Bokför detaljerade leverantörs- och kundbetalningar
Funktionen Möjlighet att bokföra detaljerade leverantörs- och kundbetalningar, men summera belopp till bankkonto bokför leverantörs- och kundbetalningar som separata verifikationer, men summerar betalningarna när bankkontots saldo uppdaterats.
Till exempel betalar din bank tre leverantörer 100 euro (EUR) vardera på uppdrag av din organisation. När banken slutför transaktionerna kan bankutdraget komma att visa de tre betalningarna i detalj, eller också uppvisa ett summerat uttag på 300 EUR. Om din bank summerar betalningarna i ett enda uttag kan den här funktionen användas för att efterlikna den funktionen. Därför kan det hjälpa till att effektivisera bankavstämningsprocessen.
Viktigt
Denna funktion eliminerar behovet av att registrera flera leverantörs- eller kundbetalningar i ett enda verifikationsnummer. För att avgöra om parametrarna kan definieras så att flera redovisningstransaktioner är förbjudna i en enda verifikation, se En verifikation.
Ställ in
I arbetsytan Funktionshantering aktiverar du funktionen kallad Möjlighet att boföra detaljerade leverantörs- och kundbetalningar, men summera belopp på bankkonto.
Journalnamn
Möjligheten att summera betalningar till bankens redovisning stöder följande journaltyper:
- Dagligen (allmän journal)
- Leverantörsutbetalning (journal för leverantörsbetalning)
- Kundbetalning (kundbetalningsjournal)
På sidan Journalnamn finns två nya fält tillgängliga i avsnittet Bank: Summera belopp på bankkonto och Summeringskriterier.
När alternativet Summera belopp på bankkonto är inställt på Nej (standardvärdet) kommer betalningar i en journalbatchgrupp att uppdatera bankkontot i antingen detalj eller summering, beroende på om betalningarna är inmatade i ett enda verifikationsnummer. Att bokföra till bankkontot fungerar precis som när den nya funktionen stängs av. När funktionen är aktiverad rekommenderar vi att du inte längre anger flera betalningar i ett enda verifikationsnummer.
Alternativet Summera belopp på bankkonto kan ställas in på Ja endast om fältet Ny verifikation för journalnamnet är satt till I samband med saldo. I det här fallet främjar (men garanterar inte) alternativet användningen av en enda verifikation per leverantör eller kundbetalning. När den nya funktionen slås på kommer inte summeringen att ske om verifikationen innehåller mer än en leverantör eller kund.
Kommentar
Om fältet Ny verifikation är satt till ett annat värde än I samband med saldo och du försöker ställa in alternativet Summera belopp på bankkonto på Ja, får du följande felmeddelande: "Kontoinställningen Summera beloppen på bankkonto måste vara Nej när Ny verifikation är inställd på Manuell eller Endast ett verifikationsnummer."
Om alternativet Summera belopp på bankkonto är inställt på Ja, och du försöker ändra värdet för fältet Ny verifikation till något annat än I samband med saldo kommer du att erhålla följande felmeddelande: "Inställningen för Ny verifikation måste vara I samband med saldo när Summera belopp på bankkonto är inställt på Ja."
Om du ställer in alternativet Summera belopp på bankkonto som Ja kommer fältet Summeringskriterier att bli tillgängligt. Detta fält gör det möjligt för din organisation att ange de kriterier som används för att summera betalningar på bankkontot. Följande värden finns:
- Summera inte – Betalningar summeras inte, även om alternativet Summera belopp på bankkonto är inställt på Ja.
- Standardkriterier – Betalningar som har samma bankkonto, betalningsmetod, valutakod, kontotyp (antingen kund eller leverantör) och transaktionsdatum grupperas för summering.
- Standardkriterier med dokumentnummer – Betalningar som har samma bankkonto, betalningsmetod, valutakod, kontotyp (antingen kund eller leverantör), transaktionsdatum och dokumentnummer grupperas för summering. Om dokumentnumret för mer än en betalning är tomt kommer det tomma värdet att behandlas som ett giltigt dokumentnummer, och dessa betalningar kommer att sammanställas.
- Standardkriterier med betalningsreferens – Betalningar som har samma bankkonto, betalningsmetod, valutakod, kontotyp (kund eller leverantör), transaktionsdatum och betalningsreferens grupperas för summering. Om betalningsreferensen för mer än en betalning är tomt kommer det tomma värdet att behandlas som en giltig betalningsreferens, och dessa betalningar kommer att sammanställas.
Parametrar
När leverantörs- eller kundbetalningar summeras tilldelas ett nytt nummer till transaktionen med ett enda bankkonto.
På sidan Parametrar för kassa- och bankhantering, på fliken Nummerserier, definierar du en nummerserie för referensen Sammanställnings-ID för banktransaktion.
Ange betalningar i en journal
När den här funktionen används kan betalningar sammanställas på bankkontot när de förs in från någon av följande journaler:
- Leverantörsreskontra – Betalningar – Journal för leverantörsbetalning
- Leverantörsreskontra – Betalningar – Kundbetalningsjournal
- Redovisning - Journalposter - Allmänna journaler
När en journal har skapats kontrollerar du summeringsinställningarna på fliken Inställningar i journalbatchhuvudet. Standardinställningarna tas från journalnamnet, men du kan åsidosätta dem för enskilda journalbatchnummer.
Efter att alla betalningar har registrerats i journalen används följande kriterier vid bokföringen för att avgöra vilka betalningar som kan komma i fråga för summering. Dessa kriterier påverkar hur betalningar ska föras in i journalen.
- Endast betalningar som har följande kombinationer av ett konto och ett motkonto beaktas för summering: Leverantör/Bank, Bank/Leverantör, Kund/Bank och Bank/Kund. Betalningar som bokförs till ett redovisningskonto (interimbetalningar) beaktas inte för summering.
- Varje betalningskupong får endast innehålla en enda leverantör eller kund. Om ett verifikationsnummer innehåller flera leverantörer eller kunder kommer det inte att beaktas för summering.
- Mer än en betalning, i separata verifikationer, måste finnas i journalbatchnumret.
- Betalningar i olika journalbatchnummer beaktas inte för summering.
Bokföra betalningar i en journal
Under bokföringen beaktas gruppen betalningsrader för summering enligt beskrivningen i föregående avsnitt. Efter att gruppen betalningsrader har fastställts sker en summering baserat på inställningarna i journalbatchhuvudet.
Summering av banktransaktioner sker inte om alternativet Summera belopp på bankkonto är inställt på Nej eller om fältet Summeringskriterier i journalbatchhuvudet är satt till Summera inte.
Om ett journalnamn har definierats så att betalningar bokförs till bankkontot i summeringen, men fältet Summeringskriterier i journalbatchhuvudet är satt till Summera inte, kommer transaktionerna inte att summeras.
Summering av banktransaktioner kommer att ske när alternativet Summera belopp på bankkonto är inställt på Ja och fältet Summeringskriterier är inställt på Standardkriterier, Standardkriterier med dokumentnummer eller Standardkriterier med betalningsreferens. För mer information, se beskrivningen av fältet Summeringskriterier i avsnittet Journalnamn.
Mer än en grupp av summerade betalningar kan bokföras till ett bankkonto. Om journalen till exempel innehåller en grupp leverantörsbetalningar och en grupp kundbetalningar, kan du ha två eller flera summerade betalningar. En eller flera summerade bankkontotransaktioner kan skapas för leverantörsbetalningarna, och en eller flera sammanfattade bankkontotransaktioner kan skapas för kundbetalningarna.
För nästa exempel registrerades följande leverantörsbetalningar i en journal. Journalbatchnumret ställdes in så att fältet Sammanfattningskriterier är inställt på Standardkriterier med dokumentnummer. I samband med bokföring summeras betalningarna - eller också inte, som visas här.
| Verifikationsnummer | Transaktionsdatum | Konto | Valuta | Debet | Kredit | Motkonto | Betalningsmetod | Dokumentnummer | Vad är det som summeras? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 15 augusti | Leverantör A | EUR | 100 | USMF OPER | Elektronisk | Verifikationer 1 och 2 sammanfattade | ||
| 2 | 15 augusti | Leverantör B | EUR | 200 | USMF OPER | Elektronisk | Verifikationer 1 och 2 sammanfattade | ||
| 3 | Augusti 17 | Leverantör C | CAD | 300 | USMF OPER | Elektronisk | Bokförs till bankkonto i detalj | ||
| 4 | Augusti 18 | Leverantör B | EUR | 400 | USMF OPER | Elektronisk | Bokförs till bankkonto i detalj | ||
| 5 | Augusti 28 | Leverantör D | EUR | 500 | USMF OPER | Elektronisk | 1 | Verifikationer 5 och 6 sammanfattade | |
| 6 | Augusti 28 | Leverantör Z | EUR | 600 | USMF OPER | Elektronisk | 1 | Verifikationer 5 och 6 sammanfattade | |
| 7 | Augusti 28 | Leverantör Z | EUR | 700 | USMF OPER | Elektronisk | 2 | Verifikationer 7, 8 och 9 sammanfattade | |
| 8 | Augusti 28 | Leverantör B | EUR | 800 | USMF OPER | Elektronisk | 2 | Verifikationer 7, 8 och 9 sammanfattade | |
| 9 | Augusti 28 | Leverantör A | EUR | 900 | USMF OPER | Elektronisk | 2 | Verifikationer 7, 8 och 9 sammanfattade |
Fem transaktioner kommer också att bokföras på bankkontot. För två kommer de ursprungliga betalningsuppgifterna att bibehållas. För de övriga tre kommer betalningarna att sammanfattas utifrån summeringsreglerna.
Efter att betalningar bokförts i en journal
Efter att bokföringen är klar kan du hitta de sammanfattade (eller detaljerade) betalningarna i transaktionerna på bankkontot. Gå till Kassa- och bankhantering>Bankkonton>Bankkonton.
För varje sammanfattad betalning kommer en asterisk (*) att visas i fältet Verifikationsnummer. Varje betalning bokförs fortfarande i detalj i redovisningen.
Alla sammanfattade bankkontotransaktioner kommer att ha ett unikt sammanfattnings-ID. Om fältet Sammanfattningskriterier var inställt på Standardkriterier med dokumentnummer kommer dokumentnumret från betalningsraderna att användas som sammanfattnings-ID. Annars kommer summerings-ID:t att genereras från nummersekvensen som konfigurerades på sidan Kassa- och bankhanteringsparametrar. Om summerings-ID:t som kommer att tilldelas en summerad banktransaktion redan används av en annan summerad banktransaktion, kommer en ny att väljas från nummerserien. Betalningsreferensen används inte som ett summerings-ID.
Användare kan se betalningsinformationen för en summerad bankkontotransaktion genom att välja Visa summeringsdetaljer på sidan Betalningssummeringsdetaljer.
Medan du tittar på sammanfattningsdetaljerna kan du se redovisningen för respektive betalning, gå tillbaka till den sammanfattade transaktionen på bankkontot eller se avräkningsinformationen för den valda betalningen.
Bankkontots summerade transaktioner kommer också att visas på bankutdraget. Därför är bankavstämning enklare, oavsett om manuell kontoavstämning eller avancerad bankavstämning används. Båda avstämningsprocesserna visar banksammanfattnings-ID. Om avancerad bankavstämning är aktiverad för bankkontot kommer ett bankdokument av typen Summerad transaktion att genereras för bankkontot. Användare kan matcha och stämma av transaktioner på samma sätt för andra typer av bankdokument.
