта треба побољшати.

• Направите корак уназад и прикупите доприносе делећи документ поступка са својим тимом.

• Поделите документ поступка са руководством како бисте добили перспективу вишег нивоа и обезбедили транспарентну одговорност за сваки корак у току процеса.

• Погледајте свој процес са становишта корисника или клијента који би од процеса могли имати користи и размотрите начине на које можете побољшати њихово искуство и опште задовољство.

Неколико кључних питања која треба поставити:

• Да ли се преостале активности могу одвојити од процеса ради повећања ефикасности или квалитета или у циљу смањења трошкова?

• Ако је одбачена активност важна за целокупно пословање, да ли може да ради у засебном пословном процесу?

• Да ли се може побољшати корак како би се циљ постигао на бољи начин?

• Да ли се редослед корака може преуредити?

• Да ли се кораци могу комбиновати?

• Да ли се кораци у овом поступку могу обављати истовремено?

• Можете ли смањити број људи потребних да изврше поступак?

• Можете ли променити начин на који обавештавате следећу особу у поступку да би она брже одговорила?

• Постоје ли аспекти процеса које можете аутоматизовати даље? Као што је:

  • Аутоматско прикупљање података насупрот ручном уносу

  • Аутоматске одлуке на основу података

  • Аутоматизација предузетих радњи

  • Коришћење вештачке интелигенције као замене за људску пажњу

Напомена

Ако је задатак обављен у потпуности на рачунару, можете да користите саветника за процесе да бисте аутоматски оптимизовали процес. Саветник за процесе има могућности да анализира ваш процес и визуализује га на мапи процеса. Мапа процеса открива уска грла и метрике за ваш процес путем аналитичког извештаја.

Пример: Оптимизација процеса израде извештаја о трошковима

Прегледали смо тренутни процес трошкова и пронашли неколико очигледних побољшања:

• Укините папир у целом процесу. (Приметили смо уштеду и утицај на животну средину као корист од пројекта.)

• Урадите све могуће провере усаглашености пре него што омогућите да се извештај поднесе на одобрење. (Увелико смањује време за поновну обраду и завршетак процеса.)

• Аутоматски потражите и додајте шифре рачуноводствених рачуна када се поднесе извештај о трошковима.

• Омогућите рачуноводству да проследи одобрене трошкове у финансијски систем без поновног уношења података.

• Направите недељне извештаје о трошковима аутоматски из дигиталних података.

Шарлота разматра даље начине за оптимизацију поступка прегледа буџета. А Ребека истражује како би се полугодишња ревизија могла оптимизовати коришћењем вештачке интелигенције.

Наш предложени оптимизовани поступак изгледа као следећа илустрација.

Следећи корак: Да ли је вредно аутоматизовати овај процес?

Напомена

Можете ли нам рећи о својим жељеним поставкама језика у документацији? Испуните кратку анкету. (имајте на уму да је ова анкета на енглеском језику)

Анкета ће трајати око седам минута. Не прикупљају се лични подаци (изјава о приватности).