Dela via

Översikt över bokföringsprofiler

I appar för Ekonomi och Drift används termen bokföringsprofiler för att beskriva konfigurationerna som styr hur redovisningskonton konverteras till huvudkonton så att de kan användas i transaktioner som bokförs i redovisningen. De kontrollerar till exempel hur kunden konverteras till ett huvudkonto i Kundreskontra när en faktura bokförs.

I vissa moduler och funktioner finns en sida som innehåller orden "bokföringsprofil" i namnet (till exempel kundbokföringsprofil eller leverantörsbokföringsprofil). Dessutom har vissa moduler flera alternativ för att konfigurera redovisningsbokföring för transaktioner som genereras från redovisningen. I modulen Produktionskontroll kan du till exempel ställa in bokföringen efter produktionsgrupp, resurs eller resursgrupp.

Observera att det för många typer av transaktioner finns ett alternativ till bokföringsprofiler: bokföringsdefinitioner. För dokument som stöds kan du använda bokföringsdefinitioner i stället för bokföringsprofiler för att klassificera huvudkontona och ekonomiska dimensioner på redovisningsposter. Om du tänker använda inteckning eller förinteckningar måste en bokföringsdefinition definiera kontona för redovisningsposterna.

Innan du kan konfigurera bokföringsprofiler, bokföringsdefinitioner eller sidan Konton för automatiska transaktioner måste du konfigurera kontoplanen på sidan Redovisning i den juridiska person som du vill konfigurera.

Bokföringstyper

I appar för Ekonomi och drift används en bokföringstyp för att definiera en allmän kategori för debet eller kredit. Denna kategori är oberoende av huvudkontot i redovisningen. Det finns bokföringstyper för varje debet eller kredit i redovisningen.

En och samma verifikation kan ha en eller flera bokföringstyper. En transaktion som till exempel bokförs via en allmän journal där kontot och motkontot är inställt på Redovisning kommer att ha bokföringstypen Redovisningsjournal för både debet och kredit. En leverantörsfaktura kommer däremot att ha flera bokföringstyper. Dessa bokföringstyper kommer att innehålla en rad för leverantörssaldot och ytterligare rader för motposten, t.ex. redovisningsjournal.

Du kan visa bokföringstypen i fältet Bokföringstyp på fliken Allmänt på sidan Verifikationstransaktioner.

Tips!

Med verktygsfältet Personanpassning kan du lägga till fältet Bokföringstyp i rutnätet på fliken Översikt, eller flytta det. På det här sättet kan du göra det här fältet enklare att komma åt eller visa när du visar verifikationer.

Detaljinställningar för en inläggsprofil

När du konfigurerar bokföringsprofiler definierar fältet kontokod nivån på inställningen. Följande alternativ är tillgängliga: Tabell, Grupp och Alla. Matchningen avslutas efter den första matchningen och ordern kommer från den mest specifika nivån till den minst specifika nivån. Även om fältet kontokod har något andra namn är det i vissa fall fortfarande fältets beteende och funktion. Lagerbokföringsprofilen innehåller till exempel ett fält för artikelkod och ett fält för kontokod. Båda fälten har Tabell, Grupp och All värden.

Om fältet huvudkonto lämnas tomt för en bokföringsprofil och du inte har konfigurerat ett huvudkonto på sidan konton för automatisk transaktion eller på en modulspecifik eller funktionsspecifik sida visas ett felmeddelande när du bokför en transaktion som använder bokföringstypen. Vanligtvis visas meddelandet "Kontot för [bokföringstyp] går inte att hitta."

Registervärde

Värdet Tabell hänvisar till huvudposten som är kopplad till bokföringsprofilen. Varje registerpost är specifik för ett värde. Du anger det värdet i fältet som visas efter fältet kontokod. Det här fältet kallas vanligtvis konto eller konto/gruppnummer. Det exakta namnet varierar beroende på vilken sida där det visas.

Om du till exempel arbetar med en kundbokföringsprofil representerar värdet tabell en viss kund. Om du väljer Tabell i fältet Kontokod ska du markera kundnumret i fältet Konto/gruppnummer.

Värdet Tabell representerar den mest specifika posttypen. Systemet använder alltid det här värdet, även om du har konfigurerat en annan post där värdet Grupp eller Alla har valts. Det här värdet åsidosätter även eventuella värden som du skapat som standardvärden på sidan Konton för automatiska transaktioner.

Du bör inte använda värdet Tabell som primär mekanism för hantering av bokföringsprofiler, eftersom datakvalitetsproblem kan uppstå om en separat bokföringsprofil underhålls för varje huvuddatapost. Det är också svårt att underhålla och stämma av en separat bokföringsprofil för varje huvuddatapost. Istället ska detta värde användas för att hantera undantag i dina bokföringsprofiler.

Gruppvärde

Värdet Grupp hänvisar till grupperingsposten som stöds av masterposten som är associerad med bokföringsprofilen. Varje gruppost är specifik för ett värde. Du anger det värdet i fältet som visas efter fältet kontokod. Det här fältet kallas vanligtvis konto eller konto/gruppnummer. Det exakta namnet varierar beroende på vilken sida där det visas.

Värdet Grupp kräver att du först konfigurerar en grupp och länkar den till en eller flera poster för kontot. Värdet Grupp är mindre specifikt än värdet Tabell men mer specifikt än värdet Alla. Om ingen post har konfigurerats för en tabell görs ett försök i systemet att hitta en post för den grupp som posten tillhör.

Om du till exempel arbetar med en kundbokföringsprofil och väljer Grupp i fältet Kontokod måste du välja en kundgrupp i fältet Konto-/gruppnummer. Du måste fördefiniera kundgrupperna på sidan Kundgrupp, och du måste ange en kundgrupp när du skapar en kund.

Om du måste spåra flera huvudkonton för en viss bokföringstyp rekommenderar vi att du använder värdet Grupp. Du har till exempel tre huvudkonton för kundreskontra: en för vanliga kunder, en för anställda och en för koncernintern försäljning. I detta fall rekommenderar vi att du skapar tre kundgrupper för att segmentera kunderna. Mappa sedan varje kundgrupp till rätt huvudkonto i kundbokföringsprofilen. Följande tabell visar de tre kundgrupperna för detta exempel.

Kundgrupp Namn Beskrivning
EXT Extern kund Denna grupp används för alla externa standardkunder.
EMP Medarbetare Denna grupp används för alla medarbetare som gör inköp från din organisation.
INT Koncernintern försäljning Denna grupp används för alla koncerninterna kundkonton som används med integrering av försäljnings- och inköpsorder.

I bokföringsprofilen kommer du sedan att ställa in tre rader. På varje rad väljer du värdet grupp och relaterat huvudkonto.

Alla värden

Alla värden anger att inställningarna gäller för alla poster. Om du väljer värdet Alla i fältet Kontokod är fältet Konto/Gruppnummer inte tillgängligt och du kan inte välja en specifik post som konfigurationen ska tillämpas på.

Värdet Alla är det minst specifika värdet. Den används bara om systemet inte kan hitta en matchning av värdet tabell eller grupp. Du bör välja värdet Alla om du bara har ett huvudkonto för en viss bokföringstyp.

När du till exempel arbetar med en kundbokföringsprofil, gäller de huvudkonton som du anger för alla andra kunder och kundgrupper som inte har någon post för ett specifikt register (kund) eller grupp (kundgrupp).

Kategori

Lagerbokföringsprofiler har ett extra värde som är specifikt för försäljningskategorin eller anskaffningskategorin. Det här värdet liknar värdet tabell så att det bara gäller en viss försäljnings- eller anskaffningskategori.

Standardvärde

Om du inte skapar en post för en bokföringstyp i en bokföringsprofil där fältet kontokod fältet är inställt på Alla och systemet inte kan hitta en matchande bokföringsprofilpost för värdet för Grupp eller Tabell, återgår systemet till standardvärdet som kan anges på sidan Konton för automatisk transaktion. Mer information finns i Konton för automatiska transaktioner.

Clearingkonton

Termen clearingkonto används ofta i redovisningen. Vissa bokföringstyper i Microsoft Dynamics 365-program är clearingkonton. Med andra ord raderas eller återförs saldot på kontot när en annan transaktion bokförs. När du till exempel bokför en inleverans av en inköpsorderprodukt bokförs summan av de uppskattade kostnaderna för produkterna plus moms och eventuella tillägg på inköpsorderraderna i bokföringstypen för inköps periodisering som en skuld. När du senare fakturerar inköpsordern återförs saldot från bokföringstypen för inköpsperiodisering och flyttas till leverantörsreskontrakontot.

Ytterligare resurser

Många moduler i Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Supply Chain Management, Dynamics 365 Commerce och Dynamics 365 Project Operations har en bokföringsprofil eller ytterligare konfigurationer som styr hur bokföring i redovisningen fungerar. Använd följande avsnitt om du vill veta mer om bokföringsprofiler och bokföringsinställningar i varje modul: