Dela via

Börja med en pilotdistribution av Microsoft 365 för medarbetare i frontlinjen

  • Artikel
  • Gäller för:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Innan du genomför en fullständig distribution av Microsoft 365 for frontline workers i organisationen är det en bra idé att prova först med en liten uppsättning personer i din organisation. Att börja med ett pilotprogram kan hjälpa dig:

  • Verifiera användarberedskap.
  • Identifiera och åtgärda problem.
  • Se till att distributionen i hela organisationen lyckas.

En pilot kan till exempel hjälpa dig att avgöra:

  • Om de scenarier som du har identifierat matchar organisationens affärsbehov.
  • Vilka element som behöver ändras eller anpassas ytterligare för din organisation.
  • Vilken utbildning och orienteringsinformation du behöver ge användarna före, under och efter att de börjar arbeta med dessa nya verktyg.

Att köra ett pilotprogram är en del av den övergripande implementeringsprocessen. Mer information om hur du inför Microsoft 365 i din organisation finns i:

Steg för att köra ett pilotprogram

Få ihop ditt folk

Samla en grupp individer från din verksamhet, IT och frontlinje för att fungera som intressent- och beslutsgrupp för din Microsoft 365-pilot för medarbetare i frontlinjen. Se till att inkludera individer från alla tre communities för att ge dig själv den bästa chansen att lyckas.

Identifiera sedan fas 1-pilotcommunityn och se till att den innehåller faktiska medarbetare i frontlinjen i den minsta logiska gruppering för din organisation. Till exempel en restaurang, en avdelning i ett varuhus, en butik, en klinisk avdelning, ett distrikt, en anläggning, ett distributionscenter osv. Nyckeln är att optimera runt den genomsnittliga medarbetaren i frontlinjen som endast ingår i ett team. Chefer eller specialister kan vara i fler än ett team.

Metodtips

Det är viktigt att inkludera alla roller inom den minsta logiska grupperingen, från chefer till deltidsarbetare eller säsongsarbetare, för att upptäcka värdefulla insikter och möjliggöra moderna kommunikationsscenarier.

Beslutspunkter

I slutet av den här fasen bör du kunna besvara följande frågor:

  • Vem kommer att delta i din pilot?
  • Vilken är den minsta logiska gruppering för din organisation?

Planera din pilot

Här är några tips för en lyckad pilot.

  • Ange start- och slutdatum och definiera tydliga mål för att mäta framgång. Dessa mål kan hjälpa dig att planera distributionen när piloten har slutförts.
  • Skapa en testplan, en process för att samla in feedback och en kommunikationsplan.
  • Ge tillräckligt med tid för att köra piloten och utvärdera dess inverkan. Minst 30 dagar rekommenderas.
  • Ta med rätt intressenter och deltagare så att du kan lägga till fler användare i pilottestet om det behövs. För Microsoft 365 for frontline workers ska du se till att dina intressenter och deltagare inte bara inkluderar företagsledare och IT-personal, utan även dina chefer och anställda i frontlinjen, så att du kan:
    • Se till att du förstår deras utmaningar när du planerar implementeringen.
    • Kontrollera att implementeringen har en positiv effekt på dessa utmaningar.
  • Starta litet och ta dig tid att pausa, utvärdera resultaten och justera piloten.

För en lyckad pilot för medarbetare i frontlinjen är enkelhet nyckeln! För de flesta organisationer tillhandahålls den här communityn vanligtvis inte någon kommunikations- eller samarbetsteknik som stöds av företaget, men använder förmodligen redan konsumentverktyg som inte stöds för att uppfylla vissa grundläggande behov.

En rekommenderad metod är att börja var användarna befinner sig och efterlikna de funktioner som de använder i konsumentverktygen i dag. När pilottestet fortskrider och iterationsprocessen börjar kan du utöka upplevelsen.

Beslutspunkter

  • Vilka funktioner ska du ta med i fas 1 av piloten?
  • Behöver dina medarbetare i frontlinjen skift för schemahantering?
  • Behöver dina medarbetare i frontlinjen Walkie Talkie för push-to-talk-kommunikation (PTT) ?

Vet du inte vilka konsumentverktyg som dessa användare använder för närvarande?

Använd en undersökning för att inventera de verktyg, funktioner och scenarier som användarna förlitar sig på i dag.

Konfigurera Microsoft 365 och Teams

Fastställ vilka enheter som ska stödjas. Du kan till exempel använda Teams-mobilklienter på Android och iOS för åtkomst till Teams och arbetsappar i frontlinjen. Se Hämta Teams-klienter och Hantera enheter för medarbetare i frontlinjen.

Se Konfigurera Microsoft 365 for frontline workers- och Teams-distributionsöversikt för vägledning om hur du konfigurerar Microsoft 365, Teams och andra tjänster som du behöver för din pilot.

Beslutspunkter

  • Vilka funktioner för chatt- och kanalmeddelanden kommer du att inkludera i piloten?
  • Kommer du att skapa team från grunden eller från en teammall?

Metodtips

Håll kanalerna enkla. Vi rekommenderar att du motstår lusten att skapa en kanal för alla möjliga konversationer och i stället hålla det enkelt. Det är okej om kanaler skapas över tid efter behov.

När du har konfigurerat dina team och kanaler konfigurerar du appar i frontlinjen som du vill använda i pilottestet, inklusive:

Kommunicera

Informera dina medarbetare i frontlinjen om deras deltagande i piloten, pilotmålen och ge utbildning, om det behövs, om grunderna.

Detta kan till exempel vara en instruktion för att gå till Google Play eller Apple Store på deras mobila enheter, ladda ned Teams-appen och logga in med företagets autentiseringsuppgifter. Dela resurser från Microsoft Teams för att & utbildning efter behov. Vi har utformat Teams med ett lätthanterad gränssnitt som de flesta medarbetare i frontlinjen bör tycka är intuitivt.

Metodtips

Glöm inte att träna dina chefer på Skift! Om du ska inkludera Skift i pilottestet kan du överväga att hålla en utbildningssession med dina chefer om hur du skapar, hanterar och publicerar scheman till deras team.

Åtgärd

Mäta användning och utvärdera användarfeedback. Användningsrapporter hjälper dig att förstå användnings- och aktivitetsmönster och ger tillsammans med användarfeedback värdefulla insikter.

Se Microsoft 365-rapporter i administrationscentret, Microsoft 365-användningsanalys och Teams-analys och -rapportering.

Att stärka dina medarbetare i frontlinjen handlar mer om människor än teknik. För att förstå effekten av Teams kan du fokusera på personalens upplevelse i frontlinjen. Undersöka dem före, under och efter piloten för att förstå deras behov, smärtpunkter och reaktioner. Du kanske vill konfigurera en feedbackkanal i Teams för att samla in feedback om deras upplevelser.

Om du itererar din pilot och lägger till nya funktioner över tid kan den här feedbacken hjälpa dig att styra ordningen, takten eller till och med om ytterligare funktioner behövs.

Metodtips

Vårda dina mästare och markera dina vinster. Belöna dina medarbetare i frontlinjen för att du använder dessa nya verktyg och använder dem på innovativa sätt som relaterar till affärsresultat för ditt företag. Detta säkerställer fortsatt implementering av Teams och värde för ditt företag.

Iterera och expandera

Nu när du har slutfört din första pilot med en första grupp medarbetare i frontlinjen är det dags att expandera! Överväg något av följande expansionsalternativ:

  • Utöka antalet team.
    • Kan du göra en region i stället för en plats?
  • Expandera funktioner och funktioner.
    • Fanns det en viktig funktion som dina medarbetare i frontlinjen föreslog som inte ingick i den första funktionsuppsättningen?

Vi rekommenderar att du går igenom den här processen så många gånger som behövs för att komma fram till en lösning, en uppsättning metodtips och utbildningsdokumentation för dina medarbetare i frontlinjen.