Da li je vredno automatizovati ovaj proces?

Sada je vreme da razmotrite napore koji su potrebni za izgradnju rešenja i odlučite da li je opravdano. To uključuje odmeravanje poslovne vrednosti naspram troškova automatizacije procesa. Poslovna vrednost je stalna korist koju poslovanje dobija od projekta.

Cena nepreduzimanja ičega

Da biste shvatili da li je vredno automatizacije procesa, prvo morate da shvatite cenu ako ne rešavate problem.

Kao deo definisanja poslovne vrednosti koju se nadamo da ćete postići od Microsoft Power Platform rešenja, trebalo bi da bolje razumete koliko košta vašu organizaciju da sada reši problem. Drugim rečima, merite troškove ako ništa ne radite.

Da biste izračunali trenutne troškove, identifikujte vreme provedeno u tekućem procesu i pomnožite ih sa troškovima ljudi koji ga izvode. Godišnji trošak možete izmeriti tako što ćete odrediti trošak izvođenja procesa jednom do kraja, a zatim ga množiti sa brojem puta u toku godine. Dodajte bilo koje druge troškove kao što su licence za softver, papir, poštarina i tako dalje.

Primer: Cena obrade tekućih troškova

Prvo što moramo da shvatimo jeste: koliko organizaciju košta da ručno nastavi proces izveštavanja o troškovima? Evo šta smo otkrili kada smo razgovarali sa kolegama:

• Otkrili smo da im treba otprilike jedan sat svake nedelje da bi sakupili sve svoje priznanice i ručno ispunili izveštaj o troškovima. Abhaj je naznačio da postoji oko 140 izveštaja o troškovima nedeljno. Takođe smo saznali da je bruto cena satnice svakog člana tima otprilike 90$ na sat.

  (140 izveštaja o troškovima × 1 sat nedeljno) × 90$ = 12.600$ nedeljno

  52 nedelje × 12,600$ = 655.200$ godišnje

• Nik ne pregleda ili ne odobrava izveštaje o troškovima; To sve pada na Abhaya i tim da zavrљi. Zato što Nik ne prati redovno troškove tima, važna prilika da se zdravi troškovi provere, paze na prevaru i optimizuju navike u trošenju tima.

• Abhay je podelio sa nama da tim provodi otprilike 15 minuta po izveštaju o troškovima, prima u proseku 140 izveštaja nedeljno i šalje nazad 25  procenata onih zbog nedostajućih informacija.

  Početni pregled: 140 izveštaja o troškovima × 15-minutni pregled = 35 sati

  Početni pregled: 35 sati × 90$ = 3.150$ nedeljno = 163,800$ godišnje

  Ponovni pregled: 35 izveštaja o troškovima × 15-minutni pregled = 8,75 sati

  Ponovni pregled: 8,75 sati × 90$ na sat = 787,50$ nedeljno = 40.950$ godišnje

  Ukupni nedeljni trošak: 3.937,50$

  Ukupan godišnji trošak: 204.750$

• Kada se izveštaj o troškovima potvrdi kao tačan, potrebno je otprilike 7 minuta po izveštaju o troškovima da biste pronašli šifre računa glavne knjige za svaku kategoriju izdataka i upisali ih u svaku liniju troška u izveštaju.

  140 izveštaja o troškovima × 7 minuta kodiranja = 16,5 sati nedeljno = 1,485$ nedeljno = 77,220$ godišnje

• Potrebno je otprilike 10 minuta po izveštaju o troškovima da biste napravili nalog za knjiženje u finansijskom sistemu koji će obrađivati uplatu i prikazati se u finansijskom izveštaju za Šarlotu.

  140 izveštaja o troškovima × 10 minuta = 23,8 sati nedeljno = 2,142$ nedeljno = 111.384$ godišnje

• Šarlot bi želela da pregleda budžet svake nedelje, ali nije u mogućnosti da dobije izveštaj do četvrtka, nakon što Abhay završi reviziju i vrati izveštaje kojima su nedostajale informacije. (Iako ovo nije novčani trošak, to ima uticaja na posao.)

Ceo proces košta kompaniju:

655.200$ + 204.750$ + 77.220$ + 111.384$ = 1.048.554$

Sledeći korak: Definisanje poslovne vrednosti

Napomena

Možete li nam reći o svojim željenim postavkama jezika u dokumentaciji? Ispunite kratku anketu. (imajte na umu da je ova anketa na engleskom jeziku)

Anketa će trajati oko sedam minuta. Ne prikupljaju se lični podaci (izjava o privatnosti).