Dela via

Kom igång med Microsoft 365 Copilot – administratörsguide

  • Artikel

Microsoft 365 Copilot är ett AI-baserat produktivitetsverktyg som använder stora språkmodeller (LLMs). Den integreras med dina data, med Microsoft Graph och med Microsoft 365-applikationer.

Den fungerar tillsammans med populära Microsoft 365-applikationer, till exempel Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams med mera. Copilot tillhandahåller intelligent hjälp i realtid så att användarna kan förbättra sin kreativitet, produktivitet och sina färdigheter.

Den här artikeln beskriver hur IT-administratörer kan förbereda sin organisation för Copilot.

Tips

Om du är slutanvändare är Copilot Lab en bra resurs.

Innan du börjar

Det här avsnittet ger en översikt över kraven (åtkomst till licensierings- och administrationscenter) och appar som kan använda Copilot. Det kan finnas fler krav på Microsoft Copilot 365-krav.

Förhandskrav

Appkrav

Steg 1 – Optimera sökning i SharePoint

✅ Optimera ditt SharePoint-innehåll för sökning

När en användare skickar en begäran till Copilot bearbetar den begäran och genererar sedan ett svar med LLMs. LLM:er använder innehåll från Microsoft Graph och webbinnehåll (valfritt).

Innehållet i Microsoft Graph innehåller e-postmeddelanden, filer, möten, chattar, kalendrar och kontakter. En betydande del av dessa data lagras i SharePoint. Copilot samlar in SharePoint-innehåll på samma sätt som SharePoint Search samlar in innehåll.

Optimera SharePoint-innehållet för sökning för att få ut mesta möjliga av Copilot och få bästa resultat:

Microsoft 365 Copilot gör det möjligt för användare att hitta och komma åt sitt innehåll via frågor på naturligt språk. Copilot säkerställer datasäkerhet och sekretess genom att följa befintliga skyldigheter och integrera med organisationens principer. Den använder ditt Microsoft Graph-innehåll med samma åtkomstkontroller som andra Microsoft 365-tjänster.

Mer information om sekretess med Microsoft 365 Copilot finns i Data, Sekretess och Säkerhet för Microsoft 365 Copilot.

Steg 2 – Tillämpa principer för just enough-åtkomst

Förhindra överdelning och kontroll av åtkomst med SharePoint och OneDrive

För att göra dig redo för organisationens Microsoft 365 Copilot implementering finns det några rekommenderade åtgärder som du kan vidta med SharePoint och OneDrive.

Till att börja med kan du:

✅ Minska oavsiktlig överdelning med SharePoint-delningsinställningar

För att minimera oavsiktlig överdelning av innehåll med Copilot-resultat implementerar du delningsinställningar på organisations- och webbplatsnivå:

  1. På organisationsnivå:

    • Uppdatera delningsinställningarna för SharePoint och OneDrive för din klientorganisation från organisationsomfattande delning till specifika personlänkar.

    • Överväg att dölja omfattande behörigheter från slutanvändarna. Använd till exempel SharePoint Set-SPOTenant PowerShell-cmdleten för att dölja "Alla utom externa användare" i kontrollen Personer väljare så att slutanvändarna inte kan använda den.

    • Använd Begränsad SharePoint-sökning (RSS) för att tillfälligt begränsa Copilot-resultat upp till 100 valda SharePoint-webbplatser. Underordnade platser på hubbplatser räknas inte mot gränsen på 100.

      RSS ger dig tid att granska & behörigheter för granskningswebbplatser. Den bör endast användas som en tillfällig lösning för att ge din organisation tid att anta Copilot.

  2. Minska oavsiktlig överdelning på platsnivå:

✅ Kontrollera behörigheter och webbplatsåtkomst i administrationscentret för SharePoint

För att säkerställa att data är säkra läser du Åtkomst och behörigheter för SharePoint-webbplatsen. Prioritera webbplatser som innehåller känslig information.

  1. I administrationscentret för SharePoint läser du Aktiva webbplatser> och väljer en webbplats >Redigera>inställningar.

    Privat innebär att endast användare i din organisation med åtkomst till webbplatsen kan hitta den. Offentlig (standard) innebär att alla i din organisation kan hitta webbplatsen och komma åt dess innehåll.

    Skärmbild som visar panelen aktiva webbplatser i SharePoint Online Administrationscenter.

  2. På fliken Medlemskap granskar du åtkomsten till webbplatsägare, medlemmar och besökare. Se till att endast de nödvändiga användarna har åtkomst till webbplatsen.

✅ Identifiera webbplatser med potentiellt överdelat innehåll och kontrollera åtkomst

  1. Använd följande aktivitetsbaserade rapporter för SharePoint Advanced Management (SAM) för att snabbt identifiera de mest aktivt överdelade webbplatserna:

  2. Initiera en granskning av webbplatsåtkomst för webbplatsägare för att bekräfta överdelat innehåll och vidta reparationsåtgärder. SharePoint-administratörer kan använda principen begränsad Access Control för att begränsa åtkomsten till en webbplats med överdelat innehåll.

För affärskritiska webbplatser finns det funktioner i SharePoint Advanced Management och Microsoft Purview som du kan använda:

Obs!

SharePoint Advanced Management har fler funktioner som hjälper dig att göra dig redo för Copilot snabbt och i stor skala. Mer information finns i Förbered dig för Copilot för Microsoft 365 med SharePoint Advanced Management (SAM).

Känslighetsetiketter från Microsoft Purview

✅ Använda känslighetsetiketter för att skydda dina data

I Microsoft Purview-portalen kan du skapa känslighetsetiketter (känslighetsetiketterför informationsskydd>). Använd dessa etiketter för att identifiera hur känsliga data är i din organisation. När de tillämpas på objekt som dokument och e-postmeddelanden lägger etiketterna till ett extra skyddslager och kan påverka Copilot-resultaten.

Skärmbild som visar Microsoft Purview-skärmen för känslighetsetiketter.

Det extra senare skyddet omfattar:

  • Copilot Business Chat kan referera till data från olika typer av objekt. Känslighetsetiketten med högst prioritet är synlig för användarna.

  • Om etiketten använder kryptering kontrollerar Copilot användarens användningsrättigheter. För att Copilot ska kunna returnera data från objektet måste användaren beviljas behörighet att kopiera från det.

Med känslighetsetiketter kan du:

  1. Skapa etiketter eller aktivera standardetiketter: Om du inte redan har känslighetsetiketter kan du vara berättigad att skapa vissa standardetiketter automatiskt åt dig, till exempel Offentligt, Allmänt och Konfidentiellt. Standardetiketterna är lämpliga för objekt som filer, e-postmeddelanden och möten. Du kan ändra standardetiketterna och alltid skapa egna etiketter.

    Mer information finns i:

  2. Definiera kraven på datakänslighet och granska dina SharePoint-webbplatser & filer i OneDrive. Fokusera på de mest kritiska lagringsplatserna och bestäm känsligheten för data på dessa platser.

    Om du pilottestar Copilot distribuerar du Copilot-licenser till användare som har åtkomst till dessa kritiska webbplatser. Sedan itererar du genom resten av dina lagringsplatser och expanderar användarbasen.

    En mer detaljerad strategi för att distribuera och driva implementering finns i Steg 7 – Distribuera till vissa användare och måttimplementering (i den här artikeln).

  3. Aktivera och tillämpa känslighetsetiketter: Aktivera känslighetsetiketter för filer i SharePoint och OneDrive. Med en princip för publiceringsetiketter kan du sedan konfigurera en standardetikett och användarna kan tillämpa etiketterna manuellt. Om du vill märka i stor skala använder du automatisk etikettering för att automatiskt tillämpa etiketter baserat på känslig information som identifieras.

    Mer information om de olika sätt som du kan använda känslighetsetiketter på finns i Vanliga scenarier för känslighetsetiketter.

    En av de tillgängliga etiketteringsmetoderna är att tillämpa känslighetsetiketter baserat på innehåll som finns i dokument när du använder principer för dataförlustskydd (DLP). DLP-principer kan automatiskt tillämpa känslighetsetiketter när specifika typer av information identifieras i ett dokument, till exempel personuppgifter som innehåller adresser, skatteinformation eller passnummer.

    Med DLP-principer kan du också:

    • Använd det träningsbara klassificerarverktyget för att identifiera innehållskategorier, till exempel källkod, finansiella dokument och HR.
    • Konfigurera slutpunkts-DLP-principer som begränsar användare från specifika åtgärder, till exempel kopiering av innehåll till Urklipp eller flyttbara USB-enheter eller utskrift.

När känslighetsetiketterna har tillämpats framtvingar du dina skyddsinställningar.

Mer information om känslighetsetiketter finns i Läs mer om känslighetsetiketter.

Copilot-aktivitet och Microsoft Purview

✅ Granska Copilot-aktivitet, skapa kvarhållningsprinciper och använd eDiscovery och kommunikationsefterlevnad

I Microsoft Purview-portalen kan du använda följande funktioner för att söka efter specifikt innehåll och aktiviteter som innehåller Copilot-frågor och svar.

Tips

Mer information om dessa säkerhets- och efterlevnadsskydd för Microsoft Purview för Copilot och hur Microsoft Purview AI-hubb kan hjälpa dig att snabbare distribuera dem finns i Microsoft Purview-datasäkerhet och efterlevnadsskydd för generativa AI-appar.

Steg 3 – Granska appsekretessen

✅ Granska sekretessinställningarna för Microsoft 365-appar

Sekretessinställningarna i dina Microsoft 365-appar kan påverka tillgängligheten för Microsoft 365 Copilot funktioner. För att säkerställa att användarna kan komma åt Copilot-funktioner läser du sekretessinställningarna i dina Microsoft 365-appar.

Mer information finns i Microsoft 365 Copilot och sekretesskontroller för anslutna upplevelser.

Steg 4 – Uppdatera kanaler

✅ Använd aktuell kanal eller månatlig företagskanal för att uppdatera appar

Microsoft 365 Copilot följer Microsoft 365-applikationer standardpraxis för distribution och uppdateringar. Den är tillgänglig i alla uppdateringskanaler, förutom Semi-Annual Enterprise Channel.

Dina alternativ:

  • Produktionskanaler inkluderar Aktuell kanal och Månadskanal för företag.

    • Aktuell kanal ger användarna de senaste funktionerna i Microsoft 365-appen så snart de är redo. Det ger den bästa upplevelsen för en snabbrörlig produkt, till exempel Copilot.

    • Månadskanal för företag ger mer förutsägbarhet för när dessa nya Microsoft 365-appfunktioner släpps varje månad. Det är ett bra alternativ för organisationer som vill verifiera de nya funktionerna innan de släpps till den aktuella kanalen.

  • Förhandsgranskningskanaler inkluderar Aktuell kanal (förhandsversion) och Betakanal.

    Förhandsgranskningskanaler är ett bra alternativ för att verifiera produkten innan den lanseras till resten av organisationen. Mer information finns i Översikt över uppdateringskanaler och Microsoft 365 Insider-kanaler.

Det finns flera sätt att hantera kanaler för användarenheter. Mer information finns i Ändra uppdateringskanal för Microsoft 365 för att aktivera Copilot.

Steg 5 – Etablera Microsoft 365 Copilot licenser

✅ Tilldela Copilot-licenser med hjälp av Administrationscenter för Microsoft 365

Nästa steg är att tilldela licenser så att användarna kan börja använda Copilot. Du kan hantera Microsoft 365 Copilot licenser i Administrationscenter för Microsoft 365. Du kan tilldela enskilda användare eller grupper av användare och även tilldela om licenser till andra användare.

När licenser tilldelas visas Copilot i Microsoft 365-apparna, till exempel Word och Excel. Om du vill använda Copilot loggar användarna in i appen med sitt arbets- eller skolkonto och filen måste vara redigerbar (inte skrivskyddad).

Mer information finns i:

Steg 6 – Konfigurera inställningar för Copilot

✅ Konfigurera fler Copilot-funktioner

I Administrationscenter för Microsoft 365>Copilot finns det fler Copilot-funktioner som gynnar administratörer och inställningar som du kan konfigurera som gynnar din organisation.

Du kan:

  • Visa status för Copilot-licenstilldelningar
  • Få tillgång till den senaste informationen om Copilot
  • Hantera kontroller för datasäkerhet och efterlevnad
  • Skicka feedback för användarnas räkning
  • Konfigurera plugin-program och behörigheter
  • Aktivera användning av webbdata som grunddata i Copilot

Mer information finns i Hantera Microsoft 365 Copilot med Copilot-sidan.

Steg 7 – Distribuera till vissa användare och måttimplementering

✅ Skapa en grupp tidiga användare

Det finns många användningsområden för Microsoft 365 Copilot i de olika Microsoft 365-produktivitetsapparna. Och det finns möjligheter för användare att hitta värde på olika sätt.

Skapa en grupp tidiga användare för att underlätta implementeringen. Den här gruppen kan hjälpa dig att förstå hur användare använder Copilot och hur det är värdefullt för dem.

  1. Identifiera användare i olika företagsgrupper i organisationen, helst med hög användning av befintliga Microsoft 365 funktioner. Du kan identifiera dessa användare genom att granska användningsstatistiken i Administrationscenter för Microsoft 365.

  2. Tilldela dessa användare Microsoft 365 Copilot licenser och registrera dem med hjälp av de resurser som är tillgängliga på Microsoft 365 Copilot implementeringshubben, inklusive användarregistreringspaketet.

  3. När dessa användare blir mer bekväma med att använda Copilot kan de tala om hur de använder det bäst och var det är mest värdefullt för dem. Den här informationen ger dig produktmästare som kan hjälpa andra användare att införa och använda Copilot i hela organisationen.

    Med din etablerade community med tidiga användare eller ambassadörer kan de bättre prata med sina kollegor inom organisationen och kontextualisera Copilots värde för att bäst passa deras behov. Det här ramverket ger även IT-avdelningar ett skalbart sätt att hantera frågor via experter och utveckla ett team med experter i hela organisationen.

    Mer information om hur du driver implementeringen finns i Microsoft 365 Copilot adoptionshubben.

✅ Hämta insikter och användarsentiment

Om du vill mäta Copilots inverkan på din organisation använder du Copilot-instrumentpanelen från Viva Insights. Viva Insights ger organisationsledare och IT-beslutsfattare insikter om beredskap, implementering, påverkan och användarsentiment.

Mer information finns i:

Fler resurser