Ko obavlja posao, kada i gde?

Za ovaj korak morate razumeti ko radi posao. Koja je njegova uloga?

Možda bi bilo najlakše početi s imenima ljudi, ali bilo bi dobro da razumete koja je njihova uloga kada obavljaju zadatak. Na primer:

• Svaki zaposleni koji podnosi izveštaj o troškovima

• Menadžer podnosioca izveštaja koji odobrava izveštaj (odnos prema podnosiocu je ključ)

• Računovođa koji pregleda izveštaj (članstvo u određenom timu je ključ)

• Finansijski direktor koji pregleda zbirna finansijska sredstva (specifičan naslov je ključ)

Jeda osoba može ponekad da igra svaku od ovih uloga, ali ključno je razumeti ulogu koju igra kada obavlja neki zadatak. Razumevanje uloga pomoći će vam da dizajnirate ekrane aplikacija i konfigurišete pristup i bezbednost. (Doći ćemo i na one u fazi projektovanja.)

U IT smislu, svaka osoba ili grupa ljudi koji obavljaju istu funkciju nazivaju se uloga posla, a opis njihovih relevantnih karakteristika se identifikuje u ulozi (uz koju se često priloži ime radi lakšeg snalaženja).

Nakon što identifikujete „ko“, uzmite u obzir:

• Koji uređaj se koristi? Gde je primarna lokacija rada? Da li je to u kancelariji? Na lokaciji klijenta? Fabrika? (O tome ćemo više raspravljati u sledećim odeljcima.)

• Koji drugi sistemi se redovno koriste? (Ovo saznanje će biti korisno u fazi projektovanja. Na primer, menadžer koji „živi“ u usluzi Microsoft Teams možda želi da tamo dobija zahteve za odobrenje, a ne u e-pošti.)

• Šta bi ta osoba mogla dobiti korišćenjem aplikacije ili saradnjom na ovom novom procesu?

Poslednja tačka je veoma važna, jer može doći do prigovora ili oklevanja od strane ljudi koji su uključeni u proces pre ili posle koraka kojima rukuje vaša aplikacija. To bi moglo dovesti do toga da se vaša aplikacija ne koristi zbog nedostatka saradnje.

Savet

Bitno je znati na koga će uticati promena poslovnog procesa. Identifikujte ko će koristiti aplikaciju i na koga će ta promena uticati, čak i ako ne koristi aplikaciju.

Savet

Kada prođete kroz ovu analizu za informacije koje možda ne znate, najbolje je da razgovarate sa osobom i saznate njenu perspektivu. Svakako možete pretpostaviti kako ona funkcioniše, ali neverovatno je šta možete naučiti u kratkom razgovoru – ne samo kako ta osoba radi danas, već i kako bi to radije htela da radi u budućnosti.

Koliko često obavljaju posao?

Takođe zapišite koliko često se zadatak obavlja. Dnevno, nedeljno, povremeno, sezonski?

Aplikacija koja se koristi svakodnevno drugačije se razmatra u projektovanju od one koja se koristi samo povremeno. (Na primer, prvi će trebati biti usmeren, a drugi bi trebalo da uključi više tekstualnih objašnjenja.)

Gde obavljaju posao?

Dok uzimate u obzir svaku osobu koja doprinosi rešavanju problema, razmislite o tome kako radi svoj posao:

• Je li to nešto što radi za svojim stolom?

• Da li radi na određenoj lokaciji na terenu?

• Da li se premešta sa jedne na drugu lokaciju na terenu?

Dobro je shvatiti na koji način funkcioniše svaki od korisnika tako da rešenje koje kreirate radi za njih.

• Da li će ovo biti aplikacija za mobilne uređaje?

• Da li će to biti aplikacija za računar?

• Da li treba da postoje verzije za mobilne uređaje i za stone računare?

Razmatranja povezanosti

Dok svaki radnik obavlja svoj deo procesa, može li se povezati na mrežu?

Da li se nalazi na terenu gde ne može da ostvari povezanost? Da li korisnik može da radi sa automatizovanim rešenjem za prikupljanje podataka u realnom vremenu i da li se podaci sinhronizuju kada se uspostavi povezanost?

Šta ostali učesnici u procesu treba da znaju (ako postoji išta) dok je osoba koja obavlja ovaj korak van mreže?

Razumevanje ovoga pomaže vam da odredite da li su vam potrebni procesi koji lokalno prikupljaju podatke da bi korisnik mogao da bude „isključen“ dok obavlja svoj deo procesa, a zatim da sinhronizuje rezultate kada se ponovo poveže.

Razmatranja o uređajima

Kao što razumete kako radi svaki učesnik koji rešava problem, takođe je važno znati na kojim uređajima radi. Ako je radnik na terenu i radi samo na svom telefonu ili tabletu, to je dobro znati dok se bavite definisanjem izgleda i funkcijom ekrana. Ako svi saradnici rade na stonom računaru ili laptopu, možete da primenite različite pristupe dizajnu. Možete da izgradite rešenja za računare i mobilne uređaje koja rade zajedno.

Primer: Uloge za postupak prijavljivanja troškova

Ovo su vrste uloga, stilova rada i željenih opcija koje smo pronašli kada smo pogledali naš proces prijavljivanja troškova.

Li – Prodavac

• Skoro uvek u pokretu

• Više voli da radi sa tabletom prilikom susreta sa klijentima

• Nije uvek povezan sa Internetom, pa mora biti u mogućnosti da radi van mreže

• Radije hvataju sopstvene troškove i priznanice što je pre moguće nakon što se dogode

Nik – Menadžer prodaje

• Skoro uvek u pokretu

• Potreban mu je samo ekran osetljiv na dodir

• Potrebna mu je podrška van mreže na udaljenim lokacijama

• Odgovorni za odobravanje izveštaja o troškovima svih njihovih direktnih izveštaja

Šona – Služba korisničke podrške

• Uglavnom koristi stoni računar

• Obično snosi troškove za moral tima i mora identifikovati zaposlene koji su uključeni

Rebeka – Revizor

• Mora da komunicira sa svim zaposlenima na svim lokacijama

• Ima povremene putne troškove

• Uglavnom koristi radnu površinu, ali više voli da koristi mobilni telefon

• Obično ima pristup internetu

• Odgovorna za obezbeđenje opšte usklađenosti sa postupcima izveštavanja zaposlenih

Abhaj – Računovođa

• Mora biti u mogućnosti da pregleda sve izveštaje o troškovima i priznanice

• Odgovoran je za obezbeđenje usaglašenosti za svaki izveštaj o troškovima

• Zadužen za veliki obim posla; mora biti u mogućnosti da brzo obradi informacije

• Mora biti u stanju da izveštava o tome kako se troškovi uravnotežuju sa budžetom

Šarlota – Finansijski direktor

• Mora voditi računa o ukupnom budžetu troškova i pomoći menadžerima odeljenja da ostanu u okviru budžeta

• Putuje u razne kancelarije, ima spoljne sastanke i konferencije, i mora da zabeleži sopstvene troškove

• Radi iz kancelarije, daljinski i od kuće koristeći različite uređaje za radnu površinu—, telefon i tablet računar

• Nije uvek povezana sa internetom

Kada smo konkretno pogledali 1. korak u našem procesu (zapravo kreiranje izveštaja o troškovima), evo šta smo dokumentovali.

1. zadatak: Napravite izveštaj o troškovima

Ko to radi?	Svi zaposleni
Gde se posao obavlja?	U kancelariji, na lokaciji klijenata ili na putu
Kada se posao obavlja?	Po nahođenju. Neki zaposleni to rade najmanje jednom nedeljno. Drugi ga rade jednom ili dvaput godišnje.
Rad na mreži ili van mreže?	Ovo se trenutno radi na papiru, ali tim želi da radi digitalno. Unos podataka može se obaviti van mreže kad nema povezivanja. Prodavci ne žele da budu na mreži da bi započeli sa evidentiranjem priznanica i troškova. (Na primer, to bi radije želeli da urade u avionu dok lete kući.)
Uređaji?	Telefon, tablet, laptop ili stoni računar

Sledeći korak: Koje aktivnosti se obavljaju?

Napomena

Možete li nam reći o svojim željenim postavkama jezika u dokumentaciji? Ispunite kratku anketu. (imajte na umu da je ova anketa na engleskom jeziku)

Anketa će trajati oko sedam minuta. Ne prikupljaju se lični podaci (izjava o privatnosti).