En verifikation
Viktigt
Delar av eller hela funktionaliteten som beskrivs i den här artikeln är tillgänglig som en del av en förhandsversion. Funktionen och dess innehåll kan ändras. Mer information om förhandsversioner finns i Tillgänglighet för tjänstuppdateringar.
Vad är en verifikation?
På grund av de ekonomiska journalens flexibilitet kan du ange en enda verifikation som representerar en transaktion, men som har flera kunder, leverantörer, anläggningstillgångar, projekt eller bankkonton. Microsoft hänvisar till den här funktionen som En verifikation. Scenarier med en verifikation inkluderar inte transaktioner som endast inkluderar redovisningskonton. Dessa transaktioner bokförs i redovisningen, inte i delredovisningar som Kundreskontra, Anläggningstillgångar och Bank.
Det finns två kategorier med ett verifikationexempel:
Verifikationen innehåller flera transaktioner som angetts som en enda transaktion. Här följer några exempel:
- Flera leverantörsbetalningar registreras på varje rad (inget motkonto används) och betalningssumman som motbokas till ett bankkonto anges på en rad. Betalningssummering görs för att uppdatera bankredovisningen som ett summerat belopp som matchar bankbankutdraget. Varje leverantörstransaktion registreras emellertid fortfarande i detalj i redovisningsjournalen för leverantörsreskontra. Samma scenario finns också på kundbetalningssidan.
- Flera anläggningstillgångar anskaffas i en enda verifikation. Den här metoden används ofta när ingående saldon registreras för modulen Anläggningstillgångar.
Verifikationen innehåller en transaktion som påverkar flera icke-redovisningskontotyper. Här följer några exempel:
- Banköverföringar
- Nettosaldon för leverantör/kund (samma part)
- Överföra saldon från kund A till kund B
- Leverantörsfakturor som har flera rader som innehåller anläggningstillgångar eller projekt
De föregående exemplen för varje kategori representerar giltiga affärskrav. Ibland kan affärskraven inte uppfyllas på något annat sätt: organisationen måste ange transaktionerna som En verifikation. Vid andra tillfällen finns det emellertid andra giltiga sätt att uppfylla affärskraven: transaktionerna kan anges på ett annat sätt eller använda en annan funktion.
Problem med en verifikation
Om du använder funktionen En verifikation för att uppfylla affärskrav kan det leda till problem. Olika processer, transaktionsåterföringar samt förfrågningar/rapporter kräver transaktionsdetaljer. Informationen kan inte fastställas utifrån den aktuella datamodellen om flera transaktioner har angivits i summering på en enda verifikation. Dessutom kan detaljerna inte alltid vara klart definierade om den transaktionstyp som anges är okänd. Denna begränsning orsakas av journalens flexibilitet, särskilt när de återanförs i den allmänna journalen.
Vissa scenarier kan fortfarande fungera korrekt, beroende på organisationens inställningar. Här finns områden där du kan stöta på problem:
Avräkning – Om det finns fler än en leverantör eller kund på en verifikation kan redovisningen som skapas vid avräkningen fördelas på fel sätt till ekonomiska dimensioner. För mer information om problem som kan uppstå under avräkning, se En verifikation med flera kund- eller leverantörsposter. Kvittningsresultatet påverkas i hög grad av antalet fakturajournalrader som använder En verifikation. Den tid som krävs för kvittning och betalningsbokföring förväntas öka exponentiellt ju fler fakturajournalrader som använder en verifikation.
Momsberäkning – Om det finns fler än en verifikation eller kund i en verifikation kan momsberäkningen vara fel.
Transaktionsåterföring – Om det finns fler än en kontotyp i en verifikation, kan fel redovisningspost bokföras för återföringen i huvudboken när en enstaka redovisningstransaktion återförs. Om du till exempel anskaffar flera tillgångar i en enda verifikation och sedan återför anskaffningen av en av tillgångarna, blir redovisningen fel för återföringen.
Rapportering och förfrågningar – Om du inkluderar mer än en kontotyp i redovisningen (till exempel Leverantör och Kund) på en verifikation visar rapporter/förfrågningar bara det första kontovärdet som hittas.
Du bokför t.ex. följande verifikation en leverantörsfaktura med flera rader. Den innehåller fyra projekt som representerar "raderna" på fakturan. Denna metod är ett vanligt affärskrav för organisationer som använder journaler i stor utsträckning.
Tre av de fyra projekten bokförs på samma huvudkonto (601500). Om du öppnar utforskaren för redovisningskällan för att visa information om bokförda transaktioner för huvudkontot kommer du att märka att projekt-ID:t för alla tre raderna är 000057. Detta beteende är en känd begränsning för En verifikation. Informationen kopplar inte varje rad korrekt till lämpligt projekt i journalen. Istället visas alltid det första kontovärdet som hittas i rapporter och frågor.
Ange en transaktion som En verifikation
Om du vill ange transaktioner som en verifikation går du till Redovisning > Redovisningsinställning > Allmänna huvudboksparametrar och sedan på fliken Redovisning anger du alternativet Tillåt flera transaktioner inom en verifikation till Ja.
Du kan ange en verifikationstransaktion på sidan Journalnamn genom att ange fältet Ny verifikation till något av följande värden:
- Endast ett verifikationsnummer – Varje rad som du lägger till i journalen inkluderas i samma verifikation och raderna innehåller mer än en kund, leverantör, bank, anläggningstillgång eller projekt.
- I samband med saldo – Ange en verifikation med flera rader när det inte finns något motkonto och raderna innehåller mer än en kund, leverantör, bank, anläggningstillgång eller projekt.
- I samband med saldo – Ange en verifikation med en rad där både kontot och motkontot innehåller redovisningsjournal som kontotyp, till exempel Leverantör/Leverantör, Kund/Kund, Leverantör/Kund eller Bank/Bank.
Kräver mitt affärsscenario en verifikation?
Följande affärsscenarier identifieras som scenarier som kunderna använder funktionen En verifikation för. Vissa affärsbehov kan uppfyllas via en verifikation. För många andra finns dock alternativ.
| Scenario | Beskrivning | Krävs en verifikation? | Alternativ |
|---|---|---|---|
| Summering av leverantörsbetalning | En organisation kommunicerar en lista över leverantörer och belopp till sin bank. Banken använder den här listan för att betala leverantörer för organisationens räkning. Varje leverantörsbetalning måste bokföras i detalj på leverantörsreskontra, men summan av betalningarna bokförs på bankkontot som ett enda uttag. | Nr | Från och med Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.32 finns en funktion med namnet Förmåga att bokföra detaljerade leverantörs- och kundbetalningar, men som summerar belopp till bankkonto. Mer information finns i Bokföra detaljerade leverantörs- och kundbetalningar. |
| Summering av kundbetalning | Kundbetalningar sätts in som en klumpsumma på bankkontot. Varje kundbetalning måste bokföras i detalj på kundreskontra, men summan av betalningarna bokförs på bankkontot som ett enda insättning. | Nej | Från och med Dynamics 365 Finance version 10.0.32 finns en funktion med namnet Förmåga att bokföra detaljerade leverantörs- och kundbetalningar, men som summerar belopp till bankkonto. Mer information finns i Bokföra detaljerade leverantörs- och kundbetalningar. |
| Leverantörs-/kundfaktura | En faktura registreras för en enskild kund eller leverantör, men ytterligare rader representerar raderna i fakturan och har flera anläggningstillgångar eller projekt. | Ja | |
| Betalningsjournal för förskottsbetalning som har skatter på flera "rader"” | En kund gör en förskottsbetalning av en order. Orderraderna har olika moms. Kundens förskottsbetalning måste innehålla kunden på flera rader, så att moms kan beräknas för varje rad. | Ja | |
| Kundåterbetalning | Om återbetalning av periodisk uppgift körs i kundreskontra, skapas en transaktion för att flytta saldot från en kund till en leverantör. Leverantören är samma part som kunden. | Ja | |
| Underhåll av anläggningstillgångar: Catch-up-avskrivning, dela tillgång och beräkna avskrivning vid avyttring | Catch-up-avräkning, dela upp en tillgång och beräkna avskrivning för avyttrande av tillgång används för att skapa en enda verifikation. | Nej | Från och med Finance version 10.0.21 använder anläggningstillgångar som skapas för catch up-avskrivning, uppdelning av tillgång och beräkning av avskrivning för avyttrande av en tillgång olika verifikationsnummer. |
| Växlar och skuldsedlar | Växlar och skuldsedlar flyttar kontona Kundreskontra/Leverantörsreskontra från ett redovisningskonto till ett annat baserat på betalningens status. Eftersom samma kund eller leverantör alltid används i verifikationen finns det inga rapporteringsproblem. | Ja | |
| Netting | I nettning kvittas saldon för en leverantör och kund mot varandra eftersom leverantören och kunden är samma part. Denna metod minimerar utbyte av pengar mellan företaget och kund-/leverantörsparten. | Nr | Från och med Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.40 finns funktionen Kund- och leverantörsnetting. Nettningsfunktionen skapar automatiskt två separata verifikationer för leverantören och kunden. Mer information finns i Netta kund- och leverantörsbalanser. |
| Överför saldo | En organisation kan behöva överföra ett saldo från en leverantör till en annan, antingen på grund av fel eller för att en annan leverantör har tagit över ansvaret för skulden. Överföringar av denna typ inträffar även för kontotyper såsom Kund och Bank. | Ja/Nej | Saldoöverföringar från ett konto (leverantör, kund, bank och så vidare) till ett annat bör göras via separata verifikationer och motbokningen kan bokföras till clearingredovisningskonto. För vissa organisationer har den här metoden för stora omkostnader. Därför väljer de att använda En verifikation istället. |
| Kvitta flera ej bokförda betalningar till samma faktura | Det här scenariot finns vanligtvis i organisationer där användare kan använda flera betalsätt för inköp. I det här scenariot måste organisationen kunna registrera flera ej bokförda betalningar och kvitta dem mot den valda kundfakturan. | Nej | En ny funktion lades till i Finance som tillåter flera ej bokförda betalningar att kvittas mot en enda faktura. |
| Lands-/regionsspecifika funktioner | Funktionen för SAD (Single Administrative Document) för Polen kräver för närvarande att transaktioner grupperas tillsammans och verifikationsnumret används för detta ändamål. Det kan finnas ytterligare lands-/regionspecifika funktioner som kräver funktionen för en verifikation. | Ja | |
| Metod för att gruppera transaktioner från en affärshändelse | En organisation har en enda affärshändelse som utlöser flera transaktioner. Ekonomiavdelningen vill emellertid visa redovisningsposterna tillsammans för enklare revision. Ett liknande scenario är ett där banktransaktioner registreras i Finance via en fil som tas emot från banken. Organisationer vill ofta gruppera dessa transaktioner genom att använda bankutdragsnumret i filen. | Nej | Även om det är ett giltigt scenario att gruppera transaktioner tillsammans får verifikationsnumret aldrig användas i det här syftet. Verifikationer representerar alltid enskilda transaktioner, aldrig en grupp av transaktioner. Transaktioner kan grupperas av andra fält i stället, t.ex. själva journalbatchnumret eller verifikationsnumret. |
| Ange ingående saldon | Organisationer anger ofta ingående saldon för redovisningsjournalkonton (leverantörer, kunder, anläggningstillgångar och så vidare) som en verifikationstransaktion. | Nej | Ingående saldon för varje redovisningskonto måste anges som separata verifikationer. Motbokning kan bokföras på ett clearingredovisningskonto, vilket motbokas av det ingående saldot för redovisningen. |
| Korrigera redovisningsposten för ett bokfört dokument | En organisation kanske måste korrigera redovisningskontot för kontona kundreskontra eller leverantörsreskontra för en bokförd faktura. Eftersom fakturan är korrekt bör den inte återföras. | Ja/Nej | Om en korrigering måste göras för redovisningskonto för Kundreskontra eller Leverantörsreskontra måste en justering göras direkt på redovisningskontot. Den här metoden kräver att justeringen görs under en ”nedtid”, så att redovisningskontot tillfälligt kan tillåta manuell inmatning. En nackdel med denna metod är att huvudboksavstämningsrapporterna från leverantör/kund kommer att visa en skillnad på in och ut. Nettobeloppet är 0 (noll). |
| Bokföra i summering i redovisningen | Organisationer vill ofta bokföra i redovisningen i summering för att minimera mängden data. Organisationer kräver dock fortfarande att transaktionsdetaljerna behålls. När bokföringen görs i summering genom en verifikation är transaktionsdetaljerna inte kända och kan inte behållas. | Nej | Eftersom transaktionsdetaljerna går förlorade får organisationer inte använda En verifikation att bokföra i summering om detaljer krävs för rapportering. |
| ”Det är möjligt i systemet” | Organisationer använder ofta funktionen för en verifikation för att systemet låter dem använda det, utan att förstå följderna. | Nej | Bara det faktum att systemet gör det möjligt att använda funktionen är aldrig ett giltigt skäl. Funktionen ska bara användas om den krävs för att uppfylla ett annat affärskrav. |
Framtiden för en verifikation
På grund av de problem som kan uppstå när En verifikation används, utforskas följande alternativ:
- Nya funktioner kommer att fortsätta att användas om det finns ett bättre sätt att uppnå ett affärsscenario. En funktion som införas i Finance version 10.0.32 gör det till exempel möjligt att föra in betalningar som separata verifikationer, men bankkontot uppdateras ändå i summering. De funktioner som läggs till dokumenteras för varje affärsscenario i kolumnen "Alternativ" i det föregående registret.
- Vissa transaktioner kanske fortsätter att anges i journalen i en enda verifikation, men ytterligare data kan spåras för att identifiera transaktionsdetaljer korrekt.
- Du kan använda en kombination av nya funktioner, men det går att fortsätta att föra in transaktioner för affärsscenarier i journalen med en enda verifikation.
När nya funktioner introduceras måste din organisation kontinuerligt utvärdera om alternativet Tillåt flera transaktioner inom en verifikation på sidan Redovisningsparameter kan inaktiveras. Vi rekommenderar att du inte använder En verifikation för integrering, såvida du inte behöver funktionen för en av de dokumenterade funktionsluckorna.
När funktionella luckor fylls kommer Microsoft att kommunicera de nya funktionerna som ska användas istället för En verifikation. För vissa affärsscenarier, till exempel en leverantörsfaktura med flera rader, kommer En verifikation att fortsätta att användas men med förbättringar. Dessa förbättringar kommer att kommuniceras när de levereras.