Skapa nummerserier

För varje företag som du lägger upp måste du tilldela unika ID-koder till exempelvis redovisningskonton, kund- och leverantörskonton, fakturor och dokument. Numrering är viktigt inte enbart för identifiering. Ett adekvat numreringssystem gör också företaget mer hanterbart och enkelt att analysera, och kan minska datainmatningsfel.

Viktigt

Som standard är luckor inte tillåtna i nummerserier eftersom den exakta historiken över de ekonomiska transaktionerna måste vara tillgänglig för granskning, enligt lag, och därför måste följa en obruten sekvens utan borttagna nummer.

Om du vill tillåta luckor i vissa nummerserier samråder du med revisorn eller redovisningschefen och se till att du följer de juridiska kraven i ditt land/din region. Mer information finns i avsnittet Luckor i nummerserier.

Anteckning

Vi rekommenderar att du använder samma nummerserie som du ser på sidan Nr-serielista i demonstrationsföretaget CRONUS. Koder som P-INV+ kanske inte passar direkt, men Business Central har flera standardinställningar som hör ihop med dessa nummerseriekoder.

Du skapar ett numreringssystem genom att skapa en eller flera koder för varje typ av huvuddata eller dokument. Du kan till exempel skapa en kod för numrering av kunder, en annan för numrering av försäljningsfakturor och en annan för numrering av dokument i redovisningsjournaler. När du har skapat en kod måste du ställa in minst en nummerserierad. Nummerserieraden innehåller information som första och sista nummer i serien och startdatum. Du kan registrera flera nummerserierader per nummerseriekod, med olika startdatum på varje rad. Nummerserierna används löpande, med början på respektive startdatum.

Anteckning

Den maximala längden för ett tal i nummerserien är 20 tecken. I vissa situationer där Business Central läggs ett nummer till med ett systemgenererat ID. När exempelvis dokument som t.ex. fakturor används för att koppla transaktioner, t.ex. betalningar, Business Central genereras identifierare för de transaktioner som tillämpas. Identifieraren består av ett nummer från en nummerserie och ett sex tecken som tilldelats systemet, t.ex. -12345. Om du förväntar dig att hantera fler än 9999 dokument i bank- eller GIRO-journaler, eller inbetalningsjournaler, anger du nummerserier för dessa dokument typer så att de innehåller färre än 14 tecken.

Du ställer normalt in nummerserier till att automatiskt infoga nästa nummer på nya kort eller dokument som du skapar. Men kan du också skapa en nummerserie för att manuellt ange det nya numret. Du anger detta med kryssrutan Manuell numrering.

Om du vill använda mer än en nummerseriekod för en typ av huvuddata, till exempel om du vill använda olika nummerserier för olika kategorier med artiklar, kan du använda nummerseriesamband.

Luckor i nummerserier

Alla poster som du skapar i Business Central är inte ekonomiska transaktioner som måste använda sekventiell numrering. Kundkort, försäljningsofferter och lageraktiviteter är exempel på poster som tilldelas ett nummer från en nummerserie, men som inte omfattas av finansiell granskning och/eller kan tas bort. För en sådan nummerserie kan du markera kryssrutan Tillåt luckor i nummer på sidan Nr-serier rader. Den här inställningen kan också ändras efter att nummerserien skapats. För mer information, se Så här skapar du en ny nummerserie.

Fältet Nr. på dokument och kort

På försäljnings-, inköps- och överförings- och servicedokument och alla kort kan Nr. kan fyllas i automatiskt från en fördefinierad nummerserie, eller så kan du lägga till den manuellt. I vissa fall är dock fältet Nr. fältet är osynligt så att du inte kan redigera det.

Fältet nr. kan fyllas i på tre sätt:

1. Om endast en nummerserie finns för typen av dokument eller kort finns där fältet Förvalda nr. är markerad och Manuella nr. inte är markerad för den nummerserien, så fylls fältet automatiskt i med nästa nummer i serien, och fältet Nr. Fältet nr. Fältet visas inte på kortet eller dokumentet.

   Även om du definierar mallar med olika nummerserier för kunder, om den nummer serie som har definierats på sidan försäljningsinställningar har angetts på det här sättet, visas fältet Nr. fältet kommer att vara osynligt på kundkortet, oavsett vilken mall du använder. Detsamma gäller för andra typer av kort och dokument.

   Anteckning

   Om nummerserien inte fungerar, till exempel för att den har nått det sista numret som definierats för intervallet, visas fältet Nr. så att du kan ange ett nummer manuellt. Du kan lösa problem på sidan Nr-serie.

2. Om du har mer än en nummerserie finns för typen av dokument eller kort, och kryssrutan Förvalda nr. inte har markerats för den nummerserie som tilldelats, så kommer fältet Nr. att visas, och du kan öppna sidan Nummerserie och välja den nummerserie som du vill använda. Nästa nummer i serien förs då in i fältet Nr. .

3. Om du inte har skapat en nummerserie för dokument- eller korttypen, eller om fältet Manuella nr. har valts för nummerserien, så kommer fältet Nr. så att du måste ange ett nummer manuellt. Du kan registrera upp till 20 tecken, både siffror och bokstäver.

När du öppnar ett nytt dokument eller kort som det finns en nummerserie för, öppnas tillhörande Inställningar för nummerserie-sida så att du kan ställa in en nummerserie för den typen av dokument eller kort innan du fortsätter arbeta.

Anteckning

Om du behöver aktivera manuell numrering för till exempel nya artikelkort som har skapats med en datamigreringsprocess som döljer fältet Nr. som standard, gå till sidan Lagerinställningar och välj sedan fältet Artikelnr. om du vill öppna och ange relaterade nummerserier som Manuell numrering.

Detsamma gäller om du använder tjänsthanteringsfunktioner. För att lösa det problemet, gå till sidan Konfigurera servicehantering och välj fältet Serviceartikelnr. och ange nummerserier som Manuell numrering.

Så här skapar du nummerserier

1. Välj anger du Nummerserier och väljer sedan relaterad länk.
2. Välj åtgärden Ny.
3. Fyll i fälten på en ny rad efter behov. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.
4. Välj åtgärden Rader.
5. På sidan Nr-serier rader fyller du i fälten för att definiera den faktiska användningen och innehållet i nummerserien som du skapade i steg 2.
6. Upprepa steg 5 för alla andra användningsområden för nummerserien som du behöver. Fältet Startdatum anges vilken nummerserierad som är aktiv.

Dricks

Om du vill att användarna ska kunna ange nummer manuellt när de registrerar en ny kund eller leverantör kan du t. ex. välja fältet Manuell numrering i nummerserien. Rensa fältet för att förhindra manuell numrering.

Du kan tilldela nummerserier till de mallar som du konfigurerar för de olika typer av kunder och leverantörer som dina säljare och inköpare oftast lägger till. I så fall kan du registrera de relevanta nummerserierna, länka dem till olika relationer och sedan lägga till den första nummerserien i relevant relation till relevant inställningssida. När en användare skapar en kund väljer de relevant mall och den nya kunden får ett nummer från den nummerserie som har definierats för mallen.

Så här skapar du samband mellan nummerserier

Om du har definierat mer än en nummerseriekod för samma typ av allmän information eller transaktioner kan du skapa samband mellan koderna. Den här funktionen gör det enklare för dig att välja bland koderna när du använder ett nummer. När du skapar ett samband mellan ett antal nummerserier associerar du alla relaterade nummerserier till en nummeseriekod. Sedan kan du ange koden i ett fält under snabbfliken Numrering på en av de relevanta inställningssidorna, till exempel Försäljningsinställningar.

1. Välj den anger du Nummerserier och väljer sedan relaterad länk.
2. Markera raden med de nummerserier som du vill skapa relationer för och välj sedan Relationer.
3. I fältet Seriekod anger du koden för nummerserien som du vill koppla till serien du valde i steg 2.
4. Lägg till en rad för varje kod som du vill koppla till den valda nummerserien.
5. Stäng sidan.

När du hädanefter definierar något för vilket ett nummer krävs kan du använda sambanden som har skapats för att välja bland de kopplade nummerserierna.

Om du vill konfigurera var en nummerserie används

I följande procedur beskrivs hur du ställer in nummerserier för området Försäljning. Stegen är liknande för andra områden.

1. Välj den anger du Försäljningsinställningar och väljer sedan relaterad länk.
2. På sidan försäljning klickar du på snabbfliken nr-serier och väljer önskade nummerserier för varje försäljningskort och dokument.

Det markerade numret kommer nu att användas för att fylla i fältet nr. på kortet eller dokumentet i fråga enligt de inställningar du har gjort på nummerserieraden.

Se även

Ställa in Business Central
Arbeta med Business Central

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här