Dela via

Skapa en plan för tjänstledighet och frånvaro

  • Artikel

Gäller dessa Dynamics 365-appar:
Human Resources

Definiera tjänstledighet och frånvaroplaner i Dynamics 365 Human Resources för varje typ av tjänstledighet du erbjuder. Tjänstledighets- och frånvaroplaner kan periodiseras i olika frekvenser, t.ex. per år, månad eller halvmånad. Planer kan även definieras som ett anslag, där en enda ackumulering sker på ett visst datum. Du kan till exempel skapa en plan som ger flytande helgdagar varje år.

Med tjänstledighetsplaner i nivåer kan medarbetarna få förmåner baserat på hur mycket tid de har ägnat åt en organisation. Med nivåplaner aktiveras automatisk registrering i ytterligare förmånstider.

Du kan ange högsta överföringsbelopp eller lägsta saldo för att endast de anställda ska kunna använda den förmånstid som de har periodiserats.

Med en nivåplan kan du till exempel bevilja en förmån på 80 timmars betald ledighet (PTO) för nya medarbetare. Därefter kan du bevilja 120 timmar för 60 månaders tjänst.

Du kan också skapa befattningsfria förmåner, t.ex. förmånstimmar som endast gäller chefer.

Skapa en tjänstledighetsplan

  1. På sidan Tjänstledighet och frånvaro klickar du på Skapa ny plan.

  2. Under information, ange namn, startdatum, beskrivning och tjänstledighetstyp för planen.

Om funktionen Konfigurera flera tjänstledighetstyper för en enskild tjänstledighets- och frånvaroplan är aktiverad konfigureras tjänstledighetstyper i Periodiseringsschema istället under Detaljer. För varje post i registret för periodiseringsschema kan du ange en tjänstledighetstyp. När den här funktionen är aktiverad måste du dessutom använda nya dataenheter för integration eller andra scenarier där du behöver använda entiteter.

De nya entiteterna är:

  • Transaktion för tjänstledighets- och frånvarobank V2
  • Anmälan om tjänstledighet och frånvaro V2
  • Plannivå för tjänstledighet och frånvaro V2
  • Plan för tjänstledighet och frånvaro V2
  • Ledighetsansökan V2

Viktigt

När du har aktiverat den här funktionen kan du inte inaktivera den.

  1. Definiera periodiseringar på fliken Periodiseringar. Avskrivningar bestämmer när och hur ofta en medarbetare tilldelas ledighet. I det här steget definierar du principer för när periodiseringar ska tilldelas och policyer om att lämna ersättningar för allokeringen.

    1. Välj ett värde i listrutan periodiseringsfrekvens:

      • Dagligen
      • Varje vecka
      • Två veckor
      • Halvmånadsvis
      • Månatlig
      • Kvartalsvis
      • Halvårsvis
      • Årligen
      • Ingen

    2. Välj ett alternativ i listrutan Periodiseringsperiodbas om du vill ange det startdatum som ska användas för beräkning av periodiseringsperioder:

      Periodiseringsperiodbas Beskrivning
      Startdatum för planen Periodiseringsperiodens startdatum är det datum då planen är tillgänglig.
      Medarbetarspecifikt datum Periodiseringsperiodens startdatum beror på en medarbetarhändelse:
      • Anpassad (du måste ange ett datum för periodisering av varje enskild anmälan)
      • Jubileumsdatum
      • Ursprungligt anställningsdatum
      • Datum för tjänsteålder
      • Arbetarens justerade startdatum
      • Arbetarens startdatum

    3. Välj ett alternativ i listrutan Belöningsdatum för periodisering:

      • Periodiseringens slutdatum – medarbetaren kommer att tilldelas ledighet på den sista dagen av belöningsperioden. Om du vill periodisera den korrekta mängden måste periodiseringsprocessen innehålla hela perioden. Om periodiseringsperioden t.ex. är 1 januari 2020 till 31 januari 2020, måste du köra periodiseringen för 1 februari 2020 för att inkludera januari.

      • Periodiseringens startdatum – medarbetaren kommer att tilldelas ledighet på den första dagen av belöningsperioden.

    4. Välj ett alternativ i listrutan Periodiseringspolicy vid registrering: Det här värdet anger hur periodiseringen ska beräknas när en medarbetare registrerar sig i mitten av en periodiseringsperiod.

      • Proportionellt fördelad – det datumintervall mellan registreringsdatum och startdatum används för att bestämma skillnaden i dagar. Denna skillnad tillämpas när periodiseringar bearbetas.

      • Fullständig periodisering – Den fullständiga periodiseringsmängd, baserat på nivå, tilldelas under den första periodiseringsprocessen.

      • Ingen periodisering – ingen periodisering tilldelas till nästa periodiseringsperiod.

    5. Välj ett alternativ i listrutan Periodiseringspolicy vid avregistrering: Det här värdet anger hur periodiseringen ska beräknas när en medarbetare avregistrerar sig i mitten av en periodiseringsperiod.

      • Proportionellt fördelad – det datumintervall mellan registreringsdatum och startdatum används för att bestämma skillnaden i dagar. Denna skillnad tillämpas när periodiseringar bearbetas.

      • Fullständig periodisering – Den fullständiga periodiseringsmängd, baserat på nivå, tilldelas under den första periodiseringsprocessen.

      • Ingen periodisering – ingen periodisering tilldelas till nästa periodiseringsperiod.

  2. Definiera schemat för periodisering på fliken Periodiseringsschema. Periodiseringsschema avgör:

    • Hur en medarbetare tillfaller ledighet
    • Vilka belopp medarbetaren ska tillfallas
    • Vilka belopp som ska överföras

    Nivåerna kan skapas så att ledig tid beviljas baserat på olika nivåer.

    Om du har timanställda kan du tilldela ledig tid baserat på antalet arbetstimmar i stället för anställningstid i organisationen. Data för arbetade timmar lagras vanligtvis i ett system för tid och närvaro. Du kan importera regelbundna och övertidstimmar som har utförts från tids- och närvarosystemet och använda dem som grund för en medarbetares belöning.

    1. Välj ett alternativ i listrutan periodiseringstyp:

    • Månaders tjänst – basera periodiseringsschemat på tjänstemånader.

    • Antal arbetade timmar – basera periodiseringsschemat på arbetade timmar. Mer information om periodiseringar för arbetade timmar finns i periodiserad ledighet baserat på arbetade timmar.

    Mer information om periodiseringssaldon finns i periodiserad ledighet baserat på arbetade timmar.

    1. Ange värden i registret för periodiseringsscheman:

    • Månaders tjänst – det minsta antalet månader som medarbetare måste arbeta om du vill ha rätt till periodiseringar. Om du inte behöver ett minimum ställer du in värdet på 0.

    • Arbetade timmar – det minsta antalet timmar som medarbetare måste arbeta per periodiseringsperiod för att ha rätt till periodiseringar. Om du inte behöver ett minimum ställer du in värdet på 0.

    • Periodiseringsbelopp – antalet timmar eller dagar som medarbetare periodiserar per period. Perioden baseras på periodiseringsfrekvensen.

    • Minsta saldo – Ett negativt värde kan användas för minsta saldot om anställda kan begära mer ledighet än vad de har tillgängligt.

    • Maximal överföring – Periodiseringsprocessen kommer att justera ledighetssaldon som överstiger det maximalt överförda saldot på startdatumet.

    • Beviljad mängd – Det initiala antalet timmar eller dagar som medarbetaren har beviljats när de först registrerar sig i ledighetsplanen. Mängden periodiseras inte för varje periodiseringsperiod.

Om funktionen Konfigurera flera tjänstledighetstyper för en enskild tjänstledighets- och frånvaroplan är aktiverad, väljer du ett alternativ från typen tjänstledighetstyp.

Viktigt

När du har aktiverat den här funktionen kan du inte inaktivera den.

Om funktionen Använd Heltidslön är aktiverad använder personal den heltidslön (FTE) som definierats för befattningen för att proportionellt fördela medarbetarens periodisering.

FTE-beräkningen skulle ske utifrån värdet vid periodiseringstillfället och om FTE-värdet uppdateras mellan nuvarande periodisering och nästa periodisering sker ingen förändring av periodiseringsvärdet för ledighet. Ändringen av FTE-värdet beaktas för nästa periodisering av ledighet.

Notering

Denna funktion är tillgänglig när funktionen Konfigurera flera tjänstledighetstyper för en enskild tjänstledighets- och frånvaroplan är aktiverad.

Om till exempel heltid är 0,5 och periodiseringen är 10, kommer medarbetaren att periodisera 5.

Om värdet för FTE är inställt på ,5 före det faktiska periodiseringsdatumet kommer medarbetaren periodiseras till 5. Om FTE är inställt på ,5 efter periodiseringsdatumet periodiseras medarbetaren 10 tjänstledigheter, eftersom FTE-värdet inte beaktas vid den tidpunkten och endast för nästa periodisering kan .5 användas för beräkning av tjänstledighet.

  1. Välj Spara.

Periodisera ledig tid baserat på antal arbetade timmar

Om du har timanställda kan du tilldela ledig tid baserat på antalet arbetstimmar i stället för anställningstid i organisationen. Data för arbetade timmar lagras vanligtvis i ett system för tid och närvaro. Du kan importera regelbundna och övertidstimmar som har utförts från tids- och närvarosystemet och använda dem som grund för en medarbetares belöning.

När du väljer arbetade timmar som periodiseringsform kan du använda två typer av timmar för periodiseringen: vanlig och övertid. Periodiseringsbehandling för planer för arbetstimmar använder periodiseringsfrekvensen, tillsammans med periodiseringperiod, för att fastställa vilka timmar som ska periodiseras.

Årlig periodiseringsfrekvens

Datum för periodiseringsersättning Nivå för arbetade timmar Periodiseringstid Datum antal arbetstimmar Faktiska arbetade timmar Belöning
12/31/2018 2080 144 1/1/2018-12/31/2018 2085 144
12/31/2018 2080 144 1/1/2018-12/31/2018 2000 0

Periodiseringsfrekvens varje månad

Datum för periodiseringsersättning Nivå för arbetade timmar Periodiseringstid Datum antal arbetstimmar Faktiska arbetade timmar Belöning
8/31/2018 160 12 8/1/2018-8/31/2018 184 12
8/31/2018 160 3 8/1/2018-8/31/2018 184 3

Periodiseringsfrekvens var fjortonde dag

Datum för periodiseringsersättning Nivå för arbetade timmar Periodiseringstid Datum antal arbetstimmar Faktiska arbetade timmar Belöning
8/31/2018 80 6 8/16/2018-8/31/2018 81 6
8/31/2018 80 6 8/16/2018-8/31/2018 75 0

Periodiseringsfrekvens varje vecka

Datum för periodiseringsersättning Nivå för arbetade timmar Periodiseringstid Datum antal arbetstimmar Faktiska arbetade timmar Belöning
8/31/2018 40 3 8/27/2018-8/31/2018 42 3
8/31/2018 40 3 8/27/2018-8/31/2018 35 0

Tilldelade tjänstledighetsplaner för anställda

I tilldelade tjänstledighetsplaner för anställda visas nivågrund och typ av timmar visas för planer för arbetstimmar. Faktiska arbetstimmar för periodiseringsperioderna från aktuella datumet visas även för aktiva planer.

Läser in data

Du kan importera faktiska timmar kan importeras med hjälp av entiteten Arbetade tjänstledighets- och frånvarotimmar i datahantering. Om du använder arbetstidskalendrar verifierar importen att ordinarie arbetstid inte överskrider de schemalagda timmarna per dag som kalendern definierar. Importen kontrollerar att antalet arbetstimmar under en viss dag inte överstiger 24.

Följande information behövs för att importera faktiska timmar som ska användas i periodiseringsprocessen för ledigheten:

  • Personalnummer
  • Arbetsdag
  • Typ
  • Timmar

Ett enstaka datum kan bara ha en av varje typ associerad med uppgiften.

Personalnummer Arbetsdag Typ Timmar
000337 8/6/2018 Vanligt 8
000337 8/7/2018 Vanligt 8
000337 8/7/2018 Övertid 3
000337 8/8/2018 Vanligt 8
000337 8/7/2018 Vanligt 8
000337 8/9/2018 Vanligt 8

Registrera och saldon

Datum för anmälan

Anmälningsdatumet bestämmer när medarbetaren kan börja periodisera ledig tid. Om medarbetaren till exempel har registrerats på en plan för semester den 15 juni 2018 kan hon inte periodisera ledig tid före 15 juni 2018.

Aktuellt saldo

Aktuellt saldo är mängden ledighet som är tillgänglig för begäran om ledighet. Denna mängd inkluderar periodiseringar, godkända begäran och justeringar som aktuellt datum.

Exempel på aktuellt saldo

Årlig plan

Planinställningar

Startdatum för planen Datum för anmälan Periodiseringsfrekvens Periodiseringsperiodbas Belöningsdatum för periodisering
1/1/2018 1/1/2018 Årlig Startdatum för planen Slut på periodiseringsperiod

Periodiseringar ska behandlas 1 januari 2019 (1/1/2019), så att hela den perioden inkluderas.

Resultat

Periodiseringstid Lägsta saldo Maximal överföring Begära mängd Registrera saldo (den 1/1/2019)
200 0 120 40 160

Aktuellt saldo (160) = periodiserad mängd (200) – begärd mängd (40)

Halvmånadsvis plan

Planinställningar

Startdatum för planen Datum för anmälan Periodiseringsfrekvens Periodiseringsperiodbas Belöningsdatum för periodisering
1/1/2018 2/1/2018 Halvmånadsvis Startdatum för planen Slut på periodiseringsperiod

Periodiseringar ska behandlas 1 maj 2018 (5/1/2018), så att hela den perioden inkluderas.

Resultat

Periodiseringstid Lägsta saldo Maximal överföring Begära mängd Registrera saldo (den 1/1/2019)
5 0 120 8 22

Aktuellt saldo (22) = periodiserad mängd (5x6) – begärd mängd (8)

Månadsvis plan

Planinställningar

Startdatum för planen Datum för anmälan Periodiseringsfrekvens Periodiseringsperiodbas Belöningsdatum för periodisering
1/1/2018 2/1/2018 Halvmånadsvis Startdatum för planen Slut på periodiseringsperiod

Periodiseringar ska behandlas 1 maj 2018 (5/1/2018), så att hela den perioden inkluderas.

Resultat

Periodiseringstid Lägsta saldo Maximal överföring Begära mängd Registrera saldo (den 1/1/2019)
5 0 120 8 7

Aktuellt saldo (7) = periodiserad mängd (5x3) – begärd mängd (8)

Prognostiserat saldo

Prognossaldot är mängden ledighet som är tillgängligt ett framtida datum. Periodiseringar och överförda justeringar prognostiseras fram till detta datum.

Personal använder följande formel:

Måndag prognostiserat saldo = aktuellt saldo – begäran + periodiseringar – överför justering

Exempel på prognostiserat saldo

Årlig plan

Planinställningar

Startdatum för planen Datum för anmälan Periodiseringsfrekvens Periodiseringsperiodbas Belöningsdatum för periodisering
1/1/2018 1/1/2018 Årlig Startdatum för planen Slut på periodiseringsperiod

Periodiseringar ska behandlas 15 februari 2019 (2/15/2019), så att hela den perioden inkluderas.

Resultat

Periodiseringstid Lägsta saldo Maximal överföring Aktuellt saldo Prognostiserat saldo (den 2/15/2019)
20 0 20 40 40

Prognostiserat saldo (40) = periodiserad mängd (20) + aktuellt saldo (40) – överför justering (20)

Halvmånadsvis plan

Planinställningar

Startdatum för planen Datum för anmälan Periodiseringsfrekvens Periodiseringsperiodbas Belöningsdatum för periodisering
1/1/2018 2/1/2018 Halvmånadsvis Startdatum för planen Slut på periodiseringsperiod

Periodiseringar ska behandlas 15 februari 2019 (2/15/2019), så att hela den perioden inkluderas.

Resultat

Periodiseringstid Lägsta saldo Maximal överföring Aktuellt saldo Prognostiserat saldo (den 2/15/2019)
5 0 20 40 35

Prognostiserat saldo (35) = periodiserad mängd (5x3) + aktuellt saldo (40) – överför justering (20)

Månadsvis plan

Planinställningar

Startdatum för planen Datum för anmälan Periodiseringsfrekvens Periodiseringsperiodbas Belöningsdatum för periodisering
1/1/2018 2/1/2018 Halvmånadsvis Startdatum för planen Slut på periodiseringsperiod

Periodiseringar ska behandlas 15 februari 2019 (2/15/2019), så att hela den perioden inkluderas.

Resultat

Periodiseringstid Lägsta saldo Maximal överföring Aktuellt saldo Prognostiserat saldo (den 2/15/2019)
10 0 20 40 30

Prognostiserat saldo (30) = periodiserad mängd (10x1) + aktuellt saldo (40) – överför justering (20)

Exempel på proportionell fördelning av saldo

Månatlig plan med proportionell fördelning

Planinställningar

Startdatum för planen Periodiseringsfrekvens Periodiseringsperiodbas
1/1/2018 Månatlig Startdatum för planen

Resultat

Medarbetare Tjänstgöringsmånader Datum för anmälan Startdatum Periodiseringstid Bearbeta periodisering Balans
Jeannette Nicholson 0,00 6/1/2018 6/1/2018 1,00 9/1/2018 3,00
Jay Norman 0,00 6/15/2018 6/15/2018 1,00 9/1/2018 2,53

Fullständig månatlig plan för periodisering

Planinställningar

Startdatum för planen Periodiseringsfrekvens Periodiseringsperiodbas
1/1/2018 Månatlig Startdatum för planen

Resultat

Medarbetare Tjänstgöringsmånader Datum för anmälan Startdatum Periodiseringstid Bearbeta periodisering Balans
Jeannette Nicholson 0,00 6/1/2018 6/1/2018 1,00 9/1/2018 3,00
Jay Norman 0,00 6/15/2018 6/15/2018 1,00 9/1/2018 3,00

Ingen månatlig plan för periodisering

Planinställningar

Startdatum för planen Periodiseringsfrekvens Periodiseringsperiodbas
1/1/2018 Månatlig Startdatum för planen

Resultat

Medarbetare Tjänstgöringsmånader Datum för anmälan Startdatum Periodiseringstid Bearbeta periodisering Balans
Jeannette Nicholson 0,00 6/1/2018 6/1/2018 1,00 9/1/2018 3.00
Jay Norman 0,00 6/15/2018 6/15/2018 1.00 9/1/2018 2.00

Se även