Делите путем

Користите Word предлошке за креирање стандардизованих докумената

  • Чланак

Када креирате и увезете Office Word предлошке у апликације за ангажовање клијената (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation), једним кликом корисници могу да генеришу стандардизоване документе који се аутоматски попуњавају подацима. Ова функција има неке посебна разматрања која би требало да знате ради успешног креирања Word предложака.

Упозорење

Постоји познати проблем приликом креирања предложака у програму Word. Ова тема садржи информације о спречавању интеракције које потенцијално могу да дестабилизују Word. Погледајте Важно! Познати проблем и како да га избегнете

Следеће верзије програма Word су подржане.

Обласни графикон Верзија програма Word
Креирање Word предлошка 2013, 2016
Коришћење Word документа генерисаног у апликацијама за ангажовање клијената 2010, 2013, 2016

Белешка

Word документи са омогућеним макроима (.docm) нису подржани.

Следите кораке у овој теми за успешно креирање и коришћење Word предложака у апликацијама за ангажовање клијената.

1. корак: Креирање Word предлошка

Где можете да направите предложак

Постоје три места у апликацијама за ангажовање клијената где можете да креирате Word предложак:

  • Са странице Подешавања. Иди на Сеттингс > Темплатес > Доцумент Темплатес > Нови ( Ново или Додај дугме.). Мораћете да имате одговарајуће дозволе за приступ страници Поставке, на пример администратор система или стручњак за прилагођавање система.

  • Из записа. У опцији Sales, отворите запис, на пример пословни контакт. Идите на Продаја>Client_Accounts>Моји активни пословни контакти. Кликните на пословни контакт да бисте га отворили, а затим кликните на дугме Више (…) >Word предлошци>Креирај Word предложак. Предлошци креирани овде су лични и доступни само кориснику који креира предложак корисника.

  • Са листе записа. На пример, идите на Продаја>Client_Accounts>Моји активни пословни контакти. Изаберите један пословни контакт, а затим кликните на дугме Више (…) >Word предлошци>Креирај Word предложак.

    Креирајте Ворд шаблон из ентитета.

Савет

Да бисте избрисали личне предлошке документа, урадите следеће:

  1. Кликните на дугме Напредно проналажење ( Снимак екрана дугмета Адванцед Финд.).
  2. За Потражиизаберите Личне предлошке документа.
  3. Кликните на дугме Резултати (!).
  4. Изаберите образац личног документа за брисање, а затим кликните на дугме Делете ( Дугме за брисање.).

Да бисте ажурирали предлошке, избришите предложак, а затим отпремите ажурирану верзију тог предлошка.

Након клика на Креирај Word предложак, изаберите ентитет за Филтерирање, а затим кликните на дугме Word предложак>Изаберите ентитет.

Изаберите Ворд Темплате и изаберите ентитет.

Појављује се страници за избор односа.

Изаберите ентитете за Ворд предложак.

Шта представљају 1:N, N: 1 и N:N односи?

Овај екран захтева да разумете структуру података у апликацијама за ангажовање клијената. Ваш администратор или стручњак за прилагођавање може да обезбеди информације о односима ентитета. Садржај за администраторе потражите у чланку: Преглед односа између ентитета.

Ево неких примера односа за ентитет Пословни контакт.

Однос Опис
Однос ентитета 1: Н. Пословни контакт може имати више контаката.
Н : 1 ентитетски однос. Потенцијални клијент, пословни контакт или контакт може имати више пословних контаката.
Н : Н ентитетски однос. Пословни контакт може имати више маркетиншких спискова.

Маркетиншки списак можете имати више пословних контаката.

Односи које изаберете на овом екрану одређују ентитете и поља који ће бити доступни касније када дефинишете Word предложак. Изаберите само релације који су вам потребне да бисте додали податке у Word предложак.

Белешка

Да бисте осигурало правовремено преузимање докумената, постоји горња граница од 100 за број сродних записа враћених за сваки однос. На пример, ако извозите предложак за пословни контакт, а желите да укључите листу његових контаката, документа ће вратити највише 100 контаката пословног контакта.

Преузмите предложак

Кликните на Преузми предложак на страници Изаберите ентитет да бисте креирали Word датотеку на локалном рачунару са извезеним ентитетом који је укључен као XML податак.

Важно

Предложак документа преузет из једног окружења може да се користи само у оквиру тог окружења. миграција од једног до другог окружења за Word или Excel предлошке тренутно није подржана.

2. корак: Омогућите картицу Пројектант

Отворите датотеку Word предлошка. Овом тренутку, документ изгледа празно.

Ворд предложак када се први пут отвори.

Да бисте видели и додали XML податке из апликација за ангажовање клијената, потребно је да омогућите Word картицу Пројектовање.

  1. Идите на Датотека>Опције>Прилагођавање траке, а затим омогућите Пројектант.

    Додајте програмера на речну траку.

  2. Кликните на дугме У реду.

    Програмер се сада појављује у Ворд траци.

    Алат за програмере на Ворд траци.

Важно! Познати проблем и како да га избегнете

Постоји познат проблем са Word предлошцима генерисаним у апликацијама за ангажовање клијената и програму Office Word. У следећем одељку ћете додати контролна поља XML садржаја на Word предложак.

Упозорење

Неколико ствари може да доведе до тога да се Word „замрзне“, па морате да користите Управљач задацима да бисте зауставили Word:

  • Уметните контролу садржаја која није Слика или Чисти текст.
  • Унесите текстуалну промену, као што је промена писања великих слова или додавање текста, у контролу садржаја. Ове промене може унети AutoCorrect, као и корисника. Подразумевано, Microsoft Word AutoCorrect ставља велико слово на почетак реченице. Када додате поље контроле садржаја, Word га види као нову реченицу и ставиће велико почетно слово када се фокус помери од поља.

Да бисте спречили проблеме са контролним пољима, урадите следеће:

Додајте поља само као чисти текст или слику

  1. Користите окно за XML мапирање да бисте додали поља ентитета у Word предложак. Додајте поља само као чисти текст или слику.

    Убаците поље као обичан текст.

Направите жељене промене текста додатој контроли садржаја

  1. Можете да унесете промене обликовања поља контрола садржаја, као што су подебљавање текста, али не и друге текстуалне промене, укључујући промене великог слова.

    Не мењајте ниједан текст у овим пољима!.

    Ако дође до тога да се Word замрзне или перформансе постану лошије, покушајте да искључите AutoCorrect.

Искључите AutoCorrect

  1. Са отвореном датотеком предлошка у програму Word, идите на Датотека>Опције>Провера>Опције аутоматског исправљања.

    У Ворду изаберите Проофинг > АутоЦоррецтион Оптионс.

  2. Поништите избор Велико прво слово реченица и Аутоматски користите предлоге из правописа.

    Поништите избор подешавања аутоматског исправљања.

  3. Поништите избор Цртице (--) цртом (-) на картицама Аутоматско обликовање и Аутоматско обликовање док куцате.

  4. Кликните на дугме У реду.

    Ако сте пратили препоруке изнад, спремни сте да дефинишете Word предложак.

3. корак: Дефинисање Word предлошка

Користите окно за XML мапирање да бисте дефинисали Word предложак помоћу поља ентитета.

  1. У вашем Word предлошку кликните на Пројектовање>Окно за XML мапирање.

    Изаберите окно за мапирање КСМЛ у Ворд траци.

    Подразумевана XML шема је изабрана.

    Подразумевана КСМЛ мапирање шема.

  2. Изаберите XML шему. Почеће са „urn:microsoft-crm/document-template/“.

    Изаберите XML шему.

    Важно

    Ако имате честе случајне измене због којих се Word замрзава или спорије ради, обавезно искључите AutoCorrect опције складу са одељком: „Познати проблем и како да га избегнете“.

  3. Развијте ентитет, кликните десним тастером миша на поље ентитета, а затим кликните на Уметање контроле садржаја>Чисти текст.

    Убаците поље као обичан текст.

    Поље ентитета се додаје у Word предложак.

    Поље се убацује у Ворд предложак.

    Додајте додатна поља ентитета, додајте описне ознаке и текст и обликујте документ.

    Довршени предложак можда изгледа овако:

    Узорак Ворд шаблона.

    Нека поља за контролу садржаја која сте унели ће вероватно имати више редова. На пример, пословни контакти имају више контакта. Да бисте укључили све податке у вашем Word предлошку, поставите поље контроле садржаја да бисте поновили.

Подешавање поља контрола садржаја за понављање

  1. Поставите поља са подацима који се понављају у ред табеле.

  2. Изаберите цео ред табеле у предложак.

    Креирајте табелу и додајте поља за контролу садржаја.

  3. У окну за XML мапирање кликните десним тастером миша на однос који садржи поља за контролу садржаја, а затим изаберите Понавља се.

    Подесите ред табеле на понављање.

    Када користите Word предложак у апликацијама за ангажовање клијената да бисте креирали документ, табела ће се попунити са више редова са подацима.

    Када предложак има поља и обликовање које желите, сачувајте га и отпремите у апликације за ангажовање клијената.

4. корак: Отпремите Word предложак назад у апликације за ангажовање клијената

Када Word предложак направите онако како желите, сачувајте га да бисте могли да га отпремите у апликације за ангажовање клијената.

Приступ новокреираном Word предлошку зависи од начина на који сте га отпремили и приступа додељеног безбедносној улози. Обавезно проверите чланак Користите безбедносне улоге да бисте контролисали приступ предлошцима

Администратори могу да користе страницу „Поставке“ за отпремање Word предлошка у апликације за ангажовање клијената. Предложак отпремљен у Поставке је доступан свим корисницима у организацији.

За администраторе: Отпремите Word предложак у апликације за ангажовање клијената

  1. Идите на Поставке>Предлошци>Предлошци докумената.

  2. Кликните на Отпремање предлошка.

  3. Превуците Word датотеку у дијалог или потражите датотеку.

    Дијалог Уплоад Темплате.

  4. Кликните на дугме Отпреми.

    Корисници који нису администратори могу да отпреме предложак за сопствено коришћење из листе записа.

За кориснике који нису администратори или администраторе који желе да креирају лични предложак: Отпремите Word предложак у апликације за ангажовање клијената

  1. Отворите страницу са листом записа, на пример, листу корисничких налога у програму Sales.

  2. Изаберите једну ставку као што је пословни контакт, кликните на Још (…) >Word предлошци>Креирај Word предложак.

  3. Кликните на Word предложак>Отпреми.

    Кликните на дугме Отпреми да бисте предложак унели у апликације за ангажовање купаца.

  4. Превуците Word датотеку у дијалог или потражите датотеку.

  5. Кликните на дугме Отпреми.

5. корак: Генеришите документ из Word предлошка

За коришћење Word предлошка који сте креирали, урадите следеће:

  1. Отворите запис са информацијама за које желите да креирате документ. На пример, отворите запис о пословном контакту клијента у програму Sales.

  2. Кликните на дугме Више (...) > Word предлошци, а затим у оквиру Word предлошци изаберите предложак који сте креирали.

    Ако се предложак који сте креирали не види, постоје две могућности:

    1. Само предлошци направљени за изабрану врсту записа (ентитет) ће бити приказани. На пример, ако отворите запис о могућности за пословање, нећете видети предложак који сте креирали са ентитетом пословног контакта.

    2. Морате да освежите апликације за ангажовање клијената да бисте видели предложак. Освежите прегледач или затворите и поново отворите апликације за ангажовање клијената.

    Када изаберете Word предложак, апликације за ангажовање клијената креирају Word документ од записа који сте изабрали.

Испробајте примере Word предложака

Постоји пет Word предложака укључених у апликације за ангажовање клијената.

Ови шаблони су укључени у апликације за ангажовање купаца.

Примери Word предложака су креирани помоћу одређене врсте записа (ентитета). Моћи ћете да примените предложак само на записе исте врсте записа.

Назив Ентитет
Резиме могућности за пословање Могућност за пословање (област продаје)
Резиме кампање Кампања (област маркетинга)
Резиме предмета Предмет (област услуга)
Фактура Фактура (област продаје)
Резиме пословног контакта Client_Account (области Sales, Service и Marketing)

Да бисте применили пример Word предлошка

  1. Отворите запис са информацијама са типом ентитета који је најприближнији примеру предлошка. На пример, отворите запис о пословном контакту клијента у Sales да бисте применили предложак Резиме пословног контакта.

  2. Кликните на дугме Више (...) > Word предлошци, а затим у оквиру Word предлошци изаберите пример предлошка.

    Отворите новокреирани Word предложак и погледајте га.

Белешка

Можете прегледати, али не и уређивати предлошке који су укључени у апликације за ангажовање клијената.

Додатна разматрања

Користите безбедносне улоге да бисте контролисали приступ предлошцима

Администратори могу да контролишу приступ Word предлошцима са одређеном прецизношћу. На пример, можете да дати продавцима приступ за читање, али не и приступ за писање Word предлошка.

  1. Кликните на Поставке>Безбедност>Безбедносне улоге.

  2. Одаберите безбедносну улогу, а затим кликните на картицу Управљање пословањем.

  3. Изаберите Предложак за документ да бисте поставили приступ за предлошке доступне читавој организацији. Изаберите Лични предложак за документ за предлошке који су подељени са појединачним корисницима.

  4. Кликните на кругове да бисте прилагодили ниво приступа.

    Подесите приступ помоћу < ДИЦТ__безбедносна улога > сецуритy роле</ДИЦТ__безбедносна улога >.

Листе у креираним документима нису у истом редоследу као записи

Листе записа креираних од прилагођеног предлошка се можда неће појавити у истом редоследу у Word документима као у апликацијама за ангажовање клијената. Записи се приказују у редоследу по времену и датуму којим су креирани.

Проблем са језицима здесна на лево

Садржај на језицима који се пишу здесна на лево (РТЛ) могу имати неких проблема са форматирањем у Ворд датотеци након креирања документа.

Погледајте и

Анализирајте своје податке помоћу Екцел шаблона

Решавање проблема Ворд шаблона