Bokföra serviceorder och kreditnotor

2025-04-08

När du har skapat en serviceorder kan du bokföra den när du är klar. Ordern måste innehålla åtminstone en serviceartikelrad och en servicerad. Om ordern innehåller mer än en servicerad bokförs alla rader samtidigt.

Om du har ett stort antal serviceorder kan spara du tid genom att använda ett batch-jobb för att bokföra. Du kan köra batch-jobbet från en serviceorder.

Dricks

Innan du bokför ett servicedokument kan det vara praktiskt att använda åtgärden Testrapport om du vill kontrollera om det finns fel om information saknas. Om det finns fel, måste du korrigera det. Du kan sedan skriva ut en ny testrapport för att verifiera åtgärdningen och bokföra dokumentet.

Så här bokför du serviceorder

Välj ikonen , ange Serviceorder och välj sedan tillhörande länk.
Öppna serviceordern.

På sidan serviceordern väljer du något av följande.

Åtgärd	Resultat
Testrapport	Alla delar av dokumentet kontrolleras och resultatet presenteras i en rapport. Om rapporten påvisar något fel eller saknad information måste du korrigera det. Därefter kan du skriva ut en ny testrapport.
Bokför	Ordern bokförs, men ingen leverans eller faktura skrivs ut.
Bokför och skriv ut	Ordern bokförs och en leverans (om ordern levereras utan att faktureras) eller en faktura (om ordern faktureras) skrivs ut.
Bokför batch-jobb	Bokför flera serviceorder samtidigt, en gång.

För åtgärden Bokför finns det flera alternativ som styr vad som händer.

Bokföringsalternativ	Resultat
Leverera	Varuleveransen bokförs.
Fakturera	Artiklar som redan levererats faktureras.
Leverera och fakturera	Artiklarna faktureras och levereras.
Leverera och förbruka	Leverans och förbrukning bokförs för ordern. Alla relevanta antal på serviceraden/-raderna på ordern och i det serviceleveransdokument som tidigare bokförts uppdateras.

Du kan bokföra förbrukningen endast om raden innehåller ett antal som inte har levererats men fakturerats eller förbrukats.

När du bokför ordern skapar Business Central motsvarande transaktioner och bokförda dokument och uppdaterar serviceordern.

Så här batch-bokför du serviceorder

Välj ikonen , skriv Serviceorder och välj sedan den relaterade länken.
Välj åtgärden Bokför batch.
Du kan skapa ett filter för att välja ut vissa ordernummer eller intervaller av ordernummer för det batch-jobb som ska köras.
Välj OK när du vill starta batchjobbet.

Så här bokför du servicekreditnotor

När du har skapat en servicekreditnota kan du bokföra den när du är klar. Om fel eller saknad information upptäcks i kreditnotan under bokföringen visas ett felmeddelande och processen avbryts.

Välj ikonen , skriv Servicekreditnotor och välj sedan den relaterade länken.
Skapa en ny servicekreditnota. Välj åtgärden Ny.
Fyll i följande obligatoriska fält.
Välj åtgärden Bokföra. Om du vill skriva ut kreditnotan samtidigt som du bokför den klickar du på åtgärden Bokför och skriv ut i stället.
Välj Testrapport för att testa en kreditnota innan du bokför dem. När du kör rapporten, verifierar Business Central bokföringsdatumen i dokumentet.
Om du vill bokföra flera servicekreditnotor samtidigt kör du batch-jobbet Batch-bokför servicekreditnotor. Att använda batch-jobbet är användbart när du måste bokföra en massa kreditnotor.

Anmärkning

Det är viktigt att all nödvändig information har angetts i kreditnotorna innan du batch-bokför dem. Annars kan det hända att de inte bokförs. När batch-jobbet har slutförts visas ett meddelande om hur många av servicekreditnotorna som har bokförts.

Så här bokför du förbrukning från en serviceorder

Nedan beskrivs hur du bokför artiklar, resurstimmar och kostnader som har använts för en specifik serviceoperation som du inte debiterar kunden för. Du kan bokföra förbrukade artiklar, timmar och/eller kostnader för en bokförd leverans som inte innehåller några bokförda fakturor eller bokförd förbrukning.

Välj ikonen , skriv Serviceorder och välj sedan den relaterade länken.
Öppna serviceorder som du vill bokföra förbrukning för.
Välj serviceartikel. Välj åtgärden Servicerader.
Leta upp transaktionerna och ange antal förbrukning som ska bokföras för kunden i fältet Ant. att förbruka. Antalet kan inte vara större än det antal som redan har levererats och återstående antal som fortfarande inte har fakturerats efter delfakturering av leveransen.

Anmärkning

Om du vill att förbrukning ska registreras för ett projekt fyller du i fälten Projektnr, Projektaktivitetsnr och Projektradtyp på serviceraden.
Välj raderna att bokföra och välj sedan åtgärden bokför. Välj Förbrukning i det fönster som visas.

Nu bokförs servicen som delvis eller helt förbrukad, beroende på värdet i fältet Ant. att förbruka. Motsvarande transaktioner skapas också. Dessutom uppdateras alla tidigare bokförda serviceleveransdokument kronologiskt med de förbrukade antalen. Alla relevanta antal uppdateras på serviceraden/-raderna på ordern.

Så här bokför du utleveranser från serviceorder

När du har angett detaljerad information för en service kan du justera och bokföra antalen artiklar som använts, tidsåtgång och uppkomna kostnader. Detta innebär att nödvändiga ändringar utförs via Business Central så att du kan se det nya läget i lagret och aktuell status av behandlingen av den specifika ordern.

I följande procedur beskrivs hur du bokför leveransen av serviceradartiklar på lagerställen som inte kräver lagerhantering.

Välj ikonen , skriv Serviceorde och välj sedan den relaterade länken.
Öppna serviceordern och välj sedan åtgärden Servicerader.
PÅ sidan Servicerader letar du upp transaktionerna och anger sedan det antal som ska bokföras i fältet Ant. att utleverera.

Anmärkning

Innan du anger ett antal för utleverans måste du bestämma dig för om du vill bokföra utleveransen helt eller delvis. Om du väljer att leverera helt måste värdet i fältet Ant. att utleverera vara lika med värdet i fältet Antal. Om du bokför en delleverans måste du ange den antal som du vill leverera först. Om du redan har levererat en del av servicen på ordern noterar du värdet i fältet Utlevererat antal. Du kan inte ange ett högre värde i fältet Ant. att utleverera än det antal enheter som inte har levererats.
Välj åtgärden Bokför och välj sedan Leverera.

Business Central skapar transaktioner (i garantireskontra, artikeltransaktioner, servicereskontra eller redovisning), skapar bokförda serviceleveransdokumentet och alla relevanta fält på serviceraderna i serviceordern uppdateras.

Om lagerstället kräver distributionslagerhantering sker leverans och flytt av serviceradartiklar av artiklar på samma sätt som för övriga källdokument. Den enda skillnaden är att serviceradartiklar kan förbrukas antingen externt eller internt och därför kräver två olika släppfunktioner. Mer information om leverans av serviceradartiklar i avancerade distributionslagerfunktioner finns i Plocka artiklar för Dist.lager utleverans.

Kombinera leveranser från flera serviceorder till en enda servicefaktura

Om det behövs kan du samla bokförda leveranser som du inte har fakturerat på en enda faktura. Att till exempel kombinera leveranser kan minska det totala antalet fakturor att bearbeta, vilket kan sänka administrativa kostnader och spara tid för ditt bokföringsteam. Mer information finns i Kombinera leveranser på en enda faktura.

Så här ångrar du bokförd förbrukning

Du kan ångra förbrukning på en serviceorder. Till exempel om den bokförs av misstag.

Välj ikonen , skriv Bokförda serviceutleveranser och välj sedan den relaterade länken.
Öppna den bokförda serviceutleverans som den felaktiga förbrukningen har bokförts för.
Välj åtgärden Serviceutleveransrader.
Välj de rader som innehåller den felaktiga förbrukningen och välj sedan åtgärden ångra förbrukning.

En balanserande serviceleveransrad infogas, med negativa värden i antalsfälten för den/de markerade raden/raderna infogas automatiskt.

Anmärkning

Du kan inte ångra serviceförbrukning om:

Tjänsteordern har stängts.

Den har bokförts i ett projekt, så att det finns projekttransaktioner som är kopplade till artikeln.

Så här bokför du servicerader

Om du behöver arbeta med en serviceorder under en längre period utan att bokföra den kanske du behöver bokföra några av de servicerader som är kopplade till ordern för att t. ex. hålla lagret uppdaterat. Du kan då bokföra genom att ange de relevanta antalen på den/de rad(-er) som ska bokföras. Du kan välja att bokföra raderna var för sig eller välja att bokföra flera rader åt gången.

Nedan beskrivs hur du bokför leveransen direkt från en serviceorder i lagerställen utan lagerhantering. Om lagerstället är inställt på lagerhantering görs leveransbokföringen i ett annat distributionslagerdokument, beroende på inställningen av lagerställe.

Väj ikonen , skriv Serviceorder och välj sedan den relaterade länken.
Öppna serviceordern och välj sedan åtgärden Servicerader.
På de rader som du vill bokföra fyller du i fälten Ant. att utleverera, Ant. att fakturera och/eller Ant. att förbruka, beroende på hur du ska bokföra raden/raderna.
Välj åtgärden Bokför.

Bokföra tjänstehantering
Skapa en tjänsteorder

Sök efter kostnadsfria e-utbildningsmoduler för Business Central här