Definiera affärsvärdet av att lösa problemet

Affärsvärde tillhör någon av fyra kategorier, lagras lätt som REVO:

• Intäkter: den här lösningen ger intäkter som annars inte realiserats, genom ett nytt affärsområde eller en tjänst som inte har erbjudits tidigare.

• Effektivitet: effektiviteten är effektiva kostnadsbesparingar. Med den här lösningen kan deltagare som kör processen göra det snabbare.

• Volym: kostnadsundvikande uppnås genom att de aktuella användarna kan bearbeta fler transaktioner och på så sätt undvika att kostnaden för ytterligare resurser undviks.

• Annan: lösningen hjälper företaget att uppfylla sina krav i "måste göra", vilket kan leda till att ekonomiska sanktioner undviks.

När kategorin har definierats måste du definiera värdet som ska uppnås:

• Intäkt

  • Bestäm vad som ska debiteras för tjänsten

  • Bestäm hur många kunder som ska köpa tjänsten eller produkten

  • Bestäm tidshorisonten för mått (varje månad, kvartal, år)

  • Intäkt = (pris×kunder) för tidshorisont

• Effektivitet

  • Bestäm antalet personer som jobbet ska utföras i dag

  • Bestäm hur mycket direkt tid det tar att utföra jobbet i dag ("Gammal tid")

  • Bestäm hur många personer som ska utföra jobbet efter det att Microsoft Power Platform-lösning har byggts

  • Bestäm hur mycket direkt tid det tar att använda den nya lösningen ("ny tid")

  • Tidsbesparingar = gammal tid – ny tid (om du vill konvertera detta till kronor multiplicerar du tidsbesparingarna med den helt inlästa kostnaden för de tidsenheter som du mäter i (t.ex. timmar).)

• Volym

  • Bestäm volymen för transaktioner som en enskild person kan bearbeta för en viss tidsenhet ("transaktioner per person")

  • Bestäm vilken volym av transaktioner som den nya lösningen ska kunna bearbeta i den tiden ("nya transaktioner per person")

  • Bestäm vilken volym av transaktioner som ska bearbetas under den tiden ("volym")

  • Kostnadsundvikande = (volym ÷ transaktioner per person) – (ny volym ÷ transaktioner per person)
    Detta beräknar antalet personer som inte behöver bearbeta transaktioner för att uppnå volymen som bearbetas av lösningen.

• Annan

  • Bestäm vilken påföljd som kan undvikas genom att informationen som registreras och är tillgänglig i lösningen

Om det affärsvärde du tar emot genom att automatisera processen inte jämför positivt med kostnaden för att göra ingenting, måste du fråga dig om det är problem med rätt företag att fokusera på.

Men om det affärsvärde du tar emot genom att lösa affärs problemet är högre än kostnaden för att göra inget—plus din utvecklings tid och månads kostnaden för alla programvarulicenser—är det klokt att automatisera processen.

Exempel: affärsvärdet för att automatisera utgiftsprocessen

När det gäller vår exempelapp är huvudkategorin för affärsvärde är effektivitet. Den nya appen kommer att minska den tid det tar att bearbeta samma antal utgiftsrapporter varje vecka, månad och år. Vi granskade den nya processen och vi vill att appen ska uppnå med våra framtida användare. Vi bad om hur mycket tid de förväntar sig att spara med den nya processen och kan bygga i vissa regler i appen utgiftsrapport.

• Vi kommer att ha 140 utgiftsrapporter som skickas varje vecka. som inte har ändrats. Men när vi har talat med de personer som skickar rapporter upptäckte vi att vi kunde minska tiden de tog ned till 20 minuter—eftersom de kan ange information direkt och ta emot bilder av kvitton när ett kvitto krävdes. Den helt laddade kostnaden förblir också densamma.

  (140 utgiftsrapporter per vecka × 20 minuter) × $90/timme = $4 158 per vecka = $216 216 per år

• Nick kommer att granska utgiftsrapporterna för teamet (ungefär 100 säljare) och uppskatta att det tar ungefär fem minuter att granska varje enskild utgiftsrapport. Nicks granskning är begränsad till den typ av utgifter som skickas, en reflektion av att behovet av kvitton—och behovet av att inkludera namnen på gästerna vid måltider och att fördela hotellutgifterna till rätt kategorier—styrs av programmet.

  (100 utgiftsrapporter per vecka × 5 minuter) × $90/timme = $750 per vecka = $39 000 per år

• Andra ansvariga granskar och godkänner utgiftsrapporterna från sina avdelningar framåt, så de resterande 40 utgiftsrapporterna kommer att kosta $15 600 per år.

• Arbetet för Abhay och deras team har nu växlat till platskontrollrapporter. De inte behöver utföra någon omarbetning, Abhays team kan faktiskt kunna göra andra aktiviteter på grund av den minskning av insats som krävs för att granska utgiftsrapporter.

• Vi optimerade processen så att den associerar rätt redovisningskod för varje utgiftskategori. Nu kan Abhay och deras team extrahera datan för att skapa betalningsjournalen och på så vis minska de 40,3 (16,5 för kodning + 23,8 för bokföring) timmarna per vecka till några få minuter, och därigenom spara $188 604 ($77 220 för kodning och $111 384 för bokföring) per år. Abhay kan eventuellt tilldela några i sitt team andra – och viktigare – arbetsuppgifter på deras avdelning.

• Med den nya processen kan Abhay och deras team överväga att bokföra utgiftsrapporter varje dag, vilket ger Charlotte en uppdaterad daglig vy av budgeten. Detta gör det också möjligt för Charlotte att svara snabbare om budgetbegränsningar hotar.

• Den nya kostnaden för företaget med den automatiserade appen är ungefär följande:

  $216 216 + $39 000 + $15 600 = $270 816 per år

  Företaget sparar ungefär $777 738 varje år

Nästa steg: mäta framgångar

Anteckning

Kan du berätta om dina inställningar för dokumentationsspråk? Svara i en kort undersökning. (observera att undersökningen är på engelska)

Undersökningen tar ungefär sju minuter. Inga personuppgifter samlas in (sekretesspolicy).