Definisanje poslovne vrednosti rešavanja problema

Poslovna vrednost spada u jednu od četiri kategorije koje se lako pamte kao REVO:

• Prihod (Revenue): Ovo rešenje donosi prihode, koji se inače ne bi ostvarili, kroz novu liniju poslovanja ili uslugu koja ranije nije ponuđena.

• Efikasnost (Efficiency): Efikasnost je efektivna ušteda troškova. Ovo rešenje omogućava učesnicima koji izvršavaju proces da to urade brže.

• Količina (Volume): Izbegavanje troškova postiže se omogućavanjem trenutnim korisnicima da obrade više transakcija, a zauzvrat izbegavaju troškove dodatnih resursa.

• Ostalo (Other): Rešenje pomaže organizaciji da se pridržava svojih „obaveznih“ zahteva, što može rezultirati izbegavanjem finansijskih kazni.

Kada se definiše kategorija, moramo definisati vrednost koju ćemo postići:

• Prihod

  • Odredite koliko se usluga naplaćuje

  • Odredite koliko će kupaca kupiti uslugu ili proizvod

  • Odredite vremenski horizont za merenje (mesečno, tromesečno, godišnje)

  • Prihod = (cena × kupci) za vremenski horizont

• Efikasnost

  • Odredite broj ljudi koji danas rade posao

  • Odredite količinu direktnog vremena koje im je potrebno da danas obave posao („staro vreme“)

  • Odredite broj ljudi koji će obavljati posao kada se izgradi Microsoft Power Platform rešenje

  • Odredite količinu direktnog vremena koje će vam biti potrebno za korišćenje novog rešenja („novo vreme“)

  • Ušteda vremena = staro vreme – novo vreme (Da biste ovo pretvorili u dolare, pomnožite uštedu vremena sa bruto cenom rada ljudi za vremensku jedinicu u kojoj merite (na primer, sati).)

• Zapremina

  • Odredite obim transakcija koje pojedina osoba može da obrađuje tokom određene jedinice vremena („broj transakcija po osobi“)

  • Odredite obim transakcija koje će novo rešenje moći da obradi u tom vremenu („nove transakcije po osobi“)

  • Odredite obim transakcija koje je potrebno obraditi u tom vremenu („obim“)

  • Izbegavanje troškova = (količina ÷ transakcije po osobi) – (količina ÷ nove transakcije po osobi)
    Ovo izračunava broj ljudi koji neće morati da obrađuju transakcije kako bi postigli količinu koja je obrađena u rešenju.

• Drugi

  • Odredite kaznu koja se može izbeći ako se obezbedi prikupljanje i dostupnost informacija u rešenju

Ako se poslovna vrednost koju ćete dobiti automatizacijom procesa ne pokaže kao povoljna u odnosu na cenu nepreduzimanja ičega, morate se zapitati da li je to pravi poslovni problem na koji treba da se fokusirate.

Međutim, ako je poslovna vrednost koju dobijate rešavanjem poslovnog problema veća od troškova nekog preduzimanja – uz vreme razvoja i mesečni trošak softverske licence – tada ima smisla automatizovati proces.

Primer: Poslovna vrednost automatizacije obrade troškova

U slučaju aplikacije u našem primeru, glavna kategorija poslovne vrednosti je efikasnost. Nova aplikacija smanjuje količinu vremena potrebnog za obradu istog broja izveštaja o troškovima svake nedelje, meseca i godine. Pregledali smo novi proces i šta želimo da aplikacija postigne sa našim budućim korisnicima. Pitali smo ih koliko vremena očekuju da uštede novim procesom i da li mogu da ugrade neka pravila u aplikaciju za izveštavanje o troškovima.

• I dalje ćemo imati 140 izveštaja o troškovima koji se dostavljaju svake nedelje; to se nije promenilo. Međutim, kada smo razgovarali sa ljudima koji podnose izveštaje, ustanovili smo da ćemo moći da smanjimo vreme koje su proveli na 20 minuta – tako što su mogli da odmah unesu informacije i fotografišu priznanice kada su bile potrebne. Cena bruto satnice takođe ostaje ista.

  (140 izveštaja o troškovima nedeljno × 20 minuta) × 90$ na sat = 4.158$ nedeljno = 216.216$ godišnje

• Nik će pregledati izveštaje o troškovima tima (otprilike 100 prodavaca) i proceniti da će biti potrebno otprilike 5 minuta da se pregleda svaki izveštaj o troškovima. Nikova recenzija je ograničena na vrstu troškova koji se podnose,— prepoznajući da će aplikacija kontrolisati potrebu za priznanicama i potrebu da se imena gostiju uključe u obroke i distribuiraju hotelski— troškovi u odgovarajuće kategorije.

  (100 izveštaja o troškovima nedeljno × 5 minuta) × 90$ na sat = 750$ nedeljno = 39.000$ godišnje

• Ostali menadžeri će odsad pregledati i odobravati izveštaje o troškovima svojih odeljenja, tako da će preostalih 40 izveštaja o troškovima koštati $15.600 godišnje.

• Posao za Abhaya i njihov tim sada se prebacio na proveru izveštaja. Ne bi trebalo da se rade bilo kakve prepravke; u stvari, Abhajev tim bi mogao biti zadužen i za druge aktivnosti zbog smanjenja napora potrebnog za pregled izveštaja o troškovima.

• Optimizovali smo postupak povezivanja ispravne računovodstvene šifre računa glavne knjige sa svakom od kategorija troškova. Sada Abhay i njihov tim mogu da izvuku podatke da bi kreirali nalog plaćanja, smanjujući 40,3 (16,5 za kodiranje + 23,8 za knjiženje) časove nedeljno na nekoliko minuta, $ štedeći 188.604 ($ 77.220 za kodiranje $ i 111.384 za knjiženje) godišnje. Abhay će možda moći da zaduћi neki od njihovih timova drugim, vaћnije, da rade u svom odeljenju.

• Sa novim procesom, Abhay i njihov tim mogu da razmotre objavljivanje izveštaja o troškovima svakog dana, što će Šarlotu obezbediti ažurirani prikaz budžeta svakog dana. To će takođe omogućiti Šarlot da brže reaguje kako se približavaju budžetska ograničenja.

• Novi trošak kompanije koja koristi automatizovanu aplikaciju je otprilike:

  216.216$ + 39.000$ + 15.600$ = 270.816$ godišnje

  Ušteda u preduzeću je otprilike 777.738$ godišnje

Sledeći korak: Merenje uspeha

Napomena

Možete li nam reći o svojim željenim postavkama jezika u dokumentaciji? Ispunite kratku anketu. (imajte na umu da je ova anketa na engleskom jeziku)

Anketa će trajati oko sedam minuta. Ne prikupljaju se lični podaci (izjava o privatnosti).