Анализа и дељење података помоћу Excel предложака
Excel пружа моћне начине да анализирате и представите своје податке. Са Excel предлошцима можете једноставно да креирате и делите своје прилагођене анализе са другима у оквиру ваше организације.
Користите Excel предлошке за:
Прогнозу продаје
Управљање каналом
Оцењивање потенцијалних клијената
Планирање територије
И још много тога...
Можете испробати Excel предлошке укључене у апликације за ангажовање клијената (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation) да бисте добили брз увид у то каква је врста анализе могућа.
Креирајте нови Excel предложак
У наставку су дати кораци за креирање Excel предлошка.
1. корак: Креирајте нови предложак из постојећих података
Постоје два места где можете да креирате Excel предложак:
Са странице Подешавања. Иди на Сеттингс > Темплатес > Доцумент Темплатес > Нови (
). Морате да имате одговарајуће дозволе за приступ страници Подешавања, на пример администратор система или стручњак за прилагођавање система.Са листе записа. На пример, идите на Sales>Могућности за пословање>Моје отворене могућности за пословање. На траци менија кликните на Excel предлошци>Креирај Excel предложак.
Приказује се страница Креирање предлошка.
Изаберите податке које желите да уврстите у предложак
Кликните на Excel предложак.
Изаберите ентитет (врсту записа) у који желите да укључите податке тог ентитета. Приказе које можете да изаберете у следећем пољу зависе од ентитета који изаберете.
Изаберите приказ.
Кликните на Уреди колоне да бисте додали, уклонили и прилагодили својства за колоне које треба укључити у предложак.
Кликните на Преузми датотеку да бисте креирали датотеку предлошка.
Упозорење
Можете и да преузмете предложак који не садржи податке осим колона које су повезане са врстом записа (ентитета) коришћењем опција Поставке>Управљање подацима>Предлошци за увоз података. За више информација погледајте: Преузмите шаблон за увоз података.
Важно
Предложак документа преузет из једног окружења може да се користи само у оквиру тог окружења. Миграција окружења у окружење за Ворд или Екцел шаблоне тренутно није подржана.
Током креирања Excel предлошка, у датотеку предлошка се извози максимално 50 записа.
Корак 2: Прилагодите податке у програму Excel
Отворите новокреирани предложак у локалној инстанци програма Excel да бисте прилагодили податке.
Важно
Немојте користити Excel Online за прилагођавање података предлошка јер се промене не могу сачувати. Све исправке података предлошка направљене у програму Excel Online биће изгубљене након затварања картице.
Хајде да прођемо кроз једноставан пример прилагођавања Excel предлошка коришћењем пробних података:
Пример прилагођавања података о могућностима за пословање
Изаберите Омогући уређивање да бисте дозволили прилагођавање Excel унакрсне табеле.
Додајте нову колону и именујте је „Очекивани приход“.
Креирајте формулу за очекивани приход. Не позивајте се на ћелије користећи њихове адресе; уместо тога дефинишите и користите имена.
Креирајте изведену табелу и графикон. Ови и други кораци за демонстрацију ће бити објашњени у будућој исправци ове теме.
Поставите кориснички додат садржај изнад или са десне стране постојеће табеле са подацима. То спречава да садржај буде замењен ако касније додате нове податке у систем и креирате нови Excel предложак. За више информација, погледајте: Најбоље праксе и разматрања за коришћење Excel предложака.
Сачувајте унакрсну табелу.
Сада сте спремни да отпремите Excel предложак.
3. корак: Отпремање предлошка и дељење са другима
Када Excel предложак прилагодите како желите, можете да отпремити. Место где отпремите предложак одређује његову доступност.
Администратори могу да користе страницу „Поставке“ за отпремање Excel предлошка. Предложак отпремљен у Поставке је доступан свим корисницима.
За администраторе: Отпремите Excel предложак
Идите на Поставке>Предлошци>Предлошци докумената.
Кликните на Отпремање предлошка.
Превуците Excel датотеку у дијалог или прегледајте да бите пронашли и отпремили датотеку.
Кликните на дугме Отпреми.
Корисници који нису администратори могу да отпреме предложак за сопствено коришћење из листе записа.
За кориснике који нису администратори или администраторе који желе да креирају лични предложак: Отпремите Excel предложак
Отворите страницу са листом записа, на пример, листу могућности продаје. Идите на Sales>Могућности за пословање>Моје отворене могућности за пословање.
На траци менија кликните на Excel предлошци>Креирај Excel предложак.
Кликните на Excel предложак>Отпреми.
Превуците датотеку у дијалог или претражите да бите пронашли и отпремили датотеку.
Кликните на дугме Отпреми.
4. корак: Одаберите ко може да користи нови предложак
Приступ новокреираном Excel предлошку зависи од начина на који сте га отпремили и приступа додељеног безбедносној улози. Обавезно проверите чланак Користите безбедносне улоге да бисте контролисали приступ предлошцима.
Ако сте поставили шаблон са странице Подешавања
Страница „Информације“ за отпремљени Excel предложак ће изгледати попут овога.
Предлошци отпремљени са странице „Поставке“ су доступни свим корисницима. Не морате да предузимате никакве додатне радње.
Ако сте поставили шаблон са листе записа
Страница „Информације“ за отпремљени Excel предложак ће изгледати попут овога.
Предлошци отпремљени са листе записа су доступни за корисника који је отпремио предложак. Да бисте делили предложак са другима, пратите следеће кораке:
На страници „Информације“ предлошка, кликните на Дели.
Користите страницу Дели предложак личног документа да бисте поделили Excel предложак са другима и да бисте поставили дозволе.
Извоз и анализа података помоћу новог предлошка
Процес за коришћење Excel предлошка изгледа овако.
1. корак: Изаберите ентитет за анализу
Изаберите ентитет (врсту записа) за анализу са Excel предлошком који сте креирали. На пример, идите на Sales>Могућности за пословање>Моје отворене могућности за пословање. Додате су две нове могућности након што је предложак креиран.
2. корак: Извезите податке помоћу новог Excel предлошка
Одаберите Excel предложак који сте креирали.
Овај предложак је креиран са странице „Поставке“ тако да ће се појавити у менију у оквиру опције Excel предлошци. Ако је креиран са листе записа, појавиће се у оквиру опцију Лични Excel предлошци.
Ако имате Microsoft Excel Online, можете видети податке на месту у Excel прозору у апликацијама за ангажовање клијената (као што су Dynamics 365 Sales и Customer Service). Ако немате или бисте радије да креирате Excel датотеку, кликните на Преузми <назив предлошка>.
3. корак: Анализирајте своје податке у програму Excel
Оно што видите у Excel унакрсној табели засновано је на две ствари:
Записи. Приказ из ког сте изабрали да извезете одређује које записе видите у извезеној Excel датотеци. На пример, ако сте изабрали „Затворене могућности за пословање“, те записе ћете видети чак и ако сте користили предложак креиран помоћу опције „Моје отворене могућности за пословање“.
Колоне. Предложак који сте користили одређује које колоне се појављују у табели у извезеној Excel датотеци. На пример, приказ „Затворене могућности за пословање“ има следеће колоне: Потенцијални клијент, Статус, Стварни приход и Стварни датум затварања. Али ако сте користили предложак који је заснован на опцији „Моје отворене могућности за пословање“, видећете колоне повезане са тим приказом и сва Филтерирања колона које су извршене када сте креирали предложак.
4. корак: Делите резултате са другима
Ако користите Excel, сачувајте копију на мрежи или на рачунару. Пошаљите датотеку другима за њихов преглед и унос.
Испробајте примере Excel предложака
Постоје четири Excel предлошка укључена у апликације за ангажовање клијената.
Примери Excel предложака су креирани помоћу посебне врсте записа (ентитета). Моћи ћете да примените предложак само на записе исте врсте записа.
| Назив | Ентитет |
|---|---|
| Управљање каналом | Могућност за пословање (област продаје) |
| Преглед кампање | Кампања (област маркетинга) |
| SLA статус предмета | Предмет (област услуга) |
| Резиме предмета | Предмет (област услуга) |
Да бисте применили пример Excel предлошка
Отворите листу записа са информацијама са типом ентитета који је најприближнији примеру предлошка. На пример, отворите листу могућности за продају на коју ћете применити предложак „Управљање каналом“.
Кликните на опцију > Excel предлошци, а затим у оквиру опцију Excel предлошци изаберите пример предлошка.
Преузмите предложак или га отворите на месту у програму Excel.
Савет
Можете да извезете предлошке који су укључени у апликације за ангажовање клијената, да их измените, а затим поново увезете као нове предлошке. То вам може дати почетну предност за креирање сопствених прилагођених Excel предложака.
Најбоље праксе и разматрања за коришћење Excel предложака
Ево неких ствари којих треба да будете свесни да бисте креирали и на најбољи начин користили Excel предлошке.
Тестирајте своје Excel предлошке
Excel има много функција. Добра је идеја тестирати прилагођавања да бисте видели да ли све Excel функције у предлошцима раде као што сте очекивали.
Приватност и изведени графикони
Подразумевано, подаци из изведених графикона се не ажурирају приликом отварања унакрсне табеле. То може креирати безбедносни проблем ако корисници са недовољно дозвола не би требало да виде одређене податке из извезених табела.
Размотрите следећи сценарио:
Администратор креира предложак са осетљивим подацима у изведеним графиконима и отпрема предложак.
Продавац који не би требало да има приступ осетљивим подацима у изведеним графиконима користи предложак за креирање Excel датотеке како би обавио неке анализе података.
Исход. Продавац можда може да види податке из изведеног графикона као отпремљене од стране администратора, укључујући приступ приказима којима продавац нема дозволу за приступ.
Сем тога. iOS не подржава ажурирање пивот података и пивот графикона када користите Екцел апликацију на iOS уређајима.
Препорука. Осетљиве податке не требало укључити у изведене табеле и изведене графиконе.
Поставите да се подаци из изведених графикона аутоматски освежавају
Подразумевано, подаци из изведених графикона се не освежавају аутоматски када отворите унакрсну табелу. Регуларни графикони се аутоматски ажурирају.
У програму Excel кликните десним тастером миша на изведени графикон, а затим изаберите Опције изведеног графикона>Освежи податке приликом отварања датотеке.
Постављање нових података
Ако желите да додате садржај у Excel предложак, поставите податке изнад или са десне стране постојећих података. Друга опција је да поставите нови садржај на други лист.
Excel предлошци са сликама могу довести до грешке
Ако покушате да анализирате податке помоћу Excel предлошка који у себи има сачувану слику, можда ћете видети следећу грешку: „Дошло је до грешке приликом покушаја чувања радне свеске. Као резултат тога, радна свеска није сачувана.“ Покушајте да уклоните слику из предлошка и поново је учитате.
Excel предлошци и апликација Office Mobile у оперативном систему Windows 8.1
Excel предлошци се неће отворити на Windows 8.1 уређајима са апликацијом Office Mobile. Добићете следећу поруку о грешци: „Опоравили смо документ колико смо могли, али не можете да га уређујете. Покушајте да отворите и поправите документ на свом рачунару да бисте решили проблем.“
Ово је познат проблем.
Користите имена колона у табели и имена опсега у формулама
Када креирате Excel формуле, не користите наслове колона или бројеве ћелија. Уместо тога, користите имена колоне табеле и дефинишите имена за ћелије или опсеге ћелија.
Користите безбедносне улоге да бисте контролисали приступ предлошцима
Администратори могу да контролишу приступ Excel предлошцима са одређеном прецизношћу. На пример, можете продавцима дати приступ за читање, али не и приступ за писање Excel предлошка.
Кликните на Поставке>Безбедност>Безбедносне улоге.
Одаберите безбедносну улогу, а затим кликните на картицу Управљање пословањем.
Изаберите Предложак за документ да бисте поставили приступ за предлошке доступне читавој организацији. Изаберите Лични предложак за документ за предлошке који су подељени са појединачним корисницима.
Кликните на кругове да бисте прилагодили ниво приступа.
Да бисте приказали и брисали личне предлошке докумената
Пратите ове кораке да бисте избрисали личне предлошке документа:
Кликните на дугме Напредно проналажење (
).За Потражиизаберите Личне предлошке документа.
Кликните на дугме Резултати(!).
Изаберите предложак личног документа за брисање, а затим кликните на дугме Избриши (
).
Excel предложак се не отпрема у прегледачу Microsoft Edge
Ако се ваш Excel предложак не отпрема приликом коришћења програма Microsoft Edge као прегледача, ажурирајте Microsoft Edge и покушајте поново.
Обавештење о приватности
Ако користите Microsoft Dynamics 365 (online), приликом извоза у статички радни лист, креира се локална копија извезених података и складишти на рачунару. Подаци се преносе из услуге Dynamics 365 (online) на рачунар путем безбедне SSL везе и не одржава се никаква веза између ове локалне копије и услуге Dynamics 365 (online).
Приликом извоза у динамички радни лист или изведену табелу, одржава се веза између Excel радног листа и услуге Dynamics 365 (online). Сваки пут када се динамички радни лист или изведена табела освежи, проверава се ваш идентитет у услузи Dynamics 365 (online) помоћу ваших акредитива. Моћи ћете да видите податке за које имате дозволе да их прикажете.
Администратор одређује да ли ће корисницима организације бити дозвољено да извозе податке у Excel помоћу безбедносних улога.