Är det värt att automatisera processen?

Nu är det dags att fundera över hur lång tid det tar att bygga lösningen och avgöra om det är motiverat. Detta inbegriper vägning av affärs värden jämfört med kostnaden för att automatisera processen. Affärsvärde är den ständiga fördelen med att företaget får från projektet.

Kostnaden för att inte göra någonting

Om du vill ta reda på om det är värt att automatisera processen måste du först förstå att kostnaden inte löser problemet.

Som en del av att definiera det affärsvärde som du hoppas att du ska uppnå från Microsoft Power Platform-lösningen bör du få en bättre förståelse för hur företaget kostnadsfritt kan lösa problemet på det sätt som är aktuellt. Det innebär alltså att kostnaden för att göra ingenting ska utföras.

Om du vill beräkna aktuell kostnad identifierar du den tid som krävs för den aktuella processen och multiplicerar kostnaden för de personer som utför den. Du kan mäta den årliga kostnaden genom att beräkna kostnaden för att köra den fullständiga processen en gång och multiplicera sedan med antalet gånger som du utför processen på ett år. Lägg till andra kostnader som programvarulicenser, papper, porto och så vidare.

Exempel: kostnaden för den aktuella utgiftsprocessen

Det första du behöver förstå är, vad kostar företaget att fortsätta att göra utgiftsrapportprocessen manuellt? Det här upptäcktes när vi pratade med våra kollegor:

• Vi har upptäckt att det tar ungefär en timme varje vecka att föra samman alla sina kvitton och fylla i rapporten med manuella utgifter. Abhay indikerar att det finns cirka 140 utgiftsrapporter per vecka. Vi har också lärt oss att den helt laddade kostnaden för varje teammedlem är ungefär $90/timme.

  (140 utgiftsrapporter × 1 timme/vecka) ×$90 = $12 600/vecka

  52 veckor × $12 600 = $655 200 per år

• Nick granskar eller godkänner inte utgiftsrapporterna – detta görs av Abhay och teamet. Eftersom Nick inte regelbundet övervakar teamets utgifter missas en viktig chans att sundhetskontrollera utgifterna, hålla utkik för bedrägerier och optimera teamets utgiftsvanor.

• Abhay berättade för oss att teamet tillbringar ungefär 15 minuter på respektive utgiftsrapport, tar emot i genomsnitt 140 rapporter en vecka, samt returnerar 25  procent av dessa på grund av saknad information.

  Initial granskning: 140 utgiftsrapporter för × 15 minuters granskning = 35 timmar

  Initial granskning: 35 timmar × $90 = $3 150 per vecka = $163 800/år

  Omarbete granskning: 35 utgiftsrapporter för × 15 minuters granskning = 8,75 timmar

  Omarbete granskning: 8,75 hours × $90/tim = $787,50/vecka = $40 950/år

  Total veckokostnad: $3 937,50

  Total årskostnad: $204 750

• När utgiftsrapporten har bekräftats vara korrekt tar det ungefär 7 minuter per utgiftsrapport att söka efter redovisningskoder för varje utgiftskategori och skriva dem på varje utgiftsrad i rapporten.

  140 utgiftsrapporter × 7 minuter med kod = 16,5 timmar/vecka = $1 485/vecka = $77 220/år

• Det tar ungefär 10 minuter per utgiftsrapport att skapa en betalningsjournal i det finansiella systemet för att behandla en betalning och visas i den finansiella rapporten för Charlotte.

  140 utgiftsrapporter × 10 minuter med kod = 23,8 timmar/vecka = $2 142/vecka = $111 384/år

• Charlotte vill granska budgeten varje vecka, men det går inte att få rapporten förrän på torsdag, efter att Abhay har slutfört sin granskning och fått tillbaka rapporterna som saknade information. (Även om detta inte är en monetär kostnad har den en inverkan på verksamheten.)

Hela processen kostar företaget följande:

$655 200 + $204 750 + $77 220 + $111 384 = $1 048 554

Nästa steg: definiera affärsvärde

Anteckning

Kan du berätta om dina inställningar för dokumentationsspråk? Svara i en kort undersökning. (observera att undersökningen är på engelska)

Undersökningen tar ungefär sju minuter. Inga personuppgifter samlas in (sekretesspolicy).